Расходы предпринимателя на общей системе

04 мая 2023 Пригодится для: Предприниматели ОС

В этой статье разберёмся, какие расходы можно учитывать, а какие нет.

Вот основные правила учёта расходов:

1. Учитывать можно только расходы на ведение предпринимательской деятельности.
2. Использовать Перечень одобренных Налоговым кодексом расходов из п. 177.4 НКУ. Правда, прописаны они там нечётко, из-за чего ФЛПФизическое лицо — предприниматель часто спорят с налоговиками.
3. Расходы должны быть связаны с получением дохода в текущем периоде. В книге учёта доходов и расходов вы фиксируете расходы на покупку товара только после того, как продадите этот товар, но есть категория расходов, которые вы фиксируете на дату фактической уплаты денег.
4. У вас на руках должны быть подтверждающие расходы документы, их реквизиты надо фиксировать в книге учёта.

Какие документы подтверждают расходы

Оплату товаров, работ и услуг подтверждает: платёжные поручения, квитанции, чеки РРОРегистратор расчётных операций (кассовый аппарат).., акты закупки и др.Договоры ГПХ с физическими лицами

При неденежных операциях, таких как бартер, оплата продукцией, подтверждающие документы — это накладные на отгрузку товаров, акты выполненных работ (предоставленных услуг).

Если покупали товары или получили услуги от обычного физлица, оформляйте договор и акт выполненных работ, оказанных услуг (закупки).

Подтверждать расходы также будет платёжное поручение или квитанция, где зафиксировано удержание НДФЛНалог на доходы физических лиц и военного сбора и перечисление денег в бюджет. А также сведения из формы № 1ДФ, где указаны суммы, выплаченные физлицу, и налоги.

Вы можете использовать типовые бланки документов на бумаге или в электронном виде. Или разработать свои шаблоны документов, главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты — название, дата и место составления, содержание операции, её объём и единицы измерения, ответственный за составление и его подпись (п. 2.4 Положения Минфина № 88).

Если ведёте электронный документооборот, вашей электронной подписью должен быть заверен каждый документ.

«Товарные» расходы

Что включать в расходы: стоимость сырья, материалов, товаров — основы для изготовления продукции или товаров (предоставления работ, услуг). Это купленные полуфабрикаты и изделия, топливо, стройматериалы, запчасти, тара и пр. Которые могут быть непосредственно отнесены к конкретному объекту расходов.

Статус контрагента, у которого приобрели товар или получили услугу, не имеет значения.Как предпринимателю оформить наёмного работника

Вы должны иметь на руках доказательство, что все эти закупленные материалы, товары, инструменты и пр. использовали для получения определённого дохода. Из муки испекли кексы и продали их, из шпона изготовили двери и всё в том же духе.

Расходы на ГСМГорюче-смазочные материалы. Вам надо будет доказать, что использовали именно такое количество бензина, как указали в расходах, чтобы выполнить заказ и получить выручку. Ваши подтверждающие документы: договоры, акты выполненных работ (предоставленных услуг), товарно-транспортные накладные, расчётные документы и пр.

Купили товар для продажи. Отразить в расходах затраты на такую покупку можно будет только после продажи товара. Если купили товар, сразу же получили аванс, тогда стоимость товара можно включить в расходы, даже если ещё не передали его покупателю.

Товар испортился и пришёл в негодность. Это может случиться при перевозке или неправильном хранении. Такой товар продать вы не сможете, и затраты на его покупку нельзя будет отнести к расходам. А учёт остатков товарных запасов предприниматели не ведут.

Бартер и взаимозачёт

Речь об операциях, когда вы с контрагентом обменялись товаром (работами или услугами). Деньги в таких сделках не участвуют, но оформляется договор.

Что включать в расходы: стоимость переданного товара (предоставленных работ, услуг).

По бартеру одна сторона передаёт другой в собственность один товар в обмен на другой товар (ст.ст. 715–716 ГКУ). Цену определяют по сумме в договоре, но не ниже рыночной стоимости товара, её и включают в расходы.

Одна из разновидностей бартера — взаимозачёт (ст. 601 ГКУ), когда у двух сторон сделки есть взаимные равнозначные обязательства друг перед другом.

Вы должны ФЛП Иващенко 5 тыс. грн за перфоратор и расходники, а он вам те же 5 тыс. грн за установку перил возле магазина. Вы оформляете соглашение о взаимном погашении обязательств по оплате, теперь никто никому не должен, но деньги ни вам, ни вашему контрагенту не поступили. В расходы вы включаете 5 тыс. грн.

Оплата труда работников и исполнителей — физлиц

Здесь речь идёт об оплатах по трудовым договорам и договорам ГПХДоговор гражданско-правового характера и любых других оплатах в денежной или натуральной форме.Что является доходом предпринимателя-единщика

К этой категории расходов относятся обязательные выплаты и компенсация стоимости услуг работникам, если это предусмотрено законодательством. Если условия работы у вас опасные — взнос на обязательное страхование жизни или здоровья работников, который вы уплачиваете как работодатель.

1. Зарплата. Включаем всю начисленную сумму «грязными», без вычета НДФЛНалог на доходы физических лиц и военного сбора.
2. Больничный. В расходы включаете часть, которую вы как работодатель выплатили за первые 5 дней болезни, отразив в графе 7 книги учёта доходов и расходов.

Материальная помощь работникам, которая не облагается налогами, в расходах не учитывается.

В расходы нельзя включать траты по договорам ГПХ, где ваш контрагент — СПДСубъект предпринимательской деятельности (предприниматели и юридические лица). Речь идёт, в том числе, о бухгалтерских и любых других услугах (консультация в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, подкатегория 104.05).

Расходы на налоги

Что включать в расходы: платежи по ЕСВЕдиный социальный взнос за сотрудников и за себя как предпринимателя, стоимость лицензий, документов разрешительного характера, которые получаете как ФЛП.

ЕСВ предпринимателя по итогам года вы уплачиваете до 10 февраля следующего года. Сумма взноса, которую вы уплатите в 2024 году по итогам 2023 года, попадёт в состав расходов за 2014 год, так считают налоговики.

Не включаем в расходы:

1. НДСНалог на добавленную стоимость, если вы — плательщик НДС; акцизный налог, если торгуете в розницу подакцизными товарами, предпринимательский НДФЛ, ВСВоенный сбор, который уплачиваете с чистого предпринимательского дохода.1 группа ФЛП 2023: требования, лимиты дохода, разрешенные виды деятельности
2. Налог на имущество и транспортный налог. Даже если используете недвижимость или авто в предпринимательской деятельности. Эти налоги уплачивают физлица и юрлица — владельцы жилой, нежилой недвижимости и транспорта. Предприниматели — не платят, т. к. не являются субъектами права собственности на имущество (ст. 325 ГКУ). То есть вы платите эти налоги как обычный гражданин и не можете учитывать в предпринимательских расходах.
3. Земельный налог. К примеру, вы собственник земельного участка под зданием, которое используется для ведения деятельности, вы платите земельный налог, но включать его в расходы не имеете права (консультация в ЗІР, подкатегория 104.05).

Другие расходы

Есть расходы, которые относятся к ведению предпринимательской деятельности, но не связаны с закупкой товаров или изготовлением продукции. Их учитывают в расходах на дату внесения оплаты, от факта получения дохода учёт этих расходов не зависит (пп.пп. 177.4.1–177.4.3 НКУ).

Это расходы на связь, рекламу, ремонт и эксплуатацию имущества, которое используете в хоздеятельности, траты на транспортировку, услуги, прямо связанные с производством. Рассмотрим их.

Расчётно-кассовое обслуживание. Деньги, которые заплатили за открытие предпринимательского счёта, ежемесячная плата за обслуживание счёта, комиссия за платежи и др. услуги по расчётно-кассовому обслуживанию. Подтверждающие документы: платёжное поручение, выписка по счёту ФЛП с информацией по предоставленным банком услугам с суммами.

Расходы на РРО. Суммы, которые потратили на техническое и сервисное обслуживание. В расходы включаете по факту уплаты на основании подтверждающих документов.

Аренда. Можно включать в расходы, только если действительно используете помещения, транспорт, оборудование в предпринимательской деятельности. Подтверждающие документы: договор аренды, акты приёма-передачи, квитанции, чеки и др. платёжная первичка.

Если сдаёте недвижимость в аренду и по договору получаете возмещение расходов на коммуналку, то эту сумму также можно включить в расходы, уже после уплаты коммунальных счетов. Но сначала эти деньги надо включить в доход при получении от арендатора.

Не учитывают расходы на охрану помещения, в том числе если сдаёте в аренду свою недвижимость.

Мобильная связь. Сразу скажем, если хотите добавить в расходы деньги, потраченные на пополнение счёта, такой расход не засчитают.

Можно учитывать расходы на связь, но только в пределах стоимости звонков, которые непосредственно касаются ведения деятельности. Оплата документально подтверждается счётом, расчётными документами от оператора, где зафиксировано время переговоров, номер абонента, а также стоимость звонка, то есть распечатка разговоров (консультация в ЗІР, подкатегория 104.05).

Отрицательная курсовая разница. Мы помним, что валютную выручку вы включаете в доход в гривнах по официальному курсу НБУНациональный банк Украины на дату поступления денег на валютный счёт. Если продадите валюту позже и дешевле, возникает отрицательная курсовая разница, и она не включается в расходы (консультация в ЗІР, подкатегория 104.05).

Налоги для Блоггеров в 2023 годуА вот положительную курсовую разницу надо включать в доход (консультация в ЗІР, подкатегория 104.04).

Расходы прошлых периодов. Если потратили деньги на покупку товара в прошлом году, а продали товар в текущем, можете включить потраченную сумму в расходы текущего года.

Интернет-услуги, подписка на литературу. Услуги, полученные через интернет, к примеру, абонплата за использование конструктора сайтов, с помощью которого вы создали свой интернет-магазин или посадочную страничку, стоимость литературы, которую купили и используете непосредственно для получения дохода, тоже можно включить в предпринимательские расходы. Подтверждающие документы: платёжки, распечатка о движении денег с данными контрагента и стоимостью услуги, квитанция, чек и т. д.

Доказывать, что подписка, книга или онлайн-услуга помогает вам получать доход, — ваша забота. Если вы владелец интернет-магазина инструментов — чтобы привлечь больше целевых клиентов, купили онлайн-курс по продвижению бизнесов в соцсетях — это ваш расход на ведение деятельности. Если купили курс «Краткий курс миллиардера» — нет.

Командировки. Траты на командировку наёмного работника можно включать в расходы. А вот если предприниматель сам поехал договариваться с покупателем о сделке в другой город, деньги, потраченные на такую командировку, в расходы включать нельзя (консультация в ЗІР, подкатегория 104.05).

Что не включают в расходы

Кредитные средства. Даже если кредит взяли на предпринимательскую деятельность, вы не включаете в расходы сумму погашенного кредита и уплаченных процентов. Эти расходы налоговая признаёт гражданскими (консультация в ЗІР, подкатегория 104.05).

Страхование. Со страховкой всё так же, как и с кредитами. Даже если застраховали оборудование, которое используете в хоздеятельности, нельзя сумму страховки включить в расходы (консультация в ЗІР, подкатегория 104.05).

Что точно нельзя учитывать в расходах, так это:

• траты на деятельность, не указанную в регистрационных документах. По сути это гражданские траты, а не расходы предпринимателя;
• расходы, по которым у вас нет подтверждающих документов;
• расходы на покупку, изготовление основных средств и нематериальных активов, подлежащих амортизации. Эти суммы вы будете относить в расходы, но постепенно, через амортизацию, а не всю сумму покупки сразу;
• расходы на покупку и содержание основных средств двойного назначения: земельные участки, объекты жилой недвижимости, легковые и грузовые автомобили.

Амортизация основных средств у предпринимателя

При покупке основных средств (профессиональное оборудование, мебель, ноутбук) или нематериальных активов (ПОПрограммное обеспечение для компьютера) их стоимость нельзя включить в расходы, т. к. часто эта сумма может перекрыть все доходы за год. Но в расходы можно включить их амортизацию, тогда стоимость объекта постепенно относится в расходы на протяжении определённого периода.

Предприниматели проводят амортизацию по желанию, т. к. для этого нужно вести отдельный учёт расходов по каждому объекту.

К тому же предприниматель владеет недвижимостью, землёй или транспортом в статусе обычного физлица, он не имеет права включать в расходы амортизацию ОСОбщая система налогообложения .

Вообще нельзя амортизировать основные средства двойного назначения: земельные участки, жилую недвижимость, легковые и грузовые авто.

Амортизировать можно:ФЛП для IT

• основные средства и нематериальные активы;
• основные средства, которые изготовили самостоятельно.

Не амортизируют, а полностью включают в расходы за отчётный период: траты на ремонт, реконструкцию, модернизацию и другие улучшения; ликвидацию (на остаточную стоимость после амортизации). Правда, это не касается основных средств двойного назначения, их ремонт в расходы не включают.

Расчёт амортизации проводят прямолинейным методом: первоначальную стоимость объекта делим на срок полезного использования и получаем сумму амортизации за год.

Срок полезного использования прописан для каждого вида основных средств (пп. 177.4.9 НКУ). Так, в частности, для машин, оборудования, животных и др. он должен быть не меньше 5 лет.

Так, если купили три ноутбука и потратили 90 тыс. грн, годовая сумма амортизации составит: 90 тыс. / 5 лет = 12 тыс. грн.

Эту сумму указывают в гр. 8 раздела 1 декларации о доходах, она уменьшит чистый доход на сумму амортизации за текущий год. Остальную сумму можно учесть на протяжении следующих 4 лет равными частями.