Как оформлять возвраты

29 января 2019 Пригодится для: Предприниматели

Предпринимателям часто приходится иметь дело с возвратами. Покупатели просят вернуть деньги за товар или предоплату, да и вы можете отказаться от сделки.

Возврат товаров

У вас магазин одежды или продуктов, салон красоты или вы торгуете техникой — тогда возвраты для вас обычное дело. Клиенты сначала покупают, потом решают, что вещь им не нужна, не подходит по размеру — несут её вам обратно и просят вернуть деньги.

У покупателя на возврат качественного товара по закону есть 14 дней, дата покупки не учитывается.

14 днейесть у покупателя на возврат

Права покупателей защищает Закон о защите прав потребителей, они могут вернуть вам товар и требовать возврата денег в таких случаях:

  1. Вы продали некачественный непродовольственный товар, а покупатель в период гарантийного срока выявил существенные недостатки (ч. 1 ст. 8 ЗУ № 1023).
  2. Вы продали просроченный продукт или пригодный по срокам, но непригодный к употреблению по факту (ч. 8 ст. 8 ЗУ № 1023).
  3. Покупатель после покупки недоволен цветом, размером, фасоном, габаритами и формой товара или какие-либо другие причины. Он имеет право обменять непродовольственный товар на такой же по качеству и стоимости или вернуть в течение 14 дней (ст. 9 ЗУ № 1023).

Возврат качественного товара

Покупатель в 14-дневный срок обратился к вам с просьбой обменять или вернуть деньги за товар, которым не пользовался. Обязательно проверьте вещь на предмет носки и использования. Если товарный вид, потребительские свойства, пломбы, ярлыки сохранены и у покупателя есть чек или квитанция, подтверждающая покупку, возврат возможен.

Возвращайте деньги исходя из стоимости товара на момент покупки.

Бывает, что нужной суммы денег у вас нет, договоритесь с покупателем, что вернёте позже, но по закону это надо сделать не позднее чем в течение 7 дней (абз. 3 ч. 7 ст. 8 ЗУ №1023). 

Товары, которые не подлежат обмену и возврату, приведены в приложении 3 к Постановлению Кабмина № 172

Когда деньги можно не возвращать

Если 14 дней прошли, а о других сроках вы с покупателем не договаривались, то обменивать товар или возвращать деньги вы не обязаны. Это правило не касается товаров на гарантии.

А ещё бывают недобросовестные покупатели: вовсю пользуются вещью 14 дней, а потом приносят обратно ФЛПФизическое лицо — предприниматель и просят вернуть деньги. Вы не обязаны проводить обмен или возврат, если товар уже использовали и не сохранился его товарный вид (п. 1 ст. 9 ЗУ № 1023). Ищите следы носки и использования, просите покупателя подробно описать, почему именно возвращает товар.

Ещё покупатели приводят товар в негодность из-за неправильной эксплуатации. Если докажете, что недостатки возникли потому, что заказчик неправильно использовал или хранил товар, его требования о возврате не будут иметь оснований (п. 14 ст. 8 ЗУ № 1023). Чтобы доказать, проводят экспертизу, оплачивает её продавец.

Если экспертиза установит, что поломка или дефекты возникли из-за действий покупателя, он должен будет возместить ваши расходы на экспертизу. Не согласны с результатами экспертизы — можете обратиться в суд.

Товары на гарантии вам могут вернуть в течение гарантийного срока

Варианты договориться с покупателем, который принёс такой на возврат: уменьшить цену, бесплатно устранить недостатки в разумный срок или частично возместить расходы на устранение недостатков, предложить аналогичный товар или какой-либо другой товар с перерасчётом стоимости.

Возврат денег за услугу

Заказчик может обнаружить недостатки выполненных вами работ или оказанных услуг во время их выполнения или уже в течение гарантийного срока. Срок на претензии можно прописать в договоре, если сроки не установлены, то к вам могут обратиться на протяжении 2 лет со дня приёма выполненной работы (оказанной услуги).

Сообщить вам о выявленных недостатках заказчик должен не позднее трёх суток, как обнаружит их.

Альтернативу возврату заказчик может выбрать на своё усмотрение: чтобы исполнитель в разумные сроки бесплатно устранил недостатки, уменьшил цену услуги, бесплатно изготовил другую вещь из того же материала, такого же качества или повторно выполнил работы (п. 3 ст. 10 ЗУ № 1023).

Для оформления возврата заказчик должен иметь на руках расчётный документ и акт выполненных работ или предоставленных услуг, которые обязательно выдаются при передаче ему результатов.

Документы при возврате

Когда покупатель возвращает товар или просит вернуть деньги за услугу, он должен предоставить документ, подтверждающий покупку:

  • чек, квитанцию и др. с отметкой о дате продажи — для всех товаров;
  • расчётный документ и техпаспорт или другой заменяющий документ с отметкой о дате продажи — если возвращает товар с гарантией;
  • чек РРО и техпаспорт или другой заменяющий документ с отметкой о дате продажи — для технически сложных бытовых товаров;
  • чек РРО, если возвращает лекарственные средства и медизделия.

Покупку в интернет-магазине подтверждают: чек, накладная, квитанция о проведении наложенного платежа.

Без документов, подтверждающих покупку, о возврате денег не может быть и речи.

Причины возврата покупатель должен пояснить в заявлении, вот пример.

Как провести возврат через РРО

Если расчёт за товар провели через РРОРегистратор расчётных операций (кассовый аппарат)., отдали чек покупателю, а теперь он требует вернуть деньги, а чека у него нет, смело можете ему отказать — это законно.

Если чек есть и требования покупателя о возврате справедливы, оформляйте возврат через РРО (ст. 2 ЗУ «О РРО»). Просто так взять и отдать деньги из кассового аппарата нельзя.

Как оформить выдачу: регистрируете отрицательную сумму, равную сумме возврата, в РРО, как при отмене ошибочно пробитой суммы (п. 7 разд. ІІІ Порядка № 547). Если на вашем устройстве нет такой функции, проводите операцию как служебную выдачу.

Когда возвращаете больше 100 гривен, кассир дополнительно составляет акт выдачи денег (п. 8 разд. ІІІ Порядка № 547). Строго утверждённой формы акта нет, но в нём должна быть такая информация:

  • данные документа, который подтверждает личность покупателя, это может быть паспорт, ID-карта или права;
  • данные о товаре;
  • сумма денег, которую вернули;
  • номер кассового чека, подтверждающего покупку, дата и время.

Только после составления акта проводите возврат через РРО и выдаёте чек.

РРО: кому использовать и как регистрировать

Возвраты при оплате картой

Если покупатель расплатился за покупку платёжной картой через POS-терминал или в интернет-магазине, при возврате деньги тоже перечисляете ему на карту, возврат должен проходить без выдачи наличных покупателю (консультация в ЗІР, подкатегория 109.02).

ГФСГосударственная фискальная служба считает, что если оплата за товар (услуги) осуществлялась в безналичной форме, то возврат средств за неполученный товар (неоказанную услугу) также должен проходить в безналичной форме через учреждение банка.

Если же оплачивали картой по месту реализации через РРО с выдачей чека, то и возврат надо проводить в таком же порядке.

При оплате платежными картами банк-эквайер берёт с продавца комиссию, обычно это 2% от суммы транзакции. Если покупатель оплатил вам 300 грн, вам на счёт поступает 294 грн, комиссия банка — 6 грн. При возврате вы должны перечислить покупателю полную сумму, которую он заплатил вам, т.е. 300 грн. 

Возврат по договору

Причины возврата прописывают в договоре купли-продажи. Какие бывают: нет документов на товар, товар не того качества, есть недостатки или некомплект, не тот ассортимент и др., все причины перечислены в ст.ст. 666, 670, 672, 678, 684, 697 ГКУ.

Процедура возврата выглядит так: покупатель направляет вам претензию, на основании которой расторгают договор, возвращает вам товар, а вы ему деньги.

Если вы составляли письменный договор купли-продажи без нотариального оформления, расторгнуть его тоже можно на основании письменного договора без нотариуса.

Покупатель имеет право отказаться от покупки или услуги, если товар/услугу вы ещё не передали, и потребовать вернуть предоплату (аванс).

Как продавец вы можете не поставить покупателю товар, за который получили оплату, а покупатель может потребовать вернуть деньги (ч. 2 ст. 188 ХКУ), возврат предоплаты происходит по договорённости сторон (ч. 1 ст. 651 ГКУ).

Если покупатель нарушил срок оплаты, зафиксированный в договоре, и не было перехода права собственности на товар к покупателю, вы можете потребовать вернуть вам товар обратно (ч. 2 ст. 697 ГКУ).

ФЛП возвращает товар и оплату поставщику

Вы запросто можете оказаться в роли недовольного покупателя, к примеру по договору купли-продажи вы оплатили товар, а поставщик нарушил условия договора или предоставил товар негодного качества, вы можете отказаться от сделки и потребовать вернуть деньги по тем же причинам, что и покупатель.

Как вы действуете. Сначала направляете претензию поставщику:

Потом письмо-заявление на возврат денег и расторгаете договор купли-продажи.

Как отразить возврат в учёте единщику

На упрощёнке доходом предпринимателя считается наличная и безналичная выручка. Если деньги покупателю возвращаете, сумму дохода надо скорректировать.

Возврат денег покупателю. Если сначала получили аванс или предоплату от клиента, а потом вернули — эта сумма не включается в предпринимательский доход (пп. 5 п. 292.11 НКУ).

Как скорректировать доход в книге учёта:

  • для возвратов предназначена графа 3, туда вы вписываете сумму возврата без знака минус, на дату возврата;
  • в графе 4 указываете скорректированную сумму дохода: из суммы выручки за день, в котором был возврат, отнимаете сумму, которую вернули покупателю (графа 2 минус графа 3).

Вот пример.

14.01.2019 г. ФЛП получил от заказчика 8 тыс. грн предоплаты за монтаж перил. Но сварщик, который должен был работать на этом объекте, заболел, замену ему ФЛП не нашёл и к выполнению заказа вовремя не приступил.

Заказчик не может ждать, ему надо срочно сдать объект, он нашёл другую бригаду и потребовал от нашего ФЛП вернуть предоплату.

Стороны подписали соглашение о расторжении договора, заказчик направил предпринимателю письмо-заявление о возврате денег, и 25 января ФЛП перечислил деньги заказчику. Общая выручка за этот день была 28 тыс. грн.

В книге учёта доходов этот возврат отражают так:

Сумма возврата превышает выручку. Поставьте прочерк в графе 4, потому что налоговики запрещают писать суммы с минусом в графах 4 и 6 (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

В день возврата нет выручки. Графу 4 не заполняете. Суммы возвратов учтутся в итогах за месяц.

Получили и вернули аванс в одном квартале: эту сумму не включаете в состав дохода и не отражаете в декларации по ЕН.

Если получили аванс, к примеру, в І квартале, а возвращаете во ІІ, ФЛП 3-й группы включают в доход аванс в отчётном периоде, когда получили эти деньги. А в квартале, когда вернули деньги, проводят перерасчёт — уменьшают доходы на сумму возврата.

Всё, что нужно знать предпринимателю о книге учёта доходов

Документы на возврат. У вас должно быть письмо-заявление о возврате денег от покупателя или документ, подтверждающий расторжение договора (пп. 5 п. 292.11 НКУ). Подтверждает возврат также платёжное поручение о возврате денег покупателю.

Поставщик вернул деньги. Когда вы выступаете в роли недовольного покупателя и контрагент возвращает вам деньги за неполученный товар или услугу, эту сумму в доход не включаете. Но важно правильно отразить её в учёте.

Когда вы перечислили оплату продавцу, у вас в учёте это никак не отразилось, ведь единщик не ведёт учёт расходов. И когда поступил возврат, эти деньги вы также не включаете в доход на основании пп. 5 п. 292.11 НКУ. И не отражаете в книге учёта — там нет отдельной колонки для такого возврата. В декларации по ЕН возврат также не показываете.

Как оформить возвраты ФЛП-общесистемщику

У предпринимателей на ОС налогом облагается чистый доход: доход минус расходы на хоздеятельность. И учёт вы ведёте как доходов, так и расходов.

Если договор расторгнут, покупателю не переходит право собственности на товар и не составляется документ, которым подтверждается выполнение работ или оказание услуг, поэтому отсутствует и доход от этой операции.

Возвращаете оплату покупателю. Вы не включаете в доход деньги, которые сначала получили на счёт, а потом вернули, потому что расторгли договор (консультация в ЗІР, подкатегория 104.04).

В книге доходов и расходов возвраты фиксируете без знака «минус» в графе 3.

Если передали товар и показали сумму в расходах в графе 6 книги, в этой же строчке в графе 5 надо убрать ранее отражённую себестоимость возвращаемого товара и указать реквизиты документа, который подтверждает возврат денег покупателю (платёжное поручение, чек, квитанция и т. п.) и возврат товара продавцу (акт возврата товара, ТТН, претензия и т. п.), т. е. записать её со знаком «минус».

14.01.2019 г. ФЛП получил оплату за пять столиков для кафе на сумму 18 тыс. грн. Себестоимость товара — 12 тыс. грн.

15.01.2019 г. при получении товара покупатель обнаружил, что столы выглядят не так, как описано на сайте, да ещё и ножки стола разной длины. В этот же день покупатель написал ФЛП претензию и вернул товар.

Договор расторгли, и на основании претензии и письма-заявления о возврате денег, 17.01. наш ФЛП перечислил деньги обратно покупателю. Общая выручка за этот день была 20 тыс. грн.

В книге в графе 2 отражают получение денег — 18 тыс. грн и одновременно расходы — себестоимость проданного товара — 12 тыс. грн.

В графе 3 — возврат на дату перечисления денег покупателю — 18 тыс.

В графу 4 попадёт скорректированная сумма дохода за день — 2 тыс. грн. Как получили: из дохода за день 20 тыс. грн отняли 18 тыс. возврата.

Надо скорректировать расходы — убрать из расходов себестоимость возвращённых товаров: в графе 6 показываем сумму 12 тыс. грн с «−». В графе 9 получим общую сумму граф 4 и 6 — 14 тыс. грн.

Поставщик вернул вашу предоплату. Если ваши же деньги возвращают вам, в доход эту сумму не включаете. В книгу учёта доходов и расходов её записывать также не надо. Но только если прежде вы не отразили эту оплату в расходах.

Но если деньги вам вернули наличкой, запись лучше сделать, чтобы не получить штраф за неоприходование наличных в 5-кратном размере от суммы. В день получения денег отразите сумму в гр. 2 и одновременно в гр. 3. При такой записи сумма возврата в доход не попадёт.

Если предоплату уже отразили в расходах в гр. 6 книги, при возврате сумму надо уменьшить, записать строку с расходами, но со знаком «-» в гр. 6. В гр. 5 при этом укажите реквизиты документа, подтверждающего возврат, это может быть договор о расторжении, платёжное поручение, квитанция и пр.

Спрашивают

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки