Замена фамилии предпринимателя: что требуется сделать?

29 апреля 2025

Независимо от предпосылок, это событие требует внесения изменений в ряд документов, чтобы продолжать законно осуществлять предпринимательскую деятельность.

Вот что следует предпринять:

Замена официальных бумаг, удостоверяющих личность
В течение месяца после смены фамилии ФЛП требуется заменить:

• паспорт гражданина Украины;
• паспорт для выезда за границу (если имеется);
• учетную карточку налогоплательщика (РНУКПНРегистрационный номер учётной карточки плательщика налогов (ранее ИНН));
• водительское удостоверение (если имеется).

Первым шагом всегда является замена паспорта гражданина Украины.

Для этого следует обратиться в территориальное подразделение Государственной миграционной службы (ГМС) по месту регистрации или в релевантный ЦПАУ.

Необходимые документы для замены паспорта:

• заявление о выдаче нового паспорта;
• старый паспорт, подлежащий обмену;
• документ, подтверждающий основания для смены фамилии (например, свидетельство о браке или справка о добровольной смене фамилии);
• квитанция об оплате административного сбора.

Размер сбора:

• 372 грн (замена в течение 20 рабочих дней);
• 498 грн (замена в течение 10 рабочих дней).

Получение новой учетной РНУКПН (идентификационный код)
После получения нового паспорта требуется обновить сведения в учетной карточке налогоплательщика.

Важно: номер идентификационного кода не изменяется, вносятся коррективы исключительно в фамилию.

Шаги для обновления учетной карточки:

1. Направить заявление по форме No 5ДР (приложение 12 к Положению о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов) в течение месяца после изменения фамилии.
2. Обратиться:
   - в ГНС по месту регистрации;
   - в любой налоговый орган, если вы находитесь за пределами своего места проживания.
3. Направить заявление возможно также через Электронный кабинет плательщика.

Сроки внесения корректив:

• до 3 рабочих дней — при обращении в налоговый орган по месту регистрации или через Электронный кабинет;
• до 5 рабочих дней — при обращении в любой другой налоговый орган.

Замена заграничного паспорта и водительского удостоверения

Если у физического лица есть заграничный паспорт или водительское удостоверение, их также нужно заменить.

Своевременное обновление документов позволит предпринимателю избежать возможных трудностей в ведении бизнеса и взаимодействии с государственными органами.

Обновление данных в ЕГР

После смены фамилии ФЛП необходимо обновить данные в ЕГР. В реестре хранятся все сведения о предпринимателе, включая фамилию, имя и отчество (п.п. 4 ст. 9 Закона No 755).

Хотя Закон No 755 не определяет предельных сроков для обновления данных в ЕГР, рекомендуется внести коррективы сразу после получения нового паспорта и учетной карточки плательщика налогов, чтобы избежать недоразумений.

Как обновить данные в ЕГР?

Для обновления данных о фамилии ФЛП следует подать заявление о государственной регистрации ФЛП по форме 1. Форма утверждена приказом Минюста от 18.11.2016 No 3268/5.

Варианты подачи заявления:

Лично или через представителя:

• госрегистратору (чаще всего через ЦПАУ);
• нотариусу, который обладает правом оформления госрегистрационных действия в отношении ФЛП.
• перечень субъектов, уполномоченных на регистрацию в условиях ВП, доступен на сайте Минюста.

По почте:

• заявление отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
• подпись на заявлении должна быть нотариально заверена (п. 5 ч. 1 ст. 15 Закона No 755).

Через портал «Дія»:

• с начала 2022 года обновление данных онлайн доступно всем ФЛП. Это наиболее удобный и быстрый способ.

Подробную инструкцию по внесению изменений через портал «Дія» можно найти здесь.

Административный сбор

При подаче заявления необходимо внести административный сбор в размере 230 грн.

Сроки внесения изменений

• При подаче заявления госрегистратору коррективы вносятся в течение одного рабочего дня, а информация передается в налоговую.
• Если заявление направляется через портал «Дія», данные обновляются в течение 10 минут (в случае отсутствия технических или иных проблем).

Оперативное обновление сведений в ЕГРЕдиный государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований важно для корректной работы с государственными органами, контрагентами и банками.

Обновление Реестра плательщиков ЕН при смене фамилии

ФЛП, являющийся плательщиком ЕНЕдиный налог, обязан внести коррективы в Реестр плательщиков ЕН в случае смены фамилии.

Порядок обновления данных

1. Подача заявления
   ФЛП должен направить фискалам заявление по форме, завизированной приказом Минфина от 16.07.2019 No 308.
2. Срок подачи
   Заявление требуется направить в течение месяца с момента изменения фамилии (п. 298.4 НКУ).
3. Внесение изменений
   Изменения в Реестр плательщиков ЕН вносятся в день подачи заявления (п. 299.8 НКУ).

Автоматическая подача заявления через портал «Дія»

Если изменения о смене фамилии ФЛП внесены в ЕГР через портал «Дія», система должна автоматически сформировать и отправить заявление о внесении корректив в налоговую.

Проверка результата: результат можно проверить через Электронный кабинет налогоплательщика в разделе «Учетные данные плательщика».

Однако стоит учитывать, что в нормативно-правовых актах нет обязательного требования, чтобы портал «Дія» подавал такие заявления в ГНС автоматически.

Рекомендация: если изменения в Реестр плательщиков ЕН не произошли в течение нескольких дней после подачи заявления в ЕГР через «Дія», ФЛП следует подать заявление самостоятельно. Это можно сделать через Электронный кабинет налогоплательщика.

Ответственность за неподачу заявления

По мнению налоговиков (БЗ 107.04), ФЛП, не подавший заявление о внесении изменений в Реестр плательщиков ЕН при смене фамилии, не подлежит наказанию.

Однако согласно п. 117.1 НКУ:

• за неподачу заявления в сроки, определенные НКУНалоговый кодекс Украины, на самозанятые лица (в том числе ФЛП) может быть наложен штраф 340 грн.;
• при повторном нарушении в течение года штраф составит 680 грн.

Вывод: несмотря на противоречия в подходах налоговиков, ФЛП следует подавать заявление в установленный срок, чтобы избежать потенциальных штрафов.

Соблюдение процедуры обновления данных в Реестре плательщиков ЕН — залог стабильного функционирования бизнеса и отсутствия претензий со стороны контролирующих инстанций.

Обновление лицензий при смене фамилии ФЛП

В случае смены фамилии физическому лицу-предпринимателю (ФЛП) важно обновить данные, связанные с лицензиями. Процедура зависит от вида лицензии и нормативного регулирования. Подробнее о процессе лицензирования вы сможете прочитать в статье - “Лицензирование предпринимательской деятельности в Украине”.

Обновление лицензий (кроме алко-табачных и горючих)
Если ФЛП занимается деятельностью, подпадающей под действие ст. 7 Закона о лицензировании, он обязан уведомить орган лицензирования об изменении фамилии.

Основания и сроки уведомления:

• согласно ч. 2 ст. 15 Закона о лицензировании, лицензиат обязан уведомлять орган лицензирования об изменениях сведений,
• прописанных в заявлении, документах и данных, приложенных к заявлению на получение лицензии;
• если лицензионные условия содержат срок для уведомления, то необходимо сообщить об изменении фамилии в этот срок;
• если срок не установлен, уведомить орган лицензирования следует в течение месяца со дня, следующего за днем изменения.

Важно: смена фамилии ФЛП требует только уведомления, но не переоформления лицензии. Подробнее о процессе переоформления лицензий можете прочитать в статье - “Переоформление табачных и алкогольных лицензий при смене ПРРО: как поступить?".

Обновление алко-табачно-горючих лицензий до 2025 года
До конца 2024 года действует Закон No 481, регулирующий лицензирование алкогольной, табачной и горючей продукции.

Процедура переоформления лицензии:

• ФЛП, сменивший фамилию, должен в месячный срок подать заявление о переоформлении лицензии в орган лицензирования;
• к заявлению необходимо приложить документы, доказывающие изменение фамилии (ст. 15 Закона No 481).

Сроки переоформления лицензии: налоговый орган обязан переоформить лицензию на новый бланк в течение трех рабочих дней.

Последствия нарушения сроков: неподача заявления в установленный срок может стать основанием для аннулирования лицензии.

Дополнительно: если у ФЛП есть места хранения алкогольных напитков или табачных изделий, внесенные в Единый государственный реестр мест хранения, он должен подать заявление в произвольной форме для обновления данных в этом реестре.

Формат подачи заявлений: заявления можно подавать через частную часть Электронного кабинета налогоплательщика в разделе «Переписка с ГНС».

Обновление алко-табачно-горючих лицензий с 2025 года
С 1 января 2025 года вступают в силу положения Закона No 3817, который вводит новые правила регулирования алко-табачных и горючих лицензий.

Основные изменения:

Данные о лицензиях будут внесены в:

• Единый реестр лицензиатов по производству и обращению спирта этилового, алкогольных напитков, табачных изделий и жидкостей для электронных сигарет.
• Единый реестр лицензиатов и мест обращения горючего.

Процедура обновления данных:

• при изменении данных (включая фамилию ФЛП) необходимо подать заявление о внесении изменений в реестр;
• заявление подается в течение 30 календарных дней с момента изменения данных (п. 1 ч. 9 ст. 34 и п. 1 ч. 9 ст. 35 Закона No 3817).

Срок обработки заявления: фискальный орган должен внести коррективы или предоставить отказ в течение пяти рабочих дней (ч. 11 ст. 34 и ч. 11 ст. 35 Закона No 3817).

Ожидания: До 2025 года должны быть созданы соответствующие реестры и формы заявлений для подачи через Электронный кабинет налогоплательщика.

Своевременное уведомление о смене фамилии и внесение изменений в данные лицензий позволит избежать аннулирования лицензии и других проблем с органами лицензирования.

Изменения в регистрации РРО/ПРРО при смене фамилии ФЛП

ФЛП, использующее кассовые аппараты (РРОРегистратор расчётных операций (кассовый аппарат).) или программные РРО (ПРРОПрограммный регистратор расчётных операций), обязано провести их перерегистрацию в случае смены фамилии.

Перерегистрация РРО (классический кассовый аппарат)
Перерегистрация РРО проводится по предписаниям с п. 2 гл. 3 разд. II Порядка регистрации РРО.

Срок подачи заявления: в течение 5 рабочих дней с момента изменения фамилии.

Необходимые документы:

• регистрационное заявление с отметкой «Перерегистрация» и наименованием причины перерегистрации;
• регистрационное удостоверение на РРО.

Срок обработки заявления:

• перерегистрация РРО проводится фискалами в течение двух рабочих дней после подачи заявления;
• ФЛП выдается новое регистрационное удостоверение на РРО.

Дополнительно: Если у ФЛП зарегистрирована книга учета расчетных операций (КУРО) на РРО, её также необходимо перерегистрировать.

Шаги для перерегистрации КУРО:

• подать регистрационное заявление с отметкой «Перерегистрация» и указанием причины перерегистрации;
• заявление подается в контролирующий орган по месту регистрации КУРО;
• срок подачи: не позже 5 рабочих дней с момента изменения фамилии;
• заявление можно подать в электронной форме (п. 1 гл. 2 разд. ІІ Порядка регистрации КУРО).

Кассовые ордера (РК Расчётная книжка): Если ФЛП использует кассовые ордера (РК) без РРО, их также нужно перерегистрировать вместе с КУРО.

Перерегистрация ПРРО (программный РРО)

Перерегистрация ПРРО проводится по предписаниям с п. 8 разд. II Порядка регистрации ПРРО.

Условия для подачи заявления:

Перед подачей заявления необходимо:

• закрыть последнюю смену;
• отправить последний фискальный отчетный чек.

Процедура:

• подать заявление с отметкой «Перерегистрация»;
• заявление подается в электронной форме.

Сроки: хотя срок подачи заявления нормативно не установлен, рекомендуется провести перерегистрацию в день внесения изменений в ЕГР для упрощения документооборота.

Своевременная перерегистрация РРО/ПРРО и сопутствующих документов (КУРО и РК) позволит избежать нарушений законодательства. Использование электронных форм заявлений и оперативное взаимодействие с налоговыми органами облегчит выполнение обязательств ФЛП.

Другие действия ФЛП при смене фамилии

Помимо обновления основных регистрационных данных и лицензий, ФЛП должен учитывать дополнительные обязательства и рекомендации, связанные с изменением фамилии.

НДСНалог на добавленную стоимость-регистрация
Если ФЛП является плательщиком НДС, то изменения в Реестр плательщиков НДС вносятся автоматически на основании данных ЕГР (п. 183.15 НКУ).

Особенности:

• НДС-перерегистрация не требует подачи заявления по форме No 1-ПДВ с отметкой «Перерегистрация». Это подтверждают налоговики (БЗ 101.02);
• однако важно позаботиться о регистрации налоговых накладных (НН) и расчетов корректировки (РК), составленных на старую фамилию до изменения электронной подписи. После смены фамилии и получения новой электронной подписи могут возникнуть проблемы с регистрацией таких документов;
• рекомендуется уведомить контрагентов — плательщиков НДС об изменении фамилии, чтобы они корректно указывали новое наименование покупателя (получателя) в НН/РК.

Разрешительные документы
Смена фамилии ФЛП не требует переоформления разрешительных документов. Это закреплено в ч. 8 ст. 41 Закона Украины «О разрешительной системе в сфере хозяйственной деятельности».

Обновлять информацию в разрешительных документах из-за изменения фамилии не нужно.

Электронная подпись
Согласно ч. 2 ст. 12 и п. 4 ч. 2 ст. 23 Закона No 2155, при изменении фамилии ФЛП должен:

1. Обратиться к квалифицированному предоставителю электронных доверительных услуг (КПЭДУ) для отмены старой электронной подписи.
2. Получить новую электронную подпись на изменённые данные.

Сроки: Законодательством сроки не установлены, но для предотвращения проблем с идентификацией советуем сделать это как можно скорее.

Банк

На законодательном уровне отсутствует обязательное требование немедленно информировать банк об изменении фамилии.

Рекомендации: 

• проверьте договор с банком об открытии счета: в нем могут быть предусмотрены требования о сообщении изменений;
• чтобы избежать проблем с идентификацией платежей, посетите банк или обновите персональные данные через онлайн-банкинг. Номер счета при этом останется прежним.

Контрагенты

Для избежания недоразумений рекомендуется уведомить контрагентов о смене фамилии.

Особенности:

• сроки для уведомления могут быть прописаны в договоре;
• если в договоре этот момент не указан, уведомление следует сделать в ближайшее время после изменений.

Эти действия помогут ФЛП минимизировать риски и обеспечить бесперебойную работу после смены фамилии.

Коммерческая тайна в договорах: как правильно прописать

После смены фамилии ФЛП в первоочерёдно необходимо обновить сведения в ЕГР. Сроки для внесения изменений законодательством не прописаны.
Смена фамилии обязывает ФЛП:

• переоформить алко-табачно-горючие лицензии (с 2025 года изменения вносятся в соответствующие реестры);
• перерегистрировать РРО/ПРРО/КУРО;
• внести изменения в Реестр плательщиков ЕН, если ФЛП находится на упрощенке.

Подача заявлений для изменения учетных данных в налоговой, НДС-перерегистрация и обновление лицензий (за исключением алко-табачно-горючих) не требуется.