Делегування філії повноважень щодо складання ПН

02 жовтня 2025 Стане у пригоді для: Підприємці

Коли підприємство має право передати філії право виписувати податкові накладні (ПН) і які вимоги потрібно дотримати?

Філія сама по собі не є платником ПДВ і зареєструватися таким не може, адже вона не має статусу окремої юридичної особи і не підпадає під визначення «особи» згідно з п.п. 14.1.139 ПКУ. Отже, платником ПДВ виступає виключно головне підприємство. Однак чинне законодавство передбачає можливість передати філії частину функцій, пов'язаних зі складанням і реєстрацією ПН.

У яких випадках це допустимо?

Передача таких повноважень можлива тільки за умови, що сама філія (п. 1 Порядку № 1307*):

• здійснює поставки товарів або послуг;
• здійснює розрахунки з постачальниками або клієнтами.

* Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307.

Таким чином, якщо філія реально веде самостійну діяльність — продає продукцію/послуги і може проводити розрахунки — головна компанія має право передати їй частину «ПДВ-повноважень».

Що стосується розрахунків, то для виконання цієї умови, як зазначають фахівці, достатньо самої можливості філії проводити платежі. Тобто у неї повинен бути окремий банківський рахунок або зареєстрований РРО/ПРРО. При цьому можливі ситуації, коли:

• виручка за товари/послуги, реалізовані філією, надходить безпосередньо на рахунок головного підприємства;
• головне підприємство оплачує закупівлі, що здійснюються філією.

У подібних випадках делегування також допустиме. При цьому важливо підкреслити: передавати філії права щодо складання ПН — право, а не обов'язок. Головна організація сама вирішує, які підрозділи наділити цими функціями, а які — ні. 

Якщо ж філія не здійснює самостійних поставок, то необхідності делегувати їй ПДВ-права просто немає.

Які кроки повинен виконати головний офіс при делегуванні?

Якщо прийнято рішення передати філії право складання та реєстрації ПН, підприємство зобов'язане:Прощення боргу ФОП, який закривається: податкові наслідки для підприємства

1. Видати внутрішній наказ про передачу таких повноважень філії. У документі потрібно визначити конкретних співробітників, відповідальних за складання та реєстрацію ПН.
2. акріпити за філією окремий числовий код (п. 1 Порядку № 1307), який буде використовуватися в ПН для ідентифікації підрозділу.
3. Повідомити податкові органи. Для цього разом із декларацією з ПДВ надсилається «Повідомлення про делегування…» (форма — додаток 1 до Порядку № 21*).
   - щорічно — разом із декларацією з ПДВ за січень (за всі філії, які вже уповноважені на складання ПН);
   - протягом року — разом із декларацією за той податковий період, коли до переліку «делегованих» філій були внесені зміни (п. 9 розд. III Порядку № 21, БЗ 101.23).
   * Порядок заповнення та подання податкової звітності з ПДВ, затверджений наказом Мінфіну від 28.01.2016 № 21.
4. Забезпечити співробітників філії кваліфікованими електронними підписами. Це необхідно для роботи в ЄРНН при реєстрації ПН (БЗ 101.16).

«Делегована» філія та особливості заповнення ПН

Коли філії надано право виписки податкових накладних (ПН), і вона фактично здійснює діяльність з постачання або придбання товарів/послуг від імені головного підприємства, застосовуються спеціальні правила заповнення реквізитів ПН.

Якщо філія виступає стороною договору (постачальником або покупцем від імені головної компанії), то оформлення ПН повинно враховувати як дані головного підприємства, так і відомості про філію.

Операції «делегованої» філії: правила заповнення ПН

1. При поставках товарів/послуг філією
У реквізитах продавця відображаються:

• Найменування: вказують повну назву головного підприємства (ГП) відповідно до статуту і через кому — найменування філії (п. 1 Порядку № 1307*).
• ІПН: податковий номер ГП.
• Номер філії: числовий код філії, який головне підприємство присвоїло підрозділу при делегуванні прав на складання ПН (п.п. «г» п. 201.1 ПКУ, п. 7 Порядку № 1307).
• Податковий номер: також вказується номер ДП (п. 7 Порядку № 1307).
• Код джерела податкового номера: «1» — для головного підприємства (п. 7 Порядку № 1307).

2. При придбанні товарів/послуг філією
У реквізитах покупця заповнюють:

• Найменування: назва ДП і через кому — філія (п. 1 Порядку № 1307).
• ІПН: податковий номер головного підприємства (п. 7 Порядку № 1307).
• Номер філії: числове позначення філії, присвоєне ДП (п.п. «г» п. 201.1 ПКУ, п. 7 Порядку № 1307).
• Податковий номер: номер ДП (п. 7 Порядку № 1307).
• Код джерела податкового номера: «1» (п. 7 Порядку № 1307).

* Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307.Електронний підпис у ФОП

Висновок: специфіка «філіальних» ПН полягає в тому, що поряд з реквізитами ГП вказуються також дані про філію — її найменування та числовий номер.

Особливі ситуації

Ситуація 1. Товари відвантажила філія, але оплату отримало ДП

За умовами договору поставку виконує філія, що діє від імені головної організації. Але грошові кошти за поставлений товар надійшли на рахунок ДП.

Хто зобов'язаний скласти ПН?

Визначальним фактором є те, хто фактично виконує поставку за договором. Якщо саме філія здійснює відвантаження, оформляє первинні документи і взаємодіє з покупцем, то ПН складає філія.

Те, що оплата надійшла на рахунок ДП, значення не має, оскільки сама господарська операція поставки здійснена філією.

Ця позиція підтверджується і в роз'ясненнях ДПСУ (листи від 17.03.2025 № 1449/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК, від 08.11.2024 № 5164/ІПК/ 99-00-21-03-02 ІПК), де підкреслюється, що об'єктом оподаткування є саме операція з постачання товарів/послуг, а не порядок проведення розрахунків або руху грошових коштів.

Отже, НН оформляє філія, при цьому в реквізитах продавця вказуються:

• назва головного підприємства і через кому — найменування філії;
• присвоєний філії числовий номер.

Ситуація 2. Товари купує ГП, але оплату перерахував філіал

У договорі з постачальником покупцем вказано головне підприємство. Однак фактичний платіж постачальнику перерахував філіал.

Хто вказаний в ПН як покупець?

Постачальник повинен оформити ПН на головне підприємство, оскільки саме воно є стороною договору і фактичним одержувачем товару. Відвантажувальні документи також оформляються на ГП.

Та обставина, що перерахування коштів здійснив філіал, ролі не грає, оскільки договірні відносини укладені саме з головною організацією, а не з її підрозділом.

Поставка від головного підприємства і ПН, складена філіалом: що з податковим кредитом?

Ситуація

Компанія-замовник уклала договір на надання послуг з головним підприємством (ГП), де саме ГП визначено як виконавця послуг. Передоплата була перерахована на рахунок ГП. Однак замовник отримав податкову накладну (ПН), в якій в реквізитах постачальника, крім даних ГП, фігурує також інформація про філію (найменування та присвоєний номер).

Виникає питання: чи може замовник за такою НН відобразити податковий кредит (ПК)?

Позиція податкових органів

Контролюючі органи в цілому допускають можливість відображення ПК за такою НН, якщо дотримані всі інші умови для його формування. Але при цьому визнають, що ПН складена з порушенням порядку і рекомендують виправити заголовну частину документа.

Ця ситуація розглядалася в індивідуальній податковій консультації ДПСУ від 12.05.2025 № 2601/ІПК/99-00-21-03-01 ІПК.

Податківці роз'яснили:

• Якщо умови договору та первинні документи підтверджують, що послуги фактично надає ДП (а не його підрозділ), то в ПН не повинні вказуватися відомості про філію.
• Згідно з п. 7 Порядку № 1307*, якщо поставку здійснює головне підприємство (навіть за наявності філій, уповноважених на виписку ПН), то в заголовній частині ПН відображаються виключно дані ДП без згадки філії.
• Тому в описаній ситуації ПН визнається складеною з порушенням порядку оформлення.

* Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307.

Вплив помилки на податковий кредит

Водночас контролери підкреслюють: якщо ПН дозволяє однозначно ідентифікувати господарську операцію та її учасників, то наявність «зайвих» відомостей про філію (його назви та номери) не може бути єдиною причиною відмови у визнанні ПК.

Основний ідентифікатор - це ІПН постачальника. Він однаковий як для ДП, так і для його філії, тому покупець не має сумнівів у тому, що він придбав послуги у того ж суб'єкта — головного підприємства. Отже, сам факт вказівки у ПН зайвих даних про філію не спотворює суть операції та не підтверджує наявність якогось іншого постачальника.

Рекомендації щодо виправлення

Проте ДПСУ радить внести коригування до ПН. Для цього застосовується механізм, передбачений п. 22 Порядку №1307.

Алгоритм виправлення:

1. На дату виявлення помилки складається розрахунок коригування (РК).
2. Табличні розділи А і Б в РК не заповнюються - він оформляється як "порожній".
3. У заголовній частині РК повторюються всі правильно зазначені реквізити вихідної ПН.
4. У реквізит, де була помилка (згадування філії), вносяться коректні відомості: вказується лише інформація про головне підприємство без будь-яких даних про філію.

Виправлення таким чином є технічно простим і дозволяє привести документ у відповідність до норм Порядку № 1307.

Купівля філією та оформлення ПН на головне підприємство: як із податковим кредитом?

Ситуація

Укладено договір, за яким набувачем товарів виступає філія, якій головне підприємство (ДП) делегувало повноваження на складання ПН. Однак постачальник при оформленні ПН у реквізитах покупця вказав лише ДП, не додавши даних про філію.Закриття ФОП у 2025 році: перевірки, терміни та винятки

Виникає питання: чи зберігається у ДП право на податковий кредит (ПК) за такою накладною?

1. Підхід контролюючих органів

Ця ситуація багато в чому схожа на попередню, тільки тепер помилка полягає в невказанні відомостей про філію (його назви та присвоєного номера) у даних покупця.

2. Позиція податківців залишається однаковою:

• податковий кредит за такою ПН можна відобразити, якщо дотримано всіх загальних умов ПКУ;
  однак сама ПН визнається складеною з порушенням Порядку № 1307*.
• Ця позиція викладена у листі ДПСУ від 02.04.2025 № 1787/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК, де зазначено: якщо у ПН, складеній на поставку товарів/послуг філії, відсутні відомості про таку філію (його найменування).

* Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307.

При цьому контролери підкреслюють: відсутність інформації про філію даних покупця не може бути самостійною підставою для відмови у визнанні ПК.

3. Виправлення помилки

Для усунення неточності постачальник може оформити коригуючий розрахунок (РК):

1. РК складається як «порожній» – табличні частини А та Б не заповнюються.
2. У заголовній частині повторюються всі коректні реквізити вихідної ПН.
3. Додатково вносяться відомості про філію - її найменування та числовий номер.

Таким чином, помилка легко виправляється у порядку, встановленому п. 22 Порядку №1307.

4. Якщо філії не делеговано ПДВ-права

Інша ситуація: договір укладено з філією, але йому не були передані повноваження щодо складання ПН (йому не надано числовий номер).

У такому випадку діють інші правила:

• навіть якщо товари фактично отримує філію і саме вона виступає стороною договору, у ПН зазначаються лише реквізити головного підприємства;
• відомості про філію (його назву та номер) у даних покупця навести неможливо.

Цю позицію підтверджують:

• лист ДПСУ від 17.03.2025 № 1449/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК;
• лист ДПСУ від 21.07.2023 № 2016/ІПК/99-00-21-03-02-06.

Крім того, у консультації БЗ 101.16 прямо зазначено: якщо філії не делеговані права щодо складання ПН, то за її участі у постачаннях або закупівлях у графах «Продавець» та «Покупець» завжди зазначаються:

• тільки назва та ІПН головного підприємства;
• відомості про філію (його найменування та номер) не заповнюються.

Короткі висновки

1. Філії можна делегувати право виписки ПН, якщо вона сама здійснює поставки та розрахунки. Рішення приймає головне підприємство, оформляючи наказ, присвоюючи номер та повідомляючи податкову.
2. У ПН при делегуванні зазначаються дані ДП та філії. Якщо постачання робить філію, ПН оформляє він, навіть якщо гроші надійшли на рахунок ДП. Якщо покупцем за договором є ДП, ПН складається на нього, навіть якщо оплату зробила філія.
3. Помилки із зазначенням чи невказанням філії в ПН вважаються порушенням, але не позбавляють права на податковий кредит. Для виправлення оформляється порожній РК.
4. Якщо філії не делеговано права з ПДВ, у ПН завжди вказуються лише реквізити ДП, незалежно від того, хто фактично постачає чи отримує товари.