Зміна прізвища підприємця: що потрібно зробити?

29 квітня 2025

Незалежно від передумов, ця подія вимагає внесення змін до ряду документів, щоб продовжувати легально здійснювати підприємницьку діяльність.

Ось що слід зробити:

Заміна офіційних паперів, що засвідчують особу
Протягом місяця після зміни прізвища ФОП потрібно замінити:

• паспорт громадянина України;
• паспорт для виїзду за кордон (якщо є);
• облікову картку платника податків (РНОКПП);
• посвідчення водія (якщо є).

Першим кроком завжди є заміна паспорта громадянина України.

Для цього слід звернутися до територіального підрозділу Державної міграційної служби (ДМС) за місцем реєстрації або до релевантного ЦНАП.

Необхідні документи для заміни паспорта:

• заяву про видачу нового паспорта;
• старий паспорт, який підлягає обміну;
• документ, що підтверджує підстави для зміни прізвища (наприклад, свідоцтво про шлюб або довідку про добровільну зміну прізвища);
• квитанція про сплату адміністративного збору.

Розмір збору:

• 372 грн (заміна протягом 20 робочих днів);
• 498 грн (заміна протягом 10 робочих днів).

Отримання нового облікового РНОКППРеєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний код)
Після отримання нового паспорта потрібно оновити відомості в обліковій картці платника податків.

Важливо: номер ідентифікаційного коду не змінюється, вносяться корективи виключно до прізвища.

Кроки для оновлення облікової картки:

1. Направити заяву за формою № 5ДР (додаток 12 до Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків) протягом місяця після зміни прізвища.
2. Звернутися:
   - у ДПС за місцем реєстрації;
   - будь-який податковий орган, якщо ви перебуваєте за межами свого місця проживання.
3. Надіслати заяву можна також через Електронний кабінет платника.

Терміни внесення коректив:

• до 3 робочих днів – при зверненні до податкового органу за місцем реєстрації або через Електронний кабінет;
• до 5 робочих днів – при зверненні до будь-якого іншого податкового органу.
   

Заміна закордонного паспорта та посвідчення водія

Якщо у фізичної особи є закордонний паспорт або посвідчення водія, їх також потрібно замінити.

Своєчасне оновлення документів дозволить підприємцю уникнути можливих труднощів у веденні бізнесу та взаємодії з державними органами.

Оновлення даних у ЄДР

Після зміни прізвища ФОП необхідно оновити дані в ЄДРЄдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. У реєстрі зберігаються всі відомості про підприємця, включаючи прізвище, ім'я та по батькові (п.п. 4 ст. 9 Закону № 755).

Хоча Закон №755 не визначає граничних термінів для оновлення даних в ЄДР, рекомендується внести корективи відразу після отримання нового паспорта та облікової картки платника податків, щоб уникнути непорозумінь.

Як оновити дані в ЄДР?

Для оновлення даних про прізвище ФОП слід подати заяву про державну реєстрацію ФОП за формою 1. Форму затверджено наказом Мін'юсту від 18.11.2016 No 3268/5.

Варіанти подання заяви:

Особисто чи через представника:

• держреєстратору (найчастіше через ЦНАП);
• нотаріусу, який має право оформлення держреєстраційних дій щодо ФОП.
• перелік суб'єктів, уповноважених на реєстрацію в умовах ВС, доступний на сайті Мін'юсту.

Поштою:

• заява надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення.
• підпис на заяві має бути нотаріально засвідчений (п. 5 ч. 1 ст. 15 Закону № 755).

Через портал «Дія»:

• з початку 2022 року оновлення даних онлайн доступне всім ФОП. Це найбільш зручний та швидкий спосіб. Детальну інструкцію щодо внесення змін через портал «Дія» можна знайти тут.

Адміністративний збір

Під час подання заяви необхідно внести адміністративний збір у розмірі 230 грн.

Терміни внесення змін

1. Під час подання заяви держреєстратору корективи вносяться протягом одного робочого дня, а інформація передається до податкової.
2. Якщо заява надсилається через портал Дія, дані оновлюються протягом 10 хвилин (у разі відсутності технічних або інших проблем).

Оперативне оновлення відомостей у ЄДР є важливим для коректної роботи з державними органами, контрагентами та банками.

Оновлення Реєстру платників ЄП при зміні прізвища

ФОП, який є платником ЄПЄдиний податок, зобов'язаний внести корективи до Реєстру платників ЄП у разі зміни прізвища.

Порядок оновлення даних

1. Подання заяви
   ФОП має направити фіскалам заяви за формою, завізованою наказом Мінфіну від 16.07.2019 No 308.
2. Термін подачі
   Заяву потрібно надіслати протягом місяця з моменту зміни прізвища (п. 298.4 ПКУ).
3. Внесення змін
   Зміни до Реєстру платників ЄП вносяться у день подання заяви (п. 299.8 ПКУ).

Автоматичне подання заяви через портал «Дія»

Якщо зміни про прізвище ФОП внесено до ЄДР через портал «Дія», система має автоматично сформувати та надіслати заяву про внесення коректив до податкової.

Перевірка результату: результат можна перевірити через Електронний кабінет платника податків у розділі «Облікові дані платника».

Проте варто враховувати, що у нормативно-правових актах немає обов'язкової вимоги, щоб портал «Дія» подавав такі заяви до ДПС автоматично.

Рекомендація: якщо зміни до Реєстру платників ЄП не відбулися протягом кількох днів після подання заяви до ЄДР через «Дія», ФОП слід подати заяву самостійно. Це можна зробити через Електронний кабінет платника податків.

Відповідальність за неподання заяви

На думку податківців (БЗ 107.04), ФОП, який не подав заяви про внесення змін до Реєстру платників ЄП при зміні прізвища, не підлягає покаранню.

Проте згідно із п. 117.1 ПКУ:

• за неподання заяви у строки, визначені ПКУПодатковий кодекс України, на самозайняті особи (зокрема ФОП) може бути накладено штраф 340 грн;
• при повторному порушенні протягом року штраф становитиме 680 грн.

Висновок: незважаючи на суперечності у підходах податківців, ФОП слід подавати заяву у встановлений термін, щоб уникнути потенційних штрафів.

Дотримання процедури поновлення даних у Реєстрі платників ЄП — запорука стабільного функціонування бізнесу та відсутності претензій з боку контролюючих інстанцій.

Оновлення ліцензій під час зміни прізвища ФОП

У разі зміни прізвища фізичній особі-підприємцю (ФОП) важливо оновити дані, пов'язані з ліцензіями. Процедура залежить від виду ліцензії та нормативного регулювання.  Докладніше про процес ліцензування ви можете прочитати у статті - "Ліцензування підприємницької діяльності в Україні"

Оновлення ліцензій (крім алко-тютюнових та горючих)
Якщо ФОП займається діяльністю, що підпадає під дію ст. 7 Закону про ліцензування він зобов'язаний повідомити орган ліцензування про зміну прізвища.

Підстави та терміни повідомлення:

• відповідно до ч. 2 ст. 15 Закону про ліцензування, ліцензіат зобов'язаний повідомляти орган ліцензування про зміни відомостей, прописаних у заяві, документах та даних, що додаються до заяви на отримання ліцензії;
• якщо ліцензійні умови містять строк повідомлення, необхідно повідомити про зміну прізвища в цей термін;
• якщо термін не встановлений, повідомити орган ліцензування слід протягом місяця з дня наступного дня зміни.

Важливо: зміна прізвища ФОП потребує лише повідомлення, але не переоформлення ліцензії. Більш детально про процес переоформлення ліцензій ви зможте прочитати у статті - "Переоформлення алкогольних та тютюнових ліцензій під час зміни ПРРО: як вчинити?".

Оновлення алко-тютюново-горючих ліцензій до 2025 року
До кінця 2024 року діє Закон No 481, який регулює ліцензування алкогольної, тютюнової та паливної продукції.

Процедура переоформлення ліцензії:

• ФОП, який змінив прізвище, повинен у місячний строк подати заяву про переоформлення ліцензії до органу ліцензування;
• до заяви необхідно додати документи, що доводять зміну прізвища (ст. 15 Закону № 481).

Терміни переоформлення ліцензії: податковий орган має переоформити ліцензію на новий бланк протягом трьох робочих днів.

Наслідки порушення термінів: неподання заяви у встановлений термін може бути підставою для анулювання ліцензії.

Додатково: якщо ФОП має місце зберігання алкогольних напоїв або тютюнових виробів, внесених до Єдиного державного реєстру місць зберігання, він повинен подати заяву у довільній формі для оновлення даних у цьому реєстрі.

Формат подання заяв: заяви можна подавати через приватну частину Електронного кабінету платника податків у розділі «Листування з ДПС».

Оновлення алко-тютюново-горючих ліцензій з 2025 року

З 1 січня 2025 року набирають чинності положення Закону № 3817, який запроваджує нові правила регулювання алко-тютюнових та горючих ліцензій.

Основні зміни:

Дані про ліцензії будуть внесені до:

• Єдиний реєстр ліцензіатів з виробництва та обігу спирту етилового, алкогольних напоїв, тютюнових виробів та рідин для електронних сигарет.
• Єдиний реєстр ліцензіатів та місць обігу пального.

Процедура оновлення даних:

• при зміні даних (включаючи прізвище ФОП) необхідно подати заяву про внесення змін до Реєстру;
• заява подається протягом 30 календарних днів з моменту зміни даних (п. 1 ч. 9 ст. 34 та п. 1 ч. 9 ст. 35 Закону № 3817).

Термін обробки заяви: фіскальний орган повинен внести корективи або надати відмову протягом п'яти робочих днів (ч. 11 ст. 34 та ч. 11 ст. 35 Закону № 3817).

Очікування: До 2025 року мають бути створені відповідні реєстри та форми заяв для подання через Електронний кабінет платника податків.

Своєчасне повідомлення про зміну прізвища та внесення змін до цих ліцензій дозволить уникнути анулювання ліцензії та інших проблем з органами ліцензування.

Зміни у реєстрації РРО/ПРРО при зміні прізвища ФОП

ФОП, що використовує касові апарати (РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат).) або програмні РРО (ПРРОПрограний реєстратор розрахункових операцій ), зобов'язане провести їхню перереєстрацію у разі зміни прізвища.

Перереєстрація РРО (класичний касовий апарат)
Перереєстрація РРО проводиться за приписами п. 2 гл. 3 розд. II Порядку реєстрації РРО.

Строк подання заяви: Протягом 5 робочих днів після зміни прізвища.

Необхідні документи:

• реєстраційна заява з позначкою «Перереєстрація» та найменуванням причини перереєстрації;
• реєстраційне посвідчення РРО.

Термін обробки заяви:

• перереєстрація РРО проводиться фіскалами протягом двох робочих днів після подання заяви;
• ФОП видається нове реєстраційне посвідчення на РРО.

Додатково: Якщо у ФОП зареєстровано книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) на РРО, її також необхідно перереєструвати.

Кроки для перереєстрації КОРО:

• подати реєстраційну заяву з позначкою «Перереєстрація» та вказати причину перереєстрації;
• заява подається до контролюючого органу за місцем реєстрації КОРО;
• термін подачі: не пізніше 5 робочих днів з моменту зміни прізвища;
• заяву можна подати в електронній формі (п. 1 гл. 2 розд. ІІ Порядку реєстрації КОРО).

Касові ордери (РКРозрахункова книжка): Якщо ФОП використовує касові ордери (РК) без РРО, їх також потрібно перереєструвати разом із КОРО.

Перереєстрація ПРРО (програмний РРО)

Перереєстрація ПРРО проводиться за приписами п. 8 розд. II Порядку реєстрації ПРРО.

Умови подання заяви:

Перед поданням заяви необхідно:

• закрити останню зміну;
• надіслати останній фіскальний звітний чек.

Процедура:

• подати заяву із позначкою «Перереєстрація»;
• заява подається в електронній формі.

Терміни: хоча термін подання заяви не встановлений нормативно, рекомендується провести перереєстрацію в день внесення змін до ЄДР для спрощення документообігу.

Своєчасна перереєстрація РРО/ПРРО та супутніх документів (КОРО та РК) дозволить уникнути порушень законодавства. Використання електронних форм заяв та оперативна взаємодія з податковими органами полегшить виконання зобов'язань ФОП.

Інші дії ФОП при зміні прізвища

Окрім оновлення основних реєстраційних даних та ліцензій, ФОП повинен враховувати додаткові зобов'язання та рекомендації, пов'язані зі зміною прізвища.

ПДВПодаток на додану вартість -реєстрація
Якщо ФОП є платником ПДВ, то зміни до Реєстру платників ПДВ вносяться автоматично на підставі даних ЄДР (п. 183.15 ПКУ).

Особливості:

• ПДВ-перереєстрація не вимагає подання заяви за формою № 1-ПДВ з позначкою «Перереєстрація». Це підтверджують податківці (БЗ 101.02);
• однак важливо подбати про реєстрацію податкових накладних (ПН) та розрахунків коригування (РК), складених на старе прізвище до зміни електронного підпису. Після зміни прізвища та отримання нового електронного підпису можуть виникнути проблеми з реєстрацією таких документів;
• рекомендується повідомити контрагентів-платників ПДВ про зміну прізвища, щоб вони коректно вказували нове найменування покупця (отримувача) у ПН/РК.

Дозвільні документи
Зміна прізвища ФОП не потребує переоформлення дозвільних документів. Це закріплено у ч. 8 ст. 41 Закону України "Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності".

Оновлювати інформацію у дозвільних документах через зміну прізвища не потрібно.

Електронний підпис
Відповідно до ч. 2 ст. 12 та п. 4 ч. 2 ст. 23 Закону № 2155, за зміни прізвища ФОП повинен:

• Звернутися до кваліфікованого надання електронних довірчих послуг (КНЕДП) для скасування старого електронного підпису.
• Отримати новий електронний підпис на змінені дані.

Терміни - Законодавством терміни не встановлені, але для запобігання проблемам з ідентифікацією радимо зробити це якнайшвидше.

Банк

На законодавчому рівні немає обов'язкової вимоги негайно інформувати банк про зміну прізвища.

Рекомендації:

• перевірте договір з банком про відкриття рахунку: у ньому можуть бути передбачені вимоги щодо змін;
• щоб уникнути проблем з ідентифікацією платежів, відвідайте банк або оновіть персональні дані через онлайн-банкінг. Номер рахунку при цьому залишиться тим самим.

Контрагенти

Для уникнення непорозумінь рекомендується повідомити контрагентів про зміну прізвища.

Особливості:

• терміни повідомлення можуть бути прописані в договорі;
• якщо цей договір не вказано, повідомлення слід зробити найближчим часом після зміни.

Ці дії допоможуть ФОП мінімізувати ризики та забезпечити безперебійну роботу після зміни прізвища.

Комерційна таємниця у договорах: як правильно прописати

Після зміни прізвища ФОП в першу чергу необхідно оновити відомості в ЄДР. Терміни для внесення змін до законодавства не прописані.
Зміна прізвища зобов'язує ФОП:

• переоформити алко-тютюново-горючі ліцензії (з 2025 року зміни вносяться до відповідних реєстрів);
• перереєструвати РРО/ПРРО/КОРО;
• внести зміни до Реєстру платників ЄП, якщо ФОП перебуває на спрощенні.

Подання заяв для зміни облікових даних у податковій, ПДВ-перереєстрація та оновлення ліцензій (за винятком алко-тютюново-горючих) не потрібне.