Всё, что нужно знать предпринимателю о книге учёта доходов

20 июня 2019 Пригодится для: Предприниматели 1–3-я группы ЕН

Книга — первое, что требуют налоговики, когда приходят с проверкой.

Упрощённая система налогообложения предусматривает и упрощённое ведение учёта. Поэтому предприниматели 1–2-й и 3-й группы без НДСНалог на добавленную стоимость ведут только учёт доходов и обязаны записывать выручку в книгу учёта доходов. Потом переносить эти данные в декларацию по единому налогу. 

Как зарегистрировать книгу доходов

В Порядке № 579 написано, что предприниматель выбирает, как вести книгу учёта доходов: на бумаге или в электронном виде. По факту доступен только бумажный вариант, сервис для ведения электронной пока не разработан (консультация в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, подкатегория 107.07).

Купить книгу можно в канцелярском или интернет-магазине. Стоит она порядка 15 гривен. Перед заполнением книгу обязательно нужно зарегистрировать в налоговой, это бесплатно, но займёт несколько дней.

Перед регистрацией нужно заполнить титульный лист книги и пронумеровать страницы. Сейчас книги продаются уже прошитые, возможно, нужно будет наклеить на нить с обратной стороны прямоугольный лист бумаги — на нём в налоговой распишется начальник ГНИГосударственная налоговая инспекция, поставят количество страниц и печать. Это делают, чтобы нельзя было вырвать листы.

После этих манипуляций отдайте книгу в налоговую вместе с заявлением на имя начальника.

Обычно забрать зарегистрированную книгу можно через день-два, но процесс может затянуться и на неделю — сроки в законодательстве не прописаны, поэтому всё зависит от конкретной налоговой. 

Зарегистрировать можно только одну книгу, никаких запасных вариантов.

Как заполнять книгу учёта доходов

Суммы дохода в книге учёта надо писать в гривнах с копейками. Если продолжаете вести старую форму книги, которая применялась до 28.07.2015 г., её тоже надо заполнять с копейками (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

Графа 2. Записи в книге надо делать за день, когда получали доход. В разных строках одной датой вписывать сумму наличного и безналичного дохода за день (письмо ГФС № 1529, консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

Суммировать наличные и безналичные поступления за день по отдельности.

Если у вас салон красоты и за день получили от клиентов пять оплат наличными и три через терминал картами, суммируете отдельно наличные и безналичные и отдельными строками вписываете в книгу.

Нет разъяснений, как обозначать наличные и безналичные поступления в книге. Так что, если вы получаете оплаты наличными и на счёт, рекомендуем запросить индивидуальную налоговую консультацию, чтобы избежать возможных придирок во время проверки.

Предприниматели, у которых несколько магазинов, фиксируют в книге общую сумму выручки со всех точек.

Если ФЛПФизическое лицо — предприниматель занимается разными видами деятельности — торговлей и арендой, например, — тоже вписывают единую цифру за день, когда получили доход.

Если в какой-то день оплат не получали, книгу не заполняете, проставлять нули или прочерки не нужно.

Каждая цифра в книге должна подтверждаться первичным документом — актом, накладной, квитанцией, товарным чеком. По требованию вы должны будете предъявить их во время проверки.

В конце месяца, квартала, года подбивают общую сумму дохода.

Как отражать в книге доход в валюте

Если работаете с иностранными контрагентами и получаете выручку в валюте, заполнять книгу надо так:

  • запись делаете на дату поступления денег на валютный счёт;
  • сумму включаете в доход в гривнах по официальному курсу НБУ, который действовал в день поступления денег на валютный счёт.

Даже если продадите эту валюту позже и дороже — положительная разница не будет считаться вашим предпринимательским доходом и в книгу эту сумму записывать не надо.

Норму об обязательной продаже 30% валютной выручки при поступлении на распределительный счёт, НБУ отменил с 20.06.2019 г.

Как учитывать доход посредника

Если получили деньги по посредническому договору (поручения, комиссии, транспортного экспедирования или агентскому), в книге учёта доходов записать надо всю сумму (письмо ГУ ГФС в Одесской области от 04.04.2018 г. № 1362/ІПК/15-32-13-01-09). Но в декларации по единому налогу отразить только сумму полученного вознаграждения за услугу посредника.

Вообще лучше избегать посреднических договоров, по которым вы самостоятельно оставляете себе сумму полученного вознаграждения. Такой доход налоговая может признать неденежным (бартером), запрещённым на ЕНЕдиный налог.

Прописывайте в договоре, что получаете только вознаграждение, тогда многие вопросы у налоговиков отпадут.

Как в книге оформлять возвраты

Бывает, что покупатель или заказчик требует вернуть ранее оплаченные деньги за товар или предоплату за услугу. А вы уже зафиксировали эту сумму в книге. Для таких ситуаций предусмотрены графы 3 «Сумма возвращённых денег за товар (работы, услуги) и/или предоплаты» и 4 «Скорректированная сумма дохода».

В день возврата денег внесите в графу 3 эту сумму денег, минус ставить не нужно.

А в графе 4 укажите разницу между суммой выручки за день, в который сделали возврат, и возвращенной покупателю суммой (от суммы в графе 2 отнимают сумму в графе 3).

Сумма возврата превысила выручку. В графе 4 поставьте прочерк, налоговики запрещают заполнять графы 4 и 6 с минусом (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

В день возврата выручки не было. Графу 4 не заполняете. Суммы возвратов учтутся в итогах за месяц, их надо будет вычесть из общей суммы дохода.

Надо вернуть оплату покупателю, которую учли в доходах за прошлый квартал, и уже подали декларацию за этот период, то в квартале, когда вернули деньги, надо уменьшить доход на сумму возврата.

Как оформлять возвраты

Как отразить бесплатное получение

Единщики обязаны включать в доход стоимость бесплатно полученных товаров, работ и услуг. Эта сумма попадает в графу 5.

Запись в книге проводят на дату подписания акта приёма-передачи безоплатно полученных товаров (работ, услуг).

Сюда же попадает стоимость товаров, которые предприниматель получил на хранение по договору, но потом продал, не дождавшись срока возврата.

В графе 6 отражают итоговую сумму дохода (сумму граф 4 и 5).

Как отражать запрещённый на ЕН доход

Графа 7 «Доход, облагаемый по ставке 15 %» заполняется, если нарушили условия пребывания на едином налоге. В графе «вид дохода» нужно указать цифру от 1 до 5:

  • «1» — превысили лимит годового дохода для вашей группы. В эту графу записываете только сумму превышения. Напомним ограничения: 1-я группа — 300 тыс. грн, 2-я — 1,5 млн грн, 3-я — 5 млн грн;
  • «2» — если получили доход по КВЭД, которые не внесли в реестр плательщиков ЕН;
  • «3» — использовали неденежные расчёты, такие как бартер, взаимозачёт и пр. Записываете стоимость товаров или услуг;
  • «4» — доход от запрещённых на упрощёнке видов деятельности;
  • «5» — доход от видов деятельности, которыми запрещено заниматься на 1–2-й группах ЕН.

Такой запрещённый доход облагается ЕН по ставке 15 % (пп.пп. 1–5 п. 293.4 НКУ).

Чем нельзя заниматься на едином налоге

Так выглядит заполненная книга предпринимателя 2-й группы ЕН, который получает оплаты наличными и на счёт.

02.10.2018 — ФЛП получил на счёт оплаты от двух покупателей на 5 тыс. грн и 3,5 тыс. грн, доход за день — 8,5 тыс. грн, его и вносим в книгу;

05.10.2018 — на счёт поступила предоплата 3 тыс. грн, оплата наличными — 2 тыс. грн. Записи делаются отдельными строками.

10.10.2018 — получил 4 тыс. грн за реализацию товара; вернул покупателю 1 тыс. грн, которую получил ранее как предоплату;

18.10.2018 — обнаружил, что забыл внести 500 грн, которые поступили на счёт 03.10;

24.10.2018 — без оплаты получил товары на 2 тыс. грн;

30.10.2018 — на счёт ФЛП получил 1,5 тыс. грн за аренду точки, по коду КВЭД 68.20Предоставление в аренду и эксплуатацию собственного или арендованного недвижимого имущества. Это считается нарушением — доход от осуществления видов деятельности, не внесённых в реестр плательщиков ЕН, с этого дохода придётся уплатить 15 % ЕН.

Ошибки в книге доходов

Заполняйте книгу аккуратно и разборчиво — ручкой c тёмными чернилами, зачеркивать запись нельзя.

А если что-то нужно исправить, сделайте запись в новой строке с минусом или с положительным значением и поставьте рядом подпись (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

Бывает, что предприниматель находит ошибку, когда уже подвёл итоги за месяц или квартал, исправить нужно так.

Неправильную запись и строку с «итого» оставляете как есть и ничего не зачёркиваете.

Делаете правильную запись в новой строке, указываете сумму с положительным или отрицательным значением.

Подбиваете итог ещё раз.

В графы 4 «скорректированная сумма дохода» и 6 «всего» нельзя вносить суммы с минусом, такое требование налоговики аргументируют тем, что записи в книгу вносите по итогам рабочего дня, и эти значения не могут быть с минусом (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

Регистрация новой книги учёта

У кого должна находиться книга

Книга учёта доходов хранится у предпринимателя. У вас может быть несколько магазинов или офисов в разных городах, книги там может и не быть, но если к вам пришли с проверкой, по требованию проверяющих вы обязаны её предоставить.

Заполнять книгу учёта предприниматель должен самостоятельно (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07). Но по факту ФЛП часто делегирует эту обязанность жене, бухгалтеру или работнику, который отвечает за учёт.

Мы рекомендуем контролировать этот процесс, чтобы избежать ситуаций, когда бухгалтер-аутсорсер возвращает книгу учёта, в которой нет половины записей и в целом заполненную кое-как.

Штрафы по книге учёта

Если через раз записывали полученный доход в книгу или вообще её не регистрировали, к вам могут применить админштраф от 51 до 136 грн, а если в течение года штраф за это нарушение уже применялся — от 85 до 136 грн (ст. 1641 КоАП).

Кто может проверить деятельность предпринимателя

К вам могут прийти с проверкой контролёры, и вот что они потребуют.

Предоставить книгу учёта. Ранее ФЛП штрафовали, если не предоставил или предоставил, но заполненную с пробелами книгу — зафиксированы не все предпринимательские доходы, суммы в книге расходятся с суммами в отчётности.

Налоговики могли приравнять это к неоприходованию наличности в кассе, штрафовали в 5-кратном размере неучтённой суммы. Но с 20 июня 2019 года Указа № 436, в котором был прописан этот штраф, утратил силу, а эта санкция больше нигде не прописана. Имейте это ввиду, если такой штраф попытаются применить к вам. 

Предоставить первичные документы, которые подтвердят суммы в книге. Если их не окажется — оштрафуют на 510 грн, а если вы не сможете их предоставить повторно в течение года — на 1020 грн (ИНКИндивидуальная налоговая консультация. от 04.04.2018 г. № 1362/ІПК/15-32-13-01-09).

Такой же штраф будет, если потеряли книгу и не восстановили данные на протяжении 90 дней, потому что нет первичных документов (п. 121.1 НКУ).

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки