Книга учёта и первичные документы у ФЛП в 2021 году

21 октября 2020 Пригодится для: Предприниматели

С 1 января 2021 г. вести бумажную книгу учёта доходов не обязательно, в каком виде вести учёт, какой первичкой подтверждать доходы и расходы — разберём в статье.

Как вести учёт на ЕН

ФЛП-единщикам разрешат в произвольной форме, в удобном для них формате, в бумажном или электронном виде, вести записи о полученных доходах и расходах (письмо ГНС № 16).

Делать записи по учёту можно в тетради, журнале, таблице Excel или же можно продолжать вести книгу.

Не нужно уведомлять налоговиков, как именно будете вести учёт, регистрировать ничего не нужно. Но во время проверки они вправе запросить эту информацию для проверки соблюдения лимитов дохода на ЕН.

Период отражения данных тоже можно выбрать на своё усмотрение: обязательно отражать итоговые суммы за месяц, а если хотите контролировать учёт ежедневно, вносите суммы по результатам дня, по неделям.

Что делать с книгой. Вам не нужно подавать заявление об отмене регистрации книги, которую вели до 01.01.2021 г.

Но если не планируете продолжать вести книгу, не спешите от неё избавляться: хранить книгу надо три года с момента окончания отчётного периода, в котором была сделана последняя запись.

Хотите продолжать вести книгу. Если книга заканчивается, но вы хотите продолжить вести учёт в привычном формате, купите новую, регистрировать в налоговой с 2021 г. её не нужно.

Административные штрафы за ненадлежащее ведение книги учёта по ст. 1641 КоАП применяться не будут.

ФЛП на общей системе

С 01.01.2021 г. должны будут вести учёт доходов и расходов в бумажном и/или электронном виде, иметь подтверждающие документы о происхождении товара. Минфин не утвердил типовые формы для ведения учёта, поэтому книга учёта остаётся в силе.

Книга учёта доходов и расходов ФЛП-общесистемщика

А вот когда типовые формы появятся, можно будет вести учёт через кабинет плательщика.

Почему важна первичка 

Сейчас при составлении отчётности нужно опираться на записи в книге, а с 1 января 2021 г. источником информации будет первичка.

Вести учёт и хранить документы надо всем ФЛП, даже если занимаетесь розничной торговлей и у вас небольшие обороты.

Законодательство обязывает бизнес вести учёт доходов, расходов и других показателей, определяющих объект налогообложения / налоговые обязательства, на основании первичных документов, регистров бухучёта, финотчётности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (п. 44.1 НКУ).

При налоговой проверке инспекторы вправе потребовать у вас документы, подтверждающие данные в декларации, а это значит, записей из вашего блокнота или таблицы Excel будет недостаточно.

Первичные документы у предпринимателя

Первичные документы ФЛП на едином налоге

ФЛП без НДС не обязаны вести товарный учёт, но им надо вести учёт доходов на основании первички. Документы на расходы оформляют по желанию.

Если при проверке не предоставите приходные документы на товар. Налоговики могут посчитать товар, который находится на точке, бесплатно полученным, но тогда на него должен быть письменный договор дарения, по которому не предусмотрена денежная компенсация (п. 292.3 НКУ). Если такого документа нет, такой вывод налоговиков не несёт угрозы.

В идеале нужно вести и хранить всю первичную документацию. Как минимум, она пригодится для управленческого учёта, вы сможете точно посчитать свои расходы, сделать правильные расчёты прибыли, подтвердить покупку, вернуть некачественный или бракованный товар поставщику, упростите себе ведение складского учёта, сможете делать сверку с поставщиками.

В чём опасность отсутствия документов. Сложно доказать, по какому виду деятельности получен доход и по какой ставке он будет облагаться.

Наличие первички выручит вас, если налоговики аннулируют регистрацию единщика задним числом. Нередко из-за небольшой недоимки по налогам ФЛП сбрасывают с упрощёнки, узнают они об этом случайно, через полгода, год. Выходит, что всё это время предприниматель был на общей системе, а значит, должен подтвердить расходы документально, чтобы не платить 18% НДФЛ и 1,5 % ВС со всей суммы дохода.

Аннулировали регистрацию единщика задним числом: что делать

Документы у ФЛП на общей системе

Налоги ФЛП на общей системе уплачивают с чистого дохода (доходы минус документально подтверждённые расходы) (п. 177.2 НКУ).

Предприниматель на общей системе

У вас в обязательном порядке должны быть:

Внимательно относитесь к распределению потраченных на расходы сумм: далеко не все ваши бизнес-траты связаны с получением дохода от хоздеятельности.

К примеру:

Ежемесячная абонплата за обслуживание счёта, комиссии за выдачу наличных и другие расходы по РКОРасчетно-кассовое обслуживание можно отнести к расходам. А возврат кредитных денег и уплаченные проценты по кредиту, комиссия за пользование овердрафтом не являются расходом, на который можно уменьшить доход, даже если деньги привлекались под цели предпринимательской деятельности.

Учёт услуг связи — нельзя относить на расходы сумму виртуального пополнения мобильного телефона через онлайн-банкинг. Нужны подтверждающие документы — платёжные поручения или квитанции на оплату счетов оператора связи, акты услуг и пр. документы в подтверждение корпоративного использования связи.

Бухгалтерские услуги. Согласно НКУ не включаются в состав расходов, хотя при наличии первичных документов есть шанс отстоять право включать эти суммы в расходы. Если бухгалтерским сопровождением по договору занимается бухгалтер-аутсорсер и у вас есть документы, подтверждающие оплату услуг, возможно доказать, что это расходы на ведение деятельности и они связаны с получением дохода.

В судебной практике есть кейсы, когда окружной административный суд принял (а апелляционный суд с ним согласился) позицию СПД и отклонил налоговые санкции и доначисления за включение бухгалтерских услуг в состав расходов.

Поэтому, если суммы большие, можно доказать, что и ФЛП привлекают специалистов и ведут учёт деятельности, даже если не обязаны по закону вести бухгалтерский учёт.

Документы на товар

Это товарные, приходные/расходные накладные от поставщиков, ТТНТоварно-транспортная накладная, таможенные декларации, акты приёма-передачи на ответственное хранение, фискальные чеки программного и аппаратного РРО, акты закупки (если товар приобрели у физлица).

Для ФЛП на общей системе товарный учёт обязателен, нужны документы о происхождении товара, который отражён в учёте и продаётся на точке, хранится на складе или других хозобъектах.

Если к товару прилагаются декларации, сертификаты соответствия, храните их там, где находится товар.

Накладная на внутреннее перемещение. Для торговцев частая ситуация: один и тот же товар перемещается между торговыми точками, складами, и при перемещении его сопровождает накладная о внутреннем перемещении, а не расходный документ от поставщика.

При проверке это может стать проблемой: налоговики могут посчитать, что документы о происхождении товара отсутствуют на точке его реализации. Можно предоставить оригинал накладной до окончания проверки. В этом случае могут выручить копии приходных документов, лучше хранить их вместе с товаром и при случае предъявить проверяющим, пока доставляется оригинал.

Правила ведения товарного учёта распространяются и на ФЛП-единщиков с НДС и предпринимателей, которые торгуют технически сложными бытовыми товарами, лекарствами, изделиями медназначения, ювелирными изделиями.

Нужно ли хранить документы на реализованный товар. Вообще налоговики штрафуют за отсутствие документов на точке. Когда товар в наличии, его можно пересчитать, сверить с продажами и оценить. В любом случае вы обязаны хранить документы, чтобы при необходимости подтвердить задекларированный доход и операции прошлых периодов.

Сроки хранения первичных документов — не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчётности, для составления которой эти документы используются.

Ответственность и штраф за нарушение товарного учёта. Если при проверке выяснится, что продаёте товар, а учёт не ведёте, документов на товар нет на точке реализации, налоговики применят штраф в размере двойной стоимости неучтённых товаров по ценам реализации, но не менее 10 НМДГНеоблагаемый минимум доходов граждан, это 170 грн (ст. 20 ЗУ «О РРО»).

Требования к оформлению первичных документов

Документы на товар нужно оформлять должным образом, нельзя считать официальным документом лист бумаги, где от руки набросали пару слов о товаре.

Документ должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов: название, дату, название и реквизиты поставщика, полную информацию о товаре, ответственных лицах, подписи участников сделки. Печать не является обязательным атрибутом документа.

Проверяйте документы поставщиков, когда принимаете товар/услугу. Если документ оформлен как попало — возвращайте и требуйте оформить правильно.

Форма документов — электронная или бумажная. Это идентичные по содержанию и реквизитам документы, их юридическая сила одинакова, с ними можно осуществлять одни и те же действия: согласовывать, подписывать, обмениваться, хранить, копировать и т. д.

Если хотите сэкономить время и не тратится на бумагу, подпишите с контрагентами допсоглашение о возможности обмениваться документами в электронном виде или изначально предусмотрите это в договоре.

Порядок использования электронных документов регулируется ЗУ «Об электронных доверительных услугах».

Какими документами можно обмениваться в электронном виде. Любые документы можно подписать в электронном виде — договоры, счета, акты, накладные. Вы с контрагентом должны пользоваться одной программой для электронного документооборота, и у вас должна быть электронная подпись.

Электронный документооборот с контрагентами — несомненный плюс, можно собрать в одном месте всю базу документов, легко ориентироваться, кто, когда и какой документ прислал, подписал, отклонил. Если контрагентов больше 20, это значительно упростит вам учёт подписанных оригиналов документов, вы будете видеть, кто ответственно относится к ведению дел, а кто оттягивает подписание, поторопите его уведомлением.

Как предоставить копии электронных документов при проверке. При налоговых проверках контролирующие органы могут запросить оригиналы или копии документов.

В соответствии со ст. 7 ЗУ «Об электронном документообороте» оригинал электронного документа — электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с ЭЦП.

Чтобы предоставить оригиналы документов, нужно записать электронные документы на компакт-диск с возможностью однократной записи, типа CD-R или DVD-R, и передать проверяющим. Они проверят электронные подписи на документах, и, если им нужны ещё и копии, документы распечатываются на бумаге и заверяются в установленном порядке.

Любой документ можно проверить на ресурсе Центрального удостоверяющего органа.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки