Вчинення правочинів в Україні, перебуваючи за кордоном: як правильно оформити довіреність у 2025 році

16 жовтня 2025

Довіреність — це письмовий документ, який уповноважує іншу особу діяти від імені довірителя в певних межах. Проте її оформлення за кордоном має низку правових, процедурних і технічних особливостей, незнання яких може призвести до відмови у визнанні документа в Україні.

I. Основні способи оформлення довіреностей за кордоном у 2025 році

Українське законодавство дозволяє дві законні моделі оформлення довіреності, якщо довіритель перебуває за межами держави:

1. Посвідчення довіреності в консульській установі України;
2. Посвідчення довіреності у нотаріуса країни перебування з подальшою легалізацією (або апостилюванням).

Оформлення довіреності через консульство України

Посвідчення документів у дипломатичних установах України залишається найбільш безпечним і передбачуваним шляхом для наших громадян за кордоном. Консульська установа діє від імені держави, тому довіреність, видана консулом, автоматично має юридичну силу на території України, без необхідності будь-якої легалізації чи перекладу.

Цей документ набуває чинності з моменту підписання, і представник може користуватися ним негайно — наприклад, для укладення договору, подання заяви до державного реєстру, отримання довідок чи подачі документів у нотаріальні органи України.

Необхідні документи

Для оформлення довіреності в консульстві необхідно підготувати:

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон або внутрішній паспорт (оригінал і копія);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП);
• копію паспорта повіреного (представника);
• додаткові документи, що підтверджують мету довіреності — наприклад, правовстановлюючі документи на нерухомість, свідоцтво про
• смерть родича, документи про родинні зв’язки тощо.

Організаційні нюанси

Більшість консульств працюють за попереднім записом, який здійснюється онлайн через систему електронної ідентифікації, зокрема через «Дія.Підпис» або КЕП. Термін очікування на прийом може коливатися від кількох днів до кількох тижнів, залежно від завантаженості конкретної установи.

Процедура посвідчення триває від 3 до 10 робочих днів, а розмір консульського збору у 2025 році складає в середньому 28–60 євро, залежно від країни перебування.

Переваги консульського посвідчення

1. Довіреність діє в Україні без будь-якої додаткової легалізації чи перекладу.
2. Консульство гарантує дотримання вимог українського законодавства, що знижує ризики відмови в прийнятті документа.
3. Витрати менші, ніж при зверненні до іноземного нотаріуса.

Недоліки

1. Велике навантаження консульств — у багатьох країнах запис на прийом можливий лише через кілька тижнів.
2. Географічна віддаленість — не всі українці мають змогу приїхати до міста, де розташована консульська установа.

Практичні рекомендації

• Попередня консультація з українським нотаріусом (навіть онлайн) допоможе правильно сформулювати повноваження і уникнути недійсних фраз.
• Підготуйте текст довіреності заздалегідь — юрист може скласти проєкт відповідно до конкретної мети (наприклад, для продажу квартири чи представництва в суді).
• Забезпечте резерв часу для запису — іноді очікування на прийом перевищує місяць.

Оформлення довіреності через іноземного нотаріуса

Якщо найближче консульство розташоване далеко або записатися неможливо, альтернативою є посвідчення довіреності у місцевого нотаріуса. Цей варіант зручніший географічно, але вимагає легалізації або проставлення апостиля, щоб документ мав силу в Україні.

Необхідні документи

• паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу;
• текст довіреності, підготовлений українським юристом;
• додаткові документи (посвідка на проживання, довідка про адресу, водійське посвідчення — за вимогою нотаріуса).

Вартість і терміни

Нотаріальні послуги за кордоном коштують дорожче, ніж у консульстві. У більшості європейських країн середня ціна становить 100–150 євро, а в США або Канаді — понад 150 доларів США.

Додатково потрібно врахувати витрати на апостиль, переклад і нотаріальне засвідчення перекладу.

Види легалізації

1. Апостиль (спрощена форма) — застосовується у країнах, що приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року. Строк — від 1 до 14 днів.
2. Повна консульська легалізація — у країнах, які не є учасницями Конвенції. У такому випадку документ проходить кілька етапів засвідчення: спочатку в МЗС країни, потім у консульстві України.
3. Винятки — між Україною та низкою країн (зокрема Польщею, Чехією, Угорщиною, Болгарією) діють двосторонні угоди, що скасовують легалізацію документів.

Переклад документів

Для використання довіреності в Україні необхідно зробити нотаріально засвідчений переклад українською мовою. Ця вимога є обов’язковою, навіть якщо текст довіреності складається двома мовами.

Переваги

1. зручність розташування нотаріальної контори;
2. швидке оформлення без черг;
3. широкий вибір нотаріусів і гнучкість у часі.

Недоліки

1. вищі витрати через легалізацію, апостиль і переклад;
2. необхідність самостійно підготувати текст довіреності українською мовою;
3. ризик відмови в Україні у разі порушення формальних вимог.

Практичні кроки

• Замовити текст довіреності в українського юриста, який знає місцеві нотаріальні вимоги.
• Посвідчити її у нотаріуса країни перебування.
• Проставити апостиль або пройти процедуру консульської легалізації.
• Виконати переклад і нотаріально його засвідчити.

II. Вимоги до змісту довіреності

Відповідно до Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (глава 4), довіреність повинна бути складена письмово та містити обов’язкові реквізити.

Найменша помилка або пропуск може призвести до визнання документа недійсним. Особливо це стосується відсутності дати, неточностей у персональних даних чи неправильних формулювань повноважень.

Обов’язкові реквізити:

• дата складання (без неї довіреність не чинна);
• ПІБ, дата народження, паспортні дані, РНОКПП і адреса проживання довірителя та повіреного;
• перелік конкретних повноважень із вказівкою на їх межі;
• строк дії довіреності.

Опис повноважень

Це ключова частина документа. Усі дії, які може виконувати повірений, мають бути визначені чітко, без двозначних формулювань.

Наприклад, замість загальної фрази «представляти інтереси» слід зазначити:

«подавати заяви та документи до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно; отримувати витяги; укладати договір купівлі-продажу квартири за адресою …; подавати документи до банку … для зняття коштів у межах … євро».

Для операцій з нерухомістю потрібна окрема довіреність із правом підпису договору. Для банківських операцій — вказуються ліміти сум і конкретні дії.

Строк дії

У воєнних умовах, коли строки оформлення документів або судових процедур непередбачувані, доцільно встановлювати довший термін — від одного до трьох років. Короткострокові довіреності можуть втратити чинність раніше, ніж буде завершено процес, для якого їх видано.

III. Типові помилки та ризики

1. Надто загальне формулювання повноважень. Державні органи часто відмовляються приймати довіреність, якщо не вказано конкретну назву установи або вид дії.
2. Порушення формальних вимог. Відсутність дати, неточні дані паспорта або РНОКПП, розбіжності в підписах роблять документ недійсним.
3. Надмірно широкі повноваження. У випадках, коли повірений має право продавати майно або розпоряджатися коштами без обмежень, виникає ризик шахрайських дій, особливо коли довіритель перебуває за кордоном і не може здійснювати контроль.

IV. Як мінімізувати ризики зловживань

1. Деталізуйте обсяг повноважень
   Необхідно максимально конкретно описувати, які дії дозволені, щодо яких об’єктів, у яких межах і з якою метою. Наприклад: повірений має право продати квартиру за конкретною адресою від імені довірителя, отримані кошти передати на визначений рахунок протягом встановленого строку. Також варто вказати заборони — наприклад, заборона оформлення майна на себе або третіх осіб, зміни ціни без згоди довірителя.
2. Обмежте фінансові операції
   Передбачте фіксовані ліміти на суму коштів, якими може розпоряджатися повірений, або обов’язок отримувати письмовий дозвіл довірителя для операцій понад певну суму.
3. Запровадьте систему контролю
   Довіреність може містити пункт про обов’язок повіреного регулярно звітувати — надсилати довірителю копії підписаних документів, звіти про фінансові операції або іншу підтверджувальну інформацію.

Делегування філії повноважень щодо складання ПН

Висновки

1. Оформлення довіреності за кордоном — це не лише технічна, а й юридично значуща дія, яка потребує уважного дотримання українського законодавства.
2. Найбезпечніший спосіб — посвідчення в консульстві України: документ діє без легалізації та перекладу.
3. Іноземне нотаріальне посвідчення потребує апостиля або легалізації та перекладу, проте зручніше географічно.
4. Текст довіреності має бути максимально конкретним, із зазначенням обмежень і строку дії.
5. Недотримання формальних вимог може зробити довіреність недійсною.
6. Щоб уникнути зловживань, довірителю варто деталізувати повноваження, обмежити фінансові суми й передбачити регулярну звітність.
7. Правильно оформлена довіреність дозволяє українцям за кордоном захищати свої інтереси, управляти майном і брати участь у правочинах в Україні без особистої присутності, що особливо актуально під час воєнного стану.