Как предпринимателю оформить наёмного работника
01 января 2020 Пригодится для: Предприниматели
Разобрали, как правильно оформить работника и не бояться встречи с проверяющими из Гоструда.

Лимиты на работников
На упрощённой системе нанять работников могут только предприниматели 2–3-й групп.
Группа/система налогообложения | Количество работников |
1-я группа | запрещено нанимать работников |
2-я группа | не больше 10 человек |
3-я группа | ограничений нет |
общая система | ограничений нет |
Трудовой договор
Если вам нужен специалист, который на постоянной основе будет выполнять определённые обязанности, — продавец в магазин, бариста в кофейню, менеджер — оформите с ним трудовой договор.
Для выполнения конкретной задачи, ограниченной по времени, например, для специалиста по монтажным работам, достаточно подписать договор гражданско-правового характера.
Оформление работников: продавцы, официанты, менеджеры, дизайнеры, уборщики
Трудовой договор заключается письменно, в нём вы прописываете обязанности и права работника и ваши как работодателя. Один экземпляр оставляете у себя, второй отдаёте работнику.
Регистрировать трудовой договор в налоговой или центре занятости не нужно.
В качестве шаблона можно взять форму договора из Приказа № 260. Удалите из текста упоминания о центре занятости, регистрации договора и добавьте информацию о должности, размере зарплаты, опишите работу, график и выходные, продолжительность отпуска и испытательного срока.
Больше нюансов пропишете — легче будет доказать нарушение работником условий трудового договора, если соберётесь его уволить.
Но не перестарайтесь, в договоре не должно быть пунктов, которые нарушают трудовое законодательство, например что работать надо без выходных.
Шаги предпринимателя для оформления работника
Трудовой договор заключают на основании заявления соискателя о приёме на работу, в нём он пишет дату начала работы и должность. Если такого заявления у вас нет, не страшно: своё намерение работать у вас сотрудник подтвердил, когда подписал договор.
Вот список документов, которые нужно запросить у работника:
- паспорт или другой документ для удостоверения личности;
- РНУКПНРегистрационный номер учётной карточки плательщика налогов (ранее ИНН). У работника может и не быть налогового номера, если он отказался от его получения из-за религиозных убеждений, в таком случае достаточно серии и номера паспорта;
- трудовая книжка, если работник будет трудиться у вас по основному месту работы.
Вы можете попросить работника принести диплом, сертификат или другой документ об образовании, если работа у вас требует специальных знаний.
Также могут понадобиться:
- справка о состоянии здоровья, если работать придётся во вредных и опасных для здоровья условиях, сотрудник должен пройти медосмотр;
- льготники, инвалиды, родители несовершеннолетних детей или детей-инвалидов должны предоставить документы, подтверждающие право на льготы;
- другие документы, в т. ч. военный билет для военнообязанных, приписное свидетельство для призывников для ведения воинского учёта, справка об освобождении для освобождённых из колоний и тюрем.
Трудовой договор бывает срочным и бессрочным: срочный трудовой договор заключают на определённый срок или на время выполнения работы, а бессрочный — на неопределённый срок.
Договор вступит в силу после того, как оформите приказ (распоряжение) о приёме на работу и уведомите налоговую, что у вас появился работник.
Эти документы обезопасят вас от штрафов, если Гоструда придёт с проверкой.
Условие о неоплачиваемом отпуске в трудовом договор
Распоряжение о приёме на работу
Оформлять распоряжение или приказ обязательно Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ (письмо Минсоцполитики от 30.03.2015 г. № 191/06/187-15), в нём надо указать дату начала трудовых отношений, должность, основание — трудовой договор. Дата в приказе — накануне выхода сотрудника на работу.
Уведомление о приёме работника
Уведомление надо подать в налоговую, где состоите на учёте как предприниматель (форма утверждена Постановлением № 413). Сделать это надо до того, как сотрудник приступит к работе.
Подать уведомление можно: через онлайн-сервисы, бесплатно — через электронный кабинет плательщика, подписав документ ЭЦПЭлектронная цифровая подпись; передать лично инспектору на бумаге вместе с электронной копией. Исключительно на бумаге уведомление подают, если заключили трудовые договоры максимум с пятью работниками.
Уведомление в налоговую о приёме работника
Не забудьте проставить дату и количество заполненных строк, оно должно соответствовать количеству работников.
Важно, чтобы совпадали даты начала работы в уведомлении, трудовом договоре и приказе о приёме на работу.
Трудовой договор можно оформить в любое время до выхода сотрудника. А вот приказ о приёме на работу нужно оформить хотя бы за день до начала работы. Ведь работодатель должен ещё успеть уведомить ГФСГосударственная фискальная служба, что у него появился новый работник.
Записи в трудовую книжку
Если принимаете сотрудника на основное место работы и тот трудится более пяти дней, нужно заполнить его трудовуюКак заполняют трудовые книжки работников предприниматели, описано в п. 2.21-1 Инструкции № 58, но этот пункт не приведён в соответствие с КЗоТ..
В графе 3 без номера и даты напишите заголовок — полное название ФЛПФизическое лицо — предприниматель , а уже далее записываем информацию:
- графа 1 — порядковый номер записи в трудовой;
- графа 2 — дата, с которой работник приступил к работе, должна совпадать с датами в приказе и трудовом договоре;
- графа 3 — название должности/работы, разряд (класс, категория), цех или отдел, например, «принят на должность специалиста по продажам»;
- графа 4 — номер и дату приказа о приёме на работу.
И ставите под этой информацией свою подпись.
Название работы, должность и профессия работника в трудовой книжке должны соответствовать данным в Классификаторе профессий ДК 003:2010 Классификатор профессий. Названия профессий из классификатора работодатели вносят в трудовой договор и трудовую книжку сотрудника. .
Налоги и отчётность за работников
По закону вы обязаны платить работнику зарплату не меньше минимальной — в 2020 году это 4723 грн в месяц. Если приняли сотрудника на неполный рабочий день, зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.
Во сколько ФЛП обойдётся сотрудник в 2020 году
Как работодатель вы выступаете налоговым агентом своих работников и должны платить за них налоги.
Из зарплаты работника надо удержать 18% НДФЛНалог на доходы физических лиц и 1,5% военного сбора и перечислить эти деньги в бюджет.
Вот пример.
Из зарплаты 4723 грн удерживается:
НДФЛ: 4723 грн × 18% = 850,14 грн.
ВС: 4723 грн × 1,5% = 70,85 грн.
Зарплата «чистыми» на руки: 4723 грн − 850,14 грн − 70,85 грн = 3802,01 грн.
За счёт денег предпринимателя надо уплатить ЕСВЕдиный социальный взнос. Ставка — 22% от зарплаты. Если работнику начислена минимальная зарплата в 2020 году это — 4723 грн, ЕСВ составит 1039,06 грн.
Единый соцвзнос уплачивается в день выплаты зарплаты. НДФЛ и ВСВоенный сбор — во время получения в банке денег на выплату или при перечислении денег на зарплатную карту работника. Если платите зарплату наличными из выручки, то перечислить НДФЛ и ВС можно на протяжении трёх дней.
За работников надо подавать два отчёта.
Налоговый расчёт по форме № 1ДФ, где вы отчитываетесь за НДФЛ и ВС, подавать нужно раз в квартал, в течение 40 дней после его окончания.
Расчёт № 1ДФ: когда подавать и как заполнить
Отчёт по ЕСВ № Д4 — ежемесячно, в течение 20 дней после окончания отчётного месяца.
Штрафы за неоформленных работников
За неоформленных работников штрафуют. Так, за допуск к работе человека без оформления трудового договора и за выплату зарплаты «в конверте»:
- за первое нарушение к ФЛП-единщикам применяют письменное предупреждение;
- к ФЛП на общей системе и 4-й группе ЕН — 10 минималок, это 47230 грн в 2020 году;
За повторное нарушение в течение двух лет штраф — 141690 грн30 минимальных зарплат за одного неоформленного работника.
А ещё будут админштрафы:
- от 8,5 тыс. до 17 тыс. грн, если попались впервые;
- от 17 тыс. до 34 тыс. грн за повторное нарушение в течение года, за которое к ФЛП уже применялись штрафные санкции (ст. 41 КоАП).
Правда Верховный суд считает, что неправомерно штрафовать работодателя за допуск сотрудника к работе без оформления трудового договора сразу по двум статьям — ч. 2 ст. 265 КЗоТ и ч. 3 ст. 41 КоАП (постановление ВС/КАС от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16).
Бывает, что предприниматель не допускает проверяющих из Гоструда, за такое дерзкое поведение тоже штрафуют — 75568 грн в 2020 году (это 16 минималок).
Если инспектор пришёл не искать неоформленных сотрудников, а проверять, как соблюдают трудовое законодательство, а его не допустили к проверке, ФЛП оштрафуют на три минимальных зарплаты — 14169 грнТри минимальных зарплаты..
Если забыли подать в налоговую уведомление, что приняли работника или не составили письменный договор:
- финансовый штраф — 4723 грн (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Его налагает инспектор Гоструда, а размер определяет суд на основании протокола инспектора;
- админштраф за отсутствие договора — от 340 до 850 грн;
- за то, что не уведомили ГНС, оштрафуют на 510–1,7 тыс. грн.
А ещё предприниматели часто не хотят оформлять трудовой договор и заключают с работником договоры гражданско-правового характера. Уведомление в налоговую в этом случае подавать не надо. По договору ГПХДоговор гражданско-правового характера исполнитель получает вознаграждение за результат, а не зарплату за процесс работы. И это два разных договора.
Договоры ГПХ с физическими лицами
Договор ГПХ не стоит заключать, если работник трудится у вас на постоянной основе, при проверке его могут переквалифицировать в трудовой, а вас оштрафуют и доначислят налоги.