Все, що потрібно знати підприємцю про книгу обліку доходів

20 червня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці на ЄП

Книга обілку — перше, що вимагають податківці, коли приходять із перевіркою.

Спрощена система оподаткування передбачає і спрощене ведення обліку. Тому підприємці 1–2-ї та 3-ї групи без ПДВПодаток на додану вартість ведуть тільки облік доходів і зобов'язані записувати виручку до книги обліку доходів. Потім переносити ці дані в декларацію з єдиного податку. 

Як зареєструвати книгу доходів

У Порядку № 579 написано, що підприємець обирає, як вести книгу обліку доходів: на папері або в електронному вигляді. Фактично доступним є лише паперовий варіант — сервіс для ведення електронної поки що не розроблений (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

Купити книгу можна в канцелярському чи інтернет-магазині. Її ціна близько 15 гривень. Перед заповненням книгу обов'язково потрібно зареєструвати в податковій, це безкоштовно, але триває кілька днів.

Перед реєстрацією треба заповнити титульний аркуш книги й пронумерувати сторінки. Книги продають уже прошитими, можливо, ще потрібно буде наклеїти на нитку зі зворотного боку прямокутний папірець — на ньому в податковій розпишеться начальник ДПІГосударственная служба Украины по чрезвычайДержавна податкова інспекціяым ситуациям , поставлять кількість сторінок і печатку. Так роблять, щоб неможливо було вирвати сторінки.

Після цих маніпуляцій віддайте книгу до податкової разом із заявою на ім'я начальника ДПІ.

Заяву можна написати від руки або надрукувати на комп'ютеріЗазвичай забрати зареєстровану книгу можна вже за день-два, але процес може затягтися і на тиждень — строки в законодавстві не прописані, тому все залежить від конкретної податкової.

Зареєструвати можна лише одну книгу, жодних запасних варіантів.

Як заповнювати книгу обліку доходів

Суми доходу в книзі обліку треба писати в гривнях з копійками. Якщо продовжуєте вести стару форму книги, яка застосовувалася до 28.07.2015 р., її теж треба заповнювати з копійками (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

Що вважається доходом підприємця-єдинника

Графа 2. Записи в книзі треба робити за той день, коли отримували дохід. У різних рядках однією датою вписувати суму готівкового та безготівкового доходу за день (лист ДФС № 1529, консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

Підрахувати готівкові й безготівкові надходження за день потрібно окремо.

Якщо у вас салон краси і за день отримали від клієнтів п'ять оплат готівкою і три через термінал картками, підсумовуєте окремо готівкові й безготівкові та окремими рядками вписуєте в книгу.

Немає роз'яснень, як позначати в книзі готівкові та безготівкові надходження. Тож якщо ви отримуєте оплати готівкою і на рахунок, рекомендуємо надіслати запит на індивідуальну податкову консультацію, щоб уникнути можливих закидів під час перевірки.

Підприємці, які мають кілька магазинів, фіксують у книзі загальну суму виручки з усіх точок.

Якщо ФОП займається різними видами діяльності — торгівлею й орендою, наприклад, — теж вписують єдину цифру за день, коли отримали дохід.

Коли якогось дня оплат не отримували, книгу не заповнюєте, проставляти нулі чи прочерки не потрібно.

Кожна цифра в книзі має підтверджуватися первинним документом — актом, накладною, квитанцією, товарним чеком. На вимогу ви повинні будете показати їх під час перевірки.

У кінці місяця, кварталу, року підбивають загальну суму доходу.

Як відображати в книзі дохід у валюті

Підприємці, які працюють з іноземними контрагентами та отримують виручку у валюті, роблять запис у книзі на дату надходження грошей на валютний рахунок.

Суму включаєте в дохід у гривні за офіційним курсом НБУ, що діяв на дату отримання грошей на валютний рахунок.

Навіть якщо продасте цю валюту пізніше і дорожче — позитивна різниця не буде вважатися вашим підприємницьким доходом і в книгу цю суму записувати не треба.

Норма щодо обов'язкового продажу 30% валютної виручки скасована з 20.06.2019 року.

Як записувати дохід посередника

Якщо отримали гроші за посередницьким договором доручення, комісії, транспортного експедирування чи агентським, у книзі обліку доходів записати треба всю суму (лист ГУ ДФС в Одеській області від 04.04.2018 р. № 1362/ІПКІндивідуальна податкова консультація./15-32-13-01-09). Але в декларації з єдиного податку відобразити тільки суму отриманої винагороди за послугу посередника.

А взагалі краще уникати посередницьких договорів, за якими ви самостійно залишаєте собі суму отриманої винагороди. Такий дохід податкова може визнати забороненим на ЄПЄдиний податок.

Посередницькі договори в підприємця

Прописуйте в договорі, що отримуєте тільки винагороду, тоді багато запитань у податківців відпаде.

Як у книзі оформити повернення

Трапляється, що покупець або замовник просить повернути раніше сплачені гроші за товар чи передоплату за послугу. А ви вже зафіксували цю суму в книзі. Для таких ситуацій передбачені графи 3 «Сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати» і 4 «Скоригована сума доходу».

У день повернення грошей внесіть до графи 3 цю суму, мінус ставити не потрібно.

А в графі 4 вкажіть різницю між сумою виручки за день і поверненою покупцеві сумою (від суми в графі 2 віднімають суму в графі 3). Запис робити слід у день, в який зробили повернули гроші.

Сума повернення перевищує суму виручку. У графі 4 поставте прочерк, податківці забороняють заповнювати графи 4 й 6 із мінусом (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

У день повернення виручки взагалі не отримували. Графу 4 не заповнюєте. Суми повернень будуть враховані в підсумку за місяць, їх треба буде відняти від загальної суми доходу.

Потрібно повернути покупцеві оплату, яку врахували в доходах за минулий квартал, і вже подали декларацію, то в кварталі. Коли повернули гроші, треба зменшити дохід на суму повернення.

Як оформити повернення

Як відобразити в книзі безоплатне отримання

Єдинники зобов'язані включати до доходу вартість безоплатно отриманих товарів, робіт і послуг. Ця сума потрапляє до графи 5.

Запис у книзі проводять на дату підписання акта приймання-передачі безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).

Сюди ж потрапляє вартість товарів, які підприємець отримав на зберігання за договором, але потім продав, не дочекавшись терміну повернення.

У графі 6 відображають підсумкову суму доходу (суму граф 4 і 5).

Як відображати заборонений на ЄП дохід

Графа 7 «Дохід, що оподатковується за ставкою 15 %» заповнюється, якщо порушили умови перебування на єдиному податку. У графі «вид доходу» потрібно вказати цифру від 1 до 5:

  • «1» — перевищили ліміт річного доходу для вашої групи. В цю графу записуєте тільки суму перевищення. Нагадаємо обмеження: 1-а група — 300 тис. грн, 2-а — 1,5 млн грн, 3-я — 5 млн грн;
  • «2» — якщо отримали дохід за КВЕД, який не внесли до реєстру платників ЄП;
  • «3» — використовували негрошові розрахунки, такі як бартер, взаємозалік тощо. Записуєте вартість товарів або послуг;
  • «4» — дохід від заборонених на спрощеній системі видів діяльності;
  • «5» — дохід від видів діяльності, якими заборонено займатися на 1–2-й групах ЄП.

Такий заборонений дохід оподатковується ЄП за ставкою 15 % (пп.пп. 1–5 п. 293.4 ПКУ).

Чим не можна займатися на єдиному податку

Так виглядає заповнена книга підприємця 2-ї групи ЄП, який отримує оплати готівкою і на рахунок.

02.10.2018 — ФОП отримав на рахунок оплати від двох покупців на 5 тис. грн і на 3,5 тис. грн, дохід за день — 8, 5 тис. грн, його і вносимо до книги;

05.10.2018 — на рахунок надійшла передоплата 3 тис. грн, оплата готівкою — 2 тис. грн. Записи робляться окремими рядками.

10.10.2018 — отримав 4 тис. грн за реалізацію товару; повернув покупцю 1 тис. грн, яку отримав раніше як передоплату;

18.10.2018 — виявив, що забув внести 500 грн, які надійшли на рахунок 03.10;

24.10.2018 — без оплати отримав товари на 2 тис. грн;

30.10.2018 — на рахунок ФОП отримав 1,5 тис. грн за оренду точки, за кодом КВЕД 68.20Надання в оренду й експлуатацію власного чи орендованого нерухомого майна. Це вважається порушенням — дохід від здійснення видів діяльності, не внесених до реєстру платників ЄП, з цього доходу доведеться сплатити 15 % ЄП.

Помилки в книзі доходів

Заповнюйте книгу охайно і розбірливо, ручкою з темними чорнилом. Закреслювати записи не можна. А коли щось потрібно виправити, зробіть запис у новому рядку з мінусом або з додатним значенням і поставте поруч підпис (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

Що не включають до доходу єдинника

Буває, що підприємець знаходить помилку, коли вже підбив підсумки за місяць чи квартал, виправити слід так.

Неправильний запис і рядок із «разом» залишаєте як є і нічого не закреслюєте.

Робите правильний запис у новому рядку, вказуєте суму з додатним або від’ємним значенням.

Підбиваєте підсумок ще раз.

До граф 4 «скоригована сума доходу» і 6 «всього» не можна вносити суми з мінусом, таку вимогу податківці аргументують тим, що записи до книги вносите за підсумками робочого дня, і ці значення не можуть бути з мінусом (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

У кого має зберігатися книга

Книгу обліку доходів підприємець тримає у себе. Ви можете мати кілька магазинів чи офісів у різних містах, книги там може і не бути, але якщо до вас прийшли з перевіркою, на вимогу перевіряючих ви зобов'язані її надати.

Заповнювати книгу обліку підприємець повинен самостійно (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07). Але часто ФОП делегують цей обов'язок дружині, бухгалтеру чи працівникові, який відповідає за облік.

Ми рекомендуємо контролювати цей процес, щоб уникнути ситуацій, коли бухгалтер-аутсорсер повертає книгу обліку, в якій немає половини записів і взагалі заповнену абияк.

Реєстрація нової книги обліку

Штрафи за книгою обліку

Якщо через раз записували отриманий дохід у книгу чи взагалі її не реєстрували, до вас можуть застосувати адмінштраф від 51 до 136 грн, а якщо протягом року штраф за це порушення вже застосовувався — від 85 до 136 грн (ст. 1641 КпАП).

До вас можуть прийти з перевіркою контролери, і ось що вони вимагатимуть.

Надати книгу обліку. Раніше ФОП могли оштрафувати, якщо він не надав перевіряючим чи надав, але заповнену з прогалинами книгу, де зафіксовані не всі підприємницькі доходи, суми в книзі не збігаються із сумами в звітності.

Податківці могли прирівняти це до неоприбуткування готівки в касі й оштрафувати в 5-кратному розмірі необлікованої суми. Але 20 червня 2019 року Указу № 436, де був прописаний цей штраф, втратив чинність, більше ніде ця санкція не прописана. Майте це на увазі, якщо такий штраф намагатимуться застосувати до вас. 

Хто може перевірити діяльність підприємця

Надати первинні документи, які підтвердять суми в книзі. Якщо їх не виявиться — оштрафують на 510 грн, а якщо ви не зможете їх надати повторно протягом року — на 1020 грн (ІПКІндивідуальна податкова консультація. від 04.04.2018 р. № 1362/ІПК/15-32-13-01-09) .

Такий самий штраф буде, якщо втратили книгу і не відновили дані протягом 90 днів, бо не маєте первинних документів (п. 121.1 ПКУ).

Питають

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки