Первинна документація у 2026 році: нормативна база, зміни, правила роботи з електронними документами

20 жовтня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці

У 2026 році правила роботи з документацією зазнали змін, які, зокрема, стосуються архівного зберігання, електронного документообігу та оформлення актів наданих послуг.

Як має бути оформлена первинна документація для застосування спрощення в заповненні реквізитів та на які новації в законодавстві варто звернути увагу бухгалтерам і керівникам підприємств, розглянемо далі в статті.ІТ-послуги нерезидентам

Первинна документація у 2026 році: нормативна база

При роботі з первинною документацією роботодавці та бухгалтери насамперед керуються наступними нормативно-правовими актами:

1. Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
2. Наказом Мін’юсту № 1886/5 від 11.11.2014 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».
3. Наказом Мін’юсту № 1000/5 від 18.06.2015 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».

Прописані в наказах правила розповсюджуються не лише на державні установи, а й на підприємства усіх форм власності. Тому підприємці також повинні керуватися встановленими вимогами.Як вести декілька ФОП: автоматизація процесів за допомогою «Вчасно.Звіт»

Для визначення строків зберігання документації потрібно враховувати п.3,4,5 ст.44 ПКУПодатковий кодекс України та «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів», затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Порядок ведення бухгалтерського обліку визначений Наказом Мінфіну №88 від 24.05.1995 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку».

У 2026 році Мін’юстом були внесені зміни в правила роботи з документацією та її архівацію, які були затверджені наказами:

• № 667/5 - уточнено порядок оформлення копій, знищення окремих категорій документів і поводження з документами в умовах особливого періоду;
• № 677/5 - стосується організації роботи з електронними документами.

Крім того, 1 квітня 2026 року набрав чинності ЗУ від 24.02.2026 № 4791-IX, яким було затверджено спрощення оформлення первинних документів про надання послуг, виконання робіт і найм (оренду).

Строки зберігання документів

Податковий кодекс в п.3,4,5 ст.44 визначає строки, протягом яких контролюючі органи можуть перевіряти документи. Зокрема, для багатьох документів це п’ятирічний строк зберігання. Водночас загальний строк податкової давності становить 1095 днів, хоча для окремих ситуацій можуть діяти інші правила.

Проте варто пам’ятати, що закінчення строку податкової давності саме по собі не означає, що всі документи можна одразу знищити. Потрібно враховувати строки, установлені для відповідних категорій документів, і дотримуватися правил діловодства щодо архівного зберігання та подальшого знищення.

Зміни до правил організації роботи з документацією, внесені наказом Мін’юсту № 667/5, стосуються, зокрема, оформлення документів, роботи з копіями та процедури знищення документів.

Перед знищенням документів підприємству варто перевірити:

• чи закінчився встановлений строк їх зберігання;
• чи немає обставин, які перешкоджають знищенню;
• чи дотримано процедуру, передбачену правилами діловодства;
• чи оформлено необхідні документи, в тому числі акт про знищення та відповідну довідку (якщо її наявність вимагає ситуація).

Це важливий момент, адже документи мають пройти повний шлях - від створення та використання до передавання на зберігання й подальшого знищення. Якщо процедуру буде порушено, можуть при перевірці виникнути питання щодо правомірності знищення документів.

Окремі зміни в законодавстві стосуються документів, пов’язаних із тимчасово окупованими територіями. Відповідні правила включили до Порядку № 1000/5 (як діяти з архівними документами, вивезеними з територій бойових дій або ТОТ, як фіксувати пошкодження, втрату чи знищення документів після деокупації тощо).

Копії документів: порядок виготовлення та засвідчення копій

Важливим аспектом роботи з документами є виготовлення та засвідчення копій. В роботі з первинною документацією це досить поширена систуація (втрата оригіналу, нечитабельний текст на фіскальному чеку тощо), але варто розуміти, що сам факт виготовлення й засвідчення копії не означає, що вона автоматично замінює оригінальний документ у будь-якій ситуації.

Правила організації діловодства № 1000/5 передбачають окрему процедуру виготовлення, оформлення та засвідчення копій. Порядок роботи з ними має бути визначений у відповідній інструкції з діловодства підприємства. Тому важливо заздалегідь прописати, як саме зберігатимуться копії документів, які потрібні для бухгалтерського обліку.

Роботодавцям потрібно дотримуватися кількох правил роботи з копіями:

• визначити у внутрішній інструкції порядок їх виготовлення та засвідчення;
• зберігати копії документів, які необхідні для підтвердження господарських операцій;
• перевіряти, чи допускається використання копії замість оригіналу в конкретній ситуації;
• забезпечувати належне оформлення копій, щоб за потреби можна було підтвердити їх походження.

Особливо це актуально для документів, що підтверджують витрати на відрядження, проживання, пальне тощо.

Варто врахувати також нову вимогу наказу № 667/5 щодо відмітки «Копія» на документі. Її слід проставляти на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа. Це конкретна вимога до оформлення копій, яку необіхно врахувати у внутрішніх інструкціях із діловодства.

Електронні документи: які підписи можна використовувати

Правила роботи з електронними документами визначає Порядок № 1886/5. Одна з важливих новацій 2026 року - у правилах прямо прописана можливість використання не лише кваліфікованого електронного підпису (КЕП), а й удосконаленого електронного підпису (УЕП) та удосконаленої електронної печатки.

КЕП має юридичну силу власноручного підпису, УЕП також може використовуватися для підписання документів, якщо це допускають відповідні норми. Зокрема, можна застосувати УЕП протягом воєнного стану та 6 місяців після його припинення або скасування.

Також варто звернути увагу на ведення електронного документообігу. Сам по собі файл із текстом акта чи іншого документа ще не означає, що він оформлений як електронний. Для того, щоб він мав юридичну силу, його потрібно роздрукувати та власноруч підписати. Електронний же документ підписується електронним підписом і може зберігатися та використовуватися в електронному форматі.  

Проте, щоб запровадити ефективний електронний документообіг на підприємстві, необхідно забезпечити всіх працівників, які працюють із документацією, КЕП та дотримуватися процедури роботи з електронними документами, передбаченою законодавством про бухгалтерський облік.

Важливо зберігати електронні документи разом із даними, необхідними для перевірки електронних підписів. Також потрібно забезпечити можливість відтворити документ, якщо в цьому буде необхідність. Роздруківка не замінює документу в електронному вигляді, якщо саме він був оригіналом.

Акти виконаних робіт: коли можна не зазначати підпис замовника

Зміни в роботі з документацією торкнулися також реквізитів первинних документів, зокрема актів виконаних робіт і наданих послуг. За визначених умов у документі можуть бути відсутні наступні реквізити з боку замовника:

• посада;
• прізвище;
• особистий підпис.

Однак це не означає, що підпис замовника можна не ставити в будь-якому акті.

Для застосування спрощення потрібно, щоб були дотримані такі вимоги:

• у документі має бути зазначена дата або період надання послуг, виконання робіт чи найму/оренди;
• у договорі між замовником та виконавцем має бути зазначено, що виконання робіт/оренди буде фіксуватися без зазначення реквізитів;
• господарська операція має бути відображена в бухгалтерському обліку в період її здійснення.

Найбільш практичним це спрощення може бути для підприємців, які надають послуги фізичним особам. Наприклад, клієнт скористався послугою, але з певних причин не підписав акт. При наявності договору, в якому вказаний період чи дата надання послуги, відсутність підпису в акті не буде порушенням.

У ситуаціях, коли йдеться про відносини між двома юридичними особами, особливо платниками податку на прибуток, доцільність використання спрощення варто оцінювати окремо. При відсутності реквізитів замовника при перевірці можуть виникнути питання щодо документального підтвердження витрат.

Крім цього, питання застосування спрощення при заповненні реквізитів остаточно не визначене щодо ФОП, які є платниками єдиного податку, і може по-різному трактуватися контролюючими органами.

Висновок

Підводячи підсумки, завуважимо, що зміни до правил діловодства та електронного документообігу не скасовують основних вимог до первинних документів. Вони уточнюють процедури їх оформлення, копіювання, зберігання та використання в електронному вигляді.

Підприємствам варто переглянути внутрішні інструкції з діловодства, перевірити порядок зберігання й знищення документів, а також визначити правила роботи з електронними підписами.

Правильно оформлені документи потрібні не лише для перевірок. Вони допомагають підприємству підтвердити витрати, доходи та виконання зобов’язань і водночас уникнути зайвих питань з боку контролюючих органів у майбутньому.