Чи може керівник або бухгалтер підписувати документи у відпустці: позиція ДПС, Держпраці та Верховного суду
05 листопада 2024
«Чи може керівник або бухгалтер підписувати документи у відпустці?» — досить суперечливе питання, яке в той чи інший період діяльності виникає чи не в кожного підприємця. Цей аспект є досить важливим, адже помилки чи неправильне оформлення документів можуть призвести до серйозних правових наслідків — визнання підписаних документів недійсними, накладення штрафів або інших санкцій, а також ризик виникнення податкових і юридичних спорів. Якою є позиція податківців, спеціалістів Держпраці та судів щодо підписання документів працівником, який перебуває у відпустці, з’ясуємо далі в статті.
Чи може керівник або бухгалтер підписувати документи у відпустці
Що стосується питання підписання документів, є досить розповсюджена практика, коли керівник підприємства і головний бухгалтер у період відпустки або самостійно підписують документи, або передають електронні ключі іншим спеціалістам, що прирівнюється до особистого підписання.
З юридичної точки зору такі дії не є порушенням, адже спеціаліст не втрачає повноважень на період своєї відсутності. Наприклад, директора ніхто не може позбавити права на час відпустки ухвалювати рішення.
Проте Держпраці, Мінсоцполітики та ДПСДержавна податкова служба, керуючись ст. 45 Конституції України, трактують виконання будь-яких посадових обов’язків спеціалістом під час відпустки, вихідного дня чи лікарняного як порушення його права на відпочинок. Адже працівник на цей період увільнений від виконання посадових обов’язків та, відповідно до законодавства про працю, не повинен виконувати роботу обумовлену трудовим договором.
Позиція судів у справах щодо підписання документів спеціалістами у період їхньої відпустки
Зазвичай, факт підписання документів під час відпустки, лікарняного чи у вихідні дні директором чи головним бухгалтером виявляється під час податкової перевірки. Податківці складають відповідний акт перевірки та виносять повідомлення-рішення про накладення штрафних санкцій.
Звернення підприємців з метою оскаржити рішення податківців до апеляційних судів першої та другої інстанцій на практиці часто закінчуються не на користь платників податків.
Верховним судом же рішення ДПС щодо підписаних спеціалістами документів у період офіційної відпустки скасовуються та визнаються безпідставними. Те, що керівник перебував у відпустці, не свідчить про дефектність первинного документу та не може спростовувати засвідчені ним операції.
Таким чином, виконання спеціалістом роботи в період відпочинку за своєю ініціативою не суперечить, ні КЗпПКодекс законів про працю України, ні закону про відпустки.
Документальне оформлення повноважень на підпис документів
Хоча з юридичної точки зору підписувати документи у період відпустки керівнику не заборонено, податківці такі дії вважають порушенням. Звісно, можна оскаржити рішення ДПС у Верховному суді, проте значно простіше директору передати свої повноваження чи повноваження головного бухгалтера підписувати документи іншій особі.
Найпростіше це зробити, видавши відповідний наказ, яким уповноважити на підпис документів заступника або будь-якого іншого спеціаліста компанії.
Також право підписання документів можна передати особі, яка не перебуває в трудових відносинах із компанією. Для цього необхідно оформити на неї довіреність.
Варто пам’ятати, що керівник не має права передавати свій КЕПКваліфікований електронний підпис іншій особі, навіть якщо вона тимчасово буде виконувати його обов’язки. Тому заздалегідь варто подбати про отримання електронного підпису спеціалістом, який на період відпустки буде уповноважений підписувати електронні документи компанії.
Підводячи підсумки, зазначимо, що Верховний суд визнає дійсними підписані керівниками чи головними бухгалтерами у період їхньої відпустки документи. Факт роботи спеціаліста у неробочі для нього дні не є підставою для втрати юридичної сили підписаних ним документів. Проте працівники податкової та Держпраці, не дивлячись на рішення Верховного суду, в багатьох випадках розцінюють такі дія як порушення та накладають штрафні санкції на підприємців. Тому, щоб уникнути багаторічних судових розглядів, керівнику простіше передати повноваження на підпис іншій особі.
