Відпустка працівника за свій рахунок

20 лютого 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Роботодавець не може відправляти працівника у відпустку за свій рахунок щоразу, коли не має завдань чи грошей на зарплату.

Працівник сам вирішує, коли йти в неоплачувану відпустку

Рішення піти у відпустку за свій рахунок працівник приймає добровільно. Зазвичай працівники просять надати відпустку за свій рахунок із формулюванням «за сімейними обставинами» та з інших причин. Насправді причини можуть бути різними — спонтанна подорож, емоційне вигорання, пошук місії в житті.

Як бути з працівниками під час карантину

Якщо вирішите відправити в таку відпустку працівників примусово або підмінити щорічну оплачувану відпустку безоплатною, знайте: якщо це випливе, вас оштрафують (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13). Працівники можуть поскаржитися на вас в інспекцію Держпраці, і до вас точно прийдуть із перевіркою.

Навіть якщо в бізнесі простій і він не з вини працівника, ви мусите продовжувати платити йому зарплату — не менше 2/3 ставки, а не відправляти в неоплачувану відпустку.

Скільки триває неоплачувана відпустка

За законом надати безоплатну відпустку за сімейними обставинами або з інших причин одному працівникові можна не більше ніж на 15 календарних днів на рік (ст. 85 КЗпП, ст. 26 ЗУ «Про відпустки»). До графіку відпусток ви її не вносите.

Працівники можуть попроситися у відпустку на довший строк, бо їм треба, але якщо вони не відносяться до одніїє з категорій, зазначених у ст. 25 ЗУ «Про відпустки» — сміливо відмовляйте. 

Ваша лояльність може коштувати вам штрафу, за цим стежить інспекція Держпраці. Якщо звітність по працівниках подасте з ненарахованими виплатами із зарплати, це приверне до вас увагу як до порушника.

Щорічна відпустка працівника підприємця

До відпустки потрапили святкові дні

Щорічна відпустка продовжується, якщо в її період потрапили святкові й неробочі дні (ст. 73 КЗпП), а от безоплатної відпустки це правило не стосується.

Якщо працівник узяв відпустку за свій рахунок із 4 березня на 10 календарних днів, 14 березня він повинен уже бути на роботі: хоча на період відпустки припадає вихідний, 8 березня, неоплачувану відпустку на день не продовжують.

Хвороба під час безоплатної відпустки

Якщо в неоплачуваній відпустці працівник захворіє, то така відпустка не продовжується на кількість днів лікарняного. Оплачувати такий лікарняний роботодавець не зобов'язаний (ст. 23 ЗУ № 1105).

Наприклад, працівник узяв відпустку за свій рахунок на 10 днів, щоб поїхати по гарячій путівці у Карпати кататися на лижах. На другий день застудився, повернувся у своє місто й потрапив у лікарню. Нести лікарняний роботодавцю немає сенсу, адже в цей час працівник перебував у неоплачуваній відпустці.

Що робити з працівником, який довго хворіє

Звільнення під час відпустки

Не можна звільнити працівника під час безоплатної відпустки. Робоче місце зберігається за ним, а дні неоплачуваної відпустки зараховуються в стаж, який дає право на щорічну основну відпустку.

Відмова в неоплачуваній відпустці

Буває, що працівник проситься у відпустку за свій рахунок, але якщо він піде — бізнес зупиниться, бо працювати більше нікому. Ваше право як роботодавця — відмовити. Ви самі вирішуєте, наскільки сімейні обставини чи інші причини поважні й чи можуть вони зашкодити роботі (лист Мінпраці від 18.03.2009 р. № 2961/0/14-09/06).

Поважні причини в законі не прописані, але ми рекомендуємо домовлятися. Адже несерйозні, з вашого погляду, причини для працівника можуть бути критичними, і ваша незговірливість може коштувати вам співробітника й історії з пошуком нового працівника.

Коли відпустку надати зобов'язані

Є кілька категорій працівників, яким роботодавець не може відмовити, коли вони просять про відпустку за свій рахунок, навіть якщо це погано позначиться на роботі. Перераховані вони в ст. 25 ЗУ «Про відпустки».

Тривалість відпустки в цьому випадку різна, а строки встановлені на календарний рік. Ось ці категорії:

Категорії працівників Тривалість безоплатної відпустки
Мати або батько, який виховує дітей без матері, двох і більше дітей до 15 років або дитини-інваліда (у тому числі якщо мати тривалий час перебуває на лікуванні). До 14 календарних днів щорічно.
Працівник, дружина якого перебуває в післяпологовій відпустці. До 14 календарних днів.
Мати, батько чи інші родичі, які фактично доглядають за дитиною, яка потребує домашнього догляду. Одинока матір / одинокий батьки / опікун дитини інваліда підгрупи А I группы. Строк вказують у медвисновку, але не більше ніж до досягнення 6 років, а якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу — до 16 років, дитина з інвалідністю (підгрупа А) до 18 років (п. 2 ст. 25 ЗУ «Про відпустки»). 
Батьки дитини до 14 років або інші родичі, яка фактично доглядають за нею, під час карантину. Період карантину.
Працівники, які одружилися. До 10 календарних днів.
Працівники, у яких помер родич по крові чи по шлюбу: чоловік (дружина), батьки (вітчим, мачуха), дитина (пасинок, падчерка), брат, сестра. До 7 календарних днів, час на поїздку до місця поховання і назад не враховується.
У працівника помер не кровний (не по шлюбу) родич. До 3 календарних днів без урахування часу проїзду до місця поховання і назад.
У працівника родич по крові або по шлюбу хворий, і є медвисновок, за яким він потребує постійного догляду. Строк у медвисновку, але не більше 30 календарних днів.
Працівнику для завершення санаторно-курортного лікування. Строк за медвисновком.
У працівника вступні іспити до ВНЗ.
15 календарних днів без урахування часу проїзду туди і назад.
Діти працівника до 18 років вступають до навчальних закладів, які розташовані в іншому місті, області, країні, місцевості. 12 календарних днів без урахування часу проїзду до навчального закладу і назад. Якщо дітей у працівника двоє чи більше, таку відпустку маєте надати для супроводу кожної дитини окремо.
Працівник вступає до аспірантури з відривом / без відриву від виробництва; працівники, які навчаються в аспірантурі без відриву від виробництва. На час проїзду до вузу / закладу науки і назад.
Працівник-сумісник. До закінчення відпустки за основним місцем роботи.
Працівник — ветеран праці, учасник війни й ті, хто підпадає під дію ЗУ «Про статус ветеранів війни». До 14 календарних дня.
У працівника є особливі заслуги перед Батьківщиною за ЗУ «Про статус ветеранів війни» або особливі трудові заслуги. До 21 календарного дня щорічно.
Працівники — пенсіонери за віком й інваліди III групи. До 30 календарних днів.
Працівники — інваліди I й II груп. До 60 календарних днів.

Якщо працівник не скористався своїм правом на відпустку за ст. 25, відпустка не переноситься на наступний рік. А у випадку зі шлюбом — на наступний тиждень чи місяць. Так, якщо працівниця вийшла заміж 8 лютого, вона не може піти із цього приводу в безоплатну відпустку в березні.

Буває, що працівник уже брав відпустку за свій рахунок через сімейні обставини і тепер проситься у відпустку за ст. 25: ви не маєте права йому відмовити в цьому.

Наприклад, у січні працівник брав 10 днів відпустки за свій рахунок у зв'язку з переїздом у нову квартиру, а в лютому в нього занедужала дружина, на руках у працівника медвисновок на 30 днів, що вона потребує постійного догляду. Виходить, роботодавець зобов'язаний надати ще одну відпустку за свій рахунок через хворобу дружини.

Додаткова безоплатна відпустка за іншими законами

Ще в законодавстві прописано, що обов'язково надавати неоплачувану відпустку таким категоріям працівників:

Працівник не вийшов із неоплачуваної відпустки

Працівник написав заяву на 10 днів, але після закінчення цього строку на роботу так і не вийшов — кожен день відсутності на роботі без поважної причини вважається прогулом. А за прогул можна звільнити. Але це ціла процедура.

Як правильно звільнити працівника

Як оформити відпустку за свій рахунок

Алгоритм такий: працівник подає вам заяву, де вказує причину, дату початку відпустки за свій рахунок і її тривалість. Ви приймаєте рішення, відпускати чи ні.

Якщо просить відпустку за ст. 25 ЗУ «Про відпустки», має ще надати вам підтвердні документи. Для відпустки через сімейні обставини додаткові документи не потрібні.

Ви видаєте наказ (розпорядження) про надання відпустки без збереження зарплати. У ньому вказуєте ПІБ працівника, його посаду, період відпустки й обставини, через які надаєте відпустку. Працівник ставить підпис, чим підтверджує, що з наказом ознайомлений.

Як показувати безоплатну відпустку в Д4

При заповненні звітності з ЄСВЄдиний соціальний внесок — Д4 ви показуєте кількість календарних днів, у які зарплата працівнику не нараховувалась — графа «14». Якщо сума вийде менше від мінімальної, вам треба провести доплату до мінзарплати й нарахувати на неї ЄСВ.

Якщо працівник узяв безоплатну відпустку через сімейні обставини за ст. 26 та ще й належну йому відпустку за ст. 25 ЗУ «Про відпустки» і вийшло так, що за календарний місяць він узагалі жодного дня не працював, ЄСВ за цей період ви не нараховуєте.

У звіті Д4 проставляєте кількість календарних днів відпустки у графі «14», вони співпадають з кількістю календарних днів перебування в трудових відносинах, ніякі суми не вказуєте.

Але якщо працівник відпрацював хоча б один день у місяці й він потрапив у звіт, ви все одно зобов'язані сплатити ЄСВ з мінімальної зарплати. Тобто зарплату працівник отримає за день, а ЄСВ ви сплатите з мінімалки.

Якщо попри заборону відправили працівника в неоплачувану відпустку зі своєї ініціативи, будьте готові, що якщо таку відпустку визнають незаконною, проведуть донарахування податків, у тому числі ЄСВ.

Штрафи

На одну мінімальну зарплату — 4723 грн вас оштрафують, якщо (ст. 265 КЗпП):

  • відправили працівника в примусову відпустку за свій рахунок більше ніж на 15 днів за сімейними обставинами;
  • надали працівнику відпустку за ст. 25 ЗУ «Про відпустки», але документів, що підтверджують право на таку відпустку, він не має;
  • працівник сам попросився в безоплатну відпустку більше ніж на 15 днів, а ви надали йому це право.

За ці порушення ще можуть застосувати адмінштраф від 510 до 1700 грн (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13, ч. 1 ст. 41 КпАП).

Поставте своє запитання

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки