Чи потрібні ФОП, які сплачують єдиний податок, первинні документи для підтвердження доходу

21 квітня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці на ЄП

Розглянемо детально, чи повинні фізичні особи — підприємці, які працюють за спрощеною системою оподаткування (групи 1–3), мати первинні документи, що підтверджують отримані доходи, незалежно від того, чи надходять кошти готівкою чи у безготівковій формі. Питання на практиці залишається дискусійним, оскільки законодавство прямо не містить детального переліку таких документів, однак позиція контролюючих органів поступово сформувалася.Як вести декілька ФОП: автоматизація процесів за допомогою «Вчасно.Звіт»

Вимоги ПКУ до обліку доходів ФОП на ЄП

Податковий кодекс України передбачає різні правила ведення обліку для підприємців на єдиному податку залежно від групи та наявності реєстрації платником ПДВ.

ФОП на ЄП груп 1–3 (без ПДВ)

З 1 січня 2021 року такі підприємці ведуть облік доходів у довільній формі, фіксуючи отримані суми щомісяця. Це передбачено п. 296.1 ПКУ.

При цьому існує особливість для ФОП третьої групи, які отримують доходи від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції. У такому випадку необхідно окремо враховувати:

• доходи від виробництва та реалізації власної сільгосппродукції;
• інші доходи підприємця.

Цей обов’язок встановлено абз. 3 п. 296.1 ПКУ.

ФОП на ЄП групи 3 зі ставкою 3 % (платники ПДВ)

З 03.01.2023 такі підприємці зобов’язані вести облік у типовій формі, затвердженій наказом Мінфіну від 30.11.2022 № 405.

Якщо підприємець одночасно займається виробництвом та реалізацією власної сільгосппродукції, він повинен окремо відображати:

1. доходи та витрати від виробництва та реалізації такої продукції;
2. інші доходи та витрати.

Відповідний механізм уже передбачено в самій формі обліку.

Важливо зазначити: у зазначених нормах немає прямої вимоги щодо наявності первинних документів, що підтверджують облікові записи. Однак на практиці виникли два підходи до трактування цієї ситуації.Актуальні підходи податкових органів до застосування РРО: нові ризики, позиція податкової та судова практика

Два підходи до питання первинних документів

На практиці можна виділити ліберальну та фіскальну позиції.

Ліберальний підхід передбачає, що підприємцю достатньо вести облік доходів у довільній формі та на підставі цих даних подавати декларацію. Тобто підтверджувати кожен запис первинними документами не обов’язково.

Фіскальний підхід, якого дотримуються податкові органи та профільний комітет Верховної Ради, передбачає протилежне. Згідно з цією позицією, всі дані обліку та декларації повинні бути підтверджені документами.

Підставою для такої позиції податківці вважають п. 44.1 ПКУ, який вимагає підтверджувати показники податкового обліку документально.

Тому в реальній практиці підприємцю доцільно орієнтуватися саме на фіскальний підхід, щоб уникнути претензій під час перевірок.

Які документи підтверджують дохід ФОП

Слід враховувати важливу особливість: дохід підприємця на єдиному податку не збігається з бухгалтерським доходом.

ФОП визначає дохід за касовим методом, тобто в момент фактичного отримання коштів — готівкою або на банківський рахунок. Таке правило закріплено в п. 292.6 ПКУ.

При цьому існують певні винятки та особливості. Наприклад:

• доходом може визнаватися вартість безвідплатно отриманих товарів;
• дохід виникає при списанні кредиторської заборгованості з вичерпаним строком позовної давності;
• при розрахунках через еквайринг (POS-термінали або інтернет-еквайринг) податківці вимагають визнавати дохід за датою фіскального чека, сформованого РРО/ПРРО.

Однак базовий принцип залишається незмінним: дохід ФОП — це фактично отримані кошти.

Тому Комітет Верховної Ради з питань фінансів, податкової та митної політики у листі від 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504 зазначив:

документами, що підтверджують дохід підприємця, є документи, які фіксують надходження коштів — на банківський рахунок або у готівковій формі.

Таким чином, підприємець повинен мати можливість підтвердити:Про скасування первинних документів

• доходи, включені до декларації;
• суми, які надійшли на рахунок, але не були включені до доходу на законних підставах.

Наприклад:

• повернута фінансова допомога строком до 12 місяців;
• помилкові платежі;
• кошти, повернуті платнику.

Інформація про такі надходження може з’явитися у податківців із:

• додатків 4ДФ, поданих контрагентами;
• банківських виписок, отриманих під час перевірки.

Документи на готівковий дохід

ФОП на ЄП групи 1

Комітет Верховної Ради звернув увагу на особливість першої групи: такі підприємці не зобов'язані застосовувати РРО/ПРРО (п. 296.10 ПКУ).

У листі Комітету зазначено, що:

• готівкові кошти вважаються оприбуткуваними через ведення обліку доходів;
• підприємці фіксують суми доходу в обліковому реєстрі довільної форми.

Отже, запис у цьому реєстрі сам по собі вважається документальним підтвердженням доходу.

Це означає, що:

• складати додаткові документи (наприклад, розрахункові квитанції) не потрібно;
• достатньо коректно відображати дохід в обліковій формі.

Однак не виключено, що деякі податкові інспектори можуть дотримуватися більш суворої позиції. Тому за необхідності підприємець може отримати індивідуальну податкову консультацію (ІПК).

ФОП на ЄП груп 2 і 3

Для цих груп ситуація залежить від способу проведення розрахунків.Помилки ФОП на ЄП в роботі з податковою

1. Якщо готівка проходить через РРО/ПРРО  - підтвердженням доходу є Z-звіти РРО або ПРРО.
2. Якщо використовуються розрахункові квитанції та КУРО - дохід підтверджується записами в книзі обліку розрахункових операцій, зробленими на підставі корешків розрахункових квитанцій.
3. Якщо підприємець звільнений від застосування РРО/ПРРО та РК - такі випадки трапляються рідко (наприклад, продаж води, молока, квасу або живої риби з автоцистерн). У цьому випадку підтвердженням доходу буде запис в обліковому реєстрі підприємця.

Документи на безготівковий дохід

Безготівкові розрахунки із застосуванням РРО/ПРРО

Якщо розрахунки проводяться із застосуванням касової техніки, дохід підтверджують:

• Z-звіти РРО/ПРРО;
• банківська виписка.

Це правило застосовується, зокрема, до доходів, отриманих:

• через POS-термінал;
• через інтернет-еквайринг;
• при постоплаті через служби доставки (наприклад, «Нова пошта»);
• при оплаті за IBAN-реквізитами, якщо податкова вимагає застосування РРО.

Безготівкові розрахунки без РРО/ПРРО

Якщо підприємець отримує оплату безпосередньо на рахунок за реквізитами IBAN і застосування РРО не потрібне, то основним підтвердженням доходу вважається банківська виписка.

Однак на практиці податківці часто вважають, що однієї виписки недостатньо. Під час перевірок вони можуть вимагати документи, з яких видно:

• за яку саме операцію отримано платіж;
• чи відповідає операція зареєстрованим КВЕД.

Крім того, у банківських виписках іноді відсутнє детальне призначення платежу. У полі «призначення платежу» може бути вказано лише «за послуги» або інформація може бути відсутня повністю.

Тому безпечніше мати додаткові документи, що підтверджують економічну сутність операції.

Наприклад:

• договори з контрагентами;
• агентські або комісійні угоди;
• накладні;
• акти виконаних робіт або наданих послуг;
• рахунки або інвойси;
• заяви про повернення коштів (якщо платіж був помилковим або аванс повернуто).

Особливо це важливо в ситуаціях, коли підприємець виступає комісіонером або агентом, оскільки тоді до доходу включається лише комісійна винагорода, а не вся сума надходження.

Узагальнення: які документи підтверджують дохід

Залежно від форми розрахунків підтверджуючими документами можуть бути:                                              

Для доходів, отриманих через іноземні платіжні сервіси або банки, зазвичай використовуються:

• іноземна банківська виписка;
• інвойс.

Відповідальність за відсутність документів

Якщо підприємець не забезпечує зберігання документів, що підтверджують дохід, податкові органи можуть застосувати штрафи згідно з п. 121.1 ПКУ:

• 1020 грн — за перше порушення;
• 2040 грн — за повторне порушення протягом року.

Однак на практиці ризики можуть бути значно серйознішими.

По-перше, податкова може надіслати запит про надання документів. Зараз для надсилання такого запиту не обов’язково мати докази порушення — достатньо підозри. Якщо підприємець не надасть документи, застосовується штраф згідно з п. 121.2 ПКУ.

Розмір штрафу — одна мінімальна заробітна плата, встановлена на 1 січня звітного року (наприклад, 8647 грн).

По-друге, податкові органи можуть перекваліфікувати дохід:

• визнати його доходом від незаявленого КВЕД;
• вважати його доходом від забороненої діяльності.

Це може призвести до:

• застосування ставки 15 % єдиного податку;
• анулювання статусу платника ЄП.

Крім того, для підприємців груп 2 і 3 існує ризик РРО-штрафів. Якщо дохід не підтверджений документально, податківці можуть стверджувати, що це готівковий дохід, який не був проведений через РРО/ПРРО.

Висновки

• Податкові органи дотримуються фіскального підходу: доходи ФОП на єдиному податку повинні підтверджуватися документами.
• Щоб уникнути суперечок з податковою, підприємцю безпечніше мати документальне підтвердження всіх доходів.
• Оскільки дохід ФОП визначається за касовим методом (п. 292.6 ПКУ), основними документами є ті, що підтверджують факт надходження коштів.
• Для готівкових доходів:
  у групи 1 достатньо запису в обліковому реєстрі;
  у груп 2–3 підтвердженням служать Z-звіти РРО/ПРРО або записи в КУРО.
• Для безготівкових доходів:
  при використанні РРО — Z-звіти + банківська виписка;
  без РРО — банківська виписка, але бажано мати договори, акти, рахунки та інші документи, що розкривають зміст операції.
• Відсутність документів може призвести не тільки до невеликих штрафів, але й до значно серйозніших наслідків: перекваліфікації доходу, втрати права на спрощену систему або застосування РРО-штрафів.