Звіт про рух грошових коштів у ФОП

17 серпня 2023 Стане у пригоді для: Підприємці

Для чого потрібен про рух грошей

Звіт про рух грошових коштів, він же кеш-фло, допомагає побачити, скільки бізнес заробляє, куди витрачаються гроші; відстежувати структуру надходжень і витрат у форматі: прийшло, пішло, залишилося.

Наскільки докладний звіт будувати, залежить від структури бізнесу і вашого запиту: якщо ведете кілька видів діяльності — у розрізі кожного бізнесу, кілька торгових точок — складаєте звіт по кожній і по бізнесу в цілому.

Звіт про рух грошових коштів — це про аналіз за період — минулий місяць. Хочете спланувати наперед — розрахуйте прихід і витрату грошей на рік із розбивкою по кварталах, місяцях — це вже бюджет руху грошових коштів.

Для планування руху грошей у короткостроковій перспективі — день, тиждень, місяць — підійде деталізований платіжний календар, у ньому можна побачити, кому, коли та за що платитимете.

Як вести платіжний календар

Фактичні показники за платежами з платіжного календаря потрапляють у РГКРух грошових коштів в укрупненому вигляді, за статтями, без деталізації платежів, а наприкінці періоду можна проводити аналіз.

Як працювати зі звітом

Щоб побудувати звіт, треба мати дані для його складання. Стандартно беруть суми з банківських виписок, чеків, квитанцій. Якщо якісь записи є тільки у вашому блокноті й бухгалтер не врахував їх, звіт буде неповним. 

Звіт складається з трьох розділів або напрямів діяльності — операційної, інвестиційної, фінансової. Надходження і відтік грошей у цих напрямах треба розділити.

1. Операційна діяльність — ваша основна діяльність, які приносить дохід: оплати від клієнтів. Основні витрати. Показує, чи достатньо надходжень від операційної діяльності для погашення позик, виплати дивідендів, для вкладень у нові напрями без залучення позик, фіндопомоги тощо.
2. Інвестиційна діяльність — це ваші вкладення в проєкти, розробки та ресурси, які принесуть прибуток і вигоди для бізнесу не відразу, а в майбутньому. Наприклад, купівля або ремонт обладнання, придбання і допрацювання CRM, сайту, будівництво або обладнання нових складів.
3. Фінансова діяльність — це отримані та повернуті позики, кредити, у т. ч.  виплата відсотків. Сюди входять і банківські кредити, і отримані гранти, і фіндопомога від контрагентів, вкладення власника в бізнес та інші залучені гроші. Виплату податків сюди також можна віднести.

Якщо у вас кілька напрямів бізнесу, наприклад у сфері торгівлі, послуг, громадського харчування, і їхні грошові потоки не перетинаються, звіт покаже рух грошей і залишки по кожному бізнесу. Можна налаштувати, щоб звіт формувався окремо за різними касами, бізнесам.

У звіті треба враховувати готівкові та безготівкові оплати в розрізі кас і рахунків. Клієнти більше платять вам безготівково, а з постачальниками частіше розраховуєтеся готівкою — так легко заплутатися і розмити грошовий потік: у цілому гроші в бізнесі є, але де і скільки — незрозуміло, вам може не вистачити грошей на рахунку, щоб розрахуватися з контрагентом, бо всі вони в готівці.

Тому, щоб прогнозувати залишки грошей на рахунках і в касах, плановано розраховуватися з контрагентами, можна орієнтуватися на звіт РГКРух грошових коштів.

Як скласти звіт про рух грошей

Форма: кожен бізнес складає форму звіту під себе, звіт можна робити в таблиці Excel, або в 1С, або в онлайн-сервісі для ведення управлінського обліку на кшталт Finmap, це зручно, процеси в ньому автоматизовані.

Форму № 3 «Звіт про рух грошових коштів (за прямим методом)» заповнюють і подають юрособи.

Період складання — той самий, що в інших ваших управлінських звітах, якщо складаєте. Стандартно — місяць.

Принцип складання — за касовим методом, тобто  за фактичним рухом грошей.

Звідки брати дані: банківські виписки, чеки, квитанції. Бізнесам, які працюють тільки з безготівковими грошима, простіше: функцію РГКРух грошових коштів виконає банківська виписка, за нею можна звіряти надходження і витрати грошей.

 Хто складає: бухгалтер, фінансовий директор, сам власник бізнесу.

Правила складання

Можна скласти таблицю в Excel, якщо ведете там облік по всіх платежах компанії.

Ведете облік в 1С або іншій програмі — щодня вносите в базу всі вхідні та вихідні платежі по компанії. Крім основних параметрів платежу (дата, сума, контрагент, операція), має бути позначка, за якою касою надійшла оплата, до якого виду діяльності він належить.

Усі платежі розподіляються в розрізі трьох видів діяльності: операційної, інвестиційної та фінансової, у відповідну статтю доходів/витрат. Рекомендуємо розраховувати чистий грошовий потік за кожним видом діяльності окремо, так зручніше аналізувати дані.

Зведений звіт РГКРух грошових коштів будується за загальними сумами платежів бізнесу в цілому, у розрізі статей доходів, витрат і видів діяльності. Звіт можна налаштувати/деталізувати під бізнес — відображати рух за торговими точками, касами. Є сенс укрупнювати статті: зарплата без розбивки за працівниками, наприклад.

Структура звіту

Початкові залишки грошових коштів — вносите залишки грошових коштів на початок аналізованого періоду за всіма касами. У вас не має залишитися не рознесених за статтями сум.

Грошовий потік від операційної (основної) діяльності. Надходження за договорами від контрагентів, витрати на ведення діяльності: закупівля товарів, зарплата співробітників, плата за оренду, рекламу та інше, тобто всі поточні постійні платежі.

Чистий грошовий потік за операційною діяльністю — різниця між вхідними та вихідними платежами за операційною діяльністю. Якщо цифра від'ємна — витрат було більше, ніж надходжень.

Грошовий потік від інвестиційної діяльності. Приміром, у поточному кварталі ви витратилися на придбання та ремонт обладнання, модернізацію приміщень (офісу, шоурумів, студій), вдосконалення сайту допоможе збільшить трафік і потік клієнтів.

Якщо говорити про дохід від інвестиційної діяльності, то це продаж основних засобів, нематеріальних активів тощо.

Грошовий потік від фінансової діяльності. Як ви пам'ятаєте, фіндіяльність — це про позики, кредити, фіндопомогу, сплату податків.

Чистий грошовий потік за всіма вашими видами діяльності — операційною, фінансовою, інвестиційною. Це різниця між усіма надходженнями компанії та загальною сумою витрат.

Фомула: Кінцеві залишки грошових коштів = початкові залишки + загальне надходження грошових коштів − загальна витрата грошей. Що отримаємо: скільки грошей у касах залишилося наприкінці періоду, виходячи із цього планувати платежі в наступному періоді.

Розглянемо на прикладі. Магазин жіночого одягу продає одяг і надає послуги персонального стиліста. Свого пошиття немає, одяг накуповується у різних постачальників. Є шоурум та інтернет-магазин. Оплати приймаються безготівково, і є розрахунок готівкою.

1. За березень бізнес заробив 250 тис. грн — це оплати клієнтів за купівлю товарів, послуги стиліста.
2. На закупівлю товарів у березні витрачено 150 тис. грн.
3. Витрати на роботу шоуруму: оплата оренди, зарплата персоналу, комунальні платежі, витрати на інтернет-магазин: реклама у Facebook та Instagram, оплата роботи SMMника та інші витрати.
4. На закупівлю нової партії товарів коштів не вистачає, залучили кредитні кошти в розмірі 50 тис. грн.
5. Власник вніс із власної кишені 20 тис. грн.
6. Щоб залучати клієнтів у шоурум, вирішили зробити невеликий косметичний ремонт, докупити рейли для одягу, дзеркала, замовити фотокартини — на суму 17 тис. грн. А непотрібний пакувальний стіл продали за 3 тис. грн.
7. Додали на сайт функцію вимірювання параметрів тіла онлайн, щоб збільшити трафік для онлайн-замовлень. Витратили на допрацювання 5 тис. грн.

Це всі фактичні платежі за касами, незалежно від того, за який період були виплати. Зі звіту зрозуміло, скільки було отримано і витрачено грошей, скільки залишилося на кінець місяця та чи вистачить цього на наступні виплати на початку місяця.

Грошей наприкінці місяця стало більше, ніж було на початку, отже, надходжень було більше, ніж витрат.

Видно, скільки компанія вклала, щоб отримати прибуток у майбутньому, це інвестиційна діяльність, скільки витрачено та отримано від основної торгівлі (операційна діяльність) і скільки довелося позичити й повернути грошей.

Автор: Олександра Джурило, фінансовий аналітик