Как подготовиться к проверке Гоструда

11 апреля 2024 Пригодится для: Предприниматели

Задача предпринимателя — заранее подготовиться, чтобы уверенно встречать проверяющих: 

1. Даже если у вас всё в порядке с документами — есть письменные трудовые договоры, вы уведомили налоговую о принятых работниках, есть график работы, по которому трудятся ваши сотрудники, всё равно проведите инструктаж с работниками. Особенно это нужно сделать, если есть нюансы. 
2. Важно, чтобы слова сотрудников совпадали с вашими. Проверка — стрессовая ситуация, работники могут растеряться, на всякий случай сказать неправду, запутаться и подвести вас.
3. Ещё заранее обзаведитесь контактом опытного юриста, с ним не так страшно, если проверка уже пришла. Но до приезда юриста вам нужно держать ситуацию и не натворить лишнего. 

С 13.03.2022г. действовал мораторий на проведение плановых и внеплановых кадровых проверок Гоструда согласно постановлению Кабмина от 13.03.2022 г. №303.

Начиная с 19.07.2022 года, Государством разрешено проводить проверки инспекцией Гоструда в части инспекционных посещений и в части того есть ли нарушение законодательства о труде на предприятиях, нет ли такого нарушения. Закон Украины №2136 от 15.03.2022 года разрешил такие инспекционные посещения и разрешил проверять как физических лиц, так и юридических лиц, использующих наемный труд.

09.03.2023г. были утверждены унифицированные формы документов Гоструда (предупреждение, акты, требования, предписание и т.п.) согласно приказу от 09.03.2023 г. № 1243, существует два плана плановых проверок:

1. План проверок Гоструда на 2024 год (Приказ от 30 ноября 2023 г. № 214).
2. План комплексной проверки на 2024 год (Приказ Государственной регуляторной службы №183 от 14.11.2023).

Государственная регуляторная служба Украины на своем сайте отметила, что принятие комплексного плана проверок не противоречит постановлению КМУ № 303 от 13.03.2022, которое устанавливает мораторий на плановые проверки в период военного положения, поскольку постановление не устанавливает никаких ограничений по намерениям контроля. ).

Что делать, когда пришли с проверкой

Первое, что нужно сделать, — попросить инспектора предъявить служебное удостоверение. В Гоструда не раз сообщали, что мошенники под видом инспекторов приходят к предпринимателям и требуют взятки. Данные обо всех инспекторах есть на сайте Гоструда в разрезе областей, можете заранее скачать и распечатать список.

128 000 грнштраф за недопуск инспектора к проверке в 2024 году

Если инспектор без служебного удостоверения, смело не допускайте его к проверке, даже если угрожает вам штрафом в 128 000 грн.

Журнал проверок. Стоит порядка 20 грн, если есть работники и активно ведёте деятельность сразу по нескольким КВЭДам, советуем обзавестись им. Как только инспектор появится на пороге, настаивайте на внесении записи о проверке в журнал. Если инспектор отказывается — он, скорее всего, пришёл к вам без оснований. Зафиксируйте отказ в письменном виде.

Попросите показать направление на проверку. Вообще Порядок № 295 не обязывает инспектора иметь направление на проверку. Но есть решения судов о незаконности проведения проверки без направления. Инспектирование всё-таки вид надзора и контроля, а это значит, что оно должно происходить при наличии направления на инспектирование.

Предприниматель обязан предоставлять инспектору только те документы, которые касаются предмета инспектирования. А предмет инспектирования указан в направлении. Так что смело требуйте этот документ.

Прийти с плановой проверкой могут, если письменно уведомили вас об этом не позднее чем за десять дней до дня проверки (ч. 4 ст. 5 ЗУ № 877). В таком уведомлении должна быть дата начала и окончания проверки; наименование вашего ФЛПФизическое лицо — предприниматель и наименование органа, который будет проводить проверку.

Рабочее время магазина или офиса. Формально инспектор может прийти с проверкой в любое время суток и имеет право заходить в любые помещения, где работают сотрудники. Но если он придёт в нерабочее время и никого не застанет, то не сможет выписать штраф за недопуск к проверке. Но может составить акт о невозможности проведения инспекционного посещения и перечислить в нём причины.

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Общение инспектора с работниками

Общение работников с проверяющими — ваше слабое место. Судебная практика по вопросам штрафов Гоструда говорит о том, что в случаях, когда работодателя штрафовали, позиция инспектора по труду была основана на пояснениях сотрудников.

Заранее определите работников, которые будут общаться с инспектором, если вас в момент проверки не будет на месте. Если проявлять инициативу и вести переговоры с инспекторами будут все без разбора, контролировать процесс будет сложно.

Инспектор имеет право беседовать с вами и вашими работниками. Обычно, если ФЛП нет на месте, — инспекторы опрашивают работников и узнают много интересного. 

Вообще беседы могут проходить как в присутствии ФЛП, так и конфиденциально.

Важно, чтобы вы донесли до своих сотрудников, что они могут не отвечать на вопросы инспекторов ни до приезда собственника, ни потом. И им ничего за это не будет. Ведь проверяют работодателя, а не их. Главное, чтобы они не заявили проверяющим: а шеф запретил отвечать.

80 000 грнштраф за одного неоформленного работника в 2024 году

Пусть работники не подписывают никаких бумаг, не пишут заявлений и вообще по возможности покинут место проверки, ответственности за это нет. Донесите до них это.

Каждый сотрудник должен знать свой график работы, размер зарплаты, сроки и процедуру выплаты, дату приёма на работу (она должна совпадать с датой в трудовом договоре), которые соответствуют оформленным документам. Знать — должен, а вот сообщать проверяющим — не обязательно.

Часто работники в письменном виде рассказывают об условиях работы, которые идут вразрез с версией предпринимателя и документами, которые он предоставляет проверяющим, что приводит к штрафам.

На момент проверки у вас в офисе или магазине могут находиться «случайные» люди, если есть возможность, пусть покинут помещение. А вы заранее подготовьте объяснение причин их временного пребывания. Ведь инспекторы обязательно спросят:

• кто эти люди, которые принимают деньги у покупателей, оформляют заказы и в рабочей одежде находятся в цеху и пр.;
• почему они находятся у вас именно в это время и убедительно делают вид, что работают;
• для кого оборудованы рабочие места.

Также поясните таким лицам, что в случае проверки они должны чётко указать инспектору причину пребывания.

Пришли с проверкой — ФЛП нет на месте

Инспектор Гоструда может проводить проверки и без руководителя. Но в случае с предпринимателем это практически невозможно, ведь все документы, связанные с хоздеятельностью, хранятся именно у него.

Запомните: инспектор не может выписать штраф за недопуск к проверке, если не застал ФЛП.

Так, например, постановлением от 30.05.2018 г. по делу № 815/6500/17 Одесский апелляционный админсуд отменил штраф в 100 минзарплат, который инспекторы выписали за недопуск к проверке, когда не застали предпринимателя на месте. Суд сделал вывод: отсутствие на рабочем месте ФЛП во время инспекционного посещения должностными лицами Гоструда, о котором предпринимателя заранее не предупредили, нельзя квалифицировать как недопуск к проверке.

Сотрудники допустили к проверке инспектора, но доступа к кадровым документам нет. Доказать, что работник действительно не оформлен на работе, невозможно. Одних его показаний недостаточно. Тем более если он таких показаний не давал, доказать инспектор ничего не сможет.

Держите наготове документы, которые могут проверить.

Что это: приказы о принятии на работу, штатное расписание и рабочий график, графики отпусков, табели учёта рабочего времени, ведомости по выплате зарплаты, если есть — договоры гражданско-правового характера.

Предприниматели не должны хранить трудовые книжки наёмных сотрудников, они хранятся только лично у наёмных работников.

Кто может проверить деятельность предпринимателя

Подписание акта проверки

По окончании проверки инспектор составляет акт, перечисляет в нём выявленные нарушения и даёт на подпись предпринимателю.

Тут вам пригодится помощь адвоката.

Изучите документ внимательно, в случае несогласия подписывайте, только предварительно изложив к нему замечания. Или хотя бы с замечанием к подписи, например: «С информацией, изложенной в акте, не согласен, замечания будут поданы в установленном законом порядке».

По закону замечания могут быть поданы на протяжении трёх дней с даты подписания акта.

А что если не подписывать акт о проверке? Отказ подписать акт без указания причин фактически приравнивается к согласию с информацией, отражённой в нём, что приведёт к наложению штрафа.

Если уверены в своей правоте, обращайтесь в суд. Суд обычно становится на сторону предпринимателя, если инспектор Гоструда выписал штраф без веских доказательств нарушений трудового законодательства. Позаботьтесь, чтобы ваши утверждения также не были голословными.

Инспектор обнаружил неоформленных работников и выписывает за это нарушение сразу два штрафа — по КЗоТ и КоАП. Так делать нельзя: есть решение Верховного суда, на которое вы можете сослаться (ВС/КАС от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16), — за одно и то же нарушение нельзя привлекаться к юридической ответственности дважды (ст. 61 Конституции Украины).

О каких штрафах речь:

• ч. 2 ст. 265 КЗоТ — от 80 000 грн10 минимальных зарплат в 2024 году. до 240 000 грн.30 минимальных зарплат — это финансовая санкция, налагается постановлением должностного лица Гоструда, и её можно обжаловать;
• ч. 3 ст. 41 КоАП — от 8,5 тыс. до 17 тыс. грн 500–100 необлагаемых минимумов доходов граждан — это админответственность, налагается по решению суда, а не проверяющим Гоструда.

Наладьте контакт с инспектором. Если вы продемонстрируете готовность к диалогу и исправлению нарушений, есть большая вероятность, что инспектор, даже выявив нарушения и записав их в акт проверки, подскажет, как их наилучшим образом устранить. Правда, не стоит сильно обнадёживаться — это не касается неоформленных трудовых отношений. За них сразу выпишут штраф.