Сотрудник на замещение мобилизованного: возможные варианты

09 октября 2024

Согласно предписаниям части 3 статьи 119 КЗоТ за сотрудником, который был принят/принят на прохождение службы в армию, должно быть сбережено рабочее место и должность (трудовая функция). Таким образом наниматель не вправе уволить этого сотрудника по своему желанию, ведь это противоречит нормам закона.

Должность, занятая сотрудников до начала военной службы, не считается вакантной. Однако фронт работ, которым занимался мобилизованным, практически не выполняется. По данным причинам, руководитель, как правило, предпринимает попытки поиска его замены. Отметим, что действующая нормативка не требует, чтобы на период временного отсутствия сотрудника, обязанности последнего были возложены на другое лицо. Это прерогатива работодателя и зависит она от производственной необходимости, финансовых возможностей, и других факторов.

Как следует провести грамотное оформление трудовых отношений с сотрудником, который будет заниматься выполнением обязанностей мобилизованного?

Стартуем с самого простого – вариант приёма на должность другого сотрудника. При таком варианте логичной опцией будет подписание срочного трудового соглашения. Далее подробнее.

Срочный трудовой договор

Процедура оформления срочного трудового соглашения регламентируется частью 2 статьи 23 КЗоТ. Их заключают, когда нет варианта оформить трудовые отношения на неопределённый срок с учётом условий последующей деятельности, или возможностей её исполнения, интересов сотрудника и остальных случаев, оговоренных нормативкой.

Так, предполагаем, что мобилизованный сотрудник будет возвращаться на прошлое рабочее место в компанию следом за прекращением военной службы. Таким образом его отсутствие носит временный характер. Понятно, что принять на его работу/должность другого человека возможно лишь временно – до возвращения основного сотрудника.

Согласно абзацу второму ч.2 ст. 2 Закона No2136, выходом из подобной ситуации может быть оформление срочного трудового соглашения

Таким образом, для целей скорейшего привлечения к выполнению очередных сотрудников, нивелирования недостатка персонала и рабочей силы, руководители компаний обладают правом оформления с другими сотрудниками срочных трудовых отношений на время действия ВП или термин замены предварительно недостающего сотрудника.

Во время подобных обстоятельств термин продолжительности трудового соглашения будет определяться наступлением конкретного события – возвратом основного сотрудника к работе после прекращения военной службы. О соответствии данной опции законодательству также упоминается в абзаце втором п. 7 постановления Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 No 9.

Важно помнить! Условие срочности трудового соглашения требуется фиксировать в заявлении сотрудника, приказе о его приёме на должность, и в тексте самого документа при его оформлении в письменной форме.

 

Стоит учитывать, что в период действия ВП форма заключения трудового соглашения обговаривается сторонами в процессе оформления (ч. 1 ст. 2 Закона No 2136). Поэтому даже ввиду требования ст.24 КЗоТ о заключении трудового соглашения в письменном виде, в период ВП данное предписание можно игнорировать.

Важно знать! Нового сотрудника можно принять как на основную должность, так и по совместительству. При этом вы обладаете правом принятия на работу в срочном порядке как стороннего лица, так и сотрудника из вашего штата. В последнем случае будем иметь дело с внутренним совместительством. Напоминаем, что трудовая деятельность по совместительству обязана выполняться в период, когда сотрудник не занят на основной работе.

Не забывайте, не важно, какое лицо вы выберете к себе по срочному трудовому соглашению – своего текущего сотрудника или иного работника, следует направлять в адрес фискалов оповещение о приёме на работу по форме, зафиксированной документом Кабмина от 17.06.2015 No 413.

Напоминаем ещё об одном интересном моменте. Ч.3 ст.23 КЗоТ обременяет руководителя обязанность информирования своих сотрудников, которые трудятся по срочным трудовым соглашениям, о вакантных должностях, релевантных их квалификации и оговаривающих вариант оформления бессрочного трудового соглашения.

При этом законодатель не утвердил порядок и процедуру подобного информирования. Так, это можно провести путём личного ознакомления сотрудника, рассылки на электронку, размещения информации в общедоступных местах фирмы, а также в других случаях (см. разъяснение Минэкономики от 01.08.2022).

А что произойдёт, когда мобилизованный вернётся назад на свою должность?

После прекращения военной службы последний будет приступать к исполнению обязательств по своей должности, оговоренных заключенным договором, в отношении релевантного приказа нанимателя.

Важно знать! Дата прекращения трудовых отношений с сотрудником, выполняющим работу по срочному трудовому соглашению, будет соответствовать конечной дате, перед днём, когда основной сотрудник перейдет к выполнению своих должностных обязательств. Так говорится в документе Минсоцполитики от 10.06.2015 No 231/06/186-15.

В обязательном порядке руководителю следует подписать приказ об освобождении от должности и уведомить об этом прошлого сотрудника под подпись. Сотруднику следует выдать копию приказа, а также письменное оповещение о насчитанных и переведенных суммах при расчете.

Если вам не подходит вариант с подписанием срочного трудового соглашения, то можете рассмотреть остальные опции, например выполнение обязанностей предварительно отсутствующего сотрудника или временное заместительство.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего

В связи с предписанием ст. 105 КЗоТ персонал обладает правом выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от выполнения своей основной работы. О подобной возможности также упоминается в постановлении Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 No 1145 (далее — постановление No 1145).

Напоминаем, приведённый ранее документ продолжает действовать в части, что соответствует действительному украинскому законодательству основании постановления ВРУ от 12.09.91 No 1545-XII.

Зачастую данная опция поручается очередному сотруднику, должность которого менее ответственна или равноценна должности заменяемого сотрудника. Как зафиксировано в п. 2 постановления No 1145, выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги без освобождения от выполнения основной работы допустимо в периоде зафиксированной длительности рабочего дня (смены), когда присутствует экономическая целесообразность и это не приведёт к понижению качества продукта, осуществляемой работы, сервиса.

Подводя итог, заметим, сотрудник, замещающий мобилизованного, станет осуществлять вспомогательные обязанности:

1. Вне освобождения от своей основной трудовой деятельности, оговоренной трудовым соглашением;
2. В границах рабочего времени, оговоренного для основной работы. Добавочное время для осуществления «чужих» обязанностей предусмотрено не будет.

Важно знать! Сотрудника нагружать дополнительной работой позволено лишь с его разрешения. Для взятия последнего руководителю следует обратиться сотруднику с релевантным предложением (устным или письменным).

Подчиненный может высказать согласие в виде соответствующего заявления. Подобный документ служит причиной для подписания приказа об исполнении сотрудником вспомогательных обязанностей временно отсутствующего мобилизованного коллеги.

Напоминаем, обязанности такого сотрудника после призыва на военную службу возможно разделить среди иных сотрудников фирмы. В подобном итоге нужно отметить это в приказе обязанности, которые закреплены за каждым из сотрудников. Однако перед изданием подобного приказа следует обзавестись их согласием.

Важно помнить! За осуществление обязанностей временно отсутствующего сотрудника после мобилизации коллегам, заменяющим его, положена доплата (ст.105 КЗоТ).

Величину данной доплаты частные фирмы фиксируют на основаниях коллективного договора или другого локального акта, определяющего условия оплаты труда. При этом Генеральным соглашением о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2019 — 2021 годы, что легитимно и сейчас, подобная выплата устанавливается в величине до 100% от его тарифной ставки (оклада).

Если обязанности мобилизованного делятся между одним и более сотрудниками следует устанавливать доплату каждому из них в соответствии со сложностью и объёма возложенной работы (обязанностей).

Не забывайте, что в отдельных вариантах, выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника возможно без доплаты. Это возможно, когда в содержании должностной инструкции оговаривается выполнение обязанностей другого коллеги возможно без начисления доплаты.

В подобном варианте не требуется подписание очередного приказа и начисления доплаты (см. разъяснение специалистов Гоструда из Кировоградской обл. от 28.01.2022).

Важно помнить! Табелируют сотрудника, осуществляющего обязанности мобилизованного, лишь по основной должности. По факту в табеле нет необходимости отражать время выполнения чужих обязанностей.

При возвращении главного сотрудника на должность временное выполнение обязанностей завершается в дату, с которой последний приступит к работе. Очередного приказа о прекращении замещения такого сотрудника издавать не требуется.

Временное заместительство

Временное заместительство – это осуществление сотрудником обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего сотрудника, когда это будет связанным с выполнением распорядительных функций (см. письмо Минэкономики от 14.08.2020 No 3512-06/50540-01). Это связано с работой на руководящих должностях.

По итогам изданного приказа директора компании (ФЛП) сотрудник-заместитель будет назначаться на подобную должность для временного выполнения обязанностей (см. письмо Минсоцполитики от 27.01.2015 No 73/13/84-15). Однако перед этим следует обзавестись согласием такого сотрудника, если подобное не зафиксировано его должностной инструкцией.

Важно помнить! На период такой работы сотрудник выполняет лишь обязанности по «чужой» должности.

Следовательно, работа осуществляется по графику отсутствующего работника.

Иной сотрудник освобождается от выполнения своей работы в ременного заместительства (см. разъяснение Юго-Восточного межрегионального управления Гоструда от 14.07.2023).

Отметим, что временное заместительство не равноценно переводу на иную должность. Формально работник остаётся на своей должности.

Вопрос оплаты такой работы регулируется Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 No 30/39 (далее — Разъяснение No 30/39). Оно активно в рамках постановления ВРУ от 12.09.91 No 1545-XII, в части, которая соответствует законам Украины.

Доплата: Зачастую сотруднику, временно заменяющему другую должность, предусматривается доплата в виде разницы между его фактическим окладом и окладом заменяемого. Такая норма прописана в абзаце втором п. 1 Разъяснения No 30/39. 

Исключения:

• Штатные заместители или помощники отсутствующего работника (если нет отдельной должности заместителя) не получают разницу в окладах. 
• Главные инженеры предприятий также не получают доплату при временном замещении руководителя. Это указано в абзаце третьем п.п. «б» п. 1 Разъяснения No 30/39. 

Права работодателя: Работодатель (обычное предприятие) может самостоятельно устанавливать правила оплаты труда, включая выплату разницы в окладах штатным заместителям и помощникам руководителя, прописав это в коллективном договоре или локальном акте. Подтверждение этой информации содержится в письме Минтруда от 20.01.2005 No 18-23. 

Премии: Временному заместителю начисляется премия в том же размере и на тех же условиях, что и замещаемому работнику. Премия начисляется как на оклад замещающего работника, так и на разницу в окладах. Об этом говорится в абзаце третьем п.п. «б» п. 1 Разъяснения No 30/39. 

Доплаты и надбавки: Доплаты и надбавки, установленные до назначения на временное заместительство, сохраняются в аналогичном размере. Это оговаривается письмом Минсоцполитики от 21.07.2011 No 590/13/84-11. 

Существует несколько вариантов начисления заработной платы при временном заместительстве, и выбор опции зависит от конкретной ситуации.

Законно ли сокращение штата/числа сотрудников в период ВП? 

• Новое трудовое соглашение: Можно оформить срочное трудовое соглашение с новым сотрудником для замены отсутствующего работника, призванного/принятого на службу в армии. 
• Дополнительные обязанности: Обязанности мобилизованного сотрудника можно поручить другому коллеге без освобождения того от основной работы. Это вероятно осуществить в границах зафиксированной длительности рабочего времени. 
• Специфика временного заместительства: Временно выполняющий обязанности сотрудник работает только на "чужой" должности, освобождаясь от осуществления своей основной функции.