Неповні дані про Z-звіти в Електронному кабінеті: чи потрібно реагувати?

26 березня 2026

Як виникає проблема з відображенням Z-звітів

Для початку нагадаємо основну вимогу законодавства. Згідно з п. 7 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій», суб'єкти господарювання, які використовують РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат). або ПРРОПрограний реєстратор розрахункових операцій , зобов'язані передавати на сервер податкової служби електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків (тобто Z-звітів). Передача здійснюється через дротові або бездротові канали зв'язку.

У роз'ясненнях податківців з БЗ 109.12 така інформація називається контрольно-звітною.

Важливо розуміти: відправка цих даних виконується автоматично. Користувач касової техніки ніяк не впливає на цей процес і не може втрутитися в механізм передачі інформації на сервер ДНСУ. Тобто технічна сторона передачі повністю лежить на програмному забезпеченні РРО/ПРРО і на інфраструктурі податкової служби.

При цьому Закон про РРО не встановлює конкретних термінів передачі такої інформації, хоча відповідальність за її неподання передбачена. Про це йдеться, зокрема, в п. 10 ст. 17 Закону про РРО, а також у роз'ясненнях податкової служби, розміщених у БЗ 109.18.

Чому платник не може перевірити факт передачі даних

Проблема полягає в тому, що користувач РРО/ПРРО фактично не має можливості переконатися, що дані дійсно були успішно передані на сервер податкової служби.

Незважаючи на те, що інформація передається в електронній формі, вона не відноситься до електронної звітності в традиційному розумінні. Відповідно, для неї не передбачена стандартна система підтверджень, яка використовується при подачі звітності.

Іншими словами, платник не отримує:

• квитанцію № 1, що підтверджує прийняття файлу;
• квитанцію № 2, що підтверджує успішну обробку.

Таким чином, у суб'єкта господарювання відсутній інструмент, що дозволяє переконатися, що сервер податкової служби отримав передані дані. Більш того, як зазначається в роз'ясненні БЗ 109.12, платник також не може перевірити відомості, які були відправлені з касового апарату до контролюючих органів по каналах зв'язку.

Що відбувається з даними після їх передачі

Припустимо, що контрольно-звітна інформація з вашого РРО або ПРРО все ж успішно надійшла на сервер ДНСУ. Далі вона передається в систему обробки даних РРО (СОД РРО).

Поняття цієї системи визначено в п.п. 14.1.278 Податкового кодексу України. СОД РРО виконує функції інтеграції та обміну інформацією між фіскальним сервером контролюючого органу та іншими інформаційними системами податкової служби.

Саме з цієї системи дані про сформовані Z-звіти надходять до Електронного кабінету платника податків.

У свою чергу, Електронний кабінет згідно з п.п. 14.1.562 ПКУ являє собою комплекс інформаційно-телекомунікаційних систем ДМСУ, який, серед іншого, повинен забезпечувати можливість подання електронних копій розрахункових документів та фіскальних звітних чеків. Це також підтверджується п. 42.2 ПКУ.

Однак на практиці механізм роботи виглядає дещо інакше. Як уже зазначалося, відправлення цих даних відбувається автоматично, без участі платника, і фактично Електронний кабінет лише відображає інформацію, яка раніше пройшла через кілька внутрішніх систем податкової служби.

Чому не варто орієнтуватися на дані Електронного кабінету

На практиці весь шлях даних — від формування Z-звіту на касовому апараті до появи відповідної інформації в Електронному кабінеті — являє собою своєрідний «чорний ящик». Користувач не має уявлення про те, які саме процеси відбуваються всередині інформаційних систем податкової служби.

Тому орієнтуватися виключно на дані Електронного кабінету не завжди доцільно. Тим більше, що самі податкові органи вже тривалий час визнають можливість ситуацій, коли інформація про Z-звіти відображається в ЕК не в повному обсязі.

Що радить податкова служба

Фіскальна служба, визнаючи наявність таких технічних проблем, рекомендує користувачам РРО/ПРРО вживати певних заходів.

Зокрема, згідно з роз'ясненнями з БЗ 109.12, платникам податків пропонується:

• зробити скріншот сторінки Електронного кабінету, де видно помилку;
• надіслати його разом з описом проблеми через розділ «Листування з ДПС» у приватній частині Електронного кабінету.

Раніше чинне роз'яснення, яке містило аналогічні рекомендації, нещодавно втратило чинність, проте нова консультація фактично повторює ті самі поради.

Крім того, податкова служба допускає можливість надіслати звернення в паперовій або електронній формі на адресу ДНС.

Чи потрібно виконувати ці рекомендації

З практичної точки зору виникає логічне питання: чи дійсно платник податків зобов'язаний вживати таких заходів?

Насправді законодавство не містить норми, яка зобов'язувала б суб'єктів господарювання контролювати коректність відображення інформації про Z-звіти в Електронному кабінеті.

Безумовно, платник податків має право з власної ініціативи повідомити податкову службу про виявлену помилку. Однак об'єктивної необхідності в цьому немає.

Звідки брати дані для визначення доходу

Слід пам'ятати, що дані Z-звітів зазвичай використовуються насамперед для визначення суми доходу від реалізації товарів або послуг за певний період, наприклад за місяць.

Однак для цієї мети зовсім не обов'язково користуватися Електронним кабінетом.

У роз'ясненнях податкової служби (БЗ 109.11) прямо вказано, що кожен суб'єкт господарювання має можливість самостійно визначити обсяг торговельної виручки та доходу, отриманого при застосуванні РРО або ПРРО.

Причому зробити це можна на підставі інформації самого касового апарату.

Податківці також нагадують:

• класичний РРО повинен забезпечувати формування періодичних звітів фіскальної пам'яті за будь-який проміжок часу з початку його експлуатації;
• ПРРО повинен надавати можливість створення і, при необхідності, друку періодичних звітів за будь-який період з моменту початку його використання.

Отже, визначити розмір доходу можна безпосередньо за даними касової техніки.

Перевірка правильності розрахунків

Якщо у суб'єкта господарювання виникає бажання додатково переконатися в коректності отриманих даних, зробити це можна досить просто.

Наприклад, можна:

• підсумувати всі Z-звіти за відповідний місяць;
• перевірити підсумкову суму виручки.

На практиці це часто виявляється значно швидше і простіше, ніж робити скріншоти Електронного кабінету і вести листування з податковими органами.

Можливі наслідки при перевірці

Навіть якщо інформація в Електронному кабінеті так і залишиться неповною, істотних ризиків для платника податків це не створює.

Головне, щоб:

• дохід був відображений в обліку в правильній сумі;
• у платника були паперові або електронні копії Z-звітів, які він зобов'язаний зберігати.

Під час податкової перевірки контролери можуть орієнтуватися на відомості з Електронного кабінету. Однак у такому випадку вони зможуть виявити тільки можливе завищення доходу, а не його заниження.

Причина проста: Електронний кабінет може не відобразити частину даних, але не здатний самостійно додати зайвий дохід.

Отже, якщо дохід визначений на підставі фактичних Z-звітів, ніяких порушень тут немає.

Як діяти в разі запиту податкової

Навіть якщо податковий орган згодом надішле запит щодо розбіжностей, відповідь буде досить простою.

Можна вказати, що сума доходу визначена:

• на підставі даних РРО/ПРРО;
• за підсумками Z-звітів за відповідний період.

Цього пояснення цілком достатньо.

Бізнес-картка ФОП: все, що потрібно знати про використання ключ-картки у підприємницькій діяльності

Таким чином, неповне відображення Z-звітів в Електронному кабінеті пов'язане насамперед з особливостями роботи інформаційних систем податкової служби.

Оскільки користувач касової техніки не керує процесом передачі даних і не зобов'язаний контролювати коректність їх відображення в ЕК, вживати будь-яких заходів у такій ситуації немає необхідності.

Головне — правильно визначити дохід на підставі власних Z-звітів і зберігати відповідні підтверджуючі документи. Питання коректності відображення інформації в Електронному кабінеті повинні залишатися зоною відповідальності податкової служби, а не платника податків.