Первинні документи ФОП

15 липня 2024

Які первинні документи ФОП мають бути в наявності та як їх правильно обліковувати, з’ясуємо далі в статті.

Первинні документи ФОП: законодавчі норми

Згідно ПКУ (ст.44.1) підприємці зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників.

Таким чином, вся звітність по ФОП має бути підкріплена документально.

Наприклад, виписки з банку чи звіти з касових апаратів для підтвердження суми обороту, договір оренди чи права власності на майно для підтвердження походження касового апарату тощо.

При цьому спрощена система ведення звітності передбачає ведення обліку доходів у довільній формі для ФОП 1, 2 та 3 групи, які не є платниками ПДВПодаток на додану вартість .

Тож «єдинники» можуть вести облік в паперовій чи електронній формі, наприклад, в журналі чи в Exel-таблиці, або ж просто зберігати виписки з банків, які також є підтвердженням походження коштів

Законом про РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат). також визначається необхідність всім ФОП на загальній системі та платникам Єдиного податку, діяльність яких пов’язана з продажем певних видів товарів (наприклад, підакцизних товарів, ювелірних виробів, лікарських засобів) вести облік первинних документів та надавати їх при перевірці на вимогу контролюючих органів.

Хто повинен вести облік товарів в обов’язковому порядку

Вести облік товарів та первинних документів на них повинні:

• юридичні особи як на загальній системі оподаткування, так і на спрощеній;
• ФОП на загальній системі оподаткування;
• ФОП-платники ПДВ на спрощеній системі оподаткування;
• ФОП на спрощеній системі, якщо вони реалізують визначені законом товари.

Тож «єдинники», діяльність яких не пов’язана з продажем ризикових товарів, не зобов’язані вести облік товарних запасів.

При цьому вони мають повне право продавати товари, на які немає первинних документів, офіційно через касу.

Чи потрібні потрібно пред’являти первинні документи на товар при перевірці поліцією  та Держпродспоживслужбою?

Працівники поліції не мають права здійснювати документальну перевірку підприємств.

Проте вони повинні фіксувати такі порушення, як діяльність ФОП чи юрособи без офіційної реєстрації чи продаж товарів або надання послуг без ліцензії.

Саме ці два документи можуть вимагатися у підприємця при перевірці.

Що стосується первинних документів на товар, то працівники поліції можуть їх вимагати на певний товар у випадку розслідування справи про крадіжку.

В такому випадку підтвердження законності походження свого товару може бути здійснене саме шляхом надання підприємцем первинних документів на нього.

Перевізники також повинні мати товарні або товарно-транспортні накладні на товар, і ці документи можуть вимагатися при перевірці вантажу.

Тому для підтвердження права власності на товар, ФОП все ж рекомендується зберігати первинну документацію.

Крім цього, у випадку надходження скарги на підприємця зі сторони його покупця, Держпродспоживслужба також може в своєму запиті вимагати підтвердження походження товару.

Надання первинних документів і буде підтвердженням легальності походження товару.

При цьому варто мати на увазі, що товари мають бути придбані офіційно в комерційних цілях.

Особливо це стосується тих товарів, які підприємці купують на торгових площадках (наприклад, Alibaba, AliExpress) як фізособи. Оскільки ні квитанції, ні платіжки з банку, де зафіксований факт оплати товару, не є вагомим доказом походження товару при перевірці.

Підприємець повинен мати зовнішньоекономічний договір з постачальником, оплатити товар з бізнес-рахунку, при розмитненні показати сертифікати якості.

Саме митна декларація в такому випадку буде документом, що підтверджує походження товару.

Підводячи підсумки, варто наголосити, що наявність первинної документації в першу чергу надає можливість підприємцю захистити свої права і довести легальність походження товару.

Тож ФОП рекомендується мати як можна більше документів на товари, які вони продають.Як оподатковується дохід сумісників