Співробітник на заміщення мобілізованого: можливі варіанти

09 жовтня 2024

Відповідно до приписів частини 3 статті 119 КЗпП за співробітником, який був прийнятий/прийнятий на проходження служби до армії, має бути збережено робоче місце та посаду (трудова функція). Таким чином наймач не має права звільнити цього співробітника за своїм бажанням, адже це суперечить нормам закону.

Посада, зайнята співробітниками до початку військової служби, не вважається вакантною. Проте фронт робіт, яким займався мобілізованим, практично не виконується. За цими причинами, керівник, як правило, робить спроби пошуку його заміни. Зазначимо, що чинна нормативка не вимагає, щоб на період тимчасової відсутності співробітника обов'язки останнього були покладені на іншу особу. Це прерогатива роботодавця і залежить вона від виробничої необхідності, фінансових можливостей та інших факторів.

Як слід провести грамотне оформлення трудових відносин із співробітником, який займатиметься виконанням обов'язків мобілізованого?

Стартуємо з найпростішого - варіант прийому на посаду іншого співробітника. За такого варіанта логічною опцією буде підписання термінової трудової угоди. Далі докладніше.

Строковий трудовий договір

Процедура оформлення термінової трудової угоди регламентується частиною 2 статті 23 КЗпП. Їх укладають, коли немає варіанта оформити трудові відносини на невизначений термін з урахуванням умов подальшої діяльності, чи можливостей її виконання, інтересів співробітника та інших випадків, обумовлених нормативкою.

Так, припускаємо, що мобілізований співробітник повертатиметься на минуле робоче місце в компанію за припиненням військової служби. Таким чином, його відсутність носить тимчасовий характер. Зрозуміло, що прийняти з його роботу/посаду іншу людину можна лише тимчасово – до основного співробітника.

Відповідно до абзацу другого ч.2 ст. 2 Закону No2136, виходом з такої ситуації може бути оформлення термінової трудової угоди

Таким чином, для цілей якнайшвидшого залучення до виконання чергових співробітників, нівелювання нестачі персоналу та робочої сили, керівники компаній мають право оформлення з іншими співробітниками термінових трудових відносин на час дії ВП або термін заміни попереднього співробітника.

За таких обставин термін тривалості трудової угоди визначатиметься настанням конкретної події – поверненням основного співробітника до роботи після припинення військової служби. Про відповідність цієї опції законодавству також згадується в абзаці другому п. 7 постанови Пленуму ЗСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 № 9.

Важливо пам'ятати! Умову терміновості трудової угоди потрібно фіксувати в заяві співробітника, наказі про його прийом на посаду, та у тексті самого документа при його оформленні в письмовій формі.

Варто враховувати, що у період дії ВП форма укладання трудової угоди обговорюється сторонами у процесі оформлення (ч. 1 ст. 2 Закону № 2136). Тому навіть з огляду на вимогу ст.24 КЗпП про укладення трудової угоди письмово, у період ВП цей припис можна ігнорувати.

Важливо знати! Нового співробітника можна прийняти як на основну посаду, так і за сумісництвом. При цьому ви маєте право прийняття на роботу у терміновому порядку як сторонньої особи, так і співробітника з вашого штату. В останньому випадку матимемо справу із внутрішнім сумісництвом. Нагадуємо, що трудова діяльність за сумісництвом має виконуватися у період, коли працівник не зайнятий на основній роботі.

Не забувайте, не важливо, яку особу ви оберете до себе за терміновою трудовою угодою – свого поточного співробітника чи іншого працівника, слід надсилати на адресу фіскалів оповіщення про прийом на роботу за формою, зафіксованою документом Кабміну від 17.06.2015 № 413.

Нагадуємо ще про один цікавий момент. Ч.3 ст.23 КЗпП обтяжує керівника обов'язок інформування своїх співробітників, які працюють за терміновими трудовими угодами, про вакантні посади, релевантні їх кваліфікації та такі, що обумовлюють варіант оформлення безстрокової трудової угоди.

При цьому законодавець не затвердив порядок та процедуру такого інформування. Так це можна провести шляхом особистого ознайомлення співробітника, розсилки на електронку, розміщення інформації в загальнодоступних місцях фірми, а також в інших випадках (див. роз'яснення Мінекономіки від 01.08.2022). А що станеться, коли мобілізований повернеться назад на свою посаду?

Після припинення військової служби останній приступатиме до виконання зобов'язань за своєю посадою, обумовлених укладеним договором щодо релевантного наказу наймача.

Важливо знати! Дата припинення трудових відносин із співробітником, який виконує роботу з термінової трудової угоди, буде відповідати кінцевій даті, перед днем, коли основний співробітник перейде до виконання своїх посадових зобов'язань. Так йдеться у документі Мінсоцполітики від 10.06.2015 No 231/06/186-15.

В обов'язковому порядку керівнику слід підписати наказ про звільнення з посади та повідомити про це минулого співробітника під підпис. Співробітнику слід видати копію наказу, а також письмове сповіщення про нараховані та переведені суми при розрахунку.

Якщо вам не підходить варіант з підписанням термінової трудової угоди, то можете розглянути інші опції, наприклад, виконання обов'язків попередньо відсутнього співробітника або тимчасове заступництво.

Виконання обов'язків тимчасово відсутнього

У зв'язку із приписом ст. 105 КЗпП персонал має право виконання обов'язків тимчасово відсутнього співробітника без звільнення від виконання своєї основної роботи. Про таку можливість також згадується в постанові Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови поєднання професій (посад)» від 04.12.81 № 1145 (далі — постанова № 1145).Нагадуємо, наведений раніше документ продовжує діяти у частині, що відповідає дійсному українському законодавству на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 No 1545-XII.

Найчастіше ця опція доручається черговому співробітнику, посада якого менш відповідальна або рівноцінна посаді співробітника, що замінюється. Як зафіксовано у п. 2 постанови No 1145, виконання обов'язків тимчасово відсутнього колеги без звільнення від виконання основної роботи припустимо у періоді зафіксованої тривалості робочого дня (зміни), коли є економічна доцільність і це не призведе до зниження якості продукту, здійснюваної роботи, сервісу.

Підсумовуючи, зауважимо, співробітник, який заміщає мобілізованого, буде здійснювати допоміжні обов'язки:

1. Поза звільненням від своєї основної трудової діяльності, обумовленої трудовою угодою;
2. У межах робочого дня, обумовленого основної роботи. Додатковий час для здійснення «чужих» обов'язків не передбачено.

Важливо знати! Співробітника навантажувати додатковою роботою дозволено лише за його дозволу. Для взяття останнього керівнику слід звернутися до співробітника з релевантною пропозицією (усною або письмовою).

Підлеглий може висловити згоду у вигляді відповідної заяви. Подібний документ спричинює підписання наказу про виконання співробітником допоміжних обов'язків тимчасово відсутнього мобілізованого колеги.

Нагадуємо, обов'язки такого співробітника після призову на військову службу можна поділити серед інших співробітників фірми. У цьому слід зазначити це у наказі обов'язки, які закріплені за кожним із співробітників. Однак перед виданням подібного наказу слід отримати їхню згоду.

Важливо пам'ятати! За виконання обов'язків тимчасово відсутнього співробітника після мобілізації колегам, які його замінюють, покладено доплату (ст.105 КЗпП).

Величину даної доплати приватні фірми фіксують на підставах колективного договору чи іншого локального акта, що визначає умови оплати праці. При цьому Генеральною угодою про регулювання основних принципів та норм реалізації соціально-економічної політики та трудових відносин в Україні на 2019 — 2021 роки, що є легітимним і зараз, подібна виплата встановлюється у розмірі до 100% від його тарифної ставки (окладу).

Якщо обов'язки мобілізованого діляться між одним і більше співробітниками, слід встановлювати доплату кожному з них відповідно до складності та обсягу покладеної роботи (обов'язків).

Не забувайте, що в окремих випадках виконання обов'язків тимчасово відсутнього співробітника можливе без доплати. Це можливо, коли у змісті посадової інструкції обумовлюється виконання обов'язків іншого колеги, можливе без нарахування доплати.

У такому варіанті не потрібно підписання чергового наказу та нарахування доплати (див. роз'яснення спеціалістів Держпраці з Кіровоградської обл. від 28.01.2022).

Важливо пам'ятати! Табелюють співробітника, який здійснює обов'язки мобілізованого, лише за основною посадою. За фактом у табелі немає потреби відображати час виконання чужих обов'язків.

При поверненні головного співробітника на посаду тимчасове виконання обов'язків завершується в дату, з якої останній розпочне роботу.Чергового наказу про припинення заміщення такого працівника видавати не потрібно.

Тимчасове заступництво

Тимчасове заступництво – це здійснення працівником обов'язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього співробітника, коли це буде пов'язане з виконанням розпорядчих функцій (див. лист Мінекономіки від 14.08.2020 № 3512-06/50540-01). Це з роботою на керівних посадах.

За підсумками виданого наказу директора компанії (ФОП) співробітник-заступник призначатиметься на подібну посаду для тимчасового виконання обов'язків (див. лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 № 73/13/84-15). Однак перед цим слід мати згоду такого співробітника, якщо таке не зафіксовано його посадовою інструкцією.

Важливо пам'ятати! На період такої роботи співробітник виконує лише обов'язки щодо «чужої» посади.

Отже, робота здійснюється за графіком відсутнього працівника.

Інший співробітник звільняється від виконання своєї роботи до ремінного заступника (див. роз'яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 14.07.2023).

Зазначимо, що тимчасове замісництво не рівноцінне переведення на іншу посаду. Формально працівник залишається на посаді.

Питання оплати такої роботи регулюється Роз'ясненням Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 No 30/39 (далі — Роз'яснення No 30/39). Вона є активною в рамках постанови ВРУ від 12.09.91 No 1545-XII, у частині, що відповідає законам України.

Доплата: Найчастіше співробітнику, який тимчасово замінює іншу посаду, передбачається доплата у вигляді різниці між його фактичним окладом та окладом того, що замінюється. Таку норму прописано в абзаці другому п.1 Пояснення № 30/39.  

Винятки: 

• Штатні заступники або помічники відсутнього працівника (якщо немає окремої посади заступника) не одержують різницю в окладах. 
• Головні інженери підприємств також не отримують доплату за тимчасового заміщення керівника. Це зазначено в абзаці третьому п.п. "б" п. 1 Роз'яснення No 30/39. 

Права роботодавця: Роботодавець (звичайне підприємство) може самостійно встановлювати правила оплати праці, включаючи виплату різниці в окладах штатним заступникам та помічникам керівника, прописавши це у колективному договорі чи локальному акті. Підтвердження цієї інформації міститься у листі Мінпраці від 20.01.2005 № 18-23. 

Премії: Тимчасовому заступнику нараховується премія в тому ж розмірі і на тих же умовах, що і працівнику, що заміщується. Премія нараховується як у оклад заміщуючого працівника, і на різницю в окладах. Про це йдеться в абзаці третьому п.п. "б" п. 1 Роз'яснення No 30/39. 

Доплати та надбавки: Доплати та надбавки, встановлені до призначення на тимчасове замісництво, зберігаються в аналогічному розмірі. Це обумовлюється листом Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11. 

Існує кілька варіантів нарахування заробітної плати за тимчасового замісництва, і вибір опції залежить від конкретної ситуації.

Чи законне скорочення штату/числа працівників у період ВП? 

• Нова трудова угода: Можна оформити термінову трудову угоду з новим співробітником для заміни відсутнього працівника, покликаного/прийнятого на службу в армії. 
• Додаткові обов'язки: Обов'язки мобілізованого співробітника можна доручити іншому колезі без звільнення від основної роботи. Це можливо здійснити у межах зафіксованої тривалості робочого дня. 
• Специфіка тимчасового заступника: Тимчасово виконуючий обов'язки співробітник працює лише з " чужої " посади, звільняючись від своєї основний функції.