Як ФОП оформити працівника: необхідні документи, процедура оформлення, відповідальність за порушення

22 вересня 2025 Стане у пригоді для: Підприємці на ЄП

Як ФОП оформити працівника на роботу? Чи повинен роботодавець вимагати військово-облікові документи у кандидата на посаду? Чи потрібно вести військовий облік? Ці питання актуальні для підприємців-початківців, які прийняли рішення долучити до своєї діяльності найманих спеціалістів.

Далі розглянемо ключові аспекти оформлення найманих працівників та розберемося, яка відповідальність очікує ФОП за порушення вимог законодавства про працю.Як підприємцю оформити працівника

Як ФОП оформити працівника: документи

Працівник, який влаштовується на роботу до ФОП, повинен надати наступні документи:

• паспорт (або інший документ, що посвідчує особу);
• ІПН;
• трудову книжку або ж відомості про трудову діяльність з держреєстру соцстраху (при навності).

Також для заняття деяких посад роботодавець має право вимагати додаткові документи:

• про освіту;
• про стан здоров’я (наприклад, медичну книжку).

В той же час для оформлення працівника брати в нього заяву про прийом на роботу  необов’язково.

Що стосується військово-облікових документів, то КЗпП передбачено, що працівник зобов’язаний їх надати при працевлаштуванні. Водночас законодавством не передбачена відповідальність для ФОП за те, що він не отримав ці документи від працівника. Також ФОП не зобов’язаний повідомляти ТЦК про прийом на роботу чи звільнення військовозобов’язаних працівників та передавати в ТЦК списки призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Перелік документів, необхідних для працевлаштування працівника, однаковий як для юридичних осіб, так і для ФОП.

Оформлення трудових відносин

При прийомі на роботу між працівником та ФОП повинен бути укладений трудовий договір. ФОП повинен укладати його в письмовій формі, проте під час воєнного стану допускається і усна форма. Також дозволяється укладати трудовий договір в електронній формі з ЕЦП обох сторін. Реєструвати трудовий договір не потрібно.

Алгоритм прийняття на роботу працівника:

1. ФОП видає наказ або розпорядження про прийняття на роботу спеціаліста, з яким останній повинен ознайомитися і поставити в ньому свій підпис. Є типова форма № П-1 (наказ про прийняття на роботу), яку дозволяється адаптувати під потреби підприємства, зберігши всі обов’язкові реквізити.
2. ФОП зобов’язаний подати повідомлення в податкову про працевлаштування нового працівника. Зробити це потрібно до фактичного допуску працівника до роботи, але після підписання наказу про прийняття на роботу.

Що стосується заповнення трудової книжки, то ФОП повинен робити це лише на вимогу працівника. Якщо працівник вимагає завести трудову книжку вперше, на її оформлення роботодавцю дається 5 днів. Після внесення запису книжку повертають працівнику.

Загалом, запис в трудовій книжці про прийняття на роботу є необов’язковим. Працівник всю необхідну інформацію може отримати з реєстру застрахованих осіб через онлайн-сервіс Пенсійного фонду. При потребі, відомості звідти він може надати при працевлаштуванні на роботу.Співробітник вирішує звільнитися: двотижневий термін та інші особливості розрахунку за власним бажанням

Відповідальність за непрацевлаштованих працівників

Законодавством заборонено використовувати працю найманих працівників без оформлення трудових відносин. Навіть якщо мова йде про членів сім’ї, родичів чи друзів, допомагати в здійсненні підприємницької діяльності ФОП вони мають право тільки за умови офіційного працевлаштування.

При виявленні непрацевлаштованого працівника вперше до ФОП, які є платниками єдиного податку, буде застосоване попередження. На ФОП на загальній системі та юридичних осіб за порушення вимог щодо працевлаштування працівника очікує штраф у розмірі 10 «мінімалок», встановлених законом на момент порушення. Якщо на підприємстві працює декілька непрацевлаштованих працівників, штраф нараховується за кожного працівника окремо.Звільнення під час відпустки: правова допустимість, підстави, порядок оформлення та можливі ризики

При повторному порушенні (протягом 2 років) вимог до працевлаштування працівників, ФОП буде змушений сплатити штраф у розмірі 30 «мінімалок».

Підводячи підсумки, зауважимо, що офіційне оформлення працівників допомагає ФОП уникнути штрафів і довести прозорість своєї діяльності.

Укладення письмового договору, вчасне повідомлення податкової про працевлаштування спеціаліста та належний пакет документів забезпечує захист обох сторін трудових відносин. Дотримання вимог законодавства про працю дозволяє ФОП впевнено розвивати бізнес без ризику виникнення неприємностей із контролюючими органами.