Как предприятию компенсировать ФЛП сопутствующие расходы по договору

09 декабря 2025 Пригодится для: Предприниматели

В практической деятельности предприятий часто возникает ситуация, когда физическое лицо — предприниматель (ФЛП), выполняя работы на различных объектах заказчика, не только предоставляет сами услуги или работы, но и вынужден нести дополнительные расходы. Это могут быть расходы на топливо, проживание, проезд, питание или другие сопутствующие расходы, без которых выполнение работ невозможно. 

ФЛП настаивает на том, чтобы предприятие отдельно компенсировало ему такие расходы. Заказчик, в свою очередь, должен понимать юридические последствия такой компенсации, порядок ее документального оформления и ее влияние на налогообложение как предприятия, так и самого ФЛП.

Прежде всего следует осознать, что расходы ФЛП, связанные с выполнением работ вне места их основной деятельности, не являются командировкой, и на них не могут распространяться правила трудового законодательства о служебных командировках работников. Товарные остатки у ФЛП, который завершает деятельность

Законодательство четко ограничивает круг лиц, на которых распространяется порядок командировок — это только наемные работники. ФЛП же является самостоятельным субъектом хозяйствования, который действует на свой риск и отвечает за организацию своей деятельности самостоятельно. Следовательно, расходы ФЛП не могут компенсироваться в статусе «командировочных». Однако это не лишает стороны возможности предусмотреть компенсацию таких расходов в рамках гражданско-правового договора.

Взаимоотношения между предприятием и ФЛП обычно строятся на основе договора подряда. В рамках этого договора, согласно ч. 1 ст. 837 ГКУ, подрядчик берет на себя обязанность выполнить работу на свой риск, а заказчик обязуется принять ее и оплатить.

Цена работ определяется в соответствии с ч. 3 ст. 843 ГКУ и имеет двухкомпонентную структуру:

1. расходы подрядчика, которые непосредственно связаны с выполнением работ;
2. вознаграждение за выполненную работу.

Цена может фиксироваться как в самом договоре, так и в дополнительных документах. Наиболее удобным и юридически обоснованным способом определения цены работ с включением сопутствующих расходов является составление сметы, которая согласно ч. 1 ст. 844 ГКУ является неотъемлемой частью договора. В смете по статьям расписываются все расходы, которые подрядчик понесет при выполнении работ: материалы, топливо, амортизация, транспортные расходы, проживание и т. д. Благодаря этому становится понятным состав цены работ и ее обоснованность.

Смета может быть твердой или приблизительной (ч. 2 ст. 844 ГКУ). Точную смету изменить фактически невозможно без согласия обеих сторон. Зато приблизительная позволяет автоматически корректировать расходы в зависимости от фактических сумм, понесенных подрядчиком, — как в сторону увеличения, так и уменьшения. 

Именно приблизительная смета является лучшим вариантом для ситуации, когда ФЛП регулярно перемещается между различными населенными пунктами и расходы могут меняться. После утверждения заказчиком смета вступает в силу и становится частью договора.

В самом договоре подряда обязательно следует предусмотреть, что сопутствующие расходы, связанные с перемещением к месту выполнения работ, проживанием или обслуживанием собственной техники, являются необходимыми для выполнения обязательства, и что они входят в общую цену договора. Это позволяет избежать трактовки таких расходов как отдельных выплат, не связанных с предпринимательской деятельностью. При этом ФЛП обязуется предоставить первичные документы, подтверждающие фактический размер расходов.

Нужны ли дополнительные КВЭД?

Поскольку компенсация расходов в рамках договора подряда не означает, что ФЛП продает топливо, транспортные услуги или гостиничные услуги заказчику, регистрировать дополнительные виды деятельности ему не нужно. Он получает комплексный доход по договору подряда, а не осуществляет отдельные виды деятельности.

Компенсация таких расходов является частью предпринимательского дохода ФЛП, а не гражданским доходом физлица.

Позиция налоговиков и риски

Несмотря на логичную конструкцию договора и правомерность сметного подхода, существует существенный налоговый риск. Налоговая служба нередко занимает фискальную позицию, и по аналогии с собственной консультацией по компенсации коммунальных платежей при аренде (БЗ 107.01.03) может попытаться переквалифицировать такие компенсационные выплаты как гражданский доход физического лица. В таком случае предприятие будет считаться налоговым агентом и потребуют удержать:Закрытие ФЛП в 2025 году: проверки, сроки и исключения

• 18% НДФЛ;
• 5% военного сбора.

Это создает значительные риски для заказчика и ФЛП, особенно во время проверок.

Как избежать рисков

Самым безопасным способом является не выделять сопутствующие расходы отдельными строками вообще. То есть включить их в общую стоимость выполненных работ, сформировать одну сумму цены и оплачивать ее по актам выполненных работ без детализации «топливо», «проживание», «проезд» и т.д.

Преимущества такого подхода:

Для предприятия:

• все выплаты являются расходами на хозяйственную деятельность;
• отсутствие функции налогового агента в отношении этих сумм;
• минимизация риска переквалификации выплат в гражданский доход.

Для ФЛП:

• весь доход признается предпринимательским;
• упрощенец уплачивает единый налог с общей суммы;
• общесистемщик может учесть фактические расходы для уменьшения чистого налогооблагаемого дохода.

Вывод

Компенсация сопутствующих расходов ФЛП возможна и вполне законна, но только при условии грамотного документального оформления. Наименее рискованный и наиболее корректный способ — включение всех таких расходов в общую цену договора подряда без их выделения. Это позволяет избежать претензий налоговых органов, упростить учет и обеспечить корректное налогообложение дохода ФЛП.