Як підготуватися до перевірки Держпраці

11 квітня 2024 Стане у пригоді для: Підприємці

Завдання підприємця — заздалегідь підготуватися, щоб упевнено зустрічати перевіряючих:

1. Навіть якщо у вас усе гаразд із документами на працівників — є письмові трудові договори, ви повідомили податкову про прийнятих працівників, є графік роботи, за яким вони працюють, усе одно проведіть інструктаж із працівниками. Особливо це треба зробити, якщо є нюанси.
2. Важливо, щоб слова співробітників збігалися з вашими. Перевірка — стресова ситуація, працівники можуть розгубитися, про всяк випадок сказати неправду, заплутатися й підвести вас.
3. Ще заздалегідь обзаведіться контактом досвідченого юриста, з ним не так страшно, якщо перевірка вже прийшла. Але до приїзду юриста вам потрібно тримати ситуацію й не наговорити зайвого.

З 13.03.2022р. діяв мораторій на проведення планових та позапланових кадрових перевірок Держпраці згідно з постановою Кабміну від 13.03.2022 р. № 303.

Починаючи з 19.07.2022 року Державою дозволено проводити перевірки інспекцією Держпраці в частині інспекційних відвідувань і в частині того чи є порушення законодавства про працю на підприємствах, чи немає такого порушення. Закон України №2136 від 15.03.2022 року дозволив такі інспекційні відвідування і дозволив перевіряти як фізичних осіб, так і юридичних осіб, які використовують найману працю.

09.03.2023р. було затверджено уніфіковані форми документів Держпраці (попередження, акти, вимоги, припис тощо) згідно з наказом від 09.03.2023 р. № 1243, наразі існує два плани планових перевірок:

1. 1. План перевірок Держпраці на 2024 рік (Наказ від 30 листопада 2023 року № 214).
2. 2. План комплексної перевірки на 2024 рік (Наказ Державної регуляторної служби № 183 від 14.11.2023).

Державна регуляторна служба України на своєму сайті зазначила, що прийняття комплексного плану перевірок не суперечить постанові КМУ № 303 від 13.03.2022, яка встановлює мораторій на планові перевірки у період воєнного стану, оскільки постанова не встановлює жодних обмежень щодо намірів планування заходів державного нагляду (контролю).

Що робити, коли прийшли з перевіркою

Перше, що потрібно зробити, — попросити інспектора показати службове посвідчення. У Держпраці не раз повідомляли, що шахраї під виглядом інспекторів приходять до підприємців і вимагають хабар. Дані про всіх інспекторів за областями є на сайті Держпраці, можете заздалегідь скопіювати й роздрукувати собі список. 

128 000 грн штраф за недопущення інспектора до перевірки в 2024 році

Якщо інспектор без службового посвідчення, ви вільні не допускати його до перевірки, навіть якщо вам погрожують штрафом у 128 000 грн.

Журнал перевірок. Якщо є працівники й активно ведете діяльність одразу за кількома КВЕДами, радимо обзавестися ним. Коштує журнал близько 20 грн.

Тільки-но інспектор з'явиться на порозі, наполягайте на внесенні запису про перевірку в журнал. Якщо інспектор відмовляється — він, швидше за все, прийшов до вас без підстав. Зафіксуйте відмову в письмовій формі.

Попросіть показати направлення на перевірку. Взагалі Порядок № 295 не зобов'язує інспектора мати направлення на перевірку. Але є рішення судів про незаконність проведення перевірки без нього. Інспектування все-таки вид нагляду й контролю, це означає, що воно повинно відбуватися за наявності направлення на інспектування.

Підприємець зобов'язаний надавати інспектору лише ті документи, які стосуються предмета інспектування. А він зазначений у направленні. Тож сміливо вимагайте цей документ.

Прийти із плановою перевіркою можуть, якщо письмово повідомили вас про це не пізніше ніж за десять днів до дати перевірки (ч. 4 ст. 5 ЗУ № 877). У такому повідомленні має бути дата початку й закінчення перевірки; найменування вашого ФОПФізична особа — підприємець і найменування органу, який проводитиме перевірку.

Робочий час магазину чи офісу. Формально інспектор може прийти до вас у будь-який час доби, він має право заходити в будь-які приміщення, де працюють співробітники. Але якщо він завітає в неробочий час і нікого не застане, то не зможе виписати штраф за недопущення до перевірки. Але може скласти акт про неможливість проведення інспекційного відвідування й перелічити в ньому причини.

Як підприємцю оформити працівника

Спілкування інспектора з працівниками

Спілкування інспекторів з працівниками — ваше слабке місце. Судова практика з питань штрафів Держпраці говорить: завжди, коли роботодавця штрафували, позиція інспектора з праці ґрунтувалася на поясненнях працівників.

Заздалегідь визначте працівників, які будуть спілкуватися з інспектором, коли раптом вас на момент перевірки не буде на місці. Якщо проявляти ініціативу й вести переговори з інспекторами будуть усі гуртом, контролювати процес буде вкрай складно.

Інспектор має право розмовляти з вами й вашими працівниками. Зазвичай так і буває, якщо ФОП немає на місці, — інспектори опитують працівників. Потім бесіди можуть проходити як у його присутності, так і конфіденційно.

Важливо, щоб ви донесли до своїх співробітників, що вони мають право не відповідати на запитання інспекторів ані до приїзду власника, ані потім. І їм нічого за це не буде. Адже перевіряють вас, а не їх. Головне, щоб вони не заявили перевіряючим: а шеф заборонив відповідати.

80 000 грн штраф за одного неоформленного працівника в 2024 році

Нехай працівники не підписують жодних паперів, не пишуть заяв і взагалі за можливості залишать місце перевірки, відповідальності за це немає. Поясніть їм це.

Кожен працівник має знати свій графік роботи, розмір зарплати, строки й процедуру виплати, дату прийняття на роботу (вона повинна збігатися з датою в трудовому договорі), які відповідають оформленим документам. Знати — повинен, а от повідомляти інспекторам — не обов'язково.

Найчастіше працівники власноруч на папері описують умови, які суперечать версії підприємців та змісту документів, які він надає перевіряючим, що гарантовано призводить до штрафів.

На момент перевірки у вас в офісі чи магазині можуть бути «випадкові» люди, якщо є можливість, їм краще залишити приміщення. А ви заздалегідь підготуйте пояснення причин їх тимчасового перебування. Адже інспектори обов'язково спитають:

• хто ці люди, які приймають гроші в покупців, оформлюють замовлення й у робочому одязі перебувають у цеху тощо;
• чому вони перебувають у вас саме в цей час і переконливо вдають, що працюють;
• для кого обладнані робочі місця.

Іще поясніть таким особам, що у випадку перевірки вони мають чітко назвати інспектору причину перебування й залишити приміщення.

Лояльні працівники. Часто ключову роль у тому, щоб виписали штраф, відіграють саме працівники: розказують перевіряючим зайве, намагаються вигородити себе й потопити колег. Заздалегідь скажіть їм, що захистите їх раптом що, і позбувайтеся неблагонадійних і постійно невдоволених працівників, які тільки радіють проблемам роботодавця.

Лояльні працівники. Капітанська порада, але все ж таки: позбавтеся від неблагонадійних і вічно незадоволених співробітників, які тільки радіють проблемам роботодавця.

Ключову роль у штрафі, який отримує ФОП від перевіряючих Держпраці, часто відіграють саме працівники, які надмірно відверті з контролерами, намагаються вигородити себе й підставити роботодавця.

Заздалегідь попередьте всіх працівників, раптом що, ви захистите їх, й взагалі, їм нема чого боятися.

Прийшла перевірка — ФОП немає на місці

Інспектор Держпраці може проводити перевірки й без керівника. Але у випадку з підприємцем це практично неможливо. Адже всі документи, пов'язані з госпдіяльністю, зберігаються саме в нього.

Запам'ятайте: інспектор не зможе виписати штраф за недопущення до перевірки, якщо не застав підприємця на місці.

Так, наприклад, постановою від 30.05.2018 р. у справі № 815/6500/17 Одеський апеляційний адмінсуд скасував штраф у 100 мінзарплат, який інспектори виписали за недопущення до перевірки, коли не застали підприємця на місці. Суд зробив висновок: відсутність на робочому місці під час інспекційного відвідування посадовими особами Держпраці, про яке підприємця завчасно не попередили, не можна кваліфікувати як недопущення до перевірки.

Співробітники допустили до перевірки інспектора, а доступу до кадрових документів нема. Довести, що працівник справді не оформлений на роботі, неможливо. Одних його свідчень недостатньо. А надто якщо він таких свідчень не давав, довести інспектор нічого не зможе.

Тримайте напоготові документи, які можуть перевірити.

Що це: накази про прийняття на роботу, штатний розпис і робочий графік, графіки відпусток, табелі обліку робочого часу, відомості на виплату зарплати, якщо є — договори цивільно-правового характеру.

Підприємці не повинні зберігати трудові книжки найманих працівників — вони зберігаються лише особисто в самих працівників.

Хто може перевірити діяльність підприємця

Підписання акта перевірки

Після закінчення перевірки інспектор складає акт, перелічує в ньому виявлені порушення й дає на підпис підприємцю.

Тут вам точно знадобиться допомога адвоката.  

Вивчіть документ уважно й у разі незгоди підписуйте, лише попередньо виклавши до нього зауваження. Або хоча б із зауваженням до підпису, наприклад: «З інформацією, викладеною в акті, не згоден, зауваження будуть подані у встановленому законом порядку».

Згідно із законом зауваження можуть бути подані протягом трьох днів з дати підписання акта.

А що як не підписувати акт про перевірку? Відмова підписати акт без зазначення причин фактично прирівнюється до згоди з інформацією, відображеною в ньому, що призведе до накладення штрафу.

Якщо впевнені у своїй правоті, звертайтеся до суду. Він зазвичай стає на бік підприємця, якщо в інспектора Держпраці нема вагомих доказів порушень трудового законодавства. Подбайте, щоб ваші твердження також не були голослівними.Особливості праці позаштатних працівників

Інспектор виявив неоформлених працівників і виписує за це порушення відразу два штрафи — за КЗпП і КпАП. Так робити не можна: є рішення Верховного суду, на яке ви можете послатися (ВР/КАС від 21.12.2018 р. у справі № 814/2156/16): за те саме порушення не можна притягати до юридичної відповідальності двічі (ст. 61 Конституції України).

Про які штрафи мова:

• ч. 2 ст. 265 КЗпП — від 80 000 грн10 мінімальних заробітних плат в 2024 році. до 240 000 грн30 мінімальних зарплат — це фінансова санкція, накладається постановою посадової особи Держпраці, її можна оскаржити;
• ч. 3 ст. 41 КпАП — від 8,5 тис. до 17 тис. грн500–100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян — це адмінвідповідальність, накладається за рішенням суду, а не інспектором Держпраці.

Налагоджуйте контакт з інспектором. Якщо ви продемонструєте готовність вести діалог і виправити порушення, є велика ймовірність, що інспектор, навіть виявивши порушення й записавши їх в акт перевірки, підкаже, як їх найкраще усунути. Щоправда, не варто надто плекати надію — це не стосується неоформлених трудових відносин. За них зразу випишуть штраф.