Перевірка підприємця: які документи повинен мати на місці ФОП

10 січня 2024

ФОПи, які вже працюють не один рік, теж мають побоювання щодо таких перевірок, адже завжди можна пропустити зміни до законодавчої бази і мати неприємні наслідки через ненавмисне недотримання Податкового кодексу.

Які документи повинен мати на місці ФОП, коли щодо нього здійснюється перевірка, розглянемо далі в статті.

Перевірка діяльності підприємця

При візиті податківців, підприємець, перш за все, має підтвердити законність здійснення підприємницької діяльності в конкретній торговій точці, магазині, торговому центрі чи в будь-якому іншому приміщенні, де він працює.

Для цього він повинен надати для перевірки документ, що підтверджує право користування нерухомим майном.

Це може бути:

• витяг про право власності;
• договір оренди чи суборенди;
• договір позички нерухомого майна.

Саме на основі одного з цих документів в податкову подається форма 20-ОПП про місце здійснення підприємницької діяльності.

Підтвердивши своє право знаходитися в приміщенні, де здійснюється перевірка, далі ФОП має довести, що він займається підприємницькою діяльністю на законних підставах.

Для цього він повинен надати документ, який посвідчує реєстрацію бізнесу.

Таким документом може бути:

• витяг про державну реєстрацію;
• витяг платника єдиного податку;
• витяг платника ПДВПодаток на додану вартість .

Особливо актуально мати втяг платника ЄПЄдиний податок «єдинникам», реєстрація яких, зазвичай, здійснюється швидко в онлайн-режимі, через що вони забувають про необхідність замовити даний документ.

До того ж, штрафні санкції до платників ЄП є меншими, ніж ті, які застосовуються до платників на загальній системі. Тому в інтересах підприємця мати підтвердження свого особливого статусу оподаткування.

Наприклад, за виявлення неоформленого працівника в «єдинника», його перший раз чекає попередження. В такій самій ситуації підприємцю на загальній системі доведеться сплатити штраф у розмірі 10 мінімальних заробітних плат.

Документи на працівників

Якщо на підприємстві працевлаштовані працівники, то першим документом, який вимагають податківці, є трудовий договір.

Але крім нього, ФОПу рекомендується ще мати облікові карти на працівників.

Проте, зазвичай, кількість офіційно працевлаштованих працівників спеціалісти, які здійснюють перевірку, знають на момент візиту до підприємця.

Звертаємо увагу, що схитрити і мати в наявності готовий договір, щоб при перевірці поставити на ньому потрібну дату прийняття спеціаліста на роботу, не вийде.

Адже цивільно-правовий договір повинен бути підписаний до того моменту, коли працівник приступив до виконання своїх обов’язків.

До того ж, такий договір актуальний тільки при домовленості, що працівник продемонструє певний результат (зробить проект, надасть послугу з клінінгу тощо).

Якщо мова йде про трудовий процес, під час якого працівник здійснює певну роботу (продає товари, працює на касі, надає послуги тощо), то такі відносини будуть кваліфіковані як трудові.

Також на працівників, які працюють в визначених законодавством галузях (харчова сфера, надання послуг по догляду за тілом тощо) на підприємстві повинні бути медичні картки з вклеєними фото спеціалістів.

Прийом платежів

Активно перевіряється дотримання законодавства щодо фіскалізації платежів.

Підприємець повинен приймати готівкові та безготівкові (згідно Постанови КМУ №894) платежі і видавати покупцю/клієнту чек на кожний проведений платіж.

Підприємці повинні мати РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат). чи ПРРОПрограний реєстратор розрахункових операцій . Якщо мова йде про класичний РРО, то він повинен бути належним чином зареєстрований, а реєстраційне посвідчення та довідка про опломбування касового апарату має бути доступною для перевірки.

Також необхідно зберігати контрольні стрічки.

Якщо ж підприємець здійснює фіскалізацію платежів через ПРРО, то надавати перераховані вище документи не потрібно.

Крім того, підприємці повинні мати в наявності документи на товари, передбачені Правилами роботи дрібнороздрібної торговельної мережі.

При відсутності первинних документів на товар ст. 121.1 ПКУ передбачено накладення штрафу на підприємця у розмірі 1020 грн.

Якщо відсутні документи на товари ризикової групи, то відповідно ст. 20 Закону про РРО, розмір штрафу буде становити вартість реалізованих товарів без документів, які засвідчують їх походження.

Варто зауважити, що податківці мають право вимагати первині документи на товари на момент здійснення перевірки.

Ліцензії та інші документи

Підприємці, які здійснюють продаж підакцизних товарів, на момент перевірки повинні мати ліцензію на реалізацію своєї групи товарів.

Наприклад:

• ліцензію на продаж алкоголю, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах;
• експлуатаційний дозвіл на приготування та зберігання їжі для підприємств, що працюють в сфері харчування.

Даний дозвіл може перевіряти Держпродспоживслужба і його наявність є обов’язковою.

У випадку непередбачених ситуацій може перевірятися наявність у підприємця декларації про відповідність матеріально-технічної бази вимогам законодавства з протипожежної безпеки (ст.2 п.57 Кодексу цивільного захисту).

Також для уникнення форс-мажорних ситуацій рекомендується мати засоби протипожежної безпеки (вогнегасник, відро, ємкість з піском).

Куточок споживача

Перевірці підлягає також «куточок споживача», який має розміщуватися на видному для покупців місці і де повинна міститися наступна інформація:

• свідоцтво про державну реєстрацію;
• адреса і телефон підприємця, за яким зареєстроване підприємство;
• графік роботи;
• ПІБ продавця (продавців).

Нагадуємо, що мати в наявності книгу скарг та пропозицій необов’язково.

Підводячи підсумки, зауважимо, що наявність у підприємця перелічених вище документів забезпечить безпроблемну перевірку та відсутність причин для накладення штрафу органом, який її здійснює.

Тому рекомендується завчасно подбати про наявність всіх відповідних виду діяльності документів та забезпечити систематизоване їх зберігання, щоб візит податківців чи інших спеціалістів не застав зненацька.

Що потрібно знати про діяльність ФОП: інформація для підприємців-початківців