Работа посредника: отчёт комиссионера, приём товара и возвраты

10 июня 2020 Пригодится для: Предприниматели

Разберёмся в понятиях. По договору комиссии комиссионер, он же посредник, заключает сделки от своего имени, но за деньги второй стороны — комитента, заказчика (ч. 1 ст. 1011 ГКУ).

Комиссионер перепродаёт товары, за что получает вознаграждение — фиксированную сумму или процент.

Комиссионер может не только продавать, но и закупать товар по поручению комитента, также за вознаграждение. 

Часто в роли комиссионера выступают ФЛП-единщики.

Продавать комиссионные товары ФЛП может своими силами на своих площадках, а может привлечь других физлиц, СПД, они будут считаться субкомиссионерами. Так можно делать, если комитент не против и это предусмотрено договором комиссии (ст. 1015 ГКУ). В любом случае ответственность перед комитентом за работу таких помощников несёт комиссионер.

Вознаграждение по договорам комиссии

По правилам комиссионной торговли, право собственности на товар остаётся у комитента, а это значит, что комиссионер несёт ответственность за потерю, порчу товара и недостачи (ст. 1021 ГКУ).

Комиссионеру важно вести учёт, фиксировать документально приём, передачу, возврат товара. Это здорово выручит при проверке, когда надо доказать, что вы посредник и перепродаёте товар; поможет сохранить доверительные отношения с комитентом, т. к. у вас будет порядок в учёте по всем перемещениям; поможет избежать утери товаров и необходимости компенсировать их стоимость.

Важно правильно оформлять свой отчёт комиссионера. Не относитесь к нему как к лишней бумажке. Это отчёт о ваших продажах комиссионных товаров, и от правильности данных в нём зависит размер вознаграждения.

Если есть расходы, связанные с реализацией товаров, комитент вам их компенсирует только при наличии подтверждающих документов. Так что такие документы тоже нужно иметь.

Особенности комиссионной торговли ФЛП

Как принимать товар от комитента

Тут всё зависит от условий договора.

1. Товар может направляться напрямую клиенту, которого нашёл посредник, прямо со склада комитента. Этот вариант удобен, если у комиссионера нет своего склада, помещение магазина небольшое и пр.
2. Отгрузка со склада комиссионера. Вам как продавцу важно проверить состояние товара перед отгрузкой. А ещё часто посредники переупаковывают товар. Для конечного покупателя это может означать, что получение товара может затянуться, но вы будете уверены в качестве, т. к. именно к вам обратятся с претензией, если с товаром что-то не так.

При приёме товара на складе комиссионера обязательно оформить акт приёма-передачи товара. Обычно акт составляет поставщик, но комитент может не сделать этого, значит, о составлении акта должны позаботиться вы.

Что указать в акте: информацию о товаре (что передаётся, сколько, параметры, характеристики), дату передачи, кто поставщик. Если товар в целостности и сохранности, подписывайте акт, если нет — вы можете его вернуть поставщику для замены.

Может так получиться, что представитель комиссионера халатно отнёсся к проверке товара, принял по акту, а часть или весь товар оказался с браком.

С претензией из-за продажи бракованного товара конечный покупатель обратится к вам, а вы, скорее всего, вряд ли докажете, что товар испортился не по вашей вине, и вам придётся компенсировать его стоимость комитенту. Поэтому тщательно проверяйте товар, который вам передаёт комитент.

Возврат товара комитенту

Когда товар возвращается комитенту. Клиент отказался от покупки либо вернул уже оплаченный товар: оформляется акт возврата товара (или такой же акт приёма-передачи, как при приёме). Этот документ подтвердит, что комиссионер вернул комитенту товар в надлежащем виде.

Такие акты можно оформлять в бумажном виде или в электронном, если ведёте электронный документооборот. Важно, чтобы они были подписаны обеими сторонами и содержали все реквизиты.

Чтобы избежать разногласий и споров, оформление документов обязательно.

Часто поставщики-комитенты не выдают такие документы либо отказываются подписывать, а комиссионеру приходится доказывать, что было принято/возвращено определённое количество товара.

Нужен отчёт комиссионера

Комиссионер должен отчитаться перед комитентом: сколько товаров продал, передать деньги, которые получил за продажу, зафиксировать расходы, понесённые в ходе выполнения договора. Всё это прописывают в отчёте комиссионера.

Отчёт нужно предоставить в обязательном порядке, это не вспомогательная опция (ст. 1022 ГКУ).

Со своей стороны комитент принимает отчёт, если есть спорные моменты — может обратиться к комиссионеру за уточнениями, а если вопросов нет — подтверждает отчёт.

На согласование отчёта отводится 30 дней с момента его получения комитентом. Если комитент не подтвердит отчёт в течение этого времени, он считается принятым даже без подписи (ст. 1022 ГКУ).

Сроки предоставления отчёта комиссионером. В законодательстве нет требований: как пропишете в договоре комиссии, так и будет.

Форма отчёта. Законодательно не установлена, строгих требований к его составлению нет, значит, можно составлять в произвольной форме.

Отчёт должен быть максимально информативен, содержать данные о реализованном товаре, сумме комиссионного вознаграждения, расходах, которые были у комиссионера в ходе выполнения обязательств, компенсацию которых он хочет получить, общие сведения об участниках.

Направлять отчёт комитенту можно в бумажном или электронном виде.

Отчётный период — по согласованию сторон. Стандартно месяц, часто разбивают на недели, когда нужны частые сверки, но зависит от специфики бизнеса.

Отчёт комиссионера обязательно просмотрят налоговики, если будет проверка: соответствует ли он условиям договора комиссии, совпадают ли суммы в отчёте, учёте и декларациях.

Налоговая проверка у предпринимателя

Что рекомендуем учесть в отчёте комиссионера:

• реквизиты сторон. Кто комитент, кто комиссионер, актуальные регистрационные данные;
• ссылка на договор комиссии, его дата и номер — по нему можно сверить, правильно ли составлен акт. На это обращают внимание налоговики;
• информация о проданном товаре: номер заказа, наименование, количество, размер, цвет, бренд и т. д.;
• цены — розничная цена на товар (цена продажи покупателям). Можно указать закупочную цену (цену поставки) на товар, если она участвует в расчётах доходов сторон;
• комиссионное вознаграждение. Фиксированная сумма или процент от продаж. Процент тоже бывает разный, к примеру, на товары от 10 тыс. грн комиссия посредника — 10%, на более дешёвые товары — 20%. Предусмотрите в отчёте поля для указания процента комиссии;
• затраты комиссионера, которые подлежат компенсации. Это не могут быть голые суммы, нужны подтверждающие документы;
• дата составления и подписи сторон.

Пример. Комитент — ФЛП на 3-й группе ЕН, мультибрендовый магазин одежды. Передаёт товары на комиссию. Комиссионер — ФЛП на 2-й группе ЕН, принимает товары на свой склад и отгружает их под заказ покупателям.

По договору комиссии комиссионное вознаграждение фиксированное — 20% от розничной цены на все группы товаров, выплачивается комитентом отдельно, после согласования отчёта комиссионера.

В отчётном месяце у комиссионера были затраты на химчистку изделий, которые комитент обязуется компенсировать ему, в размере 580 грн.

Комиссионер продал за отчётный месяц товаров на 29050 грн, соответственно, его фиксированное комиссионное вознаграждение составит 20% × 29050 = 5810 грн.

Бывают случаи, когда комитент хочет принимать оплаты от клиентов напрямую, этот момент надо прописать в договоре. Ведь если покупателя привёл комиссионер, он должен получить вознаграждение за такую продажу и включить её в отчёт комиссионера.

Если покупатель вернул товар

Если клиент хочет вернуть или обменять товар, это его право. Обратиться с просьбой вернуть деньги за товар он может в течение 14 дней с момента покупки, причём не обязательно по причине некачественного или бракованного товара (ст. 9 ЗУ «О защите прав потребителей»). Все причины описаны в нашей статье. 

Права потребителей: покупка и возвратОбязанность по возврату и обмену товара лежит на комиссионере. Ведь он продавец и оформлял продажу. Если товар не удалось заменить, придётся вернуть деньги клиенту, это обязан сделать комиссионер.

Как учесть возврат в отчёте комиссионера

Если продажа была оформлена в начале месяца, с учётом сроков возврата до конца месяца будет понятен исход истории с возвратом — состоялась продажа или всё же была замена/возврат.

Товар продан во второй половине месяца. Статус продажи будет понятен ближе к середине следующего месяца за отчётным. Например, товарный чек оформлен 29 мая, до 12 июня включительно покупатель может вернуть товар.

Отчёт комиссионера подаётся раньше срока возврата. Данные по продажам за отчётный месяц могут меняться, и отчёт рискует стать неточным. Рекомендуем прописывать в договоре срок подачи отчёта с учётом 14 дней на возврат с конечной даты месяца. Другими словами, за отчётный месяц отчитываетесь до 20-го числа следующего месяца: за май — до 20 июня, за июнь — до 20 июля и т. д.

Чтобы отслеживать статусы заказов, можно обмениваться с комитентом промежуточными внутренними отчётами в течение отчётного периода. Формат такого отчёта можете придумать сами, с информацией о сделках, возвратах, перемещениях товаров. Финальный статус сделок — в отчёте комиссионера.

Бывают частные случаи, когда комиссионер ошибочно включил продажу в отчёт или покупатель возвращает товар позже 14 дней, когда отчёт комитенту уже отправлен, оплаты проведены. Например, при международной, более длительной, доставке. Тогда корректировки можно учесть в следующем отчёте комиссионера, стоимость возвращённого товара вычесть из общей суммы продаж, показать сумму с минусом.

Акт услуг

Помимо отчёта, комиссионер составляет акт оказания услуг (выполненных работ), он подтверждает оказание услуги по перепродаже комиссионного товара.

На основании акта выплачивают комиссионное вознаграждение.

Если отчёт комиссионера содержит все обязательные реквизиты первичного документа и полную информацию об исполнении комиссионером обязательств, можно акт не составлять.

Такой акт также составляете в произвольной форме. Он должен содержать обязательные реквизиты для первичного документа, может дублировать основную информацию отчёта комиссионера.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик