ІТ-послуги нерезидентам

26 серпня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці

Коли для оформлення достатньо однієї інвойсу

Під час співпраці з іноземними замовниками порядок документального оформлення ІТ-послуг має певні особливості. Якщо під час роботи з українськими контрагентами зазвичай укладається договір і оформляється акт виконаних робіт, то у зовнішньоекономічній діяльності законодавство допускає значно простіший порядок оформлення документів.Використання праці фізичних осіб у IT-компаніях: поглиблений аналіз з урахуванням законодавства

Перш за все слід враховувати, що зовнішньоекономічний договір (контракт) на надання ІТ-послуг нерезиденту може бути укладений як у традиційній письмовій формі, так і за допомогою електронного документообігу, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України або спеціальними законами.

Більше того, стаття 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 № 959-XII передбачає спеціальний порядок оформлення експортних операцій з надання послуг (крім транспортних). Згідно з цією нормою зовнішньоекономічний договір не обов’язково оформляти окремим письмовим документом. Закон дозволяє укласти його кількома способами, зокрема:

• шляхом акцепту публічної оферти;
• за допомогою обміну електронними повідомленнями;
• іншим способом, що дозволяє встановити факт досягнення домовленості між сторонами, у тому числі шляхом виставлення рахунку (інвойсу), включаючи його електронну форму.

Саме такий підхід підтримує й Державна податкова служба. У категорії БЗ 112.04 податківці роз’яснили, що українське законодавство не містить вимоги щодо обов’язкового укладення письмового зовнішньоекономічного договору під час надання українським резидентом послуг іноземному замовнику через мережу Інтернет. Тому договір вважається укладеним, якщо сторони скористалися будь-яким із способів, передбачених статтею 6 Закону про ЗЕД.Дроблення бізнесу - підстава для здійснення фінансового моніторингу

Спрощений документообіг під час надання ІТ-послуг

Наслідком такого законодавчого регулювання є можливість використання спрощеної схеми документального оформлення операцій з іноземними клієнтами.

Якщо під час роботи з резидентами зазвичай оформлюються три окремі документи — договір, рахунок та акт виконаних робіт, — то під час надання послуг нерезидентам у багатьох випадках достатньо одного оплаченого інвойсу.

Однак скористатися таким порядком можна лише за умови дотримання низки обов’язкових умов.

По-перше, виставлений рахунок має бути повністю оплачений замовником.Про що потрібно знати у разі відкриття компанії в США

По-друге, інвойс має містити всі обов’язкові реквізити первинного документа, що дозволяють ідентифікувати господарську операцію, визначити її зміст, учасників угоди, вартість послуг та інші суттєві відомості.

За умови дотримання зазначених вимог саме оплачений інвойс набуває статусу повноцінного первинного документа. Отже, для підтвердження господарської операції достатньо мати два документи:

• інвойс;
• документ, що підтверджує надходження оплати.

Чому оплачений інвойс замінює договір та акт

На практиці більшість виконавців включає до тексту інвойсу спеціальні умови, завдяки яким цей документ одночасно виконує одразу кілька функцій.

Як правило, в інвойсі зазначається, що:

• він є пропозицією (офертою) укласти договір;
• перерахування грошових коштів означає повну згоду замовника з усіма умовами пропозиції;
• здійснена оплата підтверджує, що роботи або послуги виконані виконавцем у повному обсязі;
• замовник прийняв результат наданих послуг без зауважень;
• сторони підтверджують відсутність будь-яких взаємних претензій.

Таким чином, після оплати інвойсу угода вважається повністю завершеною, а сам інвойс одночасно підтверджує укладення договору, виконання робіт та їх прийняття замовником.

Саме тому додаткове оформлення акта виконаних робіт у подібних ситуаціях вже не потрібне.

Таку позицію офіційно підтримує Міністерство фінансів України, яке виклало відповідні роз’яснення у листах:

• від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983;
• від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658;
• від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339.

Аналогічного підходу дотримується й Державна податкова служба України, про що свідчать листи:

• від 15.07.2026 № 4077/ІПК/99-00-21-02-02;
• від 24.06.2026 № 3663/ІПК/99-00-24-03-03;
• від 18.05.2026 № 2843/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК.

У всіх перелічених роз’ясненнях контролюючі органи доходять однакового висновку: після оплати рахунок-фактура (інвойс), що містить обов’язкові реквізити первинного документа, стає повноцінним первинним документом бухгалтерського обліку та повністю замінює собою акт про надані послуги.

Які документи підтверджують оплату

Сам по собі інвойс підтверджує умови угоди, однак факт виконання зобов’язань підтверджується документами, що свідчать про перерахування грошових коштів.

Як підтвердження оплати можуть використовуватися:

• платіжна інструкція;
• банківська виписка;
• виписка з карткового рахунку;
• касовий чек;
• розрахунковий чек;
• розрахункова квитанція;
• квитанція до прибуткового касового ордера;
• інші розрахункові документи, що підтверджують оплату.

Саме факт оплати рахунку свідчить про те, що замовник прийняв надані послуги та погодився з виконанням виконавцем своїх зобов’язань у повному обсязі.

Крім того, законодавство дозволяє оформляти інвойси як на паперовому носії, так і в електронній формі. Незалежно від способу оформлення документ повинен містити обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», що дозволяють ідентифікувати господарську операцію та її учасників.

Інвойс без підпису замовника: що змінилося з 1 квітня 2026 року

З 1 квітня 2026 року порядок оформлення первинних документів став значно простішим. Це пов’язано з внесенням змін до частини 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», згідно з якими було запроваджено новий механізм оформлення первинних документів в односторонньому порядку. Завдяки цьому виконавець отримав можливість складати документи без підпису замовника за умови дотримання встановлених законом умов.

Найбільш затребуваною така норма стала саме під час співпраці з іноземними контрагентами. На практиці отримання підписаних документів від закордонних клієнтів нерідко займає тривалий час або взагалі виявляється складним. Нові правила дозволяють суттєво спростити документообіг і водночас наблизити українську практику до міжнародних стандартів ведення бізнесу, на що також звертало увагу Міністерство економіки України у своїй новині від 02.04.2026.

Однак скористатися таким спрощенням можна не завжди. Закон встановлює обов’язкову умову: можливість одностороннього оформлення первинного документа має бути заздалегідь узгоджена сторонами та закріплена в договорі, укладеному в письмовій формі. Саме таку вимогу містить частина 2 статті 9 Закону про бухгалтерський облік.

Тому якщо зовнішньоекономічний договір укладається шляхом виставлення інвойсу, доцільно прямо передбачити в його тексті положення про те, що підпис замовника для визнання документа дійсним не потрібний. Така умова дозволить уникнути можливих запитань з боку контролюючих органів щодо правильності оформлення первинних документів.

Разом з тим відсутність подібного застереження, на думку автора, не повинна автоматично свідчити про недійсність інвойсу. Навіть якщо в рахунку немає спеціального положення про відсутність необхідності підпису замовника, оплачений інвойс все одно може розглядатися як повноцінний первинний документ.

Такий висновок ґрунтується на міжнародній практиці оформлення комерційних рахунків. У міжнародній торгівлі рахунки Invoice традиційно використовуються без підпису покупця, і такий порядок вважається загальноприйнятим. На це ще раніше звертала увагу Державна митна служба України у листі від 01.03.2011 № 11/3-10.10/3339-ЕП, де зазначалося, що міжнародні правила допускають використання інвойсів без підпису одержувача послуг.

Тому під час надання послуг іноземним замовникам цілком допустима така схема оформлення документів:

• виконавець самостійно оформляє та підписує інвойс;
• надсилає його замовнику-нерезиденту, наприклад, електронною поштою;
• іноземний клієнт оплачує виставлений рахунок;
• за відсутності будь-яких претензій з боку замовника операція вважається документально підтвердженою.

Отже, для оформлення господарської операції цілком достатньо односторонньо підписаного виконавцем інвойсу та документа, що підтверджує надходження грошових коштів. Таке оформлення відповідає вимогам законодавства і, як зазначає автор статті, не повинно викликати претензій з боку контролюючих органів.

Які відомості необхідно вказувати в інвойсі

Під час роботи з нерезидентами інвойс може бути складений одразу двома мовами, що значно спрощує взаємодію між сторонами угоди та виключає необхідність підготовки окремих документів для кожної з них.

Як і акт виконаних робіт, інвойс повинен містити достатній обсяг інформації для ідентифікації господарської операції. Зокрема, рекомендується вказувати:

• відомості про виконавця та замовника;валюту, в якій здійснюється розрахунок;
• банківські реквізити сторін;
• порядок та строки оплати;
• умови передачі результатів виконаних робіт;
• детальний опис наданих послуг або виконаних робіт;
• одиницю виміру (наприклад, години роботи, послуги або інший показник залежно від домовленості сторін);
  вартість одиниці послуги;
• загальну вартість робіт;
• розподіл витрат на оплату банківських комісій під час перерахування грошових коштів.

Чим детальніше буде описано предмет угоди, тим менша ймовірність виникнення питань як у замовника, так і в контролюючих органів щодо змісту господарської операції.

Електронний документообіг з нерезидентами

Якщо сторони використовують систему електронного документообігу, інвойси та інші документи можуть оформлятися виключно в електронному вигляді. При цьому виконавець має право підписувати такі документи з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Слід враховувати одну важливу особливість електронних документів. Вони містять дві різні дати:

• дату складання документа;
• дату його підписання електронним підписом.

Для цілей бухгалтерського обліку вирішальне значення має саме дата складання документа, оскільки саме вона відображає момент здійснення господарської операції. Дата підписання документа КЕП самостійного значення для бухгалтерського обліку не має.

Такий висновок підтверджує Державна податкова служба України у листі від 12.07.2021 № 2715/ІПК/ 99-00-21-03-02-06, де прямо зазначено, що при відображенні господарських операцій слід орієнтуватися саме на дату складання первинного документа, а не на дату накладення електронного підпису.

Валютний нагляд при наданні ІТ-послуг нерезидентам

При оформленні зовнішньоекономічних операцій слід враховувати не лише вимоги до первинних документів, а й особливості застосування валютного законодавства. Причому правила валютного нагляду відрізняються залежно від того, йдеться про експорт чи імпорт послуг.

Експорт ІТ-послуг

Для українських компаній, що надають послуги іноземним замовникам, законодавство передбачає суттєве послаблення.

Відповідно до статті 13 Закону України «Про валюту та валютні операції» від 21.06.2018 № 2473-VIII, пункту 142 постанови Правління НБУ від 24.02.2022 № 18, а також підпункту 5 пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 14. 05.2019 № 67, на операції з експорту послуг (за винятком транспортних та страхових), а також на експорт об’єктів права інтелектуальної власності та інших нематеріальних прав не поширюється встановлений валютним законодавством граничний строк проведення зовнішньоекономічних розрахунків, який сьогодні становить 180 календарних днів.

Іншими словами, якщо українська компанія надає нерезиденту ІТ-послуги, розробляє програмне забезпечення або передає права інтелектуальної власності, отримання валютної виручки за такими операціями не контролюється банком у межах загального 180-денного терміну розрахунків.

Отже, вимоги валютного нагляду щодо строків повернення експортної виручки за такі операції не поширюються. Це значно спрощує розрахунки з іноземними клієнтами, оскільки виконавець не обмежений встановленими законодавством строками отримання оплати за надані послуги.

Імпорт ІТ-послуг

Зовсім інший порядок діє при придбанні послуг у іноземних постачальників.

Якщо український резидент імпортує ІТ-послуги, роботи, права інтелектуальної власності або інші нематеріальні активи, такі операції залишаються об’єктом валютного нагляду банку.

Відповідно до підпункту 4 пункту 9 Інструкції про порядок валютного нагляду банків за дотриманням резидентами граничних строків розрахунків за експортно-імпортними операціями, затвердженої постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 7, банк, що обслуговує клієнта, припиняє валютний нагляд лише після отримання документів, що підтверджують виконання зобов’язань іноземним контрагентом.

Залежно від характеру операції такими документами можуть бути:

• акт виконаних робіт;
• рахунок (інвойс);
• або інший документ, що підтверджує надання нерезидентом послуг;
• документ про виконання робіт;
• документи, що підтверджують передачу прав інтелектуальної власності або інших нематеріальних прав.

Саме після подання одного з перелічених документів банк завершує валютний нагляд за відповідною імпортною операцією.

Таким чином, якщо при експорті ІТ-послуг валютний контроль щодо дотримання граничних строків розрахунків фактично відсутній, то при імпорті послуг документальне підтвердження виконання зобов’язань нерезидентом залишається обов’язковою умовою для припинення валютного нагляду.

Висновки

• При наданні ІТ-послуг резидентам основними документами є договір та акт виконаних робіт, який повинен містити обов’язкові реквізити первинного документа. З 01.04.2026 за умови дотримання вимог закону допускається його одностороннє оформлення.
• Одиниці виміру послуг у документах підрядника та замовника можуть відрізнятися (наприклад, «години» та «послуги»). Це не вважається порушенням і не є підставою для блокування податкової накладної.
• При наданні ІТ-послуг нерезидентам допускається спрощений документообіг: оплачений інвойс, що містить обов’язкові реквізити, може замінити договір та акт виконаних робіт, що підтверджують роз’яснення Мінфіну та ДНС.
• Експорт ІТ-послуг не підпадає під граничні терміни валютних розрахунків, тоді як при імпорті послуг валютний нагляд припиняється лише після надання документів, що підтверджують виконання зобов’язань нерезидентом.