Архивное хранение документов и организация делопроизводства: кратко об обновленных правилах

13 апреля 2026 Пригодится для: Предприниматели

Оформление трудовых отношений требует кадрового оформления. В будущем документы могут стать важными для подтверждения стажа работы или других фактов, связанных с трудовой деятельностью. В Украине разработаны и созданы единые требования к управленческим документам и работе со службными документами. На практике следует использовать и порядок архивного хранения.Бизнес-карта ФЛП: все, что нужно знать об использовании ключ-карты в предпринимательской деятельности

В соответствии с приказом Министерства юстиции Украины «Об утверждении Изменений к Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, организациях и организациях. Министерства юстиции Украины от 07 сентября 2015 года № 1656/5» № 667/5 от 16 марта 2026 года (далее — Приказ № 667) в Украине вступят в силу обновленные правила, определяющие организацию делопроизводства и архивов. Текстом Приказа № 667 вносится часть новых Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов (далее — Правила), так и дополняются уже привычный процесс по архивному хранению документов и документов. Приказом № 667 дополняется приказ Министерства юстиция Украины «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и №18 1000/5.

Кому обратить внимание на изменения?

Обновленные Правила касаются таких субъектов хозяйствования как:

государственные органы власти;
органы местного самоуправления;
предприятия, учреждения и организаций.

Что меняется?

· Отметка «Копия»

Документально закреплено, что отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа. Это дополнение приведено в Пункте 8 главы 11 главы II абзаца 16. Дополнение важно при проставлении штампа «Копия» на кадровых или других документах. Закреплено требование к отметке и определено ее место. Отметку можно делать разборчивыми буквами, как правило, печатными, если штамп «Копия» отсутствует у работодателя.

· Уничтожение и изъятие документов

В обновленном абзаце 4 пункта 8 главы 2 раздела V указано, что на основании номенклатур дел формируются акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, в соответствии с порядком Праг1 разделов V3 раздела 3 раздела 3 главы Учреждение должно выдавать справку в случае, если в акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, первичной финансовой и бухгалтерской документации, связанной с предметом налоговой проверки и государственного финансового. В справке следует отметить, что на дату проведения заседания экспертно-проверочной комиссией государственной архивной организации не осуществляется государственный финансовый контроль и не проводится налоговая проверка. Отмечается об отсутствии документов, которые могут быть использованы для документального обеспечения процесса возмещения материального ущерба, причиненного в результате вооруженной агрессии Российской федерации и временной. В справке указывается об отсутствии споров, уголовных дел, открытии судами производств по делам. Документ подписывается руководителем учреждения, юристом (при наличии), главным бухгалтером и скрепляется печатью в случае ее наличия.

· Создание фонда архивных цифровых данных

Речь идет о возможности создания фонда архивных данных в виде цифровых и/или аналоговых копий документов в бумажной форме. Не запрещено использовать кино-, видео-, фото-, фонодокумены, которые могут быть пригодны для дальнейшего копирования. Учет различных видов копий фонда пользования осуществляется в учетных документах произвольной формы.Как рассчитывать курсовые разницы в отчетности

· Информация о заработной плате

Утверждено, что персонифицированные сведения о заработной плате (доход, денежное довольствие, помощь, компенсацию) застрахованных лиц, на которую начислено и с которой уплачены страховые взносы, будут входить в перечень постоянного хранения.

· Документы в условиях особого состояния

Текст Правил дополнен актуальным разделом — «Поведение с документами и их хранение в условиях особого периода». Такой раздел чрезвычайно актуален, учитывая влияние военного состояния и трудовые отношения. Указано, что вывезенные документы из территорий на которых ведутся (велись) боевые действия, подлежащие архивному хранению, нужно передать в архивные учреждения по месту прекращения этих юридических лиц, если они не имеют правонаступников. регионов Украины.

В течение месяца с даты приемки на хранение документов, архивная установка, принявшая на хранение архивные документы, направляет письмо Государственной архивной службе Украины о приемке на хранение архивных документов с перечнем сведений об установке.Как правильно уволить сотрудника

На территориях активных и возможных боевых действий, в период действия военного состояния, работодатель самостоятельно определяет порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, архивное хранение документов. При этом необходимо обеспечивать достоверный учет работы работником и учет затрат на оплату труда. В Приказе № 675 говорится о фиксации фактов потери, уничтожении документов на деоккупированных территориях страны с помощью детальной фото- и/или видеофиксации.

Речь идет о работе, которую нужно провести в случае выявления непоправимо повредившихся дел (документов), похищения архивных документов.

Приказ № 667 вступает в силу на следующий день после опубликования и отменяет приказ Министерства юстиции Украины «Об обеспечении хранения документов, вывезенных с временно оккупированной и территории проведения антитеррористической операции» от 7 сентября 2015 года № 165/5.

Автор: Наталья Кириченко,

эксперт по вопросам трудового законодательства, кадрового делопроизводства и военного учета