Електронний підпис у ФОП

23 вересня 2025 Стане у пригоді для: Підприємці на ЄП

В умовах цифровізації бізнесу електронний підпис (ЕП) став обов'язковим інструментом для підприємців. Він забезпечує юридичну силу електронних документів, прискорює взаємодію з державними органами та контрагентами, а також спрощує ведення звітності. Для ФОП знання правил використання, сфер застосування та процедури отримання ЕП — це необхідна умова ефективної роботи та дотримання вимог законодавства.

Сутність електронного підпису

Сьогодні більшість документів можуть існувати як у паперовій, так і в електронній формі. Електронним визнається документ, в якому інформація зафіксована у вигляді електронних даних і містить обов'язкові реквізити (ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003).

Щоб встановити автора електронного документа, застосовується електронний підпис (ст. 6 Закону № 851). Він виступає інструментом ідентифікації підписанта та підтвердження достовірності документа.Дропшиппінг і ПДВ: як не опинитися в «групі ризику»

Крім підпису, в законодавстві передбачено використання електронної печатки для гарантії автентичності та цілісності документа. Однак в рамках даної теми її розглядати не будемо.

Що таке електронний підпис?

Згідно з п. 15 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» № 2155-VIII від 05.10.2017, електронний підпис — це електронні дані, які:

• додаються до інших електронних даних або логічно пов'язуються з ними;
• використовуються підписантом як підтвердження підпису.

Факт накладення електронного підпису завершує процес створення електронного документа (ст. 6 Закону № 851).

Технічний принцип дії

Електронний підпис формується за допомогою особистого (закритого, секретного) ключа і перевіряється з використанням відкритого (публічного) ключа. 

Така система:

• забезпечує ідентифікацію підписанта;
• підтверджує достовірність підпису;
• гарантує, що електронний документ не був змінений після підписання.

Види електронних підписів

Закон № 2155 виділяє два основних типи:Як розраховувати курсові різниці у звітності

1. Кваліфікований електронний підпис (КЕП)
   - має найвищий рівень довіри;
   - базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа;
   - юридично прирівняна до власноручного підпису (ч. 6 ст. 18 Закону № 2155);
   - зберігається виключно на захищених носіях (наприклад, токен).
2. Удосконалений електронний підпис (УЕП)
   - також базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа;
   - відрізняється простішими вимогами до зберігання: може знаходитися, наприклад, на звичайній флешці;
   - має достатній рівень довіри для практичного використання;
   - для фізичних осіб-підприємців (ФОП) цього варіанту цілком достатньо.

Практичне значення для ФОП

Для підприємців немає принципової різниці між КЕП і УЕП: обидва підписи забезпечують ідентифікацію, юридичну силу і захист документів. Але оскільки КЕП вимагає обов'язкового зберігання на токені, а УЕП можна зберігати простіше, в більшості випадків ФОП використовують саме УЕП.

Основні гарантії електронного підпису

Використання електронного підпису надає такі переваги:

1. Ідентифікація — підтверджує особу підписанта.
2. Цілісність — виключає зміни документа після його підписання.
3. Юридична сила — електронний документ з підписом рівнозначний паперовому з «живим» підписом.
4. Зручність — дозволяє працювати з держорганами та онлайн-сервісами дистанційно.

Для чого потрібен електронний підпис

Електронний підпис (ЕП) — це інструмент, який спрощує документообіг і робить підприємницьку діяльність більш ефективною в умовах цифровізації. Для фізичних осіб-підприємців (ФОП) він стає практично обов'язковим атрибутом. Нижче розглянемо основні сфери, де ЕП використовується на практиці.

1. Подання податкової звітності

ФОП може подавати податкові декларації та інші документи в електронному вигляді, використовуючи ЕП.

• Добровільна електронна форма — більшість декларацій (крім ПДВ) можна подавати як у паперовому, так і в електронному вигляді.
• Обов'язкова електронна форма — існує ряд винятків, де ЕП необхідна:
  - складання та реєстрація податкових накладних і розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН), якщо ФОП є платником ПДВ (пп. 201.1, 201.10 ПКУ);
  - складання та реєстрація акцизних накладних і коригувань в Єдиному реєстрі акцизних накладних (ЕРАН), якщо ФОП сплачує акциз з палива (пп. 231.1, 231.5 ПКУ).

Таким чином, для платників ПДВ та акцизу без електронного підпису не обійтися.

2. Подання статистичної звітності

ФОП, який потрапив до переліку респондентів Держстату, зобов'язаний подавати звіти у встановлені терміни.

Про це можна дізнатися через Кабінет респондента або повідомлення від органів статистики.

• Згідно з ч. 4 ст. 10 Закону України «Про офіційну статистику» від 16.08.2022 № 2524-IX, звітність подається виключно в електронній формі.
• Це означає, що незалежно від бажання, підприємець повинен мати ЕП, щоб виконати свої обов'язки перед органами статистики.

3. Реєстрація та робота з ПРРО

• Якщо ФОП планує приймати готівку або банківські картки, він зобов'язаний використовувати РРО або ПРРО.
• Реєстрація ПРРО проводиться на підставі електронної заяви через Електронний кабінет платника податків (ЕК) або через телекомунікаційні канали.
• Робота на ПРРО також вимагає використання ЕП: касові операції проводяться з її допомогою.
• Отже, для ФОП, який особисто здійснює розрахунки через ПРРО, електронний підпис є обов'язковим.

4. Взаємодія з державними органами

Електронний підпис забезпечує доступ до державних сервісів і подання заяв в електронному форматі.Як вивести гроші з ТОВ

• Приклади сервісів: ЕК ДНСУ, портал Пенсійного фонду, Держземкадастр, електронний суд, портал «Дія».
• У ряді випадків використання ЕП носить добровільний характер, проте бувають ситуації, де вона необхідна.

Наприклад, для отримання ліцензії на торгівлю алкоголем і тютюновими виробами ФОП зобов'язаний пройти електронну ідентифікацію в ЕК ДНСУ і подати заяву на листування з податковою (форма F1391602). Ця вимога ґрунтується на ст. 42 Закону України «Про державне регулювання виробництва та обігу спирту етилового, алкогольних напоїв, тютюнових виробів тощо» від 18.06.2024 № 3817-IX.

Також ЕП потрібна для:

участі в державних закупівлях через систему Prozorro (підписання тендерних пропозицій і документів);
внесення змін до Єдиного державного реєстру (ЄДР): зміна КВЕД, адреси, закриття ФОП тощо.

5. Банківські операції

Деякі банки підтримують використання електронного підпису для підтвердження операцій в інтернет-банкінгу. Це дає ФОП можливість безпечно керувати рахунком без необхідності відвідувати відділення.

6. Укладення договорів

Електронний підпис дозволяє підписувати договори та контракти в електронному вигляді. Це економить час і ресурси, оскільки відпадає необхідність друкувати документи і надсилати їх поштою.

7. Підписання внутрішніх документів

ФОП може завіряти своїм ЕП внутрішні документи: накази, розпорядження, службові записки. Це спрощує організацію бізнесу і забезпечує юридичну значимість всіх управлінських рішень.

Як отримати електронний підпис

Щоб оформити електронний підпис, необхідно звернутися до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (КПЕДУ). Це можуть бути державні або приватні установи, акредитовані в установленому порядку.

Важливо: перед отриманням підпису варто переконатися, що він буде коректно працювати саме на тому ресурсі, де підприємець планує його використовувати (наприклад, в Електронному кабінеті платника податків, на порталі «Дія», в системі Prozorro тощо).

Покрокова процедура отримання електронного підпису

1. Вибір постачальника
- ФОП може вибрати будь-якого КПЕДУ на свій розсуд.
- Є безкоштовні варіанти: наприклад, підпис можна отримати через КПЕДУ Державної податкової служби (ДПС) або в «ПриватБанку».
- Платні варіанти зазвичай коштують 150–300 грн на рік. Ціна залежить від постачальника та формату зберігання ключа.

2. Підготовка документів
- Для оформлення підпису зазвичай потрібні паспорт і реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний код).
- Залежно від постачальника список документів може відрізнятися. Наприклад, ДНС публікує окремий перелік документів, необхідних для ФОП.

3. Заповнення заяви
- Підписувач повинен заповнити заяву встановленої форми.
- Часто це можна зробити прямо на сайті обраного КПЕДУ в онлайн-режимі.

4. Отримання підпису
- Після перевірки документів надавач випускає електронний підпис.
- Він може бути записаний на токен, флешку або інший носій.
- Термін дії підпису зазвичай становить 1-2 роки.Як працювати з рахунком ФОП

5. Оновлення підпису при змінах
- Якщо у ФОП відбуваються зміни, що впливають на його дані (наприклад, зміна прописки або прізвища), необхідно оформити новий підпис.
- Такі випадки описані податківцями в базі знань (БЗ 301.01).

Чи можна використовувати електронний підпис фізичної особи після реєстрації ФОП?

Так, можна. Якщо громадянин ще до реєстрації як підприємець отримав електронний підпис для особистих цілей, він має право продовжувати використовувати його для підприємницької діяльності.

Податкова служба прямо підтверджує це в базі знань (БЗ 129.03).
Те саме правило працює і навпаки: електронний підпис, оформлений ФОП для бізнесу, може використовуватися цією ж особою для подання звітності як фізичною особою — громадянином.

Короткі висновки

1. ЕП = цифровий аналог підпису, підтверджує особу, цілісність і юридичну силу документа.
2. Види: КЕП (на токені, як «живий» підпис) і УЕП (на флешці, для ФОП достатньо).
3. Обов'язкова для: податкових і акцизних накладних, статозвітності, ПРРО, ліцензій, ЄДР, Prozorro.
4. Спрощує: роботу з держпослугами, банками, договорами та внутрішніми документами.
5. Переваги: економія часу, безпека, рівна юридична сила.
6. Отримати можна у КПЕДУ (держ/приватні, банки). Є безкоштовні (ДНС, ПриватБанк) і платні (150–300 грн/рік).
7. Термін дії — 1–2 роки, при зміні даних потрібна нова.
8. Можна використовувати підпис фізичної особи для ФОП і навпаки.