Розрахунки з контрагентами: передоплата, відстрочення платежу, оплата частинами

12 червня 2020 Стане у пригоді для: Підприємці

Від способу розрахунків із контрагентами залежить ваш грошовий потік. Якщо ви продавець, вам вигідно працювати за передоплатою, якщо замовник — за постоплатою.

Звіт про рух грошових коштів у ФОП

У договорі важливо прописати спосіб оплати і штрафні санкції за прострочення, щоб уникнути непорозумінь і суперечок у майбутньому, особливо якщо клієнт перестане платити і потрібно буде вимагати оплату через суд.

Рекомендуємо фіксувати й контролювати строки оплат (у таблиці, обліковій системі, 1С тощо), щоб відстежувати статус оплат за угодами і вчасно реагувати — хто, скільки й за що винен, прогнозувати касові розриви.

Завжди перевіряйте статус контрагентів — злісних неплатників у спеціальних сервісах, щоб раптом не виявилося, що контрагент — банкрут, а ви — один з тих, хто хоче стягнути з нього борг.

Перевірка контрагента: що треба дізнатися заздалегідь

Не обмежуйтеся усними переговорами з боржниками, відправляйте письмові претензії та вимоги, ці документи знадобляться, якщо доведеться стягнути заборгованість через суд.

Передоплата

У більшості ситуацій постачальнику та продавцю вигідно отримати оплату за договором до того, як приступить до виконання зобов'язань. Навіть якщо клієнт передумає купувати товар або відмовиться від послуги в процесі її надання, передоплата компенсує понесені витрати.

До того ж гроші, отримані заздалегідь, — це завжди гроші в обороті, що дає можливість вчасно закуповувати новий товар, платити підрядникам і співробітникам. Передоплату можна брати частинами — у вигляді відсотка від суми — або в повному обсязі.

За законом, якщо виконавець не виконав зобов'язання або виконав, але порушив строки договору, клієнт може вимагати повернути передоплату (п. 2 ст. 693 ЦКУ).

А от якщо клієнт вчасно не вніс передоплату — виконавець має право призупинити або зовсім не виконувати зобов'язання (п. 3 ст. 538 ЦКУ).

У договорі можна прописати нарахування відсотків на суму передоплати за невчасно поставлений товар з моменту одержання передоплати (п. 3 ст. 693 ЦКУ).

Аванс і завдаток можуть вважатися передоплатою, але їх не слід плутати.

Передоплата вважається завдатком, якщо вноситься для підтвердження і забезпечення виконання зобов'язань після підписання договору (ст. 570 ЦКУ). Усе, що не є завдатком, вважається авансом.

Якщо передоплату отримали до підписання договору і письмово зафіксованих зобов'язань ще не виникло — це аванс. На аванс не поширюється дія ст. 571 ЦКУ, подвійної компенсації у випадку скасування угоди не буде.

Якщо приймаєте завдаток, потрібно знати ключові моменти (ст. 571 ЦКУ).

Угода не відбулася з вини покупця. За законом передоплата залишається у виконавця/продавця. Якщо угода зірвалася, коли виконавець/продавець почав виконання зобов'язань або частково виконав їх, клієнт має компенсувати понесені витрати, якщо вони перевищують передоплату (п. 1 ст. 571 ЦКУ). Можна прописати інші умови в договорі, вони будуть пріоритетними. Не хочете брати додаткових плат — регулюйте договором.

Приклад: Ательє (ФОП 3-ї групи ЄП) отримало передоплату за індивідуальне пошиття костюма — 50%, вартість костюма 5 тис. грн, передоплата 2,5 тис. грн. Дизайнер зробив викрійку, закупив тканину і фурнітуру на костюм на суму 3 тис. грн. А клієнт взяв і передумав, хоче скасувати замовлення і забрати гроші. Що робити виконавцю: ви маєте право не повертати передоплату і вимагати від клієнта 500 грн, які витратили на виконання замовлення. Оскільки замовлення зірвалося з вини клієнта, передоплата залишається в ательє.

У прикладі з ательє ціна питання 3 тис. грн, а якщо мова про виготовлення офісних меблів, дорогі поставки, вироби за індивідуальним дизайном і розміром, суми будуть значними. Завжди враховуйте цей момент у договорі.

Угода зірвалася з вини виконавця/продавця. Тоді він зобов'язаний повернути покупцю завдаток і компенсацію в розмірі завдатку, тобто  подвійний завдаток. Якщо з боку замовника були додаткові витрати понад завдаток, їх теж потрібно компенсувати, якщо інше не передбачено договором. 

Угода зірвалася до того, як виконавець приступив до виконання, неважливо, з чиєї вини, — він просто повертає завдаток (п. 3 ст. 571 ЦКУ).

Для клієнта передоплата — ризикована умова співпраці з новим контрагентом, адже несумлінний постачальник може взяти передоплату й зникнути. Ми радимо перевіряти контрагентів.

Як оформити в обліку. У книзі обліку передоплату включаєте в дохід у день надходження грошей. Якщо суму довелося повернути, коригуєте дохід.

Все, що потрібно знати підприємцю про книгу обліку доходів

Спочатку ви зафіксували суму оплати або передоплати в графі 2, а коли повертаєте її, робите запис у графі 3 без знака «мінус».

Постоплата

Постоплата зручна для замовників. За угодою з постоплатою постачальник передає товар / виконує послугу/проект покупцю вже зараз, а гроші отримує колись потім, як визначили в договорі. Постоплату ще називають «товарний кредит».

У договорі можна передбачити виплату відсотків за послуги відстрочення платежу (п. 5 ст. 694 ЦКУ), але це не обов'язково. Не плутайте їх з відсотками, які виплачуються за прострочення оплати, це окремий платіж, який платиться із суми боргу за період прострочення.

Для виконавця/виробника постоплата — це завжди ризик того, що гроші він не отримає ніколи або доведеться докласти зусиль, щоб вибити оплату.

Для продавця/виконавця співпраця з контрагентами у форматі постоплат може спричиняти касові розриви, адже товар ви відвантажили й гроші заробили, але отримаєте їх пізніше. Для вас це уповільнення грошового потоку, відстрочення платежів підрядникам, додатковий контроль оплати.

Управлінський звіт про доходи та витрати

Без потреби краще не погоджуватися на такий варіант співпраці, адже, можливо, вам доведеться вибивати у контрагента ці гроші та витрачатися на юристів.

До співпраці за постоплатою ФОП схиляють великі бренди, наприклад супермаркети. Якщо хочете вивести свій товар на новий рівень, доведеться погодитися на такий формат роботи.

Постоплату можна використовувати з перевіреними клієнтами, з якими є позитивна історія співпраці. Важливо зафіксувати в договорі конкретні строки оплати і штрафи за прострочення.

Відстрочення платежу

Відстрочення платежу — це теж постоплата. Це одноразовий платіж на повну вартість товару/послуги, який ви отримаєте не зразу, а через певний період часу. Часто використовується в посередництві, дропшипінгу. Передбачається, що замовнику потрібен час, щоб перепродати цей товар кінцевому споживачу, отримавши від нього оплату, розрахуватися з постачальником.

При такому варіанті оплати право власності на товар переходить до замовника зразу, в момент отримання товару (пп. 14.1.245 ПКУ). Посередник одержав товар, перепродав його і після отримання оплати розрахувався із замовником.

Із відстроченням можна оплачувати не тільки товар, а й послуги, якщо готові почекати якийсь час із оплатою.

Строк відстрочення може бути будь-яким, як домовитеся з клієнтом — 3 дні, тиждень, місяць із моменту поставки.

Такий вид підходить великим маркетплейсам, ритейлерам, які оптом закуповують товар, розміщують товари на майданчиках, у наземних магазинах і продають кінцевому споживачу в роздріб.

Відстрочені оплати і ліміти єдинників. Будьте уважні з отриманням відстрочених платежів, якщо ліміт доходу для перебування на вашій групі на межі перевищення. Часто це відбувається наприкінці року, коли ви нарешті домовилися, що клієнти виплатять вам усе, що винні.

Нові ліміти для єдинників

Розстрочка і оплата частинами

При використанні розстрочки платіж розбивається на частини і виплачується обумовленими сумами до повного погашення зобов'язання з оплати протягом певного строку.

Важливий момент: право власності на товар переходить до покупця в момент повної виплати вартості товару (пп. 14.1.249 ПКУ).

Якщо покупець прострочив оплату: продавець має право розірвати договір і відкликати товар (п. 2 ст. 695 ЦКУ). І навіть нарахувати штрафні відсотки на суму прострочення й застосувати індекс інфляції за весь період прострочення (п. 1 ч. 5 ст. 694, ч. 2 ст. 625, ст. 536 ЦКУ). Але можна передбачити в договорі й інші санкції.

Строк розстрочки ви встановлюєте самі, часто його прив'язують до вартості товару: чим дорожче, тим довше строк оплати.

Розстрочку використовують у роздрібній і дрібнороздрібній торгівлі. Якщо торгуєте на маркетплейсі, можете підключити оплати частинами в співпраці з банком.

Додаєте послугу розстрочки на сайт, з можливістю вибрати різні періоди виплат для клієнта. Вам потрібно сплатити банку комісію за послугу, але це вигідно, адже ви отримуєте повну оплату, а клієнт погашає розстрочку не вам, а банку.

Ви повинні запам'ятати такі моменти, якщо працюєте за схемою постоплати:

1. Ціна товару фіксується, тобто покупець повинен виплатити вартість, яка була на момент купівлі, навіть якщо товар подорожчав або впав у ціні (п. 2 ст. 694 ЦКУ).
2. Продавець має право застави на товар, поки покупець не сплатить його вартість повністю, інакше кажучи, продавець має право вимагати повернути товар, якщо покупець остаточно не розрахувався за нього в обумовлений строк (п. 6 ст. 694 ЦКУ).
3. Право власності на товар може переходити до клієнта як у момент одержання товару, так і при повній оплаті — як пропишете в договорі. Але є нюанс із розстрочкою. У пп. 14.1.245 ПКУ сказано: товарний кредит передбачає, що право власності переходить до покупця в момент передання товару. При цьому розстрочка передбачає перехід права власності після повного розрахунку (пп. 14.1.249 ПКУ). А розстрочка — це той самий товарний кредит.
4. Клієнт прострочив оплату: продавець має право вимагати повернути товар назад із виплатою відсотків за прострочення (ст. 694 ЦКУ).

Як проводити постоплату і часткову оплату через РРО

Авансові оплати проводяться із зазначенням у касовому чеку «передоплата товарів», а якщо розрахунок за відстроченим платежем — проводити з використанням режиму попереднього програмування «погашення кредиту».

Повернення товару теж проводять через РРО, шляхом реєстрації від'ємної суми. Буває, що в РРО немає окремого накопичення у фіскальній пам'яті від'ємних сум розрахунків: податківці радять реєструвати видачу грошей (скасування помилкової суми) за допомогою операції «службова видача» (консультація в ЗІР, підкатегорія 109.02).

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик