Документальне підтвердження інвалідності працівника: що потрібно роботодавцю у 2026 році

13 серпня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці

Працівники з інвалідністю: які документи підтверджують статус

Під час працевлаштування працівників з інвалідністю роботодавцю необхідно враховувати не тільки загальні вимоги трудового законодавства, а й спеціальні норми, що регулюють надання таким особам трудових гарантій, застосування податкових пільг, нарахування єдиного внеску, а також виконання нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю. Штрафи за неоформлених працівників у 2026 році: розмір, підстави перевірки

Саме тому питання документального підтвердження інвалідності мають практичне значення як для кадрових служб, так і для бухгалтерії. Розглянемо, якими документами підтверджується відповідний статус і в яких випадках вони необхідні.

Слід пам’ятати, що під час укладення трудового договору особа з інвалідністю не зобов’язана повідомляти роботодавцю про наявність у неї такого статусу. Виняток становлять лише випадки, коли законодавством передбачено обов’язкове проходження попереднього медичного огляду (трудового або профілактичного) до прийняття на роботу. У такій ситуації разом з іншими документами, необхідними для оформлення трудових відносин, працівник подає документи, що містять відомості про стан здоров’я (ст. 24 КЗпП).

Такий самий підхід застосовується й тоді, коли інвалідність встановлюється вже після початку трудових відносин. У загальному випадку працівник самостійно вирішує, повідомляти роботодавцю про набуття відповідного статусу чи ні.

Разом з тим роботодавцю доцільно періодично інформувати працівників про трудові гарантії та пільги, передбачені для осіб з інвалідністю. Це відповідає інтересам обох сторін трудових відносин, оскільки дозволяє своєчасно реалізувати права працівника та правильно застосовувати передбачені законодавством пільги.Контракт як особлива форма трудового договору

Які саме документи підтверджують інвалідність? Відповідь залежить від того, для яких цілей роботодавцю потрібне таке підтвердження. На практиці можна виділити чотири основні напрямки використання відповідних документів:

• надання трудових пільг працівникам з інвалідністю;
• застосування податкових пільг;
• використання пільгової ставки ЄСВ;
• виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю та визначення суми внеску на
• підтримку їх працевлаштування (далі — норматив і цільовий внесок).

Трудові пільги

Норми трудового законодавства не встановлюють вичерпного переліку документів, якими працівник повинен підтверджувати право на трудові гарантії та пільги, передбачені для осіб з інвалідністю.

Для того щоб роботодавець міг застосовувати відповідні норми трудового законодавства, достатньо мати копію будь-якого офіційного документа, що засвідчує наявність інвалідності.

Зокрема, підтвердженням можуть слугувати копії таких документів:Порушення трудової дисципліни: чи має право роботодавець карати працівників грошовими стягненнями?

• довідки до акта огляду медико-соціальної експертної комісії (МСЕК) про встановлення групи інвалідності, виданої до 1 січня 2025 року;
• витягу з рішення експертної групи щодо оцінки повсякденного функціонування особи;
• індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю;
• посвідчення, що підтверджує відповідний статус (наприклад, посвідчення особи з інвалідністю внаслідок війни або пенсійного посвідчення особи з інвалідністю);
• довідки, що надає право на пільги особам з інвалідністю, які не отримують пенсію або державну соціальну допомогу.

Слід враховувати момент виникнення права на такі пільги.

Якщо особа вже мала встановлену інвалідність під час укладення трудового договору, відповідні трудові гарантії застосовуються з дати прийняття на роботу.

Якщо ж інвалідність була встановлена вже в період дії трудового договору, право на пільги виникає з дня офіційного встановлення інвалідності.

Податкові пільги

Податковий кодекс України передбачає низку податкових переваг для фізичних осіб з інвалідністю. Однак перелік документів, якими підтверджується відповідний статус, чітко визначений далеко не для всіх випадків.

Найбільш детально це питання врегульовано щодо податкової соціальної пільги (ПСП).

Так, Порядком подання документів для застосування податкової соціальної пільги, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 № 1227, встановлено, що для підтвердження права на ПСП працівник подає роботодавцю копію одного з таких документів:

• пенсійного посвідчення;
• довідки до акта огляду МСЕК.

Однак слід враховувати, що після прийняття зазначеного Порядку законодавство у сфері встановлення інвалідності істотно змінилося. Незважаючи на це, сам Порядок № 1227 дотепер не приведено у відповідність до чинних норм.

Тому Державна податкова служба у листі від 27.04.2026 № 2380/ІПК/ 99-00-24-03-03 ІПК роз’яснила, що поряд із переліченими документами підтвердженням статусу особи з інвалідністю може слугувати й електронна виписка з рішення експертної комісії з оцінки повсякденного функціонування особи. Саме цей документ з 1 січня 2026 року видається замість довідки до акта огляду МСЕК і засвідчується електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я.

На наш погляд, аналогічний підхід може застосовуватися й при використанні інших податкових пільг, передбачених Податковим кодексом України, якщо для їх отримання необхідно підтвердити наявність інвалідності.

Пільгова ставка ЄСВ

При застосуванні зниженої ставки єдиного внеску ключове значення мають положення Інструкції про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449.

Згідно з абзацом сьомим підпункту 5 пункту 2 розділу III зазначеної Інструкції, документами, що підтверджують встановлення працівникові інвалідності для цілей нарахування ЄСВ, є:

• копія довідки до акта огляду МСЕК;
• або належним чином засвідчена виписка з рішення експертної комісії.

Якщо щодо довідки МСЕК питань практично не виникає, то стосовно витягу з рішення експертної комісії роботодавці нерідко цікавляться, що саме слід розуміти під виразом «належним чином засвідчений».

На думку податкових органів, таким документом вважається:

• витяг, сформований в електронному вигляді, надісланий особі у форматі PDF та засвідчений електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я. Працівник має право надіслати такий документ роботодавцю електронною поштою або надати його роздруковану копію.

У разі необхідності перевірки автентичності документа разом із PDF-файлом можна передати файл електронного підпису або роздрукований протокол перевірки.

Зі свого боку рекомендуємо роботодавцям роздруковувати протокол перевірки електронного підпису та зберігати його разом із роздрукованою випискою з рішення експертної комісії. 

Якщо документи отримано в електронному вигляді, перевірити їхню достовірність можна за допомогою державних сервісів перевірки електронних підписів ca.diia.gov.ua/verify або czo.gov.ua/verify.

Крім того, підтвердженням інвалідності вважається й оригінал паперової виписки з рішення експертної групи, що містить власноручну («мокру») печатку та надісланий особі поштою.

Виникає питання: що робити, якщо працівник отримав саме паперову виписку, однак відмовляється передати роботодавцю її оригінал?

У категорії 201.04.01 Бази знань ДНС податкова служба зазначає, що надання роботодавцю документів, що підтверджують інвалідність, є правом, а не обов’язком працівника. Отже, роботодавець не має права вимагати їх обов’язкового подання.

Однак слід враховувати й зворотний бік цієї норми. Якщо документи, що підтверджують інвалідність, роботодавцю не надано, підстав для застосування пільгової ставки ЄСВ у нього не виникає.

Таким чином, для цілей нарахування ЄСВ підтвердженням інвалідності можуть слугувати:

• копія довідки до акта огляду МСЕК;
• електронна виписка з рішення експертної комісії, засвідчена електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я (або її роздрукована копія);
• оригінал паперової виписки з рішення експертної комісії з власноручною печаткою.

Виконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю та сплата цільового внеску

Окремий перелік документів передбачений законодавством для підтвердження статусу особи з інвалідністю під час виконання роботодавцем нормативу робочих місць, а також під час розрахунку цільового внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю.

Насамперед розглянемо ситуацію, коли працівник враховується у подвійному розмірі під час виконання нормативу. У цьому випадку необхідно керуватися п. 6 Порядку зарахування роботодавцем до виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю щодо забезпечення роботою осіб з інвалідністю I групи незалежно від причин її встановлення або осіб з інвалідністю II групи з порушенням зору чи психічними розладами, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01. 04.2026 № 490 (далі — Порядок № 490).

Подвійний облік працівників з інвалідністю

Якщо йдеться про особу з інвалідністю I групи, роботодавець повинен мати копію одного з таких документів:

• витягу з акта огляду МСЕК або довідки до акта огляду МСЕК;
• витягу з рішення експертної групи щодо оцінки повсякденного функціонування особи;
• індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю;
• посвідчення особи з інвалідністю внаслідок війни;
• посвідчення учасника ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС (категорія 1 серії А);
• посвідчення учасника ліквідації ядерних аварій (категорія 1 серії Я);
• посвідчення особи, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи (категорія 1 серії Б);
• посвідчення особи, яка постраждала від радіаційного опромінення (категорія 1 серії Я);
• пенсійного посвідчення особи з інвалідністю;
• посвідчення отримувача державної соціальної допомоги відповідно до Закону України «Про державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю» від 16.11.2000 № 2109-III або Закону України «Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю» від 18.05.2004 № 1727-IV;
• довідки для отримання пільг особами з інвалідністю, які не мають права на пенсію або державну соціальну допомогу.

Якщо ж працівник має II групу інвалідності та належить до осіб із порушенням зору або психічними розладами, включеними до переліку, наведеного в додатку до Порядку № 490, роботодавцю необхідно мати копію одного з таких документів:

• витягу з акта огляду МСЕК або довідки до акта огляду МСЕК;
• витягу з рішення експертної комісії;
• індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю.

Звичайний облік при виконанні нормативу

Для включення працівника до нормативу в одинарному розмірі перелік документів значно ширший.

Як роз’яснив Пенсійний фонд України у листі від 28.05.2026 № 2800-0402-8/39218 (відповідь на редакційний запит), підтвердити статус особи з інвалідністю можна одним із таких документів:

• пенсійним посвідченням особи з інвалідністю;
• посвідченням, що підтверджує призначення державної соціальної допомоги відповідно до законодавства;
• випискою з рішення експертної комісії;
• будь-яким іншим документом, який відповідно до законодавства засвідчує факт встановлення інвалідності.

До таких документів можуть належати, зокрема:

• довідка до акта огляду МСЕК;
• індивідуальна програма реабілітації;
• посвідчення особи з інвалідністю внаслідок війни;
• пенсійне посвідчення;
• довідка для отримання пільг особами з інвалідністю, які не мають права на пенсію або державну соціальну допомогу;
• інші офіційні документи, що підтверджують відповідний статус.

Таким чином, законодавство не зобов’язує роботодавця отримувати виключно довідку МСЕК або оригінал виписки з рішення експертної комісії, якщо інвалідність підтверджується іншим документом, передбаченим чинним законодавством.

Саме на це звертає увагу Пенсійний фонд України у вищезазначеному листі від 28.05.2026 № 2800-0402-8/39218.

Однак важливо враховувати межі застосування цього роз’яснення. Воно стосується виключно питань виконання роботодавцем нормативу робочих місць та розрахунку суми цільового внеску. Для інших цілей (наприклад, застосування пільгової ставки ЄСВ) вимоги до підтверджуючих документів залишаються спеціальними.

Висновки

Копія довідки до акта огляду МСЕК, електронна виписка з рішення експертної комісії, засвідчена електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я, або оригінал паперової виписки дають змогу роботодавцю підтвердити інвалідність працівника практично для всіх цілей, передбачених законодавством.

Копії посвідчень, що підтверджують статус особи з інвалідністю, дають можливість застосовувати трудові та податкові пільги, а також враховувати такого працівника при виконанні нормативу (за винятком окремих випадків подвійного обліку працівників II групи). Разом з тим вони не є підставою для застосування пільгової ставки ЄСВ.

Індивідуальна програма реабілітації підтверджує статус особи з інвалідністю при наданні трудових гарантій та при врахуванні працівника у виконанні нормативу. Однак використовувати її як документ для застосування податкової соціальної пільги або ставки ЄСВ 8,41 % не можна.