Книга обліку доходів та контроль за річним лімітом ФОП на ЄП

09 вересня 2025

Книга обліку доходів ФОП на ЄП

Відповідно до ст. 296 ПКУ, кожний ФОП 1-3 групи на ЄПЄдиний податок повинен вести книгу обліку доходів, в якій щомісячно фіксувати отриманий прибуток. При цьому форму ведення (електронна таблиця, паперовий журнал, онлайн-сервіс) підприємці мають право обирати самостійно. Затверджена Мінфіном типова форма книги обліку доходів та витрат передбачена лише для «єдинників» 3 групи, які є платниками ПДВПодаток на додану вартість .

Ведення книги обліку дозволяє тримати під контролем щомісячний дохід, що, в свою чергу, зменшує ризик виявлення в кінці року «сюрпризу» у вигляді перевищення ліміту для займаної групи.

Також цей документ може знадобитися при проходженні податкових перевірок чи фінансового моніторингу.

Дохід ФОП зазвичай формується з двох основних джерел – інформації з банків та РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат)./ПРРОПрограний реєстратор розрахункових операцій . Кошти, отримані підприємцем через платіжні сервіси та небанківські фінансові організації все одно зараховуються на банківський рахунок, звідки їх простіше обліковувати.  

В якій формі вести книгу обліку доходів

Кожен підприємець може обирати ту форму ведення книги обліку доходів, яка є найбільш зручною для нього та відповідає його потребам.

Поширеними є наступні варіанти:

1. Онлайн-сервіси. Спеціальні сервіси дозволяють максимально просто контролювати дохід та відстежувати невикористаний «залишок» річного ліміту. Також часто вони синхронізують надходження коштів з різних банків та з ПРРО, передбачають можливість додавання доходу вручну чи завантаження інформації в PDF та Excel-файли, які зручно надавати при перевірці. За відносно невелику ціну  сервіс максимально спрощує ведення обліку доходів та полегшує діяльність підприємця.
2. Excel та онлайн-таблиці. Зручна форма ведення обліку доходів, яка дозволяє самостійно перевіряти суми отриманого прибутку за різні звітні періоди.
3. Паперовий журнал. Дозволяється вести книгу обліку і паперовому вигляді. Ця форма є найбільш простою, але її не дуже зручно використовувати при великому обороті коштів.

За відсутність книги обліку доходів або порушення вимог до її ведення підприємця очікує штраф у розмірі 1020 грн. Також важливо, щоб книга заповнювалася регулярно, а суми доходу співпадали з вказаними у декларації за звітний період.

Ведення книги обліку доходів у «Вчасно.Каса»

Одним із зручних онлайн-сервісів, за допомогою яких можна отримувати інформацію про надходження коштів на рахунки ФОП та через ПРРО, а також обліковувати дохід, є сервіс «Вчасно. Каса».

В ньому можна за декілька хвилин синхронізувати інформацію з банку чи ПРРО. Для цього потрібно у вкладці «Рахунки та каси» обрати функцію «Долучити банк» та додати потрібний банк. Завдяки цьому можна в онлайн-режимі відстежувати здійснення оплат та створювати онлайн-оплати. Також можна долучити дані з ПРРО через вкладку «Додати касу».

Після здійснення синхронізації дохід ФОП буде підтягуватися автоматично. Щоб дохід не дублювався, варто скористатися налаштуваннями рахунків, які дозволяють відключити облік певного типу доходів.

Комбінація декількох рахунків і налаштувань забезпечує автоматичний та зручний облік доходів і контроль за використанням ліміту ФОП.

Що потрібно знати про відкриття ФОП: податки, відповідальність та доцільність реєстрації

Книга обліку доходів є не лише формальною вимогою податкового законодавства, а й практичним інструментом для фінансової безпеки підприємця.

Регулярний контроль за надходженнями коштів дозволяє уникнути перевищення ліміту та непередбачених штрафів, зберігаючи стабільність роботи на спрощеній системі. В той же час раціональний вибір форми обліку робить цей процес простішим і ефективнішим.