Как составить договор аренды помещения

03 ноября 2020

Обычно арендодатель даёт на подпись свой шаблон и неохотно принимает правки от арендатора. Рассказываем, на какие позиции обратить внимание.

Специфика оформления договора зависит от того, что именно передаётся в аренду. Если в аренду передаётся имущество, находящееся в государственной или коммунальной собственности, такие отношения регулирует ЗУ «Об аренде государственного и коммунального имущества», если земля — ЗУ «Об аренде земли».  

Иногда вместо термина «аренда» используют «наём» — это одинаковые понятия, но в научно-практическом комментарии к Хозяйственному Кодексу говорится, что «аренда» указывает на предпринимательский характер договора, а «наём» — для личных нужд.

Стороны договора

Арендодателем и арендатором может быть обычное физлицо, юрлицо и предприниматель.

Арендатор — принимает имущество в аренду.  

Арендодатель — собственник имущества или лицо, уполномоченное заключить договор. Собственно в договоре должны быть перечислены правоустанавливающие документы, на основании которых арендодатель распоряжается имуществом.

Важный момент: даже когда собственник меняется, договор аренды продолжает действовать, кроме случаев, когда о его прекращении указано в договоре (ст. 770 ГКУ).

Существенные условия, которые обязательно прописывать в договоре аренды или допсоглашении:

  • объект аренды (состав и стоимость имущества с учётом её индексации);
  • срок действия договора;
  • арендная плата с учётом индексации;
  • порядок использования амортизационных отчислений;
  • восстановление арендованного имущества (если арендатор испортил, в каком порядке обязан восстановить и пр.) и условия возврата/выкупа (лизинг).

Если что-то упустили, договор считается незаключённым, а всё, что получено по нему, — полученным без достаточных правовых оснований. То есть арендатор не вправе пользоваться помещением, а арендодатель не вправе получать деньги за аренду.

Признать договор недействительным может одна из сторон договора или вообще третье лицо в рамках рассмотрения другого иска.

Предмет договора

Здесь мы определяем, какое именно имущество передаётся в пользование арендатору. Добавьте в качестве приложения поэтажный план-схему с выделенным на нём объектом, передающимся в аренду.

Если имущества передаётся много, перенесите информацию о нём в приложение. Описать надо так, чтобы одно имущество можно было легко отделить от другого.

Укажите наименование и индивидуальные характеристики имущества.

Например, «нежилое помещение общей площадью 100 кв. м находится на 1-м этаже, офис 5, принадлежит Арендодателю на праве частной собственности, расположено в здании по адресу г. Киев, ул. Банковая, д. 1 в соответствии с поэтажным планом-схемой, который прилагается к Договору и является его неотъемлемой частью».

Обязательно укажите стоимость имущества на момент передачи в аренду.

А ещё цель использования, например так: «помещение передаётся для размещения и деятельности офиса Арендатора» или «Арендатор использует арендованное по данному договору оборудование в собственной хозяйственной деятельности, в соответствии с его техническим назначением».

Пропишите, при каких условиях возможно изменение цели использования и какая процедура оформления.

Арендная плата

Арендная плата устанавливается в виде фиксированной суммы (ст. 286 ХКУ). 

После подписания договора цену аренды можно изменить в случаях и на условиях, которые изначально согласовали в договоре, и оформить допсоглашение.

Пропишите дату начала начисления арендной платы и дату окончания, обычно они совпадают с датой подписания акта передачи имущества в аренду и акта возврата.

Акт приёма-передачи. Подтверждает, что арендодатель предоставил арендатору объект в пользование. После подписания акта начисляются арендные платежи, поэтому для арендатора важно не подписывать акт до фактической передачи объекта в аренду.

Условие об индексации. Опишите, как именно это будет происходить: какой индекс применяется, с какого периода и пр.

Например: «начиная со второго месяца аренды общая сумма арендной платы за пользование помещением, определённая в пункте ___ настоящего Договора, подлежит индексации ежемесячно, согласно официальному индексу инфляции, по следующей формуле»:

Ар. = Ар.1 × индекс инфляции

Где:

  • Ар. — стоимость арендной платы за текущий месяц;
  • Ар.1 — стоимость арендной платы за предыдущий месяц;
  • Индекс инфляции предыдущего месяца, посмотреть можно на сайте Госстата.   

Сроки и способы оплаты аренды

Важно прописать срок уплаты аренды, с какого момента он рассчитывается, а за просрочку платежей установить санкции.

Обычно прописывают точную дату уплаты или график арендных платежей.

Если арендодатель вложился в ремонт помещения, арендатор может зачесть эти расходы в счёт аренды (ч. 3 ст. 778 ГКУ).

Как правило, арендный платёж — это фиксированная сумма, в неё могут входить коммунальные услуги, а могут идти отдельно.

Вообще важно чётко прописать, кто оплачивает коммунальные, эксплуатационные, обеспечительные и прочие услуги, в каком порядке, в какие сроки и на каком основании, например, на основании отдельного договора.

Определите, при каких обстоятельствах арендную плату можно изменить, как это оформить.

Обеспечительный платёж. Чтобы защититься от финансовых потерь, если арендатор окажется недобросовестным, арендодатель может настоять на внесении обеспечительного платежа.

Его размер и условия, при которых он используется, надо чётко прописать (ст. 199 ХКУ).

Для чего можно использовать, например, для погашения задолженности арендатора или возмещения имущественных потерь арендодателя. Чтобы не столкнуться с ситуацией, когда арендатор съехал, а помещение — как после урагана.

Размер обеспечительного платежа может быть больше арендной платы, тогда пропишите сроки и порядок возврата.

Также можно предусмотреть возможность зачёта обеспечительного платежа в счёт аренды за последний месяц.

Пропишите в договоре такой пункт: «если в течение действия данного договора не произойдёт расходование обеспечительного платежа на _____________ (погашение задолженности, возмещение имущественных потерь и т. п.) арендатора перед арендодателем, то обеспечительный платёж подлежит зачёту в счёт арендной платы за последний месяц аренды».

Также укажите, что происходит с обеспечительным платежом, если собственник имущества изменится.

Цена привязана к доллару США или евро. Допускается использование денежного эквивалента в валюте (ч. 2 ст. 524 ГКУ), несмотря на то что уплачивать арендные платежи арендатор будет в гривне (ч. 1 ст. 533 ГКУ).

В день уплаты аренды платёж должен быть пересчитан в гривны по курсу доллара США / евро (если вы не предусмотрели какой-то иной порядок определения суммы, например что перерасчёт делаете, только если гривна подешевела на значительный процент).

Срок действия договора

Сроком действия договора называют время, в течение которого существуют обязательства сторон, возникшие на основании этого договора.

Он устанавливается по договорённости сторон и начинает отсчёт с момента подписания договора.

Надо заверить у нотариуса договор аренды здания, капитального сооружения / отдельной части, если заключаете его на три года и больше (ч. 2 ст. 793 ГКУ). А право пользования таким объектом подлежит госрегистрации (ст. 794 ГКУ).  

Если меньше трёх лет — ничего заверять и регистрировать не нужно.

А если заключили договор на год, а потом автоматически продлили его три раза подряд, нотариально заверять ничего не надо (п. 2.9 Постановления Пленума ВХСУ). 

Права и обязанности сторон

Рассмотрим некоторые примеры прав и обязанностей сторон в договоре аренды помещения.

К правам арендодателя может относиться:

  • своевременно получать арендную плату, а также другие платежи, определённые договором;
  • посещать помещение с целью осуществления периодического обследования состояния конструктивных элементов помещения (стен, перекрытий, инженерных сетей и т. п.) с целью осуществления технического и профилактического осмотров, проверки показателей средств учёта;
  • в случае незаключения сторонами договора аренды на новый срок в течение двух месяцев до истечения срока аренды арендодатель имеет право осуществлять оценку и обзор помещения вместе с лицами, которые намерены его арендовать, предварительно согласовав время осмотра с арендатором;
  • в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения взятых на себя арендатором обязательств в части уплаты ежемесячной арендной платы или других платежей, предусмотренных договором, арендодатель имеет право в одностороннем порядке удержать сумму таких платежей и штрафных санкций, предусмотренных договором, из суммы обеспечительного платежа, указанного в пункте __ договора. О таком удержании арендодатель должен письменно уведомить арендатора за 5 (пять) рабочих дней до даты удержания.

К обязанностям арендодателя может относиться:

  • передать арендатору помещение в срок и в состоянии, соответствующем условиям договора;
  • обеспечить арендатору и его персоналу возможность беспрепятственного пользования помещением в соответствии с целями, предусмотренными условиями договора;
  • немедленно сообщать арендатору о любых повреждениях, аварии или других неполадках, в результате которых нанесён или может быть нанесён ущерб имуществу арендатора, находящегося в помещении;
  • в порядке, предусмотренном договором, согласовывать с арендатором проведение обследований состояния конструктивных элементов помещения с целью осуществления технического и профилактического осмотров, проверки показателей средств учёта;
  • в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения письма от арендатора согласовать арендатору техническое задание на выполнение ремонтных работ в помещении и их стоимость или в этот же срок предоставить письменный мотивированный отказ.

К правам арендатора может относиться:

  • в соответствии с требованиями договора оборудовать и оформить помещение по своему усмотрению и за свой счёт, исключительно на основании письменного согласия арендодателя;
  • исключительно на основании письменного согласия арендодателя сдавать помещение (полностью или частично) в субаренду;
  • преимущественное право перед другими субъектами хозяйствования на продление срока действия договора аренды;
  • в любой момент отказаться от договора при условии возмещения арендодателю убытков.

К обязанностям арендатора может относиться:

  • принять предоставленное арендодателем имущество в установленные договором сроки;
  • своевременно, в сроки, указанные в договоре, осуществить оплату услуг;
  • использовать помещение исключительно по целевому назначению;
  • обеспечить сохранность инженерных сетей, коммуникаций и оборудования помещения;
  • возместить арендодателю стоимость помещения в случае его уничтожения или порчи по вине арендатора;
  • получить предварительное письменное согласие арендодателя на осуществление за свой счёт перепланировки, перестройки, достройки, надстройки, переоборудования помещения.

Передача имущества в аренду и его возврат

Дату, время передачи имущества и сам процесс приёмки надо описать в договоре, вплоть до того, что предаёте дополнительно, например, комплект ключей.

Какие документы подписываете.

Подписывается акт передачи имущества в аренду, в нём указывают, в каком состоянии помещение, какое имущество передается: диваны, техника, мебель, его состояние и количество. Можно сделать фото помещения/имущества, которое передаёте в аренду, оформить в виде приложения к акту приёма-передачи. Такое приложение должно быть подписано двумя сторонами.

В момент передачи в присутствии арендодателя нужно проверить наличие имущества и его исправность. Если этого не сделать, вещь будет считаться переданной в надлежащем состоянии (ч. 3 ст. 767 ГКУ). 

Обнаружили недостатки или дефекты — максимально детально опишите их в акте. Если этого не сделать, после окончания срока договора арендатор может потребовать компенсировать нанесённый имуществу ущерб.

Если в договоре прописано, что арендуется помещение с 01.10.2020 г. до 31.11.2021 г. включительно, это значит, что 01.12.2021 г. в помещении не должно быть ваших вещей, техники и мебели. Также составьте и подпишите акт о предоставлении услуг аренды.

Расторжение договора

Обычно в договоре прописывают, что, если арендатор хочет съехать, он должен заранее предупредить арендодателя. Срок уведомления надо установить в договоре — для арендодателя желательно минимум за месяц.

Также пропишите способ и порядок уведомления: достаточно письма на электронную почту или это должен быть бумажный документ, который передали арендодателю под подпись.

Арендатор может расторгнуть договор раньше прописанного в нём срока по договорённости с арендодателем.

Нужно соблюдать процедуру, и, если решили съехать, недостаточно вывезти свою мебель — надо передать помещение по акту приёма-передачи.

Ответственность

Ответственность может быть предусмотрена за любое нарушение условий договора, например за несвоевременную выплату арендной платы, несвоевременную передачу/возврат имущества, его порчу, уничтожение и т. п.

Определить её можно в виде штрафа и возмещения убытков (реальные убытки и/или упущенная выгода).

Реальный ущерб возникает, когда имущество арендатора повредили или что-то потеряли. А упущенная выгода — доходы, которые сторона могла бы получить, если бы оба — арендодатель и арендатор — выполнили обязательства.

Укажите в договоре, что уплата штрафа и возмещение убытков не отменяет обязанности выполнить свои обязательства.

Можно указать основания освобождения от ответственности.

Как сдавать и арендовать недвижимость, если ты предприниматель

Форс-мажор

Непредвиденные обстоятельства непреодолимой силы, из-за которых нет возможности выполнить обязательства по договору, называют форс-мажором. Это наводнение или стихийное бедствие, катастрофа, эпидемия и пр.

В договорах обычно предусматривают освобождение от ответственности в случае наступления таких обстоятельств. Но это не значит, что обязанности вообще не придётся выполнять.

Если не можете выполнить обязательства по договору и ссылаетесь на форс-мажор, вам надо получить в Торгово-промышленной палате сертификат, и предъявить контрагенту.

Арендодатель может не согласиться, что аренда не оплачена из-за форс-мажора. Он вправе подать в суд, требовать уплаты неустойки, компенсации. А арендатор может попытаться доказать, что всему виной форс-мажорные обстоятельства, если ему это удастся, платить неустойку не придётся.  

Если у вас нет денег оплатить аренду — это не форс-мажор.

Когда карантинные ограничения — форс-мажор

Что еще учесть при составлении договора

  1. Если арендуете имущество у физического лица, необходимо удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (18%) и военный сбор (1,5%) с суммы арендной платы. Кроме этого, необходимо отразить выплаченное в форме № 1ДФ (признак дохода 106, 195, 196, 127 — в зависимости от вида имущества).
  2. Запрещено использовать жилые помещения для хоздеятельности промышленного характера.
  3. Чтобы сдавать объекты в аренду, нужны специальные КВЭДы: группы 77.1–77.4 или 68.2–68.3).

Подписывайтесь только под тем, что понимаете

Александр Пидворчан, юрист (pidvorchan@gmail.com)

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки