Як підприємцю оформити працівника

01 січня 2020 Стане у пригоді для: Підприємці

Розібрали, як правильно оформити працівника й не боятися зустрічі з перевіряючими з Держпраці.

Ліміти на працівників

На спрощеній системі наймати працівників можуть тільки підприємці 2–3-ї груп.

Група ЄП/ Система оподаткування Кількість працівників
1-а група заборонено наймати працівників
2-а група не більше 10 осіб
3-я група без обмежень
загальна система без обмежень

Групи єдиного податку для ФОП

Трудовий договір

Якщо вам потрібен фахівець, який на постійній основі виконуватиме певні обов'язки, — продавець у магазин, бариста в кав'ярню, менеджер тощо — укладіть з ним трудовий договір.

Для виконання конкретного завдання, обмеженого в часі, достатньо підписати договір цивільно-правового характеру, наприклад, для спеціаліста з монтажних робіт, достатньо підписати договір цивільно-правового характеру.

Оформлення працівників: продавці, офіціанти, менеджери, дизайнери, прибиральники

Трудовий договір укладається письмово, у ньому ви прописуєте обов'язки і права працівника й ваші як роботодавця. Один екземпляр залишаєте в себе, другий віддаєте працівнику.

Реєструвати трудовий договір у податковій чи центрі зайнятості не треба.

За шаблон можна взяти форму договору з Наказу № 260. Видаліть із тексту згадки про центр зайнятості, реєстрацію договору й додайте інформацію про посаду, розмір зарплати, опишіть роботу, графік і вихідні, тривалість відпустки й випробувального терміну.

Трудовий договір (зразок)

Більше нюансів пропишете — легше буде довести порушення працівником умов трудового договору, якщо вирішите його звільнити.

Але не переборщіть: у договорі не повинно бути пунктів, які порушують трудове законодавство, наприклад що працювати треба без вихідних.

Кроки підприємця для оформлення працівника

Трудовий договір укладають на підставі заяви претендента про прийняття на роботу, в ній він пише дату початку роботи й посаду. Якщо такої заяви у вас немає, не біда: свій намір працювати у вас працівник підтвердив, коли підписав договір.

Ось список документів, які треба взяти у працівника:

  • паспорт або інший документ для посвідчення особи;
  • РНОКППРеєстраційний номер облікової картки платника податків. У працівника може й не бути податкового номера, якщо він відмовився від його отримання через релігійні переконання, в такому випадку вистачить серії та номера паспорта;
  • трудова книжка, якщо людина працюватиме у вас за основним місцем роботи.

Ви можете попросити працівника принести диплом, сертифікат або інший документ про освіту, якщо робота вимагає спеціальних знань.

Також можуть знадобитися:

  • довідка про стан здоров'я, якщо працювати доведеться в шкідливих і небезпечних для здоров'я умовах, співробітник має пройти медогляд;
  • пільговики, інваліди, батьки неповнолітніх дітей або дітей-інвалідів повинні надати документи, що підтверджують право на пільги;
  • інші документи, в т. ч. військовий квиток для військовозобов'язаних, приписне свідоцтво для призовників для ведення військового обліку, довідка про звільнення для звільнених з колоній і в'язниць.

Трудовий договір буває строковим і безстроковим: строковий трудовий договір укладають на певний строк або на час виконання роботи, а безстроковий — на невизначений строк.

Договір почне діяти після того, як оформите наказ (розпорядження) про прийняття на роботу і повідомите податкову, що у вас з'явився працівник.

Ці документи вбережуть вас від штрафів, якщо Держпраці прийде з перевіркою.

Умова про неоплачувану відпустку в трудовому договорі

Розпорядження про прийняття на роботу

Оформляти розпорядження або наказ обов'язковоЗгідно ч. 3 ст. 24 КЗпП (лист Мінсоцполітики від 30.03.2015р. № 191/06/187-15). (ч. 3 ст. 24 КЗпП), у ньому треба вказати дату початку трудових відносин, посаду, підставу (трудовий договір). Дата в наказі — напередодні виходу співробітника на роботу.

Повідомлення податкової про прийняття працівника

Повідомлення треба подати до податкової, де перебуваєте на обліку як підприємець (форма затверджена Постановою № 413). Зробити це треба до того, як співробітник приступить до роботи.

Подати повідомлення можна: через онлайн-сервіси, кабінет платника, підписавши документ ЕЦПЕлектронний цифровий підпис віднести особисто на папері разом з електронною копією. Втім, на папері повідомлення подають, якщо трудові договори уклали максимум із п'ятьма працівниками.

Повідомлення в податкову про прийняття працівника

Не забудьте проставити дату і кількість заповнених рядків, вона має відповідати кількості працівників.

Важливо, щоб збігалися дати початку роботи в повідомленні, трудовому договорі та наказі про прийняття на роботу.

Трудовий договір можна оформити в будь-який час до виходу працівника, і це не вплине на дату початку роботи. А ось наказ про прийняття на роботу маєте оформити хоча б за день до початку роботи. Адже роботодавець повинен ще встигнути повідомити ДФСДержавна фіскальна служба, що в нього з'явився новий працівник.

Записи в трудову книжку

Якщо приймаєте співробітника на основне місце роботи і він трудиться більше п'яти днів, потрібно заповнити його трудовуЯк підприємці заповнюють трудові книжки працівників, описано в п. 2.21-1 Інструкції № 58, але цей пункт не приведений у відповідність до КЗпП. .

У графі 3 без номера і дати напишіть заголовок — повну назву ФОПФізична особа — підприємець, а вже далі записуємо інформацію:

  • графа 1 — порядковий номер запису в трудовій;
  • графа 2 — дата, з якої працівник приступив до роботи, повинна збігатися з датами в наказі і трудовому договорі;
  • графа 3 — назва посади/роботи, розряд (клас, категорія), цех або відділ, наприклад «Прийнятий на посаду спеціаліста з продажу»;
  • графа 4 — номер і дату наказу про прийняття на роботу.

Ставите під цією інформацією свій підпис.

Назва роботи, посада, професія працівника в трудовій книжці повинні відповідати даним у Класифікаторі професій ДК 003:2010 Класифікатор професій. Назви професій з класифікатора роботодавці вносять в трудовий договір і трудову книжку працівника..

Податки і звітність за працівників

За законом ви зобов'язані платити працівникові зарплату не менше від мінімальної — у 2020 році це 4723 грн на місяць. Якщо прийняли особу на неповний робочий день, зарплата розраховується пропорційно до відпрацьованого часу.

У скільки ФОП обійдеться співробітник у 2020 році

Ви як роботодавець є податковим агентом своїх працівників і повинні платити за них податки.

Із зарплати працівника в 2020 році треба утримати податки: 18% ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб та 1,5% військового збору й перерахувати ці гроші в бюджет.

Ось приклад.

Із зарплати 4723 грн утримується:

ПДФО — 850,14 грн + військовий збір — 70,85 грн. = 751,14 грн.

На руки працівник отримає 3802,01 грн.

За рахунок грошей підприємця треба сплатити єдиний соціальний внесок. Ставка — 22% від зарплати.

Якщо працівнику нарахована мінімальна зарплата в 2020 році це — 4723 грн, ЄСВЄдиний соціальний внесок дорівнює 1039,06 грн.

Єдиний соцвнесок сплачується в день виплати зарплати. ПДФО й ВЗВійськовий збір — під час отримання в банку грошей на виплату або при перерахуванні грошей на зарплатну карту працівника. Якщо платите зарплату готівкою з виручки, то перерахувати ПДФО й ВЗ можна протягом трьох днів.

За працівників вам треба подавати два звіти.

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ, де ви звітуєте з ПДФО й ВЗ, подавати слід раз на квартал, протягом 40 днів після його закінчення.

Розрахунок № 1ДФ: коли подавати і як заповнити

Звіт з ЄСВ № Д4 — щомісяця, протягом 20 днів після закінчення звітного місяця.

Штрафи за неоформлених працівників

За неоформлених працівників добряче штрафують. Допуск до роботи особи без оформлення трудового договору й за виплату зарплати «в конверті»:

  • за перше порушення до ФОП-єдинників — письмове попередження;
  • до ФОП на ЗС і 4-й групі ЄП — 10 мінімалок, 47230 грн у 2020 році.

За повторне порушення протягом двох років штарф — 141690 грн30 мінімальних зарплат за одного неоформленого працівника. 

А ще будуть адмінштрафи:

  • від 8,5 тис. до 17 тис. грн, якщо попалися вперше;
  • від 17 тис. до 34 тис. грн за повторне порушення протягом року, за яке до ФОП вже застосовували штрафні санкції (ст. 41 КпАП).

Правда Верховний суд вважає, що неправомірно штрафувати роботодавця за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору відразу за двома статтями — ч. 2 ст. 265 КЗпП і ч. 3 ст. 41 КпАП (постанова ВС/КАС від 21.12.2018 у справі № 814/2156/16).

Трапляється, що підприємець не допускає перевіряючих з Держпраці, за таку відчайдушність теж штрафують — на 75568 грн в 2020 році (це 16 мінімалок). 

Якщо інспектор прийшов не шукати неоформлених працівників, а перевіряти, як дотримуєтеся трудового законодавства, а ви не допустили його до перевірки, вас оштрафують на три мінімальні зарплати — 14169 грнТри мінімальні зарплати..

Не подали повідомлення про прийом працівника у податкову або не склали письмовий договір:

  • фінансовий штраф — 4723 грн (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Фінансові штрафи накладає інспектор Держпраці, а розмір визначає суд на підставі протоколу інспектора;
  • адмінштраф за відсутність договору — від 340 до 850 грн;
  • за те, що не повідомили ДПСДержавна податкова служба, оштрафують на 510–1700 грн.

А ще підприємці часто не хочуть оформляти трудовий договір і укладають із працівником договори цивільно-правового характеру. Повідомлення до податкової в цьому випадку подавати не треба. За договором ЦПХДоговір цивільно-правового характеру виконавець отримує винагороду за результат, а не зарплату за процес роботи. І це два різні договори.

Договори ЦПХ з фізичними особами

Договір ЦПХ не варто укладати, якщо працівник працює у вас на постійній основі: під час перевірки його можуть перекваліфікувати в трудовий, а вас оштрафують і донарахують податки.

Поставте своє запитання

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки