Документи під час документальної перевірки: що податківці можуть вимагати, а що виходить за межі їхніх повноважень

23 вересня 2026

Нерідко вже в перший день інспектори просять надати великий масив документів, наприклад усю первинну документацію підприємства за декілька років.

У такій ситуації небезпечні дві протилежні моделі поведінки.

Перша — без аналізу передати податківцям усе, що є в бухгалтерії, включаючи документи, які взагалі не стосуються предмета перевірки.

Друга — принципово відмовитися від надання будь-яких документів із розрахунком на те, що необхідні докази можна буде надати пізніше, наприклад уже під час судового спору.

Обидві стратегії створюють додаткові ризики.

Раціональний підхід полягає в тому, щоб своєчасно надавати всі документи, які належать або безпосередньо пов’язані з предметом перевірки, але водночас не дозволяти контролюючому органу фактично розширювати її межі за рахунок документів, які до перевірки не мають відношення.

Які документи платник зобов’язаний надати

Основне правило встановлене п. 85.2 ПКУ.

Відповідно до цієї норми платник податків після початку перевірки повинен надати посадовим особам контролюючого органу в повному обсязі документи, які належать або пов’язані з предметом перевірки.

Саме словосполучення «предмет перевірки» тут має визначальне значення.

Йдеться не про всю господарську діяльність підприємства за будь-який період. Не про всю документацію, яка фізично зберігається в бухгалтерії. І не про будь-які документи, які інспектор захотів побачити під час перевірки. Обов’язок платника поширюється саме на ті матеріали, які мають зв’язок із питаннями та операціями, що фактично перевіряються.

До таких документів, залежно від предмета конкретної перевірки, можуть належати:

• первинні документи щодо господарських операцій за період, який охоплений перевіркою;
• договори з контрагентами, якщо операції за цими договорами аналізує ДПС;
• акти виконаних робіт або наданих послуг;
• видаткові накладні;
• товарно-транспортні накладні;
• банківські виписки та документи про проведення розрахунків;
• бухгалтерські регістри;
• фінансова звітність;
• інші документи, які підтверджують правильність визначення та сплати податків, що є предметом перевірки.

Якщо документ безпосередньо стосується предмета перевірки або пов’язаний із ним, його потрібно надати.

Якщо ж запитаний документ не має відношення до питань перевірки та не впливає на показники відповідного податкового періоду, вимога ДПС щодо його надання повинна щонайменше мати належне обґрунтування.

Окреме правило встановлено для великих платників податків. Пункт 85.2 ПКУ передбачає, що на вимогу контролюючого органу окремі документи, які створюються в електронній формі, повинні передаватися засобами електронного зв’язку. Зробити це необхідно не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання відповідного запиту.

Які документи можна не надавати

Факт проведення перевірки не означає, що платник автоматично зобов’язаний виконувати будь-яку вимогу інспектора щодо документів. У певних випадках документи можна не передавати або принаймні вимагати від контролюючого органу пояснити, яким чином вони пов’язані з предметом перевірки.

1. Документи за періоди, які не охоплені перевіркою
Якщо відповідно до наказу ДПС перевіряє діяльність підприємства за 2024–2025 роки, сама по собі вимога надати всю документацію, наприклад за 2021 рік, не означає, що платник безумовно повинен її виконати.

Однак орієнтуватися виключно на дату документа теж не можна.

Документ, складений у попередньому періоді, може бути безпосередньо пов’язаний із показниками періоду, який зараз перевіряється. Наприклад, договір було укладено у 2021 році, але поставки, платежі або інші операції за ним продовжувалися та відображалися в податковому чи бухгалтерському обліку у 2024 році.

Так само попередні податкові періоди можуть бути пов’язані з поточним через перенесення від’ємного значення ПДВПодаток на додану вартість або збитків минулих років. У таких ситуаціях документ формально належить до попереднього періоду, але фактично впливає на показники періоду перевірки. Тому вимога про його надання може бути обґрунтованою.

2. Документи, які не стосуються предмета перевірки
Межі перевірки визначаються не лише її періодом, а й предметом. Якщо ДПС проводить перевірку правильності формування ПДВ за конкретними господарськими операціями, вимога надати документи з питань, які не охоплені наказом, може виходити за встановлені межі перевірки.

  Наприклад, коли податківці досліджують реальність окремих операцій із придбання товарів або послуг та відповідний податковий кредит із ПДВ, необґрунтована вимога надати весь масив кадрової документації підприємства або документи щодо інших податків потребує окремої оцінки.

Водночас формально кадровий документ не завжди буде «стороннім».

Якщо ДПС перевіряє, чи мав платник достатню кількість працівників для фактичного виконання певних робіт або надання послуг, документи щодо трудових ресурсів уже можуть бути пов’язані з предметом перевірки. Тому кожну вимогу потрібно оцінювати не за назвою документа, а за його реальним зв’язком із питанням, яке досліджують податківці.

3. Документи, яких у платника немає і які він не зобов’язаний мати
Платник повинен мати документи, що підтверджують його власні господарські операції.

Йдеться, зокрема, про договори, первинні документи, підтвердження оплат, документи про рух товарів, отримання послуг та використання придбаного у господарській діяльності. Однак підприємство не зобов’язане зберігати повний комплект внутрішньої документації своїх контрагентів.

Наприклад, штатний розпис іншої юридичної особи, її внутрішні кадрові документи, податкова звітність, документи про кількість працівників або про наявність у контрагента основних засобів не є документами самого платника.

Якщо вимога податківців виходить за межі документів, які підприємство повинно мати для підтвердження власної операції та належної обачності при виборі контрагента, від платника не можна вимагати те, чого він за законом не зобов’язаний створювати або зберігати.

4. Нові таблиці, розшифровки та аналітика, яких раніше не існувало
Окремо потрібно відрізняти вимогу надати існуючий документ від прохання створити новий матеріал спеціально для перевірки.

Якщо в бухгалтерському обліку вже існує певний регістр і він пов’язаний із предметом перевірки, вимога надати його може бути законною. Інша ситуація виникає, коли інспектор просить спеціально створити для нього таблицю, зробити вибірку у визначеному форматі, скласти аналітичну довідку або підготувати розшифровку, якої до перевірки не існувало як бухгалтерського чи іншого документа.

Фактично це вже не класична вимога про надання документа.

Платник може добровільно підготувати таку таблицю чи пояснення, якщо це відповідає його інтересам. Іноді структурована інформація справді дозволяє швидко пояснити операцію та зняти питання інспектора.

Але рішення про створення додаткової аналітики потрібно приймати усвідомлено. Не варто автоматично готувати нові документи лише тому, що інспектор усно попросив зробити це до наступного дня.

Чи потрібно передавати оригінали документів

Оригінали первинних та інших документів під час перевірки залишаються у платника. Пункт 85.5 ПКУ прямо передбачає заборону на вилучення посадовими особами контролюючих органів оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів.

Винятки можливі лише у випадках, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Тому в межах звичайної податкової перевірки інспектор може ознайомитися з оригіналом, перевірити його зміст та реквізити, але не має права просто забрати оригінальні документи та вивезти їх до податкового органу.

Для роботи податківцям передають копії відповідних документів. Такі копії повинні бути належним чином засвідчені підписом платника податків або його уповноваженої посадової особи. За наявності печатки вона також використовується для засвідчення.

Як передавати копії, щоб потім можна було довести факт їх надання

Одна з поширених проблем у податкових спорах виглядає так: підприємство стверджує, що всі необхідні документи інспектору передавало, однак в акті перевірки ДПС зазначає, що документи не були надані.

Якщо факт передачі нічим не підтверджений, доводити протилежне значно складніше. Тому кожна передача копій документів повинна мати документальне підтвердження.

Відповідно до п. 85.7 ПКУ отримання копій документів посадовими особами контролюючого органу оформлюється описом. Такий опис повинні складати податківці, а його копія має бути передана платнику або його законному представнику. Якщо інспектор опис не складає, доцільно підготувати його самостійно.

В описі варто зазначити:

• найменування кожного документа;
• його дату;
• номер;
• кількість аркушів;
• кількість переданих примірників;
• дату фактичної передачі;
• прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, яка документи отримала.

Якщо посадова особа ДПС відмовляється підписати складений платником опис, цей факт можна зафіксувати внутрішнім актом, а копії документів додатково направити контролюючому органу поштою з описом вкладення.

Окремо потрібно стежити за строками направлення запитів.

Згідно з п. 85.4 ПКУ вимога про надання копій документів повинна бути подана контролюючим органом не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дня завершення перевірки. Тому ситуація, коли в останній день перевірки інспектор передає вимогу скопіювати сотні документів та просить зробити це до кінця робочого дня, не відповідає встановленому порядку.

У такому випадку потрібно письмово зафіксувати дату фактичного отримання запиту та зазначити, що його було вручено з порушенням строку, встановленого п. 85.4 ПКУ.

Документи з комерційною таємницею та конфіденційною інформацією

Сам факт того, що документ містить конфіденційні відомості або комерційну таємницю, не означає автоматичного права відмовитися від його надання. Якщо такий документ належить до предмета перевірки, його можуть вимагати. Однак порядок передачі має свої особливості.

Документи з комерційною таємницею або іншою конфіденційною інформацією передають окремо. При цьому необхідно зафіксувати, яка саме посадова особа контролюючого органу їх отримала.

Якщо документи передаються для ознайомлення, вивчення та подальшого повернення, факт такої передачі оформлюється окремим актом у довільній формі. Акт підписують посадова особа ДПС та платник податків або його представник.

Чи можна не давати документи під час перевірки, а надати їх пізніше

Технічно надати документи пізніше можливо, але така стратегія є ризикованою. Причина — правило, передбачене п. 44.6 ПКУ. Якщо до завершення перевірки або разом із запереченнями до акта платник не надає документи, які підтверджують показники його податкової звітності, для цілей оподаткування може вважатися, що таких документів у нього не було на момент складання відповідної звітності.

Це створює серйозний ризик для платника.

Саме тому стратегія «під час перевірки нічого не покажемо, а потім принесемо всі документи до суду» може суттєво погіршити позицію.

Якщо необхідні документи існують і стосуються предмета перевірки, доцільніше передати їх ще під час її проведення та належним чином зафіксувати цей факт. Якщо інспектор відмовляється враховувати документи або фактично не приймає їх, платник може до закінчення перевірки надіслати належним чином засвідчені копії до контролюючого органу, який проводить перевірку.

Таке відправлення варто здійснювати листом із повідомленням про вручення та описом вкладення.

Документи можна передати і після завершення перевірки разом із запереченнями до акта в порядку п. 86.7 ПКУ. У цьому випадку контролюючий орган повинен розглянути їх при прийнятті рішення за результатами перевірки.

Тобто до моменту винесення ППР ще залишається можливість надати докази та вимагати їх урахування. Однак без об’єктивної причини краще не відкладати передачу важливих документів до цього етапу.

Що робити, якщо необхідних документів немає

Правові наслідки залежать від того, чому саме документи відсутні.

1. Документи були втрачені, пошкоджені або достроково знищені
Для таких випадків п. 44.5 ПКУ встановлює спеціальний порядок.

Платник повинен протягом п’яти днів з моменту відповідної події письмово повідомити про неї контролюючий орган за місцем свого обліку. Разом із повідомленням необхідно надати документи, які підтверджують обставини втрати, пошкодження або дострокового знищення документації. Після цього починається строк для її відновлення.

Платник повинен відновити документи протягом 90 календарних днів, що відліковуються з дня, наступного за днем надходження відповідного повідомлення до контролюючого органу. Якщо відсутність документів робить проведення перевірки неможливим, її строки можуть бути перенесені до моменту відновлення та надання документації.

Водночас таке перенесення не може перевищувати 120 днів.

2. Первинні документи залишилися на окупованій території або втрачені внаслідок бойових дій
Для ситуацій, безпосередньо пов’язаних із війною, ПКУ передбачає спеціальний режим. Якщо первинні документи були знищені або пошкоджені внаслідок бойових дій, залишилися на тимчасово окупованій території чи на території, де ведуться або велися бойові дії, і їх неможливо вивезти або таке вивезення становить загрозу для життя чи здоров’я, можуть застосовуватися правила пп. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.

Платник у такій ситуації має право направити до ДПС повідомлення про втрату документів або неможливість їх вивезення. У повідомленні потрібно описати відповідні обставини, зазначити податкові періоди, яких вони стосуються, та надати загальний перелік втраченої або недоступної документації.

Після подання такого повідомлення контролюючий орган не може ставити під сумнів показники податкової звітності виключно через відсутність відповідної первинної документації.

Для окремих ситуацій ПКУ також передбачає обмеження щодо проведення документальних перевірок відповідних податкових періодів. При цьому спеціальний режим не застосовується автоматично до будь-якої втрати документів під час воєнного стану.

Необхідно, щоб відсутність документації була реально пов’язана з бойовими діями, окупацією або неможливістю безпечно вивезти її з відповідної території. Якщо документи зникли з інших причин, потрібно керуватися загальними правилами ст. 44 ПКУ.

3. Оригінали вилучені правоохоронними органами
Якщо до початку або вже під час податкової перевірки оригінальні документи були вилучені правоохоронним чи іншим уповноваженим органом, платник фізично не може передати їх податківцям.

Для цього випадку передбачено інший механізм. Орган, у якого знаходяться вилучені оригінали, повинен передати контролюючому органу їхні копії або забезпечити податківцям доступ до відповідної документації.

Строк проведення податкової перевірки в такій ситуації переноситься до моменту, коли ДПС отримає необхідні копії або фактичний доступ до документів.

4. Документів не існує взагалі
Найпроблемніша ситуація виникає тоді, коли документи не були складені, не зберігалися або після втрати не були відновлені. У цьому випадку можливі одразу декілька негативних наслідків.

По-перше, може застосовуватися відповідальність за порушення правил зберігання документів відповідно до ст. 121 ПКУ. По-друге, діє ризик застосування правила про те, що документи вважаються відсутніми на момент складання податкової звітності. По-третє, ДПС може поставити під сумнів витрати підприємства або сформований податковий кредит.

Наслідком цього можуть стати донарахування податкових зобов’язань і штрафних санкцій.

Відсутність первинних документів також значно ускладнює подальше адміністративне або судове оскарження ППР, оскільки платнику складніше документально підтвердити реальність операцій та правильність показників звітності.

Штраф за незберігання документів відповідно до ст. 121 ПКУ становить 1020 грн, а якщо протягом року до платника вже застосовувався штраф за аналогічне порушення — 2040 грн.

Однак розмір цього штрафу часто є другорядним ризиком. Набагато більшими можуть бути податкові наслідки, якщо через відсутність первинних документів ДПС визнає певні господарські операції непідтвердженими.

Податківці на порозі: допускати перевірку чи ні? Алгоритм дій для бухгалтера

Замість висновків

Під час документальної перевірки доцільно дотримуватися простого принципу: документи, що стосуються предмета перевірки, приховувати не потрібно, але й добровільно розширювати межі перевірки шляхом передачі зайвої інформації також не варто.

Передавати слід ті документи, які належать або безпосередньо пов’язані з предметом перевірки. Кожний факт передачі потрібно належним чином фіксувати. Якщо вимога ДПС виходить за межі предмета, періоду або повноважень контролюючого органу, позицію платника краще викладати письмово.

Практичний алгоритм може виглядати так.

1. Вимагайте письмовий запит із конкретним переліком документів.
Усна вимога на кшталт «покажіть усю первинку за три роки» не дозволяє нормально визначити обсяг документації та її зв’язок із предметом перевірки. Письмовий запит фіксує, що саме просить ДПС, і дає можливість оцінити законність кожної окремої вимоги.

2. Кожний документ співвідносіть із видом, предметом, підставою та періодом перевірки.
Якщо документ стосується предмета і потрібного періоду, готується його копія та передається з належною фіксацією. Якщо документ очевидно виходить за встановлені межі, відмову або необхідність додаткового обґрунтування краще оформити письмово.

3. Враховуйте не лише формальну сторону, а й тактичну користь документа.
Іноді платник формально може не передавати певний документ, але саме він допомагає швидко підтвердити реальність господарської операції. Наприклад, додаткова ТТН, складська документація або коротке пояснення механізму поставки можуть усунути сумніви щодо фактичного руху товару.

Тому мета полягає не в тому, щоб відмовити інспектору в максимальній кількості вимог. Практична мета — пройти перевірку без необґрунтованих донарахувань або, якщо спору уникнути не вдалося, сформувати достатню доказову базу для адміністративного чи судового оскарження.

4. Не передавайте копії без підтвердження їх отримання.
Документи потрібно передавати за описом, направляти поштою з описом вкладення або використовувати інший спосіб, який дозволить у майбутньому довести факт, дату та склад переданої документації.

5. Обережно ставтеся до письмових пояснень.
Правильно складене пояснення може усунути питання податківців ще під час перевірки. Невдале формулювання, навпаки, може створити нову проблему або суперечити первинним документам. Тому пояснення краще надавати письмово, лише після перевірки їх змісту та виключно щодо питань, які належать до предмета перевірки.