Документальна перевірка ФОП: які документи перевіряють податківці та що потрібно знати підприємцю

11 листопада 2025 Стане у пригоді для: Підприємці на ЄП

Податкові перевірки викликають однакове занепокоєння як в ФОП-початківців, так і в підприємців, що роками ведуть бізнес. Часто вони закінчуються неприємними наслідками – штрафними санкціями, донарахуванням податків, зміною системи оподаткування та навіть судовими позовами.

Інколи через умисне недотримання норм податкового законодавства, інколи через неуважність та необізнаність щодо вимог до діяльності на займаній групі ФОП роблять помилки, які легко виявляються податківцями.Вплив фактора вини на призначення санкцій за податкові правопорушення

Документальна перевірка ФОП є найбільш глибокою та детальною формою контролю за діяльністю підприємця, в ході якої з’ясовуються порушення кількарічної давнини. Як до неї підготуватися, які документи потрібно надати та на що звертають увагу податківці в першу чергу, з’ясуємо далі в статті.

Що таке документальна перевірка ФОП

Податкова може перевіряти діяльність підприємця, здійснюючи наступні види перевірок:

• камеральну – проходить без присутності підприємця і часто без його відома (перевірка декларацій, сплати податків тощо);
• фактичну – полягає у візиті податківців на місце ведення підприємницької діяльності з метою перевірки дотримання вимог закону щодо конкретного питання (наявності РРО/ПРРО, працевлаштування працівників тощо);
• документальну – найбільш ґрунтовна та тривала по часу перевірка, в ході якої перевіряються всі документи підприємства за визначений період діяльності.

Підстави та умови проведення перевірок визначаються ст.75 ПКУ.

Що стосується документальної перевірки, то метою її здійснення є перевірка всіх аспектів діяльності ФОП. Зокрема, податківці можуть аналізувати достовірність податкової звітності, правильність ведення обліку доходів і витрат, наявність первинних документів, а також своєчасність та повноту сплати податків і зборів. Також перевірці підлягають документи, що стосуються найманих працівників (трудові договори, накази про прийняття та звільнення, табелі обліку робочого часу, відомості про нарахування та виплату заробітної плати).

Крім того, спеціалістів з податкової можуть зацікавити наступні документи:

• договори з контрагентами – для з’ясування реальності господарських операцій;
• банківські виписки та рух коштів на рахунках – щоб перевірити, чи всі надходження відображені в обліку;
• дотримання касової дисципліни – правильність ведення касової книги, застосування РРО/ПРРО;
• цільове використання коштів – особливо, якщо ФОП отримував гранти або державну підтримку.

Таким чином, документальна перевірка охоплює практично всі фінансово-господарські процеси підприємця. Період, за який податківці можуть вимагати документи, становить 3 останні роки діяльності ФОП.

Сама перевірка може бути плановою та позаплановою.

1. При плановій документальній перевірці ФОП повинен бути внесений податковою у відповідний графік перевірок та попереджений за 10 днів до її здійснення.
2. Позапланова перевірка відбувається без попередження, але здійснюється виключно по конкретному питанню, а не по всій діяльності.

Також перевірка може відбуватися за місцем реєстрації чи ведення діяльності ФОП (виїзна) або ж податківці надсилають запит з вимогою надати потрібні документи (невиїзна). Підприємців, які зареєстровані за домашньою адресою, зазвичай просять принести/надіслати документи в податкову.

Як відбувається документальна перевірка

Будь-яка документальна перевірка здійснюється на підставі наказу та направлення, підписаних керівником податкової.Кейс-аналіз: від кримінального обвинувачення до виправдання підприємця за епізодами ухилення від сплати ПДВ та акцизу

При перевірці ФОП має право перевірити службові посвідчення податківців, а також ознайомитися з наказом, в якому має бути зазначена наступна інформація:

• дата видачі;
• найменування податкового органу, який проводить перевірку;
• найменування та реквізити підприємця;
• вид і мета перевірки (документальна, фактична тощо);
• підстава, дата початку, тривалість та період, який перевіряється.

Наказ дійсний лише тоді, коли він підписаний керівником податкової та скріплений печаткою.

У випадку, якщо у наказі відсутні необхідні реквізити чи інша важлива інформація (підстава, дата початку тощо), ФОП має право не допустити податківців до перевірки.

Після того, як підприємець допустив спеціалістів податкової до перевірки, оскаржити наказ буде складно.

Після допуску податкова надає запит на документи, в якому зазвичай вимагають:

• банківські виписки (це основа перевірки);
• Z-звіти із РРО;
• кадрові документи;
• книгу обліку доходів;
• документи про реєстрацію ФОП;
• книгу обліку товарних запасів і накладні;
• договори з клієнтами;
• митні декларації (якщо товар імпортний).

Підприємець може надати копії документів, засвідчені своїм підписом – вилучати оригінали податкова не має права. А от відмова надати документи розцінюється як їх відсутність.

Комунікацію з податківцями краще вести письмовою, щоб уникнути ризику допустити помилки та погіршити ситуацію.

Податківці в першу чергу перевіряють ті сфери діяльності ФОП, порушення яких передбачає накладення найбільших штрафів:

• фіскалізацію платежів (штраф може сягати 150% суми продажу без чеку);
• відповідність отриманих платежів зареєстрованим КВЕД (порушення тягне за собою донарахування податків та переведення на загальну систему оподаткування);
• наявність незаконних операцій (бартер, подарунки, взаємозаліки, поворотна допомога).

Також податківці перевіряють правильність оформлення працівників, формування фіскальних чеків, дотримання ліміту доходів і своєчасність подання звітів.Закінчення строку позовної давності та єдиний податок: як це працює на практиці

Варто мати на увазі, що закон не передбачає обов’язкової періодичності перевірок підприємців. Перевірці зазвичай підлягають ті ФОП, які мають великі обороти, допускають регулярні помилки у звітній документації та діяльність яких є підозрілою.

Дії підприємця після перевірки

Після збору документів податкова аналізує їх протягом 10 робочих днів і складає акт перевірки, в якому описуються усі виявлені порушення. Підприємець може надати свої пояснення, але на практиці це не дуже впливає на рішення. Якщо порушень не було зафіксовано, податківці складають довідку про це.

 

Протягом 10 днів після складання акту податкова видає повідомлення-рішення, в якому вказує суму штрафу. Рекомендується не відмовлятися від підписання акту, адже в такому випадку ФОП не отримає копію акту перевірки з вказаними порушеннями. При цьому штраф все одно буде на нього накладений.  

Після цього підприємець може вчинити наступним чином:

• сплатити штраф;
• подати оскарження до податкової вищого рівня (протягом 10 днів).
• подати позов до суду (протягом місяця).

Варто зауважити, що великий відсоток судових справ проти податкової ухвалюються на користь підприємців через наявність процедурних порушень (неправильне проведення перевірки) та матеріальних помилок (неправильне застосування норм права).

Заключення

Щоб убезпечити себе від негативних наслідків перевірки, найкращим рішенням для підприємця є дотримання вимог податкового законодавства до діяльності на займаній групі. Разом з тим, уникнути надмірних штрафів дозволяє обізнаність ФОП в своїх правах та розуміння порядку проведення перевірки, її етапів і меж повноважень податківців.

Наприклад, частою помилкою підприємців є надання абсолютно всіх документів по підприємству на усну вимогу перевіряючих (в тому числі і при фактичній перевірці, при якій перелік документів, дозволених до запиту, є обмеженим). Такі дії можуть обернутися проти самого ФОП, адже це збільшує ризики виявлення помилок у його діяльності.

Варто чітко розрізняти види перевірок та пам’ятати, що кожна з них має свої підстави, строки проведення та перелік документів, які можуть вимагатися податківцями. Знання цих нюансів допоможе підприємцю діяти впевнено, уникати зайвого тиску з боку спеціалістів податкової і ефективно захищати свої права.