Податкова накладна: основні помилки підприємців при роздрібній та інтернет-торгівлі

27 жовтня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці

При складанні податкових накладних підприємці часто припускаються помилок, які призводять до порушення порядку обліку ПДВПодаток на додану вартість необхідності виправляти звітність і застосування штрафних санкцій за несвоєчасну реєстрацію або відсутність документації.  

Часто це пояснюється бажанням спростити облік та зменшити кількість документів, які потрібно складати й реєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних.ФОП отримав компенсацію за пошкоджений / знищений товар: як оподатковувати отримані кошти?

В яких випадках допускається складання зведеної податкової накладної в роздрібній торгівлі, коли потрібна окрема податкова накладна та як правильно фіскалізувати платежі при інтернет-продажах, розберемося далі.

Зведена податкова накладна: коли можна складати

Зведена податкова накладна – це спосіб спростити облік, який часто використовують підприємці і бухгалтери. Складання одної зведеної накладної в кінці місяця замість податкових накладних за щоденними підсумками операцій суттєво економить робочий час.

Проте важливо пам’ятати, що п.4, ст.201 ПКУ передбачає можливість складення зведеної накладної раз на місяць у двох випадках:

1. Постачання мають ритмічний характер (одному і тому самому покупцю 2 та більше разів на місяць).
2. Постачання мають безперервний характер.

Визначення поняття «безперервне постачання» ПКУПодатковий кодекс України не надає, проте на практиці до таких послуг відносять постачання електроенергії, комунальних послуг, надання доступу до інтернету тощо.ФОП-айтівцю пропонують оплату в криптовалюті: які податкові наслідки

Таким чином, підстави для складання зведеної накладної визначені податковим законодавством, і сам факт того, що покупець щомісяця оплачує рахунок або що продавець отримує багато платежів, ще не означає автоматичного виникнення права на спрощення документообліку. Важливою умовою для цього є наявність документів, які підтверджують, що постачання послуг чи продаж товарів протягом місяця було здійснено кілька разів (або безперервно) одній особі. І в цьому полягає основна складність, адже роздрібний продаж через РРО не передбачає ідентифікацію покупців.

Відслідковувати, хто з покупців протягом місяця здійснив повторну покупку, а також відокремлювати їх від тих, хто купив товар лише один раз, в більшості випадків не доцільно.

До того ж, в судовій практиці саме підприємці повинні доводити, що операції в зведеній накладній мають ритмічний або безперервний характер. Щоб це обґрунтувати, потрібно забезпечити можливість зіставити кожне постачання з конкретним покупцем і підтвердити періодичність операцій. Для цього можуть використовуватися договори, замовлення, рахунки, акти наданих послуг, видаткові накладні, документи про оплату чи дані облікової системи.

Якщо ідентифікувати покупця неможливо, а документи не підтверджують характер постачання, застосування місячної зведеної накладної досить ризикове для підприємця.

Таким чином, найкращим рішенням для підприємця при роздрібній торгівлі буде складання щоденних накладних:

• окрема податкова накладна на кожну операцію;
• податкова накладна за щоденними підсумками операцій.

Окрему накладну складають на конкретну операцію, коли виникає відповідний обов'язок, а накладна за щоденними підсумками дозволена лише для операцій, що відповідають умовам п 4, ст. 201 ПКУ. Якщо протягом дня частину продажів уже оформлено окремими накладними, ці самі операції не потрібно повторно включати до підсумкової накладної.

За відсутність реєстрації накладних за кожен день на підприємця може бути накладений штраф, розмір якого залежить від виду накладної, тривалості прострочення та визначається ст. 201 ПКУ.Товарні залишки у ФОП, який завершує діяльність

Податкові накладні при інтернет-продажах

Поширеною ситуацією в інтернет-торгівлі є надходження коштів від різних покупців на рахунок продавця однією сумою (наприклад, коли на кожне замовлення формується чек в ПРРО чи платіжний сервіс приймає оплати за декілька замовлень, а потім перераховує продавцю загальну суму за вирахуванням комісії). Помилкою буде вважати, що можна скласти одну накладну на загальну суму.

Хоча податківці дотримуються позиції, що при отриманні передоплати однією сумою не можна складати декілька податкових накладних, оскільки це не дозволяє ідентифікувати операцій, у випадку онлайн-продаж цей підхід не працює. Причиною тому є надходження коштів від різних покупців, що можна підтвердити розшифровкою платіжної системи, яка дозволяє побачити кожну окрему оплату.

Для правильного оформлення таких продажів необхідно зберігати:

• звіти платіжного сервісу;
• реєстри транзакцій;
• інформацію про замовлення;
• фіскальні чеки;
• банківські виписки.

У сукупності ці документи мають допомагати зіставити оплату конкретного покупця з відповідним замовленням.

Тобто, навіть якщо на рахунок продавця зараховується одна сума, надходжень коштів є декілька від різних осіб.

В такій ситуації є два підходи до складання податкових накладних.

1. Складання податкової накладної на кожне замовлення з типом причини «02» (продаж має здійснюватися кінцевим споживачам, не платникам ПДВ).
2. Складання податкової накладної за щоденними підсумками операцій з типом причини «11» (при оплаті через РРО або ПРРО, карткою, включаючи інтернет-еквайринг, а також оплата через платіжні сервіси із зарахуванням коштів безпосередньо на рахунок продавця).

Таким чином, якщо оплата підприємцю надходить від різних покупців, хоча зараховується на рахунок однією сумою, доцільніше складати окремі податкові накладні.

Коли не варто складати податкову накладну за щоденними підсумками
Варто мати на увазі, що складати податкову накладну за щоденними підсумками не можна, якщо кошти клієнта надходять безготівковим переказом:

• на IBAN-рахунок через інтернет-банкінг;
• на рахунок посередника, який вже сам перераховує їх продавцю (за винятком використання платіжного сервісу).

Крім того, при перевірці накладних за щоденними підсумками податківці часто розцінюють як порушення, якщо дата оплати та дата відвантаження товару не збігаються. У випадку, коли ці події відбуваються в різні дні, вони наполягають на складанні окремих податкових накладних за правилом першої події.

Підсумкову податкову накладну краще складати лише у випадку, коли надходження коштів від покупця та відвантаження товару відбуваються в один день.

Заключення

Підводячи підсумки, наголошуємо, що при складанні податкових накладних особливу увагу слід приділяти збереженню первинних документів, адже саме вони підтверджують правильність відображення продажів і розрахунків. Це особливо актуально для підприємців, які працюють одночасно через звичайний магазин та здійснюють онлайн-продажі.

Правильний підхід до обліку допоможе підприємцю впевнено вести діяльність і не хвилюватися при податкових перевірках.