Проверка предпринимателя: какие документы должен иметь на месте ФЛП

10 января 2024

У ФЛП, которые уже работают не один год, тоже есть опасения относительно таких проверок, ведь всегда можно пропустить изменения в законодательной базе и иметь неприятные последствия из-за несоблюдения Налогового кодекса.

Какие документы нужно иметь на месте ФЛП, когда осуществляется его проверка, рассмотрим далее в статье.

Проверка деятельности предпринимателя

При визите налоговиков, предприниматель прежде всего должен подтвердить законность осуществления предпринимательской деятельности в конкретной торговой точке, магазине, торговом центре или в любом другом помещении, где он работает.

Для этого он должен предоставить для проверки документ, подтверждающий право пользования недвижимым имуществом.

Это может быть:

• выписка о праве собственности;
• договор аренды или субаренды;
• договор ссуды недвижимого имущества.

Именно на основе одного из этих документов в налоговую подается форма 20-ОПП о месте осуществления предпринимательской деятельности.

Подтвердив свое право находиться в помещении, где осуществляется проверка, далее ФЛП необходимо доказать, что он занимается предпринимательской деятельностью на законных основаниях.

Для этого он должен предоставить документ, удостоверяющий регистрацию бизнеса.

Таким документом может быть:

• выписка о государственной регистрации;
• выписка плательщика единого налога;
• выписка плательщика НДСНалог на добавленную стоимость.

Особенно актуально иметь выписку плательщика ЕНЕдиный налог «единщикам», регистрация которых обычно осуществляется быстро в онлайн-режиме, из-за чего они забывают о необходимости заказать данный документ.

К тому же, штрафные санкции в отношении плательщиков ЕН меньше, чем те, которые применяются к плательщикам на общей системе. Поэтому в интересах предпринимателя иметь подтверждение своего особого статуса.

Например, за обнаружение неоформленного работника в «единщика», его первый раз ждет предупреждение. В такой же ситуации предпринимателю на общей системе придется заплатить штраф в размере 10 минимальных заработных плат.

Документы на работников

Если на предприятии трудоустроены работники, то первым документом, требуемым при проверке, является трудовой договор.

Но кроме него, ФЛП рекомендуется еще иметь учетные карточки на работников.

Однако обычно количество официально трудоустроенных работников специалисты, осуществляющие проверку, знают на момент визита к предпринимателю.

Обращаем внимание, что схитрить и иметь готовый договор, чтобы при проверке поставить на нем нужную дату принятия специалиста на работу, не получится.

Ведь гражданско-правовой договор должен быть подписан до того момента, когда работник приступил к исполнению своих обязанностей.

К тому же такой договор актуален только при договоренности, что работник продемонстрирует определенный результат (сделает проект, предоставит услугу по клинингу и т.п.).

Если речь идет о трудовом процессе, в ходе которого работник совершает определенную работу (продает товары, работает на кассе, оказывает услуги и т.п.), такие отношения будут квалифицированы как трудовые.

Также на работников, работающих в определенных законодательством отраслях (пищевая сфера, предоставление услуг по уходу за телом и т.п.) на предприятии должны быть медицинские карточки с вклеенными фотографами специалистов.

Прием платежей

Активно подвергается проверке соблюдение законодательства относительно фискализации платежей.

Предприниматель должен принимать наличные и безналичные (согласно Постановлению КМУ №894) платежи и выдавать покупателю/клиенту чек на каждый произведенный платеж.

Предприниматели должны иметь РРОРегистратор расчётных операций (кассовый аппарат). или ПРРОПрограммный регистратор расчётных операций. Если речь идет о классическом РРО, то оно должно быть зарегистрировано, а регистрационное удостоверение и справка об опломбировании кассового аппарата должна быть доступна для проверки.

Также нужно хранить контрольные ленты.

Если же предприниматель осуществляет фискализацию платежей через ПРРО, то предоставлять вышеперечисленные документы не требуется.

Кроме того, предприниматели должны иметь документы на товары, предусмотренные Правилами работы мелкорозничной торговой сети.

При отсутствии первичных документов на товар ст. 121.1 НКУ предусмотрено наложение штрафа на предпринимателя в размере 1020 грн.

Если отсутствуют документы на товары рисковой группы, соответственно ст. 20 Закона об РРО, размер штрафа будет составлять стоимость реализуемых товаров без документов, удостоверяющих их происхождение.

Следует заметить, что налоговики имеют право требовать первичные документы на товары на момент проверки.

Лицензии и другие документы

Предприниматели, осуществляющие продажу подакцизных товаров, на момент проверки должны иметь лицензию на реализацию своей группы товаров.

К примеру:

• лицензию на продажу алкоголя, табачных изделий, жидкостей, используемых в электронных сигаретах;
• эксплуатационное разрешение для приготовления и хранения пищи для предприятий, работающих в сфере питания.

Данное разрешение может проверять Госпродслужба и его наличие обязательно.

В случае непредвиденных ситуаций может проверяться наличие у предпринимателя декларации о соответствии материально-технической базы требованиям законодательства по противопожарной безопасности (ст.2 п.57 Кодекса гражданской защиты).

Также во избежание форс-мажорных ситуаций рекомендуется иметь средства противопожарной безопасности (огнетушитель, ведро, емкость с песком).

Уголок потребителя

Проверке подлежит также уголок потребителя, который должен размещаться на видном для покупателей месте и где должна содержаться следующая информация:

• свидетельство о государственной регистрации;
• адрес и телефон предпринимателя, по которому зарегистрировано предприятие;
• график работы;
• ФИО продавца (продавцов).

Напоминаем, что иметь в наличии книгу жалоб и предложений не обязательно.

Подводя итоги, заметим, что наличие у предпринимателя вышеперечисленных документов обеспечит беспроблемную проверку и отсутствие причин для наложения штрафа органом, ее осуществляющим.

Поэтому рекомендуется заблаговременно позаботиться о наличии всех соответствующих видов деятельности документов и обеспечить систематизированное их хранение, чтобы визит налоговиков или других специалистов не застал врасплох.

Что нужно знать о деятельности ФЛП: информация для начинающих предпринимателей