Як заощадити на витратах

16 липня 2020 Стане у пригоді для: Підприємці

Із чого почати, якщо вирішили оптимізувати витрати бізнесу.

Попрацювати з асортиментом

Карантин через коронавірус вплинув на споживчий попит, тому вам треба проаналізувати свої продажі та стежити за трендами.

Звіти з продажів. Якщо не вели їх раніше, саме час почати вести. Проаналізуйте звіти та визначте товари, які мають стійкий попит й приносять виручку, і менш затребувані товари, які складніше збути.

Логічно зовсім відмовитися від неліквіду, навіть якщо це товар з високою маржинальністю: не варто заморожувати гроші в товарі, який невідомо коли буде проданий.

Ось два корисних інструменти для аналізу. 

ABC-аналіз. Показує, які товари, роботи, послуги приносять більше грошей бізнесу і від яких варто відмовитися. Це свого роду ранжирування асортименту за ступенем впливу на виручку.

Які дані потрібні для проведення ABC-аналізу: показники виручки, прибутку або обсягів продажів, бажано за тривалий період — кілька місяців, півроку, рік.

Щоб визначити товар, який найбільше продається, за основу береться виручка напряму.

Аналізуйте однотипні товари порівнянної цінової категорії. Не можна зіставляти дублянки і футболки, місцеві овочі та елітний алкоголь — результат буде неточним. За кожною категорією зробіть окремий аналіз, щоб визначити, який товар з категорії продається краще.

Потрібно ранжувати товари за обсягом виручки і порахувати питому вагу кожного в загальному обсязі. Далі підсумувати обсяг наростаючим підсумком і присвоїти кожному товару відповідну категорію: А, В чи С.

  • А — найбільш важливі, 20% продажів дають 80% виручки.
  • В — середні за важливістю (30% продажів — 15% виручки).
  • С — найменш важливі (50% — лише 5% виручки).

Процентне співвідношення може коливатися залежно від аналізованого показника.

Товар Виручка Частка у виручці  Накопичений підсумок Група
Навушники 36 тис. грн 31% 31% А
Чохли для смартфонів 23 тис. грн 20% 51% А
Захисна плівка на екран телефону 19 тис. грн 16% 67% А
Зарядка для акумулятора 15 тис. грн 13% 80% А
Портативні колонки 13 тис. грн 11% 91% В
Очисники для екранів 9 тис. грн 8% 99% С
Акумулятори 2 тис. грн 1% 100% С
Усього 117 тис. грн 100%

До 80% — у групу А, до 95% — В, решта — у С.

Ми бачимо, що товари групи А купують більше, отже, можна збільшити закупівлю або залишити такою, як є, а акумулятори та очисники можна закуповувати невеликими партіями.

XYZ-аналіз. Визначає, які товари з вашого асортименту найбільш ходові, а які навпаки.

Це дозволить контролювати закупівлі та залишки товарів на складі — які товари закуповувати тільки під замовлення, а чим можна сміливо натоптувати склад.

Якщо працюєте зі швидкопсувним товаром, сезонними речами, все-таки не варто надто захоплюватися закупівлями під зав'язку, щоб потім не думати, як розпродати зі знижкою.

Будується за принципом АВС-аналізу, в основі ті ж показники виручки, прибутку, тільки товари розбиваються на групи X, Y і Z залежно від рівня попиту.

Порівнюєте розміри виручки за місяцями, щоб бачити коливання продажів по кожному товару.

Щоб віднести конкретний товар до групи, розраховується коефіцієнт варіації.

  • Х — 0–10% (коефіцієнт варіації), товари зі стійким попитом.
  • Y — 10–25%, товари з мінливим обсягом продажів.
  • Z — від 25%, випадковий попит.

Приклад звіту XYZ

Товар Виручка, тис. грн Коеф. вар. Група
січ лют бер квіт трав черв лип
Навушники 70 65 80 68 75 76 73 7% Х
Чохли 20 42 36 37 28 40 8 28% Z
Захисна плівка 34 17 26 25 30 18 13 13% Y

Товари з категорії Х найстабільніші в продажі, їх варто регулярно закуповувати і вчасно поповнювати їхні запаси.

Щодо товарів категорії Y — слід визначити причину коливання попиту, може, товар сезонний.

Z-товари — є сенс позбутися від надлишків, якщо не хочете заморожувати гроші в товарі, який тримаєте просто для різноманітності асортименту.

Управлінський звіт про доходи та витрати

Переглянути умови співпраці з контрагентами

Ми радимо відмовитися від невигідних контрактів і нелояльних контрагентів.

Робота з постачальниками. Виокремте лояльних постачальників і запропонуйте переглянути поточні умови поставки.

Якщо берете товари під реалізацію, домовтеся про повернення непроданих одиниць. Ця умова прописується в договорі, а саме повернення оформляється поворотною накладною. Так ви скоротите витрати і не будете накопичувати неходовий товар.

Запропонуйте платити постачальникам після того, як із вами розрахується клієнт, закуповуйте товари під конкретне замовлення і тимчасово відмовтеся від викупу великих партій, або вимагати дисконт за обсяги.

Як вести платіжний календар

Плануйте закупівлю під попит. Немає залишків — немає заморожених грошей.

Якщо постачальник ви. Проведіть переговори з постійними клієнтами про зміну умов співпраці — платити раніше граничних строків за договором. Для когось це не стане проблемою, із кимось доведеться укласти додаткові угоди про перегляд строків.

Працювали з відстрочкою — скорочуйте строки відстрочки або переходьте на передоплату. Якщо відвантажуєте товар під реалізацію — тепер можна давати виключно під замовлення, а не великими партіями заморожувати товар на складі покупця.

Оптимізуйте витрати на оренду

Розгляньте можливість виділити під суборенду частину площі, яку орендуєте.

Умова про суборенду має бути прописана в договорі оренди, і орендодавець повинен бути в курсі та не заперечувати проти того, що ви пустили суборендаря. У вас має бути письмовий дозвіл орендодавця на суборенду, щоб він не виставив вам претензій у майбутньому.

Як здавати й орендувати нерухомість, якщо ти підприємець

Отримувати дохід від оренди можна, тільки якщо у вас зареєстрований КВЕД 68.20 «Надання в оренду й експлуатацію власного чи орендованого нерухомого майна».

Ось приклад: криза вдарила по багатьох бізнесах, і ФОП — власнику крамниці одягу оренда магазину в ТРЦ стала задорогою. Платити 50 тис. грн за 70 кв. м у період падіння попиту — дорого, орендодавець не знижує ставку, але дозволив здати площу магазину під корнери по 12 квадратів торговцям біжутерії, головних уборів і сонцезахисних окулярів. Кожен із суборендарів платить по 8 тис. грн, а в сумі 24 тис. грн. Це майже на 50% знижує витрати на основну оренду, поповнює асортимент товарів у магазині ФОП і створює додатковий потік клієнтів. Купивши окуляри, клієнт може звернути увагу на купальник або нову сукню з асортименту підприємця. 

Непогано заощадити і на комунальних платежах — використовуйте лічильники води, датчики освітлення та енергоощадні лампи.

Накопичити фінансову подушку

Фінансова подушка потрібна будь-якому бізнесу, підприємцям теж. Це ваш фінансовий резерв на випадок непередбачених витрат, якщо діяльність доведеться призупинити або новий постачальник захоче повну передоплату, а ще для виплати дивідендів, інвестування в нові напрями бізнесу.

Принцип накопичення майже такий самий, як при особистих накопиченнях: відкладаєте певну суму, якої має вистачити протриматися на плаву 3–6 місяців.

Але для початку треба порахувати, яку суму зможете відкласти не на шкоду бізнесу.

Наприклад, щомісяця ви можете відраховувати відсоток від виручки та направляти на спеціальний банківський рахунок для цілей накопичення.

На який період має вистачити грошового запасу. Все залежить від того, для яких потреб створюєте подушку.

Як мінімум фінансова подушка має покривати ваші щомісячні постійні витрати на бізнес. Про які витрати йдеться:

  • оренда офісу, комуналка, інтернет і зв'язок;
  • зарплати;
  • податки;
  • банківське обслуговування;
  • господарчі витрати.

Суму постійних витрат помножуєте на три/шість місяців, це і буде ваша фінподушка на випадок складних часів.

Якщо фінансову подушку хочете використовувати для масштабування, закупівлі обладнання, розмір накопичень повинен бути більше.

Як накопичити подушку:

  1. Відкрийте окремий рахунок у своєму банку, краще депозитний — тоді на суму накопичень буде нараховуватися додатковий дохід у вигляді відсотків.
  2. Щомісяця відраховуйте комфортний відсоток від виручки, наприклад 2–5%. Для кожного бізнесу це буде своя прийнятна величина. Можна відкладати раз на місяць, а можна з кожного надходження.
  3. Коли знадобляться гроші, перераховуєте їх на поточний рахунок.

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик

Поставте своє запитання

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки