Як скласти штатний розпис

06 травня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Якщо у вас є наймані працівники, потрібно скласти штатний розпис, перерахувати в ньому посади й оклади.

Навіщо потрібен штатний розпис

Підприємці часто гадають, що їм не обов'язково возитися з кадровими документами, особливо якщо в них один-два працівники, і навіть не підозрюють, що штатний розпис їм теж потрібен.

Мінсоцполітики наполягає: штатний розпис складають усі роботодавці, і підприємці теж (лист Мінсоцполітики № 5907/0/10-16/06). А ще наявність штатного розпису перевірять фахівці Держпраці, якщо прийдуть із перевіркою.

Під час розгляду справ про стягнення середнього заробітку, стягнення виплат за лікарняними листками, матдопомоги й інших виплат штатний розпис неодмінно фігуруватиме в переліку документів для судового розгляду.

У штатному розписі ви не вказуєте конкретних працівників, лише посади, їх кількість і розмір зарплат (лист Мінсоцполітики № 162/06/187-07).

Спочатку затверджують штатний розпис, а вже потім наймають працівників на посади, прописані в ньому. На його підставі розробляють посадові інструкції, де перераховують обов'язки працівників, їхні права й відповідальність.

Як підприємцю оформити працівника

Наприклад, у вас є офіс і магазин. В офісі працюють адмінпрацівники, бухгалтер, менеджери, обслуговуючий персонал, у магазині — торговий персонал, керуючий, продавці тощо. Усі посади розподіляєте за структурними підрозділами (офіс, магазин), визначаєте, скільки працівників за кожною посадою вам потрібно. Усе це слід прописати в штатному розписі.

Без штатного розпису не обійтися, якщо вирішите провести скорочення (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП). Адже тільки в ньому прописані всі посади, і на його підставі вирішують, які з них скорочувати, і потім оформляють документи.

Форма штатного розпису

Затвердженої форми штатного розпису для підприємців і підприємств немає. Але є форма для бюджетних організацій, можете використовувати її (наказ Мінфіну № 57). Можна розробити і свою.

Що вказують у штатному розписі:

  1. Посади потрібних вам робітників, у тому числі зовнішніх сумісників, і навіть вакантні посади, на які ви тільки плануєте прийняти на роботу співробітників.
  2. Кількість штатних одиниць за кожною посадою. Потрібен один працівник на повну ставку — установіть одну штатну одиницю. Можете передбачити 0,5 чи 0,25 одиниці, якщо потрібен працівник, який трудитиметься на півставки.
  3. Код професії — назви посад і професій мають відповідати назвам у Класифікаторі професій ДК 003:2010.
  4. Посадові оклади.
  5. Доплати й надбавки до зарплати, якщо виплачуєте їх на постійній основі. Перелік наведено в пп. 2.2.1 Інструкції (затверджена наказом Держкомстату № 5).

Посаду, яку вкажете в штатному розписі й на яку візьмете співробітника, треба написати в його трудовій книжці (п. 2.14 Інструкції № 58).

Підприємець затверджує штатний розпис своїм наказом, складають його в довільній формі. У наказі має бути дата, з якої штатний розпис набуває чинності, вона може відрізнятися від дати видання наказу.

Наприклад, склали й затвердили штатний розпис на початку грудня, але прописали в наказі, що введете його в дію з 1 січня наступного року.

А от уводити штатний розпис «заднім числом» не можна.

Розмір окладу

Мінімальний посадовий оклад робітника повинен бути не менше прожиткового мінімуму, який установлений для працездатних осіб на 1 січня поточного року. В 2019 році — не менше 1921 грн.

При цьому за законом зарплата не повинна бути менше від мінімальної — це 4173 грн, якщо працівник трудився повний робочий час (ст. 95 КЗпП).

А це означає, що оклад ви можете встановити в розмірі 1921 грн, але платити зарплату треба не менше 4173 грн на місяць. Інакше кажучи, такий оклад передбачає, що ви платитимете співробітнику премії, надбавки, відсоток від продажів та ін., щоб довести зарплату до мінімалки.

Наприклад, ви встановили в штатному розписі оклад для посади продавець 2,5 тис. грн. У березні він отримав премію 2 тис. грн, усього 4,5 тис. грн, це більше від мінімалки, тож умову виконано. У квітні премії не було — доведеться доплатити до мінзарплати 1673 грн (4173 грн − 2,5 тис. грн).

Не можна встановити всім працівникам однакові оклади. Робота має оплачуватися з урахуванням кваліфікації співробітника й складності його роботи (ст. 95 КЗпП, ст. 6 ЗУ № 108/ 95-ВР). Якщо вирішили заощадити й установити однакові оклади продавця й завідувача магазину, так не можна.

Вважається, що робітник 1-го розряду — це працівник, який виконує найпростішу, некваліфіковану роботу, і тарифна ставка в нього мінімальна. 

Далі формуєте оклади від цього розміру, застосовуючи кваліфікаційні співвідношення.

Ось приклад, мінімальна тарифна ставка — 2 тис. грн. Міжкваліфікаційний коефіцієнт 1,2, тоді наступний за кваліфікацією працівник буде отримувати оклад 2,4 тис. грн (2 тис. грн × 1,2).

Як затвердити й внести зміни

Звичайно штатний розпис затверджують наприкінці поточного року на наступний, але він може діяти й у наступних роках. Якщо період дії не уточнювати, його взагалі можна застосовувати безстроково, до внесення в нього змін і доповнень.

Роботодавець може переглянути й затвердити новий штатний розпис, якщо вважає за потрібне, коли протягом року ввели або вивели якусь штатну одиницю, змінили розмір окладів.

Якщо за штатним розписом усі посади зайняті працівниками й вакантної посади немає, ФОП не може прийняти на роботу нових працівників — спочатку вносите зміну до штатного розпису, видаєте наказ, у якому прописуєте причини, а потім уже укладаєте трудовий договір із новим працівником.

Як вносити зміни:

  • видати наказ і перерахувати, чого саме стосуються ці зміни;
  • новим наказом затвердити новий штатний розпис з урахуванням змін.

Новий штатний розпис зазвичай уводять, якщо оклади змінили всім або хочуть змінити організаційну структуру (скоротити, перемістити до інших підрозділів тощо).

Якщо зміни в штатному розписі стосуються змін істотних умов праці (наприклад, переведення на півставки, зменшення окладу тощо), про це додатково треба сповістити кожного працівника не пізніше ніж за два місяці (ст.ст. 32 і 103 КЗпП).

Скільки зберігати

Зберігати штатні розписи, накази про зміни, довідки, пропозиції, висновки з їх розробки потрібно три роки (пп. «б» п. 37 Переліку № 578).

Якщо штатного розпису немає

Відсутність штатного розпису законодавством про працю прирівнюється до порушення інших вимог трудового законодавства. Штраф за це — 4173 грн, тобто одна мінімальна зарплата (ст. 265 КЗпП).

Можуть застосувати адмінштраф від 510 до 1700 гpн (ч. 1 ст. 41 КпАП). 

Поставте своє запитання

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки