Управлінський звіт про доходи та витрати

19 липня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Навіщо підприємцю потрібен внутрішній звіт про прибутки та витрати бізнесу, як його скласти й що із цією інформацією робити.

Вести облік і здавати звітність для податкової — лише одна сторона бізнесу, в ідеалі підприємець має організувати облік для себе, щоб знати, яка виручка, витрати, працюєте в плюс чи не вилазите з мінуса.

Для цього складають внутрішній звіт про прибутки та збитки, називається він P&L і потрібен для управлінського обліку.

Що дізнаєтеся зі звіту:

  1. Чи прибутковий ваш бізнес і наскільки, а якщо збитковий, наскільки ви в халепі.
  2. Чи вистачить прибутку, щоб покрити поточні потреби.
  3. Чи є ресурси для масштабування, якщо плануєте відкривати нові точки, брати в роботу нові проекти.
  4. Скільки грошей можете забрати у свою кишеню без шкоди для діяльності.

Кому складати обов'язково

Вам потрібно складати звіт, якщо у вас один або кілька бізнесів, особливо якщо це різні сфери, є наймані працівники й амбіції заробляти більше та зростати територіально й за обсягом виручки.

Навіть якщо ви майстер-колорист із амбіціями, орендували салон і взяли на суборенду інших фахівців сфери краси, найманих адміністраторів і фахівців, вам потрібен звіт.

Нема сенсу складати звіт, якщо ви ФОП, працюєте один, отримуєте за місяць один-два платежі від одного-двох контрагентів і не маєте витрат.

Як скласти

Форма звіту. Затвердженої форми внутрішнього звіту про прибутки та збитки нема, ви можете розробити її під свій бізнес з урахуванням специфіки й інформації, яку хочете відстежувати й аналізувати. Ключові показники для аналізу однакові як для офлайн-торгівлі, так і для digital-агентства, просто різна специфіка.

Період. Складається за підсумками кожного місяця, в одній таблиці за весь рік, так простіше порівняти дані в розрізі місяців і з аналогічними даними минулих років. За підсумками року вийде річний звіт про діяльність.

Звідки брати дані. Щоб якісно скласти P&L, спочатку треба вести облік. На скільки продали / виробили / послуг надали, скільки заробили. Важливо врахувати всі витрати. Розбивати готівкові й безготівкові суми не треба.

Які дані включати. Цифри для звіту за вибраний період розраховують методом нарахування, а не просто переносять із банківської виписки чи з обліку по касі.

Як це? Якщо у звітному місяці товар відправили покупцю, але розрахується він із вами тільки в наступному періоді, ви все одно вартість товарів враховуєте у звітному періоді, коли товар був відвантажений, тобто переданий покупцю.

До P&L ви не включаєте заборгованості.

Якщо бізнесів кілька. Можна скласти один звіт за всіма, щоб бачити загальну картину, або за кожним напрямом окремо. Робіть як зручно вам.

Кому доручити. Бухгалтеру або людині, яка відповідає за фінанси.

Структура звіту

Доходи. У цьому рядку відображаєте виручку від продажу товарів, надання послуг.

Як можна побудувати:

  • один вид діяльності, кілька точок — виручка за кожною точкою;
  • у розрізі видів діяльності;
  • за товарними групами,
  • за категоріями товарів/послуг. Для такого звіту спершу потрібно вести облік продажів.

Ось приклад для наочності.

У ФОПФізична особа — підприємець є магазини одягу в різних районах міста з однаковим асортиментом. Як будуєте звіт: показуєте суму виручки за всіма магазинами, потім суми в розрізі товарних груп — чоловічий одяг, жіночий і дитячий.

До таблиці дані вносите так:

Найменування показника Травень Червень Липень
Виручка від продажів, у т. ч.: 130000 150000 180000
Жіночій одяг 47000 55000 89000
Дитячий одяг 45000 38000 58000
Чоловічий одяг 38000 32000 33000

Можна деталізувати в розрізі магазинів, якщо їх декілька, за видами товару — футболки, шорти, сукні, костюми тощо. Так ви будете бачити, в яких районах які товари більше купують, і розширювати або, навпаки, зменшувати асортимент.

Якщо є інші види бізнесу, не пов'язані з основною діяльністю, наприклад відсотки за депозитом, надходження від здавання в оренду приміщень, обладнання, їх фіксують у розділі «Інші доходи».

Якщо надаєте послуги, приміром у вас рекламне агентство, є команда, постійні та нові клієнти, у звіті ви перераховуєте напрями, за якими отримували виручку: розробка фірмового стилю, розробка корпоративних сайтів, підпримка проектів поточних клієнтів, тощо. 

Витрати

Витрати важливо розділити. Має вийти так:

  1. Змінні витрати (залежать від обсягу продажів). Якщо займаєтеся виробництвом, розмір витрат залежить від обсягу проданої продукції за період. Це можуть бути витрати на закупівлю сировини й матеріалів, бонусна частина зарплати менеджерів, величина якої залежить від обсягу проданої продукції, транспортні витрати на доставку товару від постачальника та до покупця, інші витрати. Ліцензії, дозволи без яких діяльність неможлива. Витрати на рекламу в деяких бізнесах. 
  2. Постійні (не залежать від обсягів продажів). До них належать: орендна плата, комунальні платежі, їх можна писати різними рядками або одним — оренда; зв'язок та інтернет, зарплата працівників, тут же можна відобразити суми податків із зарплат, а можна ці цифри показати в розділі «Податки», і податки з неї.  Витрати на рекламу, представницькі витрати тощо.

Якщо компанія має й інші витрати, наприклад ви виплачуєте відсоток за кредитом, відображаєте цю інформацію як «Інші витрати». Розраховуєте амортизацію — вкажіть теж окремим рядком.

  • Податки — сума податків і зборів, які ви перерахували до бюджету за період, що показуєте у звіті.
  • Виплати вам як власникові — це та частина чистого прибутку, який забираєте для особистого використання.

Прибуток

Після того як зібрали в один звіт ці дані, можна порахувати різні види прибутку.

Валовий прибуток — із загальної суми виручки віднімаємо змінні витрати (собівартість) і отримаємо загальний прибуток. Цей показник нам потрібен, щоб порахувати операційний прибуток.

Операційний прибуток. Валовий прибуток мінус постійні витрати. Сума, яку отримаєте, — це прибуток від вашої основної діяльності.

Прибуток до оподаткування. Операційний прибуток + Інші доходи − Інші витрати.

Чистий прибуток — це фінальний результат діяльності бізнесу за місяць, рахуємо його так прибуток до оподаткування мінус податки. Цей показник може бути:

  • додатним, якщо сума ваших витрат менша, ніж отриманий дохід, і вийшли в прибуток;
  • від'ємним (збиток) — якщо витратили більше, ніж заробили.

Виплати власнику. Додатково, якщо забираєте гроші з бізнесу, відбийте окремим рядком цю суму й відніміть із чистого прибутку, вийде нерозподілена сума прибутку, який залишиться в компанії наприкінці періоду.

Нерозподілений прибуток: це те, що залишається, коли порахували прибуток і забрали частину в кишеню. Тобто в цьому рядку гроші, які фактично залишилися в компанії.

Для наочності ось приклад простого звіту про прибутки та збитки ФОП, який торгує готовими меблями для кухні.

Є два магазини — Магазин № 1, Магазин № 2. Асортимент однаковий.

Найменування показника Січень Лютий Березень
Виручка від продажів, у т. ч.: 500000 230000 ...
Магазин № 1, у т.ч.: 185000 80000 ...
кухні 125000 59000 ...
дивани 45000 18900 ...
столи 15000 2100 ...
Магазин № 2, у т.ч.: 315000 150000 ...
кухні 240000 120000 ...
дивани 50000 24200 ...
столи 25000 5800 ...
Змінні витрати, у т.ч.: 300000 31000
сировина і матеріали 250000 25000 ...
зарплата (бонуси) 20000 ... ...
витрати на транспорт 30000 6000 ...
Валовий прибуток 200000 199000 ...
Постійні витрати, у т.ч.: 140000 95000 ...
оренда 30000 30000 ...
зв'язок й інтернет 3000 3000 ...
маркетинг і реклама 45000 ... ...
зарплата  60000 60000 ...
послуги банку 2000 2000 ...
Операційний прибуток 60000 104000 ...
Інші доходи 14000 8000 ...
Інші витрати 12000 22000 ...
Прибуток до оподаткування 62000 90000 ...
Податки 1753 1753 ...
Чистий прибуток 60247 88247 ...
Виплати власнику 40000 20000 ...
Нерозподілений прибуток 20247 68247 ...

Ви наочно бачите, на що витрачаєте гроші й за якими статтями витрати можна скоротити.

Зі звіту зрозуміло, як працюють магазини: виручка від продажів у розрізі видів меблів і в розрізі магазинів.

Якщо потрібна інформація про продажі товарів різних виробників, із різних матеріалів, можна деталізувати звіт, так ви бачитимете, де який товар продається краще, а який гірше, з якими виробниками краще працювати.

Зі звіту видно, коли одна з точок працює у збиток, і якщо так щомісяця, прийміть управлінське рішення: закрити або вкласти ще гроші в розвиток, доповнити асортимент тощо.  

Операційний прибуток покаже фінансовий результат місяця, а чистий прибуток — якою сумою можна вільно розпоряджатися.

Гроші бізнесу — окремо

Одна з ознак фінансової зрілості підприємця — розмежовувати особисті гроші й гроші бізнесу.

Приміром, якщо ФОП забирає з каси магазину тижневу виручку, щоб оплатити сімейну поїздку на море, і регулярно тягне з каси по кілька тисяч на курси дітям, подарунки для дружини — як мінімум, це призводить до викривлення даних обліку.

Адже по суті він витрачає ще не зароблені гроші, а якщо найближчим часом мають бути розрахунки з постачальниками, грошей може не вистачити. В ідеалі — раз на місяць забирати гроші в сумі із графи виплати власнику.

Як особисті витрати ФОП показати у звіті: створіть рядок «зарплата власнику». Це може бути фіксована сума або відсоток від чистого прибутку. Так інформація про рух грошей у звіті буде повною, а ви зможете контролювати свої витрати й зменшите апетити, коли побачите, що витрачаєте більше, ніж заробляєте.

Не втрачайте дані

Відображайте повністю всі доходи й витрати без винятків. Суми не можна округляти, писати їх приблизно, з пам'яті, забувати про дрібні витрати: будете так робити регулярно — ваш P&L буде сумнівним і непридатним для аналізу. 

Грошовий баланс за проектами

Ведіть у звіті про доходи та збитки окремо облік за проектами, щоб контролювати рівень прибутковості кожного.

Підприємці, у яких є кілька бізнесів різної спрямованості, часто фінансують більш неприбуткові й часто збиткові проекти за рахунок прибутку успішних. Це неправильне управлінське рішення, може так статися, що витратите кошти на безперспективний проект.

А наочний звіт про доходи та збитки допомагає ухвалити розумне рішення: закрити чи продовжувати зливати гроші в нікуди.

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик

Поставте своє запитання

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки