Директор направился в командировку или вышел в отпуск/больничный. Кто будет заменять?

24 сентября 2024

Для начала поговорим о случаях, когда руководитель не желает оформлять передачу своих полномочий, а далее речь пойдет о тех ситуациях, когда он не против передать свои трудовые функции на другого сотрудника на период отсутствия последнего.

Отказывается передавать

Больничный. Директору компании был анонсирован больничный по причине болезни или по беременности и родам.

Существует ли законная возможность продолжения работы в период наличия подобной временной нетрудоспособности? Да, это будет законно. Однако невозможно получить больничные выплаты за время нетрудоспособности, которая переплетена с работой. Здесь потребуется выбрать: или работа и зарплата, или неработа и больничные выплаты (пособие по беременности и родам).

Командировка. Несёт ли руководитель обязанность по передачу своих полномочий другому сотруднику? Подобное требование касаемо сотрудников обычных предприятий трудовая нормативка не выдвигает. В период пребывания в командировке, сотрудник может продолжать выполнять свои должностные обязанности.

По данным причинам, если в компании предусмотрен электронный документооборот (например, сервис «Вчасно»), и руководитель обладает доступом к сети Интернет, и «живая» подпись на период его пребывания в командировке не потребуется, последний может оставить свои должностные полномочия за собой.

Важно знать! Можно допускать частичную передачу своих полномочий другому сотруднику на период своего отсутствия, проводить которые в удалённом режиме руководитель не сможет.

К примеру, директор способен передать сотруднику, замещающему его вопросы касаемо трудовых отношений, при этом оставляя всё остальное за собой. Рассмотрим это далее в деталях.

Отпуск. Здесь вспомним обо всех видах отпуска, оговоренных Законом Украины «Об отпусках», за исключением отпуска по беременности и родам, который был упомянут выше.

Если кратко, то Госпредпринимательство в письме от 17.10.2014 № 8361 приходило к выводу, что пребывая в отпуске руководитель способен продолжать выполнять свои должностные обязанности, помимо случаев, когда последний на данный период передавались его заместителю.

Однако Минсоцполитики в своём письме от 17.10.2016 № 376/06/186-16 утверждало: руководитель обладает возможность не выполнять свои должностные обязанности во время отпуска, так как отпуск по своей природе считается формой отдыха и одной из трудовых гарантий. Подобную позицию занимает и ГНСУ.

По данным причинам существуют риски, что в продолжении налоговой проверки на предприятии, фискалы могут лоббировать сомнительность подписей, которые были проставлены на документах директором в период отпуска. В результате может быть не признана перивичка и сняты расходы. Также они могут засомневаться и в отчётности.

Важно понимать! Лучше передавать полномочия на подписание документов на другого сотрудника в период отпуска руководителя.

Если данная опция вам не подходит, можно лоббировать, что всё происходило по собственной инициативе руководителя.

Суды делают акцент:

Ни КЗоТКодекс законов о труде , ни Закон об отпусках не имеют запретов или ограничений касаемо продолжения выполнения своих функций сотрудником в период пребывания в отпуске по собственной инициативе;

Выход на работу в период отпуска по собственной инициативе дополнительно не учитывается и оплачен не будет.

Приходим к заключению, что несмотря на выполнение руководителем, пребывающем в отпуске, отдельных трудовых обязанностей (подписание бумаг) не соответствует целям и содержанию отпуска, однако сами по себе эти обстоятельства не могут доказывать дефектность подобных документов.

Об этом, к примеру, упоминается в Пятого апелляционного админсуда от 07.04.2021 по делу № 400/1292/19 и Шестого апелляционного админсуда от 11.04.2019 по делу № 320/5654/18.

Однако не следует забывать, что если руководитель-отпускник будет оставлять право подписи за собой, всегда будет риск пристального внимания от контролирующих инстанций: Гоструда или налоговая. По данным причинам надлежит быть готовым к судебным процессам.

Далее обсудим, какие действия предпринимать, если в период отпуска руководителя замещает другой сотрудник.

Передача полномочий

Здесь следует изучить устав компании. Руководитель способен действовать в интересах компании в пределах оговоренных уставом полномочий без доверенности. Кроме этого, подобными полномочиями могут наделяться и другие лица, без доверенности.

Данные о таких сотрудниках, равно как и о директоре, будут содержаться в ЕГР (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 № 755-IV).

Например, может быть прямо прописано, что в отсутствие директора компании, его полномочия будут передаваться заместителю и желательно, чтобы его сведения имелись в ЕГРЕдиный государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований. Также обязанности могут разделяться между несколькими заместителями.

Существует несколько вариантов передачи полномочий директором: 

1. Возложение обязанностей на работника. Директор может приказом возложить исполнение своих обязанностей на другого работника компании. Это возможно только с согласия работника. Заместителю директора выплачивается разница в окладах. 
2. Включение обязанностей в трудовой договор. При приеме на работу сотрудника можно включить в перечень его обязанностей выполнение функций руководителя предприятия на период временного отсутствия директора. Таким образом, работник заранее соглашается на выполнение этих обязанностей. 
3. Выдача доверенности. Директор может выдать доверенность на выполнение отдельных действий, входящих в круг его полномочий, лицу, которое не является наемным работником предприятия. Этот способ подходит для представительства перед третьими лицами. Однако такое лицо не может заменить директора в трудовых отношениях с работниками или при решении внутренних вопросов предприятия. 

Важно понимать, что устав компании ограничивает возможности директора по передаче своих полномочий. Он может только передать их на время своего отсутствия, и выбор лиц, которым передаются полномочия, остается за ним.

Правила передачи полномочий директора юридического лица в различных ситуациях, связанных с заключением договоров, использованием электронной подписи, доступом к кабинету страхователя на портале ПФУПенсионный фонд Украины и изменением устава. 

1. Доверенности: Доверенность, выдаваемая директором другому лицу для заключения договоров, которые подлежат нотариальному удостоверению, должна быть также нотариально удостоверена (согласно ч. 1 ст. 245 ГКУ). 
2. Госрегистратор: Нет необходимости сообщать государственному регистратору о том, что функции директора временно исполняет другое лицо в период его отпуска, командировки или болезни. 
3. Электронная подпись: Для предоставления другому лицу права подписи электронных документов необходимо направить налоговой Уведомление о предоставлении информации в отношении квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи. Форма уведомления приведена в приложении 1 к Порядку обмена электронными документами с контролирующими органами (утвержден приказом Минфина от 06.06.2017 № 557). В уведомлении указывают тип делегированной подписи — «Директор». 
4. Кабинет страхователя на портале ПФУ: Директор может предоставить своему заместителю доступ к кабинету страхователя на портале ПФУ, выбрав соответствующий пункт меню. 
   При подаче заявления-расчета специалисты ПФУ рекомендуют приложить к нему копию приказа о назначении заместителя.
5. Изменение устава: Если устав компании не предусматривает возможность передачи полномочий директора другому лицу, то решение об этом должно приниматься общим собранием участников (наблюдательным советом, собственником). В целом, текст предоставляет информацию о том, как правильно оформлять передачу полномочий директора в различных ситуациях, чтобы действия были правомерными и не вызывали проблем в работе с государственными органами.
    

Уволить или отстранить от работы по новым причинам – нововведения в КЗоТ

• Работа директора во время болезни: Директор может продолжать работать, даже находясь на больничном. Это допустимо, если он чувствует себя достаточно хорошо, чтобы выполнять свои обязанности. Выплата больничных директору за этот период невозможна. Это связано с тем, что он фактически продолжает работать, а не находится в состоянии нетрудоспособности. 
• Подписание документов директором в отпуске: Рекомендуется избегать подписания документов директором во время отпуска. Это связано с риском возникновения спорных ситуаций, например, если директор не обладает всей необходимой информацией для принятия решения. Если подписать документы необходимо, рекомендуется использовать вариант работы по собственной инициативе. Это позволит директору получить компенсацию за работу в отпуске, но при этом потребует оформления дополнительных документов и согласований. 
• Передача полномочий директором: Директор может действовать от имени предприятия только в пределах полномочий, установленных уставом. Поэтому важно внимательно изучить устав компании перед передачей полномочий. При выборе лица для исполнения обязанностей директора во время его отсутствия, следует руководствоваться в первую очередь положениями устава. Это позволит избежать ошибок и несоответствий в работе предприятия.