Директор попрямував у відрядження або вийшов у відпустку/лікарняний. Хто замінятиме?

24 вересня 2024

Спочатку поговоримо про випадки, коли керівник не бажає оформлювати передачу своїх повноважень, а далі поведемо про ті ситуації, коли він не проти передати свої трудові функції на іншого співробітника на період відсутності останнього.

Відмовляється передавати

Лікарняний. Директору компанії був анонсований лікарняний через хворобу або вагітність і пологи.

Чи існує законна можливість продовження роботи в період подібної тимчасової непрацездатності? Так, це буде законно. Однак неможливо отримати лікарняні виплати за час непрацездатності, що переплетена з роботою. Тут потрібно вибрати: або робота та зарплата, або неробота та лікарняні виплати (допомога у зв'язку з вагітністю та пологами).

Відрядження. Чи несе керівник обов'язок щодо передачі своїх повноважень іншому співробітнику? Подібна вимога щодо працівників звичайних підприємств трудова нормативка не висуває. У період перебування у відрядженні співробітник може продовжувати виконувати свої посадові обов'язки. За даними причин, якщо в компанії передбачено електронний документообіг (наприклад, сервіс «Вчасно»), і керівник має доступ до мережі Інтернет, і «живий» підпис на період його перебування у відрядженні не буде потрібний, останній може залишити свої посадові повноваження за собою.

Важливо знати! Можна допускати часткову передачу своїх повноважень іншому співробітнику на період своєї відсутності, проводити які у віддаленому режимі керівник не зможе.

Наприклад, директор здатний передати співробітнику, який заміщає його питання щодо трудових відносин, при цьому залишаючи все інше за собою. Розглянемо це далі у деталях.

Відпустка. Тут згадаємо про всі види відпустки, обумовлені Законом України «Про відпустки», за винятком відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, яку було згадано вище.

Якщо коротко, то Держпідприємництво у листі від 17.10.2014 № 8361 приходило до висновку, що, перебуваючи у відпустці, керівник здатний продовжувати виконувати свої посадові обов'язки, окрім випадків, коли останні на даний період передавалися його заступнику.

Проте Мінсоцполітики у своєму листі від 17.10.2016 № 376/06/186-16 стверджувало: керівник має можливість не виконувати свої посадові обов'язки під час відпустки, оскільки відпустка за своєю природою вважається формою відпочинку та однією із трудових гарантій. Подібну позицію займає і ДПСУ.

За цими причинами існують ризики, що у продовженні податкової перевірки на підприємстві фіскали можуть лобіювати сумнівність підписів, які були проставлені на документах директором у період відпустки. В результаті може бути не визнана первичка та зняті витрати. Також вони можуть сумніватися і у звітності.

Важливо розуміти! Краще передавати повноваження на підписання документів іншого співробітника під час відпустки керівника.

Якщо ця опція вам не підходить, можна лобіювати, що все відбувалося з власної ініціативи керівника.

Суди наголошують:

Ні КЗпПКодекс законів про працю України, ні Закон про відпустки не мають заборон чи обмежень щодо продовження виконання своїх функцій співробітником у період перебування у відпустці за власною ініціативою;

Вихід працювати у період відпустки з власної ініціативи додатково не враховується і сплачений нічого очікувати.

Приходимо до висновку, що незважаючи на виконання керівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов'язків (підписання паперів) не відповідає цілям та утриманню відпустки, однак самі по собі ці обставини не можуть доводити дефектність таких документів.

Про це, наприклад, згадується у П'ятому апеляційному адмінсуді від 07.04.2021 у справі № 400/1292/19 та Шостому апеляційному адмінсуді від 11.04.2019 у справі № 320/5654/18.

Однак не слід забувати, що якщо керівник-відпускник залишатиме право підпису за собою, завжди буде ризик пильної уваги від контролюючих інстанцій: Держпраці чи податкової. З цих причин слід бути готовим до судових процесів.

Далі обговоримо, які дії робити, якщо під час відпустки керівника заміщає інший співробітник.

Передача повноважень

Тут слід вивчити статут компанії. Керівник здатний діяти на користь компанії у межах обумовлених статутом повноважень без довіреності. Крім цього, подібними повноваженнями можуть наділятися інші особи, без довіреності.

Дані про таких співробітників, так само як і про директора, містяться в ЄДРЄдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05).2003 № 755-IV).

Наприклад, може бути прямо прописано, що за відсутності директора компанії його повноваження будуть передаватися заступнику і бажано, щоб його відомості були в ЄДР. Також обов'язки можуть розподілятися між кількома заступниками.

Існує кілька варіантів передачі повноважень директором: 

1. Покладання обов'язків на працівника: Директор може наказом покласти виконання своїх обов'язків іншого працівника компанії. Це можливо лише за згодою працівника. Заступнику директора виплачується різниця в окладах. 
2. Включення обов'язків у трудовий договір: При прийомі на роботу співробітника можна включити до переліку його обов'язків виконання функцій керівника підприємства на період тимчасової відсутності директора. Таким чином працівник заздалегідь погоджується на виконання цих обов'язків. 
3. Видача довіреності: Директор може видати довіреність на виконання окремих дій, що входять до кола його повноважень, особі, яка не є найманим працівником підприємства. Цей спосіб підходить для представництва перед третіми особами. Однак така особа не може замінити директора у трудових відносинах із працівниками або під час вирішення внутрішніх питань підприємства. 

Важливо розуміти, що статут компанії обмежує можливості директора із передачі своїх повноважень. Він може лише передати їх на час своєї відсутності, і вибір осіб, яким передаються повноваження, залишається за ним.

Правила передачі повноважень директора юридичної особи у різних ситуаціях, пов'язаних із укладанням договорів, використанням електронного підпису, доступом до кабінету страхувальника на порталі ПФУПенсійний фонд України та зміною статуту. 

1. Довіреності: Довіреність, що видається директором іншій особі для укладання договорів, що підлягають нотаріальному посвідченню, має бути також нотаріально засвідчена (згідно з ч. 1 ст. 245 ЦКУ). 
2. Держреєстратор: Немає необхідності повідомляти державного реєстратора про те, що функції директора тимчасово виконує інша особа в період відпустки, відрядження або хвороби. 
3. Електронний підпис: Для надання іншій особі права підпису електронних документів необхідно надіслати податковому повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або вдосконаленого електронного підпису. Форму повідомлення наведено у додатку 1 до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами (затверджено наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557). У повідомленні вказують тип делегованого підпису – «Директор».
4. Кабінет страхувальника на порталі ПФУ: Директор може надати своєму заступнику доступ до кабінету страхувальника на порталі ПФУ, вибравши відповідний пункт меню. Під час подання заяви-розрахунку фахівці ПФУ рекомендують додати до неї копію наказу про призначення заступника.
5. Зміна статуту: Якщо статут компанії не передбачає можливості передачі повноважень директора іншій особі, то рішення про це має прийматися загальними зборами учасників (наглядовою радою, власником). Загалом текст надає інформацію про те, як правильно оформлювати передачу повноважень директора у різних ситуаціях, щоб дії були правомірними та не викликали проблем у роботі з державними органами.
    

Звільнити або усунути від роботи з нових причин – нововведення у КЗпП

• Робота директора під час хвороби: Директор може продовжувати працювати, навіть перебуваючи на лікарняному. Це припустимо, якщо він почувається досить добре, щоб виконувати свої обов'язки. Виплата лікарняних директору за цей період неможлива. Це з тим, що він фактично продовжує працювати, а чи не перебуває у стані непрацездатності. 
• Підписання документів директором у відпустці: Рекомендується уникати підписання документів директором під час відпустки. Це пов'язано з ризиком виникнення спірних ситуацій, наприклад, якщо директор не має всієї необхідної інформації для ухвалення рішення. Якщо необхідно підписати документи, рекомендується використовувати варіант роботи з власної ініціативи. Це дозволить директору отримати компенсацію за роботу у відпустці, але при цьому вимагатиме оформлення додаткових документів та погоджень. 
• Передача повноважень директором: Директор може діяти від імені підприємства лише у межах повноважень, встановлених статутом. Тому важливо уважно вивчити статут компанії перед передачею повноважень. При виборі особи для виконання обов'язків директора під час її відсутності слід керуватися в першу чергу положеннями статуту. Це дозволить уникнути помилок та невідповідностей у роботі підприємства.