Закриття ФОП у 2025 році: перевірки, терміни та винятки

24 вересня 2025

Зняття ФОП з обліку: різні підходи до податків і ЄСВ

Фізична особа-підприємець враховується в податковій системі в двох іпостасях:

• як платник податків і зборів;
• як платник єдиного соціального внеску (ЄСВ).

Механізм зняття з обліку відрізняється:

• Щодо податків і зборів – податкова отримує автоматичне повідомлення з ЄДРЄдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань про припинення ФОП (п. 11.18 Порядку №1588). Здавалося б, цього достатньо. Але разом з тим п.п. 78.1.7 ПКУ дозволяє призначати позапланові документальні перевірки в разі початку процедури припинення підприємництва. Тобто податківці зберігають право перевірити діяльність вже після внесення запису до реєстру.
• Щодо ЄСВЄдиний соціальний внесок – зняття з обліку можливе тільки після документальної перевірки (ч. 1 ст. 5 Закону №2464). Відповідно, закрити ФОП без такої перевірки формально не можна, хоча на практиці застосовуються винятки.

Важливо: мораторій на перевірки з ЄСВ завершився ще в 2023 році (п. 9-23 розд. VIII Закону №2464), тому в 2025 році податкова безперешкодно призначає перевірки.

Перевірки платника податків: терміни та особливості

1. Терміни давності
Загальна тривалість періоду, який можуть перевірити, становить 1095 днів (3 роки) (п. 102.1 ПКУ). Однак запуск цього терміну залежить від низки подій:

• дня, наступного за граничним терміном подання декларації;
• дати фактичного подання декларації (якщо вона подана із запізненням);
• дати подання уточнювального розрахунку;
• дати настання граничного терміну сплати донарахованих зобов'язань.

Винятки, коли строк давності не застосовується (п. 102.2 ПКУ):

• підприємець не подавав звітність;
• існує вирок, що набрав чинності, у справі про ухилення від податків.

2. Призупинення строків
У період карантину та воєнного стану строки давності зупинялися. Зокрема:

• з березня 2020 року до кінця карантину перебіг строків переривався;
• з лютого 2022 року на час дії воєнного стану також введено призупинення;
• у травні–листопаді 2022 року діяло часткове відновлення строків, але воно стосувалося тільки фактичних і камеральних перевірок.

У підсумку на практиці податківці сьогодні мають право «відмотувати» перевірки мінімум до 2018 року.

Що саме перевіряють при закритті ФОП

Предмет перевірки охоплює весь масив господарської діяльності. Особлива увага приділяється:

• правильності застосування РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат)./ПРРОПрограний реєстратор розрахункових операцій (касових апаратів, програмних рішень);
• оподаткуванню виплат найманим працівникам та особам за цивільно-правовими договорами;
• дотриманню умов перебування на спрощеній системі (ЄПЄдиний податок), своєчасності сплати податків і подання звітності;
• дотриманню ліцензійних умов (алкоголь, тютюн, паливо).

Якщо у підприємця немає доступу до первинних документів через війну, потрібно подати заяву про втрату (п.п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ). У такому випадку перевірка за відповідними періодами не проводиться. Але податкова може відмовити в застосуванні пільги, якщо заява не підкріплена доказами.

Перевірки щодо ЄСВ

1. Норма закону
Зняття ФОП з обліку як платника ЄСВ можливе тільки після проведення документальної перевірки абз. 11 ч. 1 ст. 5 Закону №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».

Мораторій на такі перевірки закінчився ще в 2023 році (п. 9-23 розд. VIII Закону №2464). Отже, в 2025 році податкова безперешкодно призначає перевірки щодо ЄСВ.

2. Який період перевіряють?
Тут головний нюанс: щодо ЄСВ не діють строки давності (ч. 16 ст. 25 Закону №2464).

1. Якщо ФОП зареєстрований після 01.01.2011 — перевіряють весь період діяльності до моменту закриття.
2. Якщо ФОП зареєстрований до 01.01.2011:
   - податкова перевіряє періоди з 01.01.2011;
   - за більш ранні періоди відповідає Пенсійний фонд України (ПФУ). Зазвичай податкова робить запит до ПФУ.
3. Якщо перевірка вже проводилася, то дивляться період з дати останньої перевірки до дати закриття.

Висновок: навіть «старі» борги або помилки по ЄСВ можуть спливти при закритті ФОП.

3. Що саме перевіряють?
Фокус перевірки — коректність нарахування та сплати ЄСВ.

ЄСВ за себе:

• чи сплачувався внесок у фіксованому розмірі;
• чи не було заборгованості за квартали;
• чи не було переплати (її можна повернути).

ЄСВ за працівників (якщо були):

• чи нараховувався ЄСВ на зарплату;
• чи дотримувався мінімальний страховий внесок;
• чи вчасно сплачувався ЄСВ;
• чи подавалися форми звітності (Д4, Д5, Д1).

Терміни подання звітності:

• щоквартальні звіти з ЄСВ (форма Д5);
• звіти по найманих працівниках (форма Д1 до 2021 р., потім — у складі єдиної звітності).

4. Особливі нюанси
4.1. Перевірка без працівників

Якщо у ФОП не було найму, то перевіряють:

• чи сплачувався мінімальний ЄСВ за себе (крім пільгових періодів, наприклад, для пенсіонерів або мобілізованих);
• чи здавалися звіти (навіть нульові).

4.2. Перевірка за наявності працівників

ФОП з найманими працівниками є більш вразливим:

• будь-яка невідповідність між нарахованою зарплатою та сплаченим ЄСВ призведе до донарахувань;
• податкова звіряє звітність ФОП з даними в реєстрах ПФУПенсійний фонд України .

4.3. ЄСВ для пільгових категорій

Пенсіонери та інваліди звільнені від сплати за себе, але звітність подавати потрібно.
Мобілізовані — також звільняються на період служби.
4.4. Переплати та борги

За наявності боргу — ФОП не знімуть з обліку до погашення.
При наявності переплати — можна подати заяву на повернення або залік.

5. Як швидко призначають перевірку?
Закон не встановлює термінів (ні для податків, ні для ЄСВ). Податкова може призначити перевірку в будь-який час після подання заяви про закриття.
На практиці це займає від 1–3 місяців, але бувають затримки до року.

Коли ФОП можуть закрити без перевірок

Основою для цього служать:

• методичні рекомендації ДПСУ (наказ №499 від 15.09.2020);
• роз'яснення податківців у категорії 116.07 БЗ;
• норми Податкового кодексу України (ПКУ) та Закону №2464 про ЄСВ.

Йдеться про випадки, коли комісія ДПСДержавна податкова служба за попереднім аналізом вважає перевірку недоцільною.

Умови для закриття ФОП без перевірок

Щоб комісія прийняла рішення «не перевіряти», одночасно повинні виконуватися кілька критеріїв:

1. Звітність — нульова або не подавалася
   Якщо у ФОП не було об'єктів оподаткування (доходів, працівників, операцій), то допускається подання «нульової» декларації.
   Якщо звітність взагалі не подавалася, але й об'єктів оподаткування не було — перевірка також не призначається.
2. Подана звітність по ЄСВ
   Навіть якщо нарахувань немає, важливо здавати порожні звіти. Це підтверджує відсутність зобов'язань.
3. Відсутність банківських рахунків / руху по них
   Якщо у ФОП не було відкритих рахунків, або вони були, але по них не проходили операції в межах терміну давності (1095 днів).
4. Немає доходів від податкових агентів
   Ключовий момент: ФОП не отримував виплат від юросіб або інших ФОП як податкових агентів (зарплати, винагороди). 
   Виняток: доходи, які не оподатковуються, або податки з яких були утримані самим агентом.
5. Немає працівників і виплат за цивільно-правовими договорами (ЦПД)
   Відсутність найму співробітників і нарахувань фізичним особам знімає питання щодо ЄСВ та ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб.
6. Немає податкового боргу та заборгованості з ЄСВ
   Навіть 1 грн недоїмки — підстава для перевірки.
7. Немає реструктуризованих/відстрочених зобов'язань, спорів та виконавчих проваджень
   Якщо ФОП веде процес оскарження податкових рішень або у нього є реструктуризовані зобов'язання — закриття без перевірки неможливе.

Важливі уточнення

1. Це не «автоматичне правило», а внутрішні рекомендації податківців. Але вони реально застосовуються, оскільки дозволяють розвантажити систему і не перевіряти «нульових» ФОП.
2. Комісія ДНС оцінює дані зі звітності, банківських реєстрів, «Оберега», ЄСВ, і якщо порушень не виявлено, приймає рішення про закриття без перевірок.
3. Якщо у ФОП є хоч один сумнів у «чистоті» діяльності (наприклад, неподана декларація при наявності операцій, ліцензії на алкоголь/паливо, операції через POS-термінал), то податкова майже завжди ініціює перевірку.

Особливі ситуації

• ФОП за кордоном або на службі в ЗСУ – можливе перенесення термінів перевірки за заявою та підтверджуючими документами. Альтернативний варіант – довіреність на представника. На практиці податківці вимагають нотаріальне посвідчення довіреності.
• ФОП з адресою на тимчасово окупованих територіях (ТОТ, ТАБД, ТВБД) – перевірки можливі тільки при безпечному доступі до документів і об'єктів. Якщо небезпеки немає, перевірка відкладається (п.п. 69-2.2 підрозділ 10 розділу ХХ ПКУ).

Таблиці для наочності

Дохід після припинення ФОП: податкові наслідки для колишніх підприємців

Висновки

1. Закриття ФОП в ЄДР не гарантує, що податківці не проведуть перевірку.
2. Перевірки можливі як за податками і зборами (терміни давності), так і за ЄСВ (без обмежень за термінами).
3. Для закриття без перевірок необхідно дотриматися низки умов, що підтверджують «нульову» підприємницьку діяльність.
4. За відсутності первинної документації через війну важливо подати заяву за п.п. 69.28 ПКУ.
5. Навіть після зняття з обліку ФОП залишається платником податків як фізична особа, що може мати значення при стягненні боргів.