Фактична перевірка ФОП: що потрібно знати підприємцям, щоб не допустити помилок під час перевірки

01 липня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці на ЄП

Неочікуваний візит податківців може змусити занервувати навіть досвідчених підприємців, що вже говорити про початківців, які тільки розпочинають вести бізнес. Через незнання своїх прав та нерозуміння того, як має здійснюватися перевірка, багато хто допускає помилки, які потім виливаються у штрафи та інші неприємні наслідки.Як довести реальність операції

Що таке фактична перевірка ФОПФізична особа — підприємець, яка процедура її здійснення та що податківці перевіряють в першу чергу, розберемося далі в статті.

Фактична перевірка ФОП: підстави

Фактична перевірка є одним із видів податкової перевірки, що супроводжується візитом податківців на місце здійснення ФОПом його діяльності. Вона проводиться без попередження, відповідно, підготуватися до неї завчасно неможливо.

Разом з тим, для її здійснення мають бути вагомі підстави, визначені ст. 80.2 ПКУ. Зокрема, спеціалісти, які прийшли до підприємця, повинні мати наказ керівника податкового органу або його уповноваженої особи, в якому має бути наступна інформація:

• підпис керівника та печатка;
• ПІП спеціалістів, які здійснюють перевірку, та їх підписи;
• дата перевірки;
• мета перевірки;
• дані підприємця;
• адреса здійснення перевірки.

Копію наказу перевіряючі повинні надати ФОП. Разом з наказом вони зобов’язані пред’явити направлення на перевірку та свої посвідчення.

Якщо якась інформація в наказі вказана неправильно або взагалі відсутня, якщо спеціалісти відмовляються надати для ознайомлення свої посвідчення чи направлення, підприємець має право не допустити податківців до перевірки.

Причини, через які до ФОП можуть прийти з фактичною перевіркою, є вичерпними. Вони визначені п.п.8.2.1- 8.2.7 ПКУ. Серед них найпоширенішими є підстави, які вказують на те, що ФОП:Скорочення штату працівників: як роботодавцю правильно організувати процедуру та уникнути трудових спорів

• виробляє або продає підакцизні товари без ліцензії;
• порушує законодавство щодо використання РРО/ПРРО;
• має непрацевлаштованих офіційно працівників.

Рішення про здійснення перевірки може бути прийняте на основі фактів, виявлених під час інших видів перевірки (наприклад, документальної) або на підставі скарги на ФОПа.

Що перевіряють податківці під час фактичної перевірки

Якщо у податківців є підстави вважати, що ФОП працює із порушеннями, вони мають право особисто перевірити його діяльність, щоб підтвердити чи спростувати цю інформацію. Найчастіше перевіряється:

• чи співпадає зареєстрована адреса здійснення господарської діяльності з фактичним місцем ведення бізнесу;
• чи дотримується ФОП вимог щодо готівкового обігу, наявності POS-терміналу для безготівкового розрахунку тощо;
• правильність здійснення фіскалізації платежів;
• правильність оформлення повернення товару та повернення коштів покупцю.  

На практиці в більшості випадків перевірка супроводжується контрольною закупівлею, під час якої і фіксуються порушення. Найпоширенішими помилками, які допускають ФОП, є невидача чеку на товар, відсутність POS-терміналу, неправильно оформлене повернення коштів за товар.

Вагомою підставою для фактичної перевірки є також підозра в тому, що на ФОП працюють наймані працівники, які не оформлені згідно КЗпП. При виявленні цього порушення на ФОП на ЄП чекає попередження (на період воєнного стану) або штраф у розмірі 10 мінімальних заробітних плат (після закінчення воєнного стану). При повторному протягом 2 років виявленні порушення на підприємця буде накладено штраф у розмірі 30 мінімальних заробітних плат.Як знімати гроші з рахунку ФОП у 2026 році

Крім досить значного штрафу, який накладається за кожного непрацевлаштованого працівника, податкова може донарахувати податки на суму виплаченої заробітної плати (ПДФО+ЄСВ+військовий збір), а Держпраці – ініціювати притягнення підприємця до адміністративної відповідальності.

Таким чином, ФОП, який має намір працевлаштувати працівника, але не робить це з якихось причин, бажано украсти з ним цивільно-правову угоду. Цей документ, а також акт виконаних робіт, в якому прописані надані послуги, буде підтвердженням правовідносин підприємця та працівника та допоможе уникнути неприємностей під час перевірки.

Поширені помилки підприємців під час перевірки

Оскільки податківці із фактичною перевіркою приходять неочікувано, то для багатьох підприємців їх візит супроводжується стресом, що призводить до допущення помилок. До таких помилок відносяться:

1. Надання абсолютно всіх документів, які вимагають перевіряючі. Під час фактичної перевірки податківці діють у межах ПКУ і можуть вимагати лише документи, що стосуються фактичної діяльності в момент перевірки. Це, залежно від мети перевірки, можуть бути ліцензії, трудові договори, фіскальні чеки, накладні на товар, акти виконаних робіт тощо.

Податківці не мають права просити надати всі первинні документи, книгу обліку доходів, виписки з POS-терміналу чи банківських рахунків, бухгалтерську звітність, договори з контрагентами, декларації тощо. Тобто, в наказі, з яким приходять перевіряючі, завжди має вказуватися мета перевірки, і надані документи мають їй відповідати. Якщо податківці прийшли перевіряти дотримання вимоги використання РРО, то вони не повинні просити надати їм трудові договори чи ліцензії. Вся документація по діяльності ФОП перевіряється в межах документальної перевірки.

Проте багато підприємців надають абсолютно всі документи, які від них вимагають. І в цьому полягає їхня помилка, адже це збільшує ризик виявлення порушень. Тому при неправомірних вимогах перевіряючих краще надати офіційний лист-відповідь, де чітко розписати, на підставі чого не були надані ті чи інші документи.

2. Відмова від підписання акту перевірки. По закінченню перевірки спеціалісти податкової повинні надати на підпис ФОПу акт, в якому фіксуються виявлені порушення. Наявність цього акту дає право підприємцю протягом 10 днів з моменту його отримання надати свої зауваження та оскаржити результати перевірки. Якщо ж акт не підписати, то він не буде виданий підприємцю, відповідно, він не бачитиме результати перевірки і не зможе її оскаржити. Оскарження повідомлення-рішення – дещо складніший процес, тому, незалежно від того, погоджується ФОП з написаним в акті, чи ні, його краще мати на руках.

3. Відсутність відеофіксації перевірки. Підприємець має право здійснювати відеофіксацію всього процесу перевірки для можливості зафіксувати порушення та загальну обстановку. Відео може стати в пригоді при підготовці зауважень та оскарженні результатів перевірки. Крім того, наявність запису дисциплінує перевіряючих і зменшує ризик неправомірних дій або перевищення повноважень з їхнього боку. У разі конфліктної ситуації відеофіксація часто стає ключовим доказом фактичного перебігу перевірки.

Заключення

Насправді найгірше у фактичній перевірці – ефект неочікуваності. Сама по собі вона не є чимось страшним. Підстави перевірки та процедура проведення чітко визначені податковим законодавством – з ними варто ознайомитися завчасно, щоб захистити свої інтереси та не отримати більше штрафів, ніж може бути в рамках фактичної перевірки.

Також підприємцям варто не порушувати вимоги щодо діяльності на займаній ними податковій групі – це допоможе успішно проходити будь-які перевірки та мінімізувати ризики застосування штрафних санкцій з боку контролюючих органів.