Скорочення штату працівників: як роботодавцю правильно організувати процедуру та уникнути трудових спорів

21 травня 2026

Що розуміється під скороченням штату

Перш за все роботодавцю слід чітко розрізняти скорочення штату та скорочення чисельності персоналу, оскільки на практиці ці поняття нерідко помилково змішують.

Під штатом розуміється перелік посад, передбачених штатним розкладом підприємства. Якщо певна посада повністю виключається зі структури підприємства, йдеться саме про скорочення штату. Наприклад, підприємство ліквідує посаду інженера з охорони праці, фахівця з логістики або архівіста — після затвердження нового штатного розкладу таких посад більше не існує.

Скорочення чисельності має іншу природу. У цьому випадку посада зберігається, однак зменшується кількість працівників, які її обіймають. Наприклад, замість десяти бухгалтерів залишається шість або кількість менеджерів відділу продажів зменшується з п’ятнадцяти до дев’яти.

Незважаючи на відмінність між цими механізмами, порядок звільнення працівників в обох випадках регулюється однаково — через застосування п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Підготовчий етап: організаційні рішення роботодавця

Економічні причини та внутрішнє обґрунтування
Перед початком процедури роботодавцю бажано підготувати документальне підтвердження необхідності скорочення. На практиці зазвичай оформляється техніко-економічне або організаційне обґрунтування змін.

Хоча законодавство прямо не встановлює обов’язок складати такий документ, саме він дозволяє підтвердити, що скорочення пов’язане з реальними змінами в діяльності підприємства, а не використовується як спосіб позбутися конкретного працівника.

Як підстави зазвичай вказують:

• зниження обсягу виробництва;
• реорганізацію підрозділів;
• зменшення фінансування;
• автоматизацію процесів;
• зміну бізнес-моделі підприємства;
• ліквідацію окремих напрямків діяльності;
• оптимізацію витрат на персонал.

У разі виникнення судового спору суди нерідко оцінюють саме наявність фактичних організаційних змін, тому документальне підтвердження причин скорочення відіграє важливу роль.

Взаємодія з профспілкою
Якщо на підприємстві діє профспілкова організація, роботодавець зобов’язаний заздалегідь повідомити її про майбутні звільнення.

Така вимога закріплена ч. 3 ст. 22 Закону України «Про професійні спілки, їхні права та гарантії діяльності» № 1045-XIV.

Не пізніше ніж за три місяці до запланованих звільнень роботодавець зобов’язаний надати профспілці письмову інформацію, що містить:

• причини скорочення;
• передбачувані терміни звільнень;
• категорії працівників, яких це стосується;
• кількість працівників, що підпадають під звільнення.

Додатково роботодавець зобов'язаний провести консультації щодо заходів, здатних зменшити кількість звільнень або пом'якшити наслідки для працівників.

Окремої уваги заслуговує питання масовості скорочення. Незважаючи на те, що норми ст. 49⁴ КЗпП та Закону № 5067-VI пов’язують обов’язок повідомлення профспілки з масовим звільненням, Закон № 1045 не містить такого обмеження. Саме тому фахівці у сфері трудового права рекомендують повідомляти профспілку навіть у разі скорочення одного працівника.

Наказ про проведення скорочення

Наступним етапом стає оформлення наказу щодо основної діяльності про проведення змін в організації праці та скорочення штату.

Такий наказ не є наказом про звільнення конкретних працівників. Він лише фіксує рішення роботодавця змінити організаційну структуру підприємства.

Як правило, у наказі відображають:

• причини проведення організаційних змін;
• перелік посад, що підлягають виключенню;
• дату впровадження нової структури;
• необхідність підготовки нового штатного розкладу;
• відповідальних осіб за кадрові заходи.

Прізвища працівників у такому наказі зазвичай не вказуються, оскільки скороченню підлягають посади, а не конкретні особи.

Повідомлення до служби зайнятості
Якщо звільнення підпадає під критерії масового звільнення, роботодавець додатково зобов'язаний повідомити центр зайнятості.

Для цього застосовується форма № 4-ПН, затверджена наказом Мінекономіки № 563 від 18.03.2021. Подати таку інформацію необхідно не пізніше ніж за два місяці до звільнень.

Масовим вважається звільнення:
Чисельність персоналу            Кількість звільнених

20–100 працівників                    10 і більше осіб

101–300 працівників                   не менше 10 % персоналу

301–1000 працівників                30 і більше працівників

Понад 1000 працівників            3 % і більше співробітників

Порушення обов’язку щодо подання форми № 4-ПН може спричинити відповідальність роботодавця.

Підготовка нового штатного розкладу
Після прийняття рішення про скорочення роботодавець розробляє новий штатний розклад або вносить зміни до чинного.

Однак тут важливо враховувати ключове правило: новий штатний розклад не може набрати чинності раніше завершення двомісячного терміну попередження працівників. До дати звільнення діє колишня структура підприємства, оскільки посади, що скорочуються, юридично продовжують існувати.

Робота з персоналом та кадрові гарантії

Визначення працівників, яких торкнеться звільнення
Після затвердження організаційних змін роботодавцю необхідно визначити конкретних працівників, які будуть звільнені.

При цьому слід враховувати:

• наявність переважного права на залишення на роботі;
• кваліфікацію працівників;
• рівень продуктивності праці;
• соціальні гарантії окремих категорій осіб;
• законодавчі обмеження на звільнення.

Наприклад, переважним правом можуть користуватися працівники з вищою кваліфікацією, особи, які мають сім’ю та утриманців, співробітники з тривалим безперервним стажем роботи на підприємстві та інші категорії, передбачені законодавством.

Персональне повідомлення про майбутнє звільнення

Відповідно до ст. 49 КЗпП кожного працівника необхідно попередити персонально і не пізніше ніж за два місяці до дати звільнення.

На практиці найчастіше оформляється письмове повідомлення, яке вручається працівникові під підпис. Якщо працівник відмовляється підписувати документ, складається акт про відмову.

Слід враховувати кілька важливих особливостей:

• перебування працівника у відпустці не зупиняє перебіг двомісячного строку;
• тимчасова непрацездатність також не подовжує строк попередження;
• до дати звільнення між сторонами продовжують існувати повноцінні трудові відносини.

Роботодавець не має права з власної ініціативи скоротити двомісячний строк попередження. Однак якщо сам працівник просить звільнити його раніше і роботодавець не заперечує, звільнення може відбутися до завершення цього періоду.

У такій ситуації працівник подає письмову заяву з проханням скоротити строк попередження.

Обов'язок роботодавця пропонувати вакансії
Одним із ключових елементів законної процедури скорочення є обов'язок роботодавця пропонувати працівникові всі наявні вакансії. Причому робити це необхідно не одноразово, а протягом усього періоду попередження — починаючи з моменту вручення повідомлення і до дати звільнення.

Працівникові повинні пропонуватися:

• вакантні посади за його фахом;
• робота, що відповідає кваліфікації;
• інші посади, які він здатний виконувати з урахуванням освіти, досвіду та стану здоров’я.

Таку позицію неодноразово підтверджував Верховний Суд, зокрема в постановах від 09.04.2025 у справі № 463/5736/23 та від 11.07.2023 у справі № 334/6363/21. Якщо в період попередження з’являються нові вакансії, їх також необхідно пропонувати працівнику, якого скорочують.

Відмову працівника від запропонованих посад бажано оформляти письмово.

Завершальний етап скорочення

Отримання згоди профспілки
За загальним правилом, встановленим ст. 43 КЗпП, звільнення члена профспілки з ініціативи роботодавця вимагає попередньої згоди профспілкового органу.

Однак в умовах воєнного стану ця вимога істотно обмежена Законом № 2136-ІХ. Зараз узгодження потрібне переважно при звільненні працівників, обраних до профспілкових органів.

Для отримання згоди роботодавець надсилає відповідне подання до профспілкової організації та отримує виписку з протоколу засідання. При цьому звільнення має бути оформлено не пізніше одного місяця з дати отримання такої згоди.

Наказ про припинення трудового договору
Після завершення всіх підготовчих процедур оформляється наказ про звільнення працівників на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Особливу увагу слід приділяти обмеженням, пов’язаним зі звільненням працівників у період хвороби або відпустки. За загальним правилом розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця у період тимчасової непрацездатності заборонено.

Виплати та остаточний розрахунок
У день звільнення роботодавець зобов'язаний:

• видати працівникові копію наказу;
• надати письмовий розрахунок нарахованих сум;
• видати трудову книжку, якщо вона зберігалася у роботодавця;
• виплатити всі належні кошти.

Працівникові виплачуються:

• заробітна плата;
• компенсація невикористаної відпустки;
• лікарняні виплати;
• інші нарахування;
• вихідна допомога.

Згідно зі ст. 44 КЗпП при звільненні у зв’язку зі скороченням виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку.

Для окремих категорій громадян передбачені додаткові гарантії. Зокрема, постраждалі наслідок Чорнобильської катастрофи мають право на додаткову компенсацію в розмірі трьох середньомісячних заробітків за рахунок державного бюджету.

Важливо враховувати й ще одну гарантію: при звільненні через скорочення роботодавець не має права утримувати суми відпускних за дні відпустки, використані авансом. Така заборона встановлена ст. 127 КЗпП. Якщо працівник був відсутній у день звільнення, виплати мають бути здійснені не пізніше наступного дня після пред'явлення вимоги про розрахунок.

Переведення працівника замість звільнення

Якщо працівник погоджується обійняти запропоновану вакантну посаду, звільнення не проводиться, а трудові відносини тривають на нових умовах.

Процедура переведення оформляється окремим кадровим наказом. При цьому чекати завершення двомісячного терміну попередження не потрібно — переведення може бути здійснено відразу після отримання письмової згоди працівника.

Гарантії при переведенні на нижчеоплачувану роботу

Якщо нова посада передбачає менший заробіток, роботодавець зобов'язаний дотримуватися вимог ст. 114 КЗпП.

Ця норма гарантує збереження попереднього середнього заробітку протягом перших двох тижнів після переведення на постійну нижчеоплачувану роботу. Для визначення факту нижчої оплати праці недостатньо порівняти лише розміри окладів. Слід враховувати всі складові заробітної плати, передбачені ст. 2 Закону України «Про оплату праці».

Алгоритм розрахунку зазвичай включає кілька дій:

1. Визначення середньоденного заробітку за попередньою посадою згідно з Порядком № 100.
2. Розрахунок денного заробітку за новою посадою з урахуванням усіх виплат.
3. Порівняння отриманих показників.
4. Нарахування доплати за необхідності.

Якщо заробіток за новою роботою виявляється нижчим за середній заробіток за попередньою посадою, працівникові здійснюється відповідна доплата за перші 14 календарних днів після переведення.

Пенсіонер працює: Які гарантії не можна ігнорувати роботодавцю

• Звільнення у разі скорочення штату здійснюється згідно з п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП України.
• Роботодавець зобов'язаний дотримуватися повної процедури повідомлення працівників та профспілки.
• Працівників необхідно попередити особисто щонайменше за два місяці.
• Протягом строку попередження необхідно пропонувати всі відповідні вакансії.
• При звільненні виплачується вихідна допомога в розмірі не менше середнього місячного заробітку.
• При переведенні на нижчеоплачувану посаду за працівником зберігається середній заробіток протягом двох тижнів.
• Порушення процедури скорочення може призвести до судового поновлення працівника та стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу.