Згоріли документи через обстріл: як діяти платнику податків?

15 жовтня 2026

Для значної частини платників діє звичайна процедура: необхідно належним чином зафіксувати факт знищення документів, звернутися до правоохоронних органів, повідомити ДПС, провести необхідні внутрішні процедури та протягом установленого строку відновити первинну документацію.

Тому після обстрілу насамперед потрібно визначити, який саме порядок поширюється на конкретного платника. Від цього залежатиме не лише необхідність відновлення документів, а й можливість проведення податкових перевірок за відповідні періоди.

Законодавством фактично передбачено два окремих механізми на випадок втрати або знищення первинної документації:

• загальний, або «стандартний», порядок, який існував ще до початку повномасштабного вторгнення. Його регулюють п. 44.5 ПКУ та п. 6.10 Положення № 88;
• спеціальний воєнний порядок для випадків, коли платник податків або податковий агент здійснював діяльність на території активних бойових дій (ТАБД) або на тимчасово окупованій території (ТОТ). Цей механізм передбачений п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Під Положенням № 88 мається на увазі Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Розглянемо обидві процедури окремо.

«Стандартна» втрата документів

Коли необхідно застосовувати загальну процедуру?
За стандартним порядком повинні діяти ті платники, первинні документи яких були пошкоджені або повністю знищені внаслідок обстрілу, але при цьому ні об’єкти такого платника, ні його податкова адреса не розташовані на ТОТ або території активних бойових дій.

Для визначення статусу відповідної території податкові органи орієнтуються на наказ Мінрозвитку від 28.02.2025 № 376.

Отже, сам факт того, що документи згоріли внаслідок влучання ракети або дрона, ще не надає підприємству права скористатися спеціальною воєнною процедурою. Якщо об’єкт, де знаходилася документація, не належить до ТОТ або ТАБД, платнику доведеться застосовувати загальний механізм втрати та подальшого відновлення первинки.

Інша ситуація виникає, коли документи були знищені, наприклад, на території активних бойових дій. Тоді вже можна розглядати можливість використання спеціальної норми з п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Водночас перебування підприємства на території можливих бойових дій (ТМБД) наразі не дає такого права.

У судовій практиці можна зустріти рішення, в яких суди дозволяли застосовувати пільговий порядок підприємствам, що знаходилися, зокрема, у Харківській області. Прикладом є постанова Другого апеляційного адміністративного суду від 10.11.2025 у справі № 520/13550/25, яка стосувалася підприємства з Богодухова.

Однак при використанні цієї практики потрібно враховувати зміну законодавства. У таких справах аналізувалася редакція відповідної норми ПКУ, яка діяла до 06.05.2023. На той момент у Кодексі йшлося про платників, які здійснювали діяльність на «територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії». Тобто формулювання було ширшим.

Наразі позицію щодо застосування цієї норми можна простежити, зокрема, у постановах Верховного Суду від 02.04.2025 у справі № 280/9319/23, від 30.04.2026 у справі № 200/5245/25 та від 30.07.2026 у справі № 520/7998/24.

До 06.05.2023 спеціальним порядком щодо втраченої або знищеної документації могли користуватися платники, які працювали на ТОТ, ТАБД і ТМБД. Фактично враховувалося місце розташування об’єктів підприємства — офісів, складів та інших приміщень, де могла зберігатися первинка.

Після 06.05.2023 сфера застосування пільгової процедури звузилася. Тепер вона стосується платників, які здійснювали діяльність на ТОТ або ТАБД.

Таким чином, решта підприємств у випадку пошкодження чи повного знищення документації повинні діяти за загальною процедурою та відновлювати первинку.

Алгоритм дій при стандартній втраті

Якщо первинні документи, облікові регістри або звітність зникли чи були знищені, підприємству потрібно виконати декілька послідовних дій.

1. Повідомити правоохоронні органи.

Звернення повинно бути оформлене письмово. Якщо документацію знищено внаслідок обстрілу, до поліції подається заява про вчинення кримінального правопорушення.

Звернутися можна особисто до чергової частини поліції, за номерами 102 або 112, через офіційний сайт Національної поліції або рекомендованим листом із повідомленням про вручення та описом вкладення.

Практично доцільніше мати письмове чи електронне підтвердження звернення, оскільки надалі воно може знадобитися для підтвердження обставин втрати документів.

За результатами звернення платнику необхідно отримати витяг з ЄРДР.

2. Створити комісію з розслідування втрати документів.

Керівник підприємства своїм наказом призначає комісію. Вона повинна встановити, які саме документи відсутні, а також з’ясувати та зафіксувати причини їх зникнення або знищення.

Чітко визначеного законодавством складу такої комісії немає. Водночас п. 6.10 Положення № 88 передбачає запрошення до її роботи представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Йдеться саме про обов’язок запросити цих представників. Підприємство не зобов’язане забезпечувати їх фактичну присутність. Якщо вони не прийдуть, відмовляться брати участь або не відреагують на запрошення, це саме по собі не означатиме невиконання вимог Положення № 88.

Такий підхід підтверджується, зокрема, постановою П’ятого апеляційного адміністративного суду від 17.02.2026 у справі № 420/17891/24.

До складу комісії на практиці також можуть входити директор підприємства або його заступник, головний бухгалтер, інші співробітники бухгалтерії, представники служби безпеки, кадрової та юридичної служб, працівники відділу збуту та інші особи залежно від структури підприємства.

3. Оформити результати роботи комісії актом.

Законодавство не встановлює обов’язкової форми такого документа. Тому акт складається у довільній формі, після чого його затверджує керівник юридичної особи.

В акті доцільно детально зафіксувати обставини втрати первинки: коли і де сталася подія, що саме призвело до знищення документації, хто відповідав за її зберігання. Від відповідальних осіб отримують письмові пояснення.

Окремо складається перелік документів, яких більше немає.

4. Повідомити податковий орган протягом п’яти днів.

Протягом 5 днів із дня знищення документації платник повинен письмово повідомити ДПС про її втрату.

Разом із повідомленням подаються оформлені відповідно до законодавства документи, які підтверджують подію, внаслідок якої первинка була втрачена, пошкоджена або достроково знищена.

Якщо причиною став обстріл, доказами можуть бути акт про пожежу, оформлений представниками ДСНС, та витяг з ЄРДР. Останній, зокрема, може підтверджувати факт розслідування порушення законів та звичаїв війни. Додатково платник може долучити сертифікат Торгово-промислової палати.

5. Передати податковій копію акта комісії.

Протягом 10 днів із дня складання акта його копія направляється до податкового органу, а також до органу, у сфері управління якого перебуває підприємство.

Окремо виконувати цей етап не потрібно, якщо акт уже було передано ДПС разом із повідомленням про втрату документів.

6. Провести інвентаризацію.

Підприємство повинно провести інвентаризацію активів і зобов’язань. Її обсяг визначає керівник відповідно до п. 7 розд. І Положення № 879.

Якщо через небезпеку або інші об’єктивні обставини немає безпечного та безперешкодного доступу до активів і документів, інвентаризацію дозволено відкласти. Після відновлення доступу її проводять станом на перше число місяця, наступного за місяцем, у якому відповідні перешкоди припинилися. Це передбачено п. 8 розд. І Положення № 879.

Йдеться про Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Чи потрібно відновлювати документи?

При застосуванні стандартної процедури — так. Підприємство повинно відновити втрачену первинну документацію у встановлений законодавством строк.

Це має практичне значення для податкових наслідків. Якщо платник належним чином відновив документи, податкова не повинна висувати претензії лише через те, що на момент складання відповідної звітності первинка була відсутня. На це вказує п. 44.5 ПКУ.

Водночас під час перевірки ДПС може поставити питання щодо реальності операцій, які підтверджувалися знищеними документами.

Однак сама відсутність окремого документа ще не доводить, що господарської операції не було. Значення мають фактичне здійснення операції та реальний рух активів. Такий підхід можна побачити, наприклад, у постанові Верховного Суду від 25.02.2026 у справі № 440/3890/24.

Строк відновлення

На відновлення первинних документів підприємству надається 90 календарних днів.

Цей строк обчислюється з дня, наступного за днем направлення податковому органу повідомлення про втрату документації.

Як практично відновити первинні документи?

Процес можна умовно поділити на три етапи.

1. Проаналізувати бухгалтерський облік.

Необхідно оцінити поточний стан бухгалтерського обліку підприємства, а також перевірити періоди, які безпосередньо передують і слідують за періодом, документація за який була втрачена.

Це дозволить встановити перехідні операції та зрозуміти, які саме документи необхідно відновлювати.

2. Отримати копії та дублікати із зовнішніх джерел.

Насамперед потрібно звернутися до контрагентів — покупців і постачальників. У них можна запросити дублікати чи копії договорів, актів, рахунків, накладних та іншої документації.

Податкові накладні окремо відновлювати не потрібно, оскільки вони оформлюються в електронному вигляді та зберігаються у відповідній електронній системі поза підприємством. Відомості з них також можуть допомогти відтворити частину бухгалтерських операцій.

До банку, який обслуговує підприємство, можна звернутися за виписками за поточними рахунками та копіями платіжних документів.

У податковому органі можна запросити копії декларацій та іншої звітності, яка подавалася в паперовому вигляді. Електронну звітність можна знайти через Електронний кабінет.

Для відновлення документів на нерухомість потрібно звертатися до органу, який їх видавав, або до нотаріуса.

Якщо втрачено статут юридичної особи, його паперову копію можна отримати з реєстраційної справи, надіславши відповідний запит. Якщо документ існує в електронній формі, його можна отримати через спеціалізовані сервіси, наприклад Опендатабот.

Для відновлення свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів та аналогічної документації потрібно звертатися до сервісного центру МВС.

3. Відновити внутрішню документацію підприємства.

Після отримання доступних зовнішніх документів підприємство відновлює власні внутрішні документи та формує необхідний комплект первинки.

Документи знищені на ТОТ або ТАБД: пільгова процедура

Хто може застосовувати цей механізм?
Спеціальним порядком можуть скористатися платники, які здійснювали діяльність на тимчасово окупованих територіях або територіях активних бойових дій.

Статус території визначається з урахуванням наказу Мінрозвитку від 28.02.2025 № 376.

Якщо первинні документи знаходилися на ТОТ або ТАБД і були знищені там через обстріл чи інші бойові дії, застосовується п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Однак місце знаходження документів — не єдина умова. Необхідно, щоб їх втрата була пов’язана саме з бойовими діями. Якщо документи знаходилися на ТОТ або ТАБД, але були втрачені з іншої причини, скористатися спеціальним порядком не можна.

Алгоритм дій

Тут можливі дві різні ситуації.

1. Документи залишилися на ТОТ або ТАБД і вивезти їх неможливо, але немає підтвердження, що вони остаточно знищені.

Наприклад, підприємство знає, що документація залишилася у приміщенні на території, яка постійно обстрілюється, і фізичного доступу до неї немає.

У цьому випадку до ДПС подається повідомлення про неможливість вивезення первинних документів. Спеціальної затвердженої форми немає, тому документ складається довільно.

У повідомленні потрібно докладно описати обставини, через які документи неможливо вивезти.

Зокрема, варто зазначити, де фізично зберігалася документація; до якої категорії належить відповідна територія — ТОТ або ТАБД; які конкретно обставини перешкоджають доступу; коли вони виникли та чи зберігаються на момент подання повідомлення.

При визначенні статусу території можна посилатися на наказ Мінрозвитку від 28.02.2025 № 376.

Також у повідомленні зазначаються податкові та звітні періоди, які підтверджуються недоступними документами, і наводиться загальний перелік такої первинки. Якщо є можливість, бажано вказати її реквізити.

Підтвердні документи формально не є обов’язковою умовою, оскільки п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ прямо цього не вимагає.

Проте на практиці доказова база може мати суттєве значення.

Наприклад, якщо документи передавалися іншій особі на зберігання, можна надати відповідний договір. Також підприємство може звернутися до військової адміністрації та отримати інформацію про ситуацію у конкретному населеному пункті, зокрема щодо можливості або неможливості доступу до нього.

Повідомлення підписують директор юридичної особи та головний бухгалтер.

2. Підприємству вже відомо, що документи знищені.

Наприклад, є інформація про те, що внаслідок ракетного удару будівля, у якій знаходилася бухгалтерська документація, повністю зруйнована.

У такій ситуації до податкового органу направляється повідомлення вже безпосередньо про втрату документів. Воно також складається у довільній формі.

Доцільно зібрати максимально можливу кількість доказів. Це можуть бути повідомлення у відкритих джерелах та новинах, акти ДСНС, витяги з ЄРДР, офіційна інформація військових адміністрацій та інші матеріали, що підтверджують факт руйнування.

Зрозуміло, що отримати такі докази щодо територій активних бойових дій, а особливо тимчасово окупованих територій, може бути складно. Саме через доказування обставин втрати між платниками та ДПС виникають судові спори.

Прикладом позитивного для платника рішення є постанова Шостого апеляційного адміністративного суду від 13.08.2026 у справі № 320/19217/25.

У цій справі підприємство передало певний перелік первинних документів на зберігання. Факт передачі підтверджувався договором та актом приймання-передачі. Згодом у будівлю, де знаходилися документи, влучила ракета.

Витяг з ЄРДР підтвердив повне руйнування приміщення, у якому зберігалася документація підприємства.

Платник передав необхідні матеріали в порядку, передбаченому п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Податкова не змогла належним чином обґрунтувати відмову в застосуванні спеціальної норми, тому суд підтримав позицію підприємства.

Чи потрібно відновлювати документи, знищені на ТОТ або ТАБД?

Якщо платник правомірно скористався спеціальним механізмом, передбаченим п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, обов’язку відновлювати таку первинку немає.

У цьому й полягає одна з основних відмінностей пільгової процедури від загальної.

Як знищення первинки впливає на податкові перевірки?

Правові наслідки залежать від того, за якою процедурою діє підприємство.

Загальна процедура
Якщо підприємство повинно застосовувати стандартний порядок, воно має своєчасно повідомити всі відповідні органи та виконати вимоги щодо відновлення документації.

Якщо провести перевірку неможливо через відсутність документів, її строк переноситься до моменту, коли первинка буде відновлена та надана податковому органу.

Документи мають бути відновлені в межах установлених 90 календарних днів. Водночас загальний строк перенесення перевірки не може перевищувати 120 днів.

Отже, якщо документи знищено внаслідок обстрілу за межами ТОТ або ТАБД, підприємство може розраховувати переважно на перенесення перевірки щодо того періоду, первинка за який була втрачена.

Окремо потрібно враховувати обмеження на проведення перевірок під час воєнного стану та фактичну безпекову ситуацію.

Відповідно до п.п. 69.22 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ документальні та фактичні перевірки під час війни можуть проводитися за умови безпечного доступу або допуску до приміщень підприємства, його документів, майна та інших об’єктів.

Також повинна існувати можливість безпечно провести інвентаризацію основних засобів, товарно-матеріальних цінностей і коштів, перевірити залишки ТМЦ та готівки.

Якщо необхідних умов безпеки немає, перевірка може бути зупинена. Водночас це правило поширюється не на всі види перевірок.

Пільгова процедура для ТОТ та ТАБД

Наслідки тут значно відрізняються.

Якщо платник подав повідомлення про неможливість вивезення первинки і податковий орган прийняв його, щодо зазначених у такому повідомленні податкових або звітних періодів встановлюється мораторій на документальні перевірки.

Самої відсутності первинних документів у цьому випадку недостатньо, щоб ставити під сумнів дані та показники податкової звітності.

Прийняте повідомлення також дозволяє зберегти витрати, від’ємне значення ПДВ та податковий кредит з ПДВ.

Щодо податкового кредиту ситуація має додатковий нюанс. Відсутність первинної документації в межах спеціального механізму не повинна автоматично позбавляти платника ПК. Однак за відсутності зареєстрованої податкової накладної можуть виникати окремі проблеми з підтвердженням такого кредиту.

Водночас якщо ДПС підтвердила право платника застосувати механізм неможливості вивезення або втрати документів, перевіряти відповідні періоди податковий орган не повинен.

Якщо підприємство подало повідомлення саме про втрату первинних документів і податкова його прийняла, зазначені в ньому податкові періоди не підлягають перевірці. Причому ця заборона відповідно до п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ продовжує діяти і після припинення або скасування воєнного стану.

Таким чином, якщо первинна документація була знищена через бойові дії на ТОТ або ТАБД, а платник належним чином підтвердив ці обставини та скористався спеціальною процедурою, відповідні періоди не повинні перевірятися. Змінитися це правило може у разі внесення відповідних змін до ПКУ.

Податкова бачить інформацію про перетин кордону: що врахувати ФОП та юрособам?

1. Спеціальний воєнний механізм, який дозволяє не відновлювати знищену первинну документацію, поширюється на платників, що здійснювали діяльність на ТОТ або територіях активних бойових дій. Для інших територій, включно з територіями можливих бойових дій, застосовується загальна процедура відновлення документів.
2. Самого знаходження документів на ТОТ або ТАБД недостатньо. Для застосування пільги їх втрата повинна бути пов’язана саме з бойовими діями. Якщо документацію втрачено з побутових, технічних чи інших причин, спеціальний порядок не застосовується.
3. За стандартною процедурою підприємство повинно зафіксувати втрату, звернутися до правоохоронних органів, створити комісію, оформити акт і протягом 5 днів повідомити ДПС. На відновлення документації передбачено 90 календарних днів. Проведення перевірки через відсутність документів може бути перенесене, але не більш ніж на 120 днів.
4. Представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду потрібно запросити до роботи комісії. Забезпечувати їх фактичну участь підприємство не зобов’язане. Тому їхня відмова або неявка сама по собі не перешкоджає оформленню та затвердженню акта про втрату первинки.
5. Якщо ДПС прийме повідомлення про втрату документів на ТОТ або ТАБД у межах спеціальної процедури, відновлювати таку первинку не потрібно. За передбачених ПКУ умов зберігаються відповідні податкові показники, а періоди, охоплені повідомленням про втрату документів, не підлягають перевірці, у тому числі після завершення воєнного стану.