Декрет працівниці ФОП

16 серпня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Скільки триває

Лікарняний по вагітності та пологах оформляють на підставі листка непрацездатності. Тривати він може:

• 126 к. д. — 70 днів до і 56 після пологів — для всіх працівників;
• 140 к. д. — 70 днів до, 70 днів після пологів, якщо співробітниця народила двох дітей або були ускладнення під час пологів;
• 180 к. д. (90 днів до, 90 після пологів) — для працівниць-чорнобильців.

Рішення про призначення допомоги по вагітності та пологах приймає комісія або уповноважений із соцстрахування й оформляє протокол (Постанова Фонду соцстраху № 13). Так, ФОП-роботодавців це також стосується (лист Фонду № 2.4-46-674).

Строк для цього — не пізніше 10 днів із дати отримання листка непрацездатності.

Декрет у підприємця

Як порахувати декретні

Допомогу по вагітності та пологах розраховують із середньої зарплати працівниці за рік до декрету. Порахувати, скільки це, — завдання роботодавця.

Співробітниця до виходу в декрет працює у вас рік і більше. Як порахувати:

1. Берете зарплату за останні 12 місяців — це сума, на яку нараховували ЄСВЄдиний соціальний внесок. Місяць виходу на лікарняний по вагітності та пологах у розрахунок не включаєте.
2. Ділите цю суму на календарні дні в цих 12 місяцях, якщо людина працює у вас рік чи більше. Вийде середня зарплата за день.
3. Середню зарплату множите на календарні дні декрету — це і є сума декретних до виплати (п.п. 2–3 Порядку № 1266).

Суми лікарняних і декретних теж до розрахунку не включають. Тому з 12-місячного періоду виключіть календарні дні, коли працівниця не працювала з поважних причин: відпустка без збереження зарплати, хвороба, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до 3 років (до 6 років — за медвисновком).

Співробітниця працює у вас більше року, йде в декрет у серпні. Розрахунковий період для неї серпень 2018-го — липень 2019-го. За цей час їй нарахована зарплата в розмірі окладу — 7000 грн на місяць, а в лютому 2019 року вона була на лікарняному 10 днів, лікарняні за цей період — 2300 грн.

Значить, сукупний дохід за 12 місяців перед виходом у декрет: 7 тис. грн × 12 міс. − 2,3 тис. грн = 81700 грн.

Календарних днів у розрахунковому періоді — 355 (365 − 10). Тож середня зарплата за день: 81,7 тис. грн : 355 к. д. = 230,14 грн.

Сума декретних: 230,14 грн × 126 к. д. = 28997,64 грн.

Співробітниця працює у вас менше 12 календарних місяців. Тоді період для розрахунку декретних — це фактично відпрацьовані місяці: з першого числа до першого числа місяця перед декретом.

Продавчиня влаштувалася на роботу 24 червня 2019 року з окладом 5 тис. грн, уже в серпні принесла лікарняний листок про те, що йде в декрет із 5 серпня. У розрахунковий період потрапляє єдиний місяць — липень, у якому 31 к. д. Тому середня зарплата за 1 день — 161,29 грн (5 тис. грн : 31 к. д.), а декретні — 20322,54 грн (161,29 грн × 126 к. д.).

Якщо в трудових відносинах з людиною ви менше місяця, для розрахунку допомоги берете фактично відпрацьовані дні до декрету (п.п. 26–27 Порядку № 1266).

Із відпустки по догляду за дитиною в другий декрет. У розрахунковому періоді заробітку в людини не було, тоді середню зарплату визначають виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) на день настання страхового випадку.

Менеджер перебуває у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, не виходячи з неї, принесла вам лікарняний листок по вагітності та пологах. На момент початку декретної відпустки оклад за посадою «менеджер» у штатному розписі — 6 тис. грн. Отже, допомога становитиме 24854,80 грн (6000 грн × 12 міс. : 365 к. д. × 126 к. д.).

Що кардинально відрізняє декретні від лікарняних: сума допомоги по вагітності та пологах розраховується і надається відразу за весь період, становить 100% середньої зарплати й не залежить від страхового стажу жінки.

Обмеження щодо величини декретних

Не можна розраховувати декретні із суми менше, ніж мінімальна зарплата, — 4173 грн у 2019 році.

Так закон захищає жінок, які мало заробляють або в розрахунковому періоді довго були на лікарняному, а ці дні до розрахунку не включають.

Для тих, хто вирішив схитрувати й перед декретом узяти на роботу дружину, дочку чи інших родичок, установити високі для їхньої посади зарплати, в законодавстві передбачено обмеження щодо максимального значення.

Декретні не повинні перевищувати розмір максимальної величини для нарахування ЄСВ, це 62595 грн на місяць (ст. 26 ЗУ № 1105).

Якщо у співробітника в розрахунковому періоді страховий стаж менше 6 місяців, середню зарплату можна брати вище суми, розрахованої з двократного розміру мінімалки, яка діяла на початок декрету, — 274,18 грн на день.

Відомості про страховий стаж працівника видасть вам ПФУПенсійний фонд України .

Отримання декретних для працівника

Виплачує допомогу Фонд соцстраху, відразу всю суму за весь лікарняний. Як роботодавець ви маєте отримати гроші від Фонду й перерахувати співробітниці.

Але спочатку в Фонд треба подати заяву-розрахунок (додаток 1 до Порядку № 12), згідно із законом на це відводиться 5 днів із дня прийняття рішення про призначення допомоги комісією (уповноваженим) із соцстрахування.

Заява-розрахунок у Фонд соцстраху

Віднести заяву можна особисто або подати в електронному вигляді, але тоді у вас має бути укладений договір із Фондом про надання електронних документів.

Якщо подаєте на папері — підготуйте два примірники, один — ваш.

Подали в електронному вигляді — роздрукуйте заяву-розрахунок і зберігайте разом з іншими документами, наданими працівником.

Попередньо відкрийте в банку спецрахунок для отримання декретних  — «2604», його вказують у заяві, без нього декретні вам не перерахують.

На лицьовому боці заяви-розрахунку ви пишете ваші дані: ПІБ, податкову адресу, РНОКППРеєстраційний номер облікової картки платника податків, номер спецрахунку, який відкрили для отримання декретних для співробітниці, і найменування банку.

У таблиці зі зворотного боку пишете:

• рядок 2 в графі 3 — календарні дні декрету (126, 140 або 180);
• у графі 4 — розраховану суму декретних у гривнях із копійками;
• у графі «Примітки» ставите галочку біля «Додаток 1.1»;
• якщо у працівника статус чорнобильця, додатково поставте відмітку навпроти 2.1;
• рядок 7 — загальна сума декретних, збігається із сумою в рядку 2 графи 4.

У Додатку 1.1 заповнюють:

• графи 2–5: ПІБ співробітниці, номер її страхового свідоцтва;
• графа 6 — вказують код 1, якщо у вас основне місце роботи людини; 2 — коли трудиться у вас за сумісництвом;
• у графи 7–12 переносите дані з лицьового боку листка непрацездатності: серію, номер, гр. 9 — 1 (первинний), гр. 10 — 8 (вагітність і пологи); період декрету, кількість днів декрету й суму декретних (збігаються з кількістю днів декрету за рахунок Фонду);
• у гр. 21–22 вказують повні місяці страхового стажу — всього і за останні 12 місяців до початку декрету.

Якщо все зробили правильно, Фонд перерахує декретні протягом 10 робочих днів, і ваш обов'язок виплатити їх працівнику відразу або в найближчий строк, установлений для виплати зарплати (лист ФСС з ТВП № 2.4-16-2036).

Що може перевірити Соцстрах

Соцстрах перевіряє цільове використання грошей, які перераховує на допомоги.

Хто може перевірити діяльність підприємця

Не радимо виплачувати декретні за свій рахунок до отримання грошей від Фонду. Щоб не вийшло, що декретні виплатили за рахунок своїх коштів, а гроші соцстраху зарахували й залишили собі.

А протягом місяця після отримання декретних до Фонду треба подати повідомлення, яке підтверджує, що гроші Соцстраху виплатили працівнику. Форма повідомлення: додаток 2 до Порядку № 12.

Надіслати можна рекомендованим листом із повідомленням або в електронному вигляді.

Якщо повідомлення не подати протягом трьох місяців із дня фінансування, ФСС може провести перевірку, щоб дізнатися, як ви виплачуєте лікарняні та допомоги, які отримали від Фонду на співробітників.

Якщо виявлять, що гроші Фонду використовували не за призначенням, їх доведеться повернути в повному обсязі. І треба буде сплатити штраф — 50% такої суми (п. 6 ст. 15 ЗУ № 1105).

Сім'ї, у яких народилася дитина, отримують допомогу від держави — 41 280 грн. Одноразово —10320 грн, решту — протягом 36 місяців по 860 грн на місяць. (ст. 12 ЗУ № 2811-XII). Працівники оформляють цю допомогу самостійно й отримують безпосередньо від органу соцзахисту без участі роботодавця.

Як оформити декретну відпустку

На підставі лікарняного по вагітності та пологах і заяви жінки ви видаєте наказ, що відправляєте співробітницю в декретну відпустку.

Якщо людина продовжує працювати після відкриття лікарняного по вагітності та пологах, декретні можна виплатити тільки з дня фактичного виходу в декрет. Це теж треба оформити письмовою заявою співробітниці й наказом.

Податки та збори з декретних

Допомога по вагітності та пологах не включається до оподатковуваного доходу співробітниці, а це означає, ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб та ВЗВійськовий збір із цих грошей не утримують (пп. 165.1.1 ПКУ).

Але як роботодавець ви є податковим агентом співробітника і зобов'язані повідомити про суми нарахованої допомоги у формі № 1ДФ з ознакою доходу «128».

А от ЄСВ на декретні нараховується за ставкою 22% (8,41% — декретні працюючим інвалідам).

ЄСВ ви сплачуєте з усієї суми допомоги зі свого підприємницького рахунку, не зі спецрахунку, на який прийшли гроші від Фонду.

У якому місяці сплачуєте ЄСВ — за місяць нарахування, коли співробітниця принесла лікарняний і йде в декрет.

Згідно з пп. 1 п. 3 Інструкції № 449 для нарахування ЄСВ треба:

• визначити середньоденний розмір допомоги: ділите суму декретних на кількість днів, за які вона нарахована;
• визначити суму декретних на кожен місяць окремо: помножити середньоденний розмір на кількість календарних днів кожного місяця, за які нарахована допомога;
• визначаємо ЄСВ: суму декретних за кожен місяць помножити на ставку ЄСВ 22% (або на 8,41% — це ставка для працівників-інвалідів).

При такому розрахунку декретні в окремих місяцях можуть бути менше мінімалки, тоді ЄСВ ви розраховуєте виходячи з розміру мінзарплати (ч. 5 ст. 8 ЗУ № 2464).

Як відобразити декретні в звіті Д4

Декретні в звіті з ЄСВЄдиний соціальний внесок за формою № Д4 ви відображаєте за місяць, коли внесок був нарахований, — це той самий місяць, коли співробітниця принесла лікарняний і йде в декрет.

Таблиця 5. Тут позначають початок або закінчення декрету. У графі 7 категорія особи — «5», у графі 11 в місяці, коли людина йде в декрет, — дату початку та дату закінчення — в місяці, коли він закінчиться. Дати як у лікарняному листку.

Таблиця 6. Заповнюється в розрізі місяців, за які нарахована допомога (п. 9 розд. IV № 435).

У графі 9 код категорії застрахованої особи — «42». Для працівників з інвалідністю — «43».

Графу 11 заповніть окремо за кожен місяць відпустки, оскільки допомога нараховується за майбутні періоди (п. 9 розд. IV Порядку № 435).

Графа 16 — вказуєте календарні дні декретної відпустки помісячно. А в графі 17 — суму допомоги за кожен місяць після того, як розподілили її за місяцями без застосування максимальної величини доходу.

Графа 18 — суму допомоги за кожен місяць, яку відобразили в графі 17, якщо вона не перевищує максимальну величину. Якщо перевищує, пишіть максимальну величину.

Її треба застосовувати окремо за кожен місяць, розподіливши суму декретних за місяцями, на які припадають дні відпустки.

Графа 21 — нарахований ЄСВ.