Штрафи за неоформлених працівників у 2026 році: розмір, підстави перевірки

10 серпня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці

Оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однією з ключових вимог до підприємницької діяльності в Україні. Працевлаштування передбачає не лише укладення трудового договору, а й дотримання встановленої процедури допуску працівника до роботи, повідомлення податкового органу та ведення необхідної кадрової документації.Гледінг в трудових відносинах: поняття та практичні поради

Які передбачаються штрафи за неоформлених працівників у 2026 році розберемося далі в статті.

Штрафи за неоформлених працівників у 2026 році

Законодавством України чітко визначено, що трудові відносини між працівником та роботодавцем мають бути належним чином оформлені. Порушення цієї вимоги може досить відчутно відобразитися на фінансовому становищі підприємця, адже розмір штрафних санкцій досить таки великий.

Зокрема, ст. 265 КЗпП визначається, що при виявленні неоформленого працівника передбачається штраф у розмірі 10 мінімальних заробітних плат за перше порушення і 30 - за друге, вчинене повторно протягом двох років.

Нагадаємо, що розмір мінімальної зарплати у 2026 році становить 8 647 грн.

Таким чином, за непрацевлаштованого офіційно спеціаліста роботодавець повинен буде сплатити 86 470 грн (10 «мінімалок») або ж 259 410 грн (30 «мінімалок»).

До юридичних осіб та ФОП на спрощеній системі оподаткування у випадку виявлення порушення вперше застосовується лише попередження. Але варто мати на увазі, що працівники Держпраці можуть здійснити повторну перевірку до того, як роботодавець встигне оформити працівника, за якого отримав попередження. Тож, якщо другий візит буде навіть на наступний день після першого, розмір штрафу все одно буде розраховуватися як за повторне порушення - 259 410 грн.Приймаємо на роботу у вихідний день / звільняємо у вихідний день: чи дозволено це?

Варто зауважити, що штраф накладається за кожного неоформленого працівника, а не за виявлене порушення в цілому.

Крім того, за дане правопорушення передбачається ще й адміністративна відповідальність. Згідно ст. 41.3 КУпАП, за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору передбачено штраф від 500 до 1 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (НМДГ). У 2026 році 1 НМДГ становить 17 грн, тож роботодавцю доведеться сплатити від 8 500 до 17 000 грн.

Тобто навіть якщо фінансова санкція за ст. 265 КЗпП може бути замінена попередженням, то штраф за ст. 41 КУпАП доведеться сплатити навіть за вперше виявлене порушення.

Хто може підпасти під перевірки Держпраці

Попри досить великі штрафи, багато підприємців все одно належним чином не оформлюють трудові відносини зі своїми працівниками. Часто вони керуються хибним уявленням про те, що якщо їхній бізнес невеликий і непримітний, то спеціалісти з Держпраці до них не завітають. Проте перевірки підприємств здійснюються за іншими принципами.

1. Рандомність. Часто працівники Держпраці приходять з перевіркою вибірково, до тих підприємців, в яких є високий шанс виявити непрацевлаштованих працівників (ресторани, магазини, розважальні центри тощо).
2. Наявність скарги. Якщо на роботодавця надійшла скарга від самого працівника чи від інших осіб про порушення законодавства про працю, велика ймовірність що відносно нього буде здійснена перевірка.
3. Невідповідність масштабу діяльності кількості працевлаштованих працівників. Наприклад, якщо бізнес має великий оборот, орендує складські приміщення та здійснює продажі в декількох магазинах, при цьому на підприємця працює лише 1-2 робітника, то для контролюючих органів очевидно, що даний вид діяльності потребує залучення набагато більшої кількості спеціалістів. Отже є ризик того, що продавці, працівники складу, кур’єри та водії можуть бути офіційно не оформленими.

Таким чином, як власники невеликих торгових точок, так і великі компанії однаково можуть підлягати перевіркам Держпраці.

Окремо варто наголосити, що за недопуск до перевірки з питань, пов'язаних із виявленням неоформлених трудових відносин на роботодавця може бути накладено штраф у розмірі 16 мінімальних заробітних плат, що у 2026 році становить 138 352 грн.Звільнення за прогул в умовах воєнного стану

Які документи необхідні для оформлення працівника

Найм працівника передбачає нарахування та сплату за нього податків, додаткову звітність, облік документації. Це часто здається занадто складно для підприємців, особливо для тих, хто тільки починає вести бізнес, що і є однією з причин затягування з оформленням.

Документи, які повинні бути до моменту оформлення працівника:

• штатний розпис;
• наказ про затвердження штатного розпису;
• посадові інструкції;
• накази про затвердження посадових інструкцій;
• наказ про встановлення термінів виплати заробітної плати;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• протокол зборів трудового колективу (за наявності) тощо.

При наймі спеціаліста потрібно оформити:

• заяву про прийняття на роботу;
• наказ про прийняття на роботу;
• згоду на обробку персональних даних;
• трудовий договір;
• особову картку працівника.

Також до фактичного допуску працівника до роботи роботодавець повинен подати до контролюючого органу повідомлення про працевлаштування спеціаліста. Саме після виконання встановленої процедури працівник може бути допущений до роботи.

За відсутність документів із даного переліку на роботодавця може бути накладений штраф.

Оформлення працівника на випробувальний термін відбувається таким же чином, як і при оформленні на постійну роботу. Різниця полягає лише в тому, що після випробувального терміну роботодавець має право звільнити його без отримання згоди.

Кадровий облік - досить відповідальна справа, яка потребує постійного залучення. Якщо у підприємця немає часу чи ресурсу самостійно його вести, доречно довірити цю справу спеціалісту. Для цього не обов’язково наймати окремого працівника, багато компаній пропонують послуги по веденню кадрового обліку на аутсорсі.

Заключення

Правильне оформлення працівників – обов’язкова вимога використання найманої праці. Дотримання цієї норми законодавства допоможе підприємцю уникнути значних штрафів та інших проблем під час перевірки. Проте важливо не лише офіційно прийняти працівника на роботу, а й підготувати всі необхідні документи та вести кадровий облік.

Офіційне працевлаштування також забезпечує прозорі та зрозумілі відносини між роботодавцем і працівником, визначає права та обов’язки обох сторін і допомагає уникнути можливих трудових спорів у майбутньому.