Книга обліку і первинні документи у ФОП у 2021 році

21 жовтня 2020 Стане у пригоді для: Підприємці

З 1 січня 2021 р. вести паперову книгу обліку доходів не обов'язково, у якому вигляді вести облік, якими первинними документами підтверджувати доходи та витрати — розберемо в статті.

Як вести облік на єдиному податку

ФОП-єдинникам дозволять у довільній формі, у зручному для них форматі, у паперовому або електронному вигляді, вести записи про отримані доходи та витрати (лист ДПС № 16).

Робити записи щодо обліку можна в зошиті, журналі, таблиці Excel або ж можна продовжувати вести книгу.

Не треба повідомляти податківцям, як саме вестимете облік, реєструвати нічого не потрібно. Але під час перевірки вони мають право запитати цю інформацію для перевірки дотримання лімітів доходу на ЄП.

Період відображення даних теж можна вибрати на свій розсуд: обов'язково відображати підсумкові суми за місяць, а якщо хочете контролювати облік щодня, вносьте суми за результатами дня, тижня тощо.

Що робити з книгою. Вам не треба подавати заяву про скасування реєстрації книги, яку вели до 01.01.2021 р.

Але якщо не плануєте продовжувати вести книгу, не поспішайте позбуватися її: зберігати книгу треба три роки з моменту закінчення звітного періоду, у якому був зроблений останній запис.

Хочете продовжувати вести книгу. Якщо книга закінчується, але ви бажаєте продовжити вести облік у звичному форматі, купіть нову, реєструвати в податковій з 2021 р. її не потрібно.

Адміністративні штрафи за неналежне ведення книги обліку за ст. 1641 КпАП з 2021 р. застосовувати не будуть.

Книга у ФОП на загальній системі

З 01.01.2021 р. повинні будуть вести облік доходів і витрат у паперовому і/або електронному вигляді, мати підтвердні документи про походження товару. Мінфін не затвердив типові форми для ведення обліку, тому книга обліку залишається чинною.

Книга обліку доходів і витрат ФОП-загальносистемника

А от коли типові форми з'являться, можна буде вести облік через кабінет платника.

Чому первинні документи такі важливі 

Зараз при складанні звітності потрібно спиратися на записи в книзі, а з 1 січня 2021 р. джерелом інформації буде первинка.

Вести облік і зберігати документи треба всім ФОП, навіть якщо займаєтеся роздрібною торгівлею і маєте невеликі обороти.

Законодавство зобов'язує бізнес вести облік доходів, витрат та інших показників, що визначають об'єкт оподаткування / податкові зобов'язання, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (п. 44.1 ПКУ).

Під час податкової перевірки інспектори мають право запитати у вас документи, що підтверджують дані в декларації, а це означає, записів із вашого блокнота чи таблиці Excel буде недостатньо.

Первинні документи у підприємця

Первинні документи ФОП на ЄП

ФОП без ПДВ не зобов'язані вести товарний облік, але їм треба вести облік доходів на підставі первинних документів. Документи на витрати оформляють за бажанням.

У чому небезпека відсутності документів. Єдинникам складно довести, за яким видом діяльності отримано дохід і за якою ставкою він буде оподатковуватися.

Наявність первинки може врятувати вас, якщо податківці анулюють реєстрацію єдинника заднім числом. Нерідко через невелику недоїмку з податків ФОП скидають зі спрощеної системи, дізнаються вони про це випадково, через півроку, рік. Між тим весь це час підприємець був на загальній системі, а отже, має підтвердити витрати документально, щоб не платити 18% ПДФО і 1,5 % військового збору з усієї суми доходу.

Анулювали реєстрацію єдинника заднім числом: що робити

Якщо під час перевірки у вас запросили прибуткові документи на товар, а ви їх не надали, податківці можуть визнати товар, який перебуває на точці, безкоштовно отриманим, але тоді на нього має бути письмовий договір дарування, за яким не передбачена грошова компенсація (п. 292.3 ПКУ). Якщо такого документа немає, такий висновок податківців не несе загрози.

В ідеалі потрібно вести і зберігати всю первинну документацію. Як мінімум, вона знадобиться для управлінського обліку, ви зможете точно порахувати свої витрати, зробити правильні розрахунки прибутку, підтвердити покупку, повернути неякісний або бракований товар постачальнику, спростите собі ведення складського обліку, зможете робити звірку з постачальниками.

Документи у ФОП на загальній системі

Податки ФОП на нагальній системі сплачують із чистого доходу (доходи мінус документально підтверджені витрати) (п. 177.2 ПКУ).

Підприємець на загальній системі

У вас мають бути такі документи:

Уважно ставтеся до розподілу спрямованих на витрати сум: не всі ваші бізнес-витрати пов'язані з одержанням доходу від госпдіяльності.

Наприклад:

Щомісячна абонплата за обслуговування рахунку, комісії за видачу готівки та інші витрати за РКОРозрахунково-касове обслуговування можна віднести до витрат. А повернення кредитних грошей і сплачені відсотки за кредитом, комісія за користування овердрафтом не є витратою, на яку можна зменшити дохід, навіть якщо гроші залучалися для підприємницької діяльності.

Облік послуг зв'язку — не можна відносити на витрати суму віртуального поповнення мобільного телефону через онлайн-банкінг. Потрібні підтвердні документи — платіжні доручення або квитанції на оплату рахунків оператора зв'язку, акти послуг та інші документи на підтвердження корпоративного використання зв'язку.

Бухгалтерські послуги. Згідно з ПКУ не включаються до складу витрат, хоча за наявності первинних документів є шанс відстояти право включати ці суми у витрати. Якщо бухгалтерським супроводом за договором займається бухгалтер-аутсорсер і у вас є документи, що підтверджують оплату послуг, можливо довести, що це витрати на ведення діяльності і вони пов'язані з одержанням доходу.

У судовій практиці є кейси, коли окружний адміністративний суд зайняв (а апеляційний суд із ним погодився) позицію СПД і відхилив податкові санкції та донарахування за включення бухгалтерських послуг до складу витрат.

Тому, якщо суми великі, можна довести, що і ФОП залучають фахівців і ведуть облік діяльності, навіть якщо не зобов'язані за законом вести бухгалтерський облік.

Документи на товар

Це товарні, прибуткові/видаткові накладні від постачальників, ТТНТоварно-транспортна накладна, митні декларації, акти приймання-передачі на відповідальне зберігання, фіскальні чеки програмного та апаратного РРО, акти закупівлі (якщо товар купували у фізособи).

Для ФОП на загальній системі товарний облік обов'язковий, потрібні документи про походження товару, який відображений в обліку і продається на точці, зберігається на складі або інших госпоб'єктах. Якщо до товару додаються декларації, сертифікати відповідності, зберігайте їх там, де перебуває товар.

Правила ведення товарного обліку поширюються і на ФОП-єдинників із ПДВ і підприємців, які торгують складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту, ліками, виробами медпризначення, ювелірними виробами.

Накладна на внутрішнє переміщення. Для торговців частою є така ситуація: той самий товар переміщається між торговими точками, складами, і при переміщенні його супроводжує накладна про внутрішнє переміщення, а не видатковий документ від постачальника.

При перевірці це може стати проблемою: податківці можуть дійти висновку, що документи про походження товару відсутні на точці його реалізації. Можна надати оригінал накладної до закінчення перевірки. У цьому разі можуть виручити копії прибуткових документів, краще зберігати їх разом із товаром і за потреби пред'явити перевіряючим, поки доставляєте оригінал.

Чи потрібно зберігати документи на реалізований товар. Взагалі податківці штрафують за відсутність документів на точці. Коли товар у наявності, його можна перерахувати, звірити з продажами та оцінити. У будь-якому разі ви зобов'язані зберігати документи, щоб за необхідності підтвердити задекларований дохід і операції минулих періодів.

Строки зберігання первинних документів — не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої ці документи використовуються.

Відповідальність і штраф за порушення товарного обліку. Якщо при перевірці з'ясується, що продаєте товар, а облік не ведете, документів на товар немає на точці реалізації, податківці застосують штраф у розмірі подвійної вартості неврахованих товарів за цінами реалізації, але не менше 10 НМДГНеоподатковуваний мінімум доходів громадян, це 170 грн (ст. 20 ЗУ «Про РРО»).

Вимоги до оформлення первинних документів

Документи на товар потрібно оформляти належним чином, не можна вважати офіційним документом аркуш паперу, де від руки накидали кілька слів про товар. Документ повинен містити всі обов'язкові реквізити первинних документів: назву, дату, назву та реквізити постачальника, повну інформацію про товар, відповідальних осіб, підписи учасників угоди. Печатка не є обов'язковим атрибутом документа.

Перевіряйте документи постачальників, коли приймаєте товар/послугу. Якщо документ оформлений як заманеться — повертайте і вимагайте оформити правильно.

Форма документів — електронна або паперова. Це ідентичні за змістом і реквізитами документи, їхня юридична сила однакова, з ними можна здійснювати ті самі дії: погоджувати, підписувати, обмінюватися, зберігати, копіювати тощо.

Якщо хочете заощадити час і не витрачається на папір, підпишіть із контрагентами додаткову угоду про можливість обмінюватися документами в електронному вигляді або на початку передбачте це в договорі.

Порядок використання електронних документів регулюється ЗУ «Про електронні довірчі послуги».

Якими документами можна обмінюватися в електронному вигляді. Будь-які документи можна підписати в електронному вигляді — договори, рахунки, акти, накладні. Ви з контрагентом повинні користуватися однією програмою для електронного документообігу, і у вас має бути електронний підпис.

Електронний документообіг із контрагентами — безсумнівний плюс, можна зібрати в одному місці всю базу документів, легко орієнтуватися, хто, коли і який документ надіслав, підписав, відхилив. Якщо контрагентів більше 20, це значно спростить вам облік підписаних оригіналів документів, ви будете бачити, хто відповідально ставиться до ведення справ, а хто відтягує підписання, можете поквапити його повідомленням.

Як надати копії електронних документів при перевірці. Під час податкових перевірок контролюючі органи можуть запитати оригінали або копії документів.

Відповідно до ст. 7 ЗУ «Про електронний документообіг» оригінал електронного документа — це електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП.

Щоб надати оригінали документів, потрібно записати електронні документи на компакт-диск із можливістю однократного запису, типу CD-R або DVD-R, і передати перевіряючим. Вони перевірять електронні підписи на документах, і, якщо їм потрібні ще й копії, документи роздруковуються на папері та засвідчуються у встановленому порядку.

Будь-який документ можна перевірити на ресурсі Центрального засвідчувального органу.

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик

Поставте своє запитання

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки