Бронирование работников: недавние изменения и типичные ошибки

13 июня 2023

Изменения в процедуре бронирования

Со 2 мая действуют изменения в порядок бронирования военнообязанных сотрудников. Именно в этот день было анонсировано постановление КМУ № 400 от 28.04.2023.

Главное новшество — наконец прописаны сроки прохождения всех этапов этой процедуры.

С самого начала это была одна из главных проблем в этой сфере. По идее разработчиков нового Порядка бронирования, сроки получения всех согласований должны сократиться в 2-3 раза (ранее это занимало полтора-два месяца). Однако, по факту, в настоящем Порядке не было прописано никаких сроков рассмотрения документов. Так что процедура в каждом конкретном случае может занимать разный промежуток времени. Например, на практике бывало так, что Генштаб ВСУ не согласовывал списки на бронирование более 2,5 месяца.

Наконец, эта проблема была устранена. Надеемся, что эти сроки будут соблюдаться на практике.

В идеале все должно выглядеть так, как показано на рисунке.

Сначала работодатели, желающие забронировать работников, должны сформировать весь пакет документов и передать их в соответствующий орган.

Далее работа производится уже без участия предприятия. Теперь прописано, что эти органы проверяют эти документы и представляют их в Генштаб в четко установленные временные рамки, а именно не более 5 рабочих дней со дня получения списка.

Самому Генштабу для их проверки, согласования и отправки Минэкономики отведено не более 10 рабочих дней.

В свою очередь, Минэкономики должно огласить решение о бронировании в срок не более 5 рабочих дней. О своем вердикте оно сообщает тем, кто подавал списки, и Генштаб (СБУ, Службу внешней разведки).

После этого Генштаб ВСУ (СБУ, Служба внешней разведки) в трехдневный срок передаёт указанное решение к сведению соответствующих ТЦК и СП (соответствующего подразделения СБУ, подразделения Службы внешней разведки).

Далее в игру снова вступает предприятие. После получения приказа Минэкономики работодатель формирует и выдает каждому забронированному сотруднику выписку из приказа Минэкономики касательно бронирования военнообязанного. Форма выписки находится в приложении 3 к постановлению КМУ № 76 от 27.01.2023 года.

Выдать выписку следует под подпись в ведомости о выдаче бланков специального военного учета. Составляется подобная ведомость по форме, приведённой в приложении 4 к постановлению № 76.

После этого в 5-тидневный срок с момента выдачи выписки забронированному сотруднику работодатель направляет в ТЦК и СП (СБУ, Службу внешней разведки), где последний пребывает на военном учете, сообщение о бронировании военнообязанного.

Его форму можно найти в приложении 5 к постановлению №76. И вдобавок недавними изменениями введены сроки для зачисления военнообязанного на специальный военный учет ТЦК и СП (СБУ, Служба внешней разведки) в срок не более 5 рабочих дней.

Надеемся, что эти временные рамки будут соблюдены на практике и процесс бронирования ускорится.

Типичные ошибки при бронировании

Как бы ни была выписана процедура бронирования, все равно работодатели делают ошибки, по причине которых бумаги снова и снова возвращаются для доработки. Чтобы этого не допустить и ускорить процесс бронирования, Минэкономики обнародовало свои рекомендации для работодателей (письмо от 02.05.2023 No2704-20/19826-01).

Кого можно/нельзя бронировать

Первая категория ошибок – это ошибки относительно того, кого можно бронировать. Чаще всего работодатели вносят в списки, подающие на бронь, работников, не пребывающих на военном учете военнообязанных. Проще говоря, у них нет отметки в военно-учетных документах о взятии на военный учет.

Соответственно перед представлением работников на бронь проверяйте внимательно их военно-учетные документы.

Специалисты Минэкономики просят не включать в списки:

• лиц, проходящих военную службу;
• военнообязанных, не подлежащих призыву на военную службу в период мобилизации (ст. 23 Закона Украины от 21.10.93 No 3543);
• военнообязанных, не пребывающих на военном учете (далее – ВУ) военнообязанных (призывники, лица, достигшие предельного возраста пребывания в запасе; лица, по состоянию здоровья признанные непригодными к военной службе с исключением из военного учета и т.п.);
• лиц, не пребывающих в трудовых отношениях с соответствующим предприятием.

Также не рекомендуем отдавать на бронирование работников, обладающих дефицитной для ВСУ военно-учетную специализацией (см. письмо Генштаба ВСУ от 20.04.2023 No 300/1/С/3886).

Обратите внимание! Это правило не действует:

• для государственных структур – должности категорий «А» и «Б», руководящий состав министерств, а также и их заместители, руководящее звено госорганов, управлений и инстанций, юрисдикция которых имеет распространение на всю территорию страны, и их заместители, руководители отдельных структурных подразделений и их заместители, а также сотрудники патронатных служб;
• для ОМС - должности 1-4 категорий;
• для предприятий топливно-энергетического комплекса по перечню Минэнерго;
• для специализированных учреждений ООН, иностранных дип. структур в Украине, представительств донорских учреждений, исполнителей проектов международной технической помощи, филиалов международных организаций, международных и украинских НГО, реализующих гуманитарные проекты за средства международных партнеров, обладающих критической важнностью для экономики и обеспечения жизнедеятельности населения в особый период;
• для предприятий критической инфраструктуры, для структур, обладающих мобзадачей/предоставляющих товары, работы, услуги для ВСУ — руководители и их заместители.

Что касается совместителей Минэкономики, свое мнение не изменило и подтверждает, что бронировать совместителей можно (письмо Минэкономики от 20.03.2023 No 2704-22/11985-07).

Ошибки в документах, подающих на бронь

Вторая категория ошибок – ошибки в самих документах, которые подает предприятие на бронь.

Напоминаем, что общий список документов выглядит следующим образом:

• список работников, желаемых забронировать, по форме, изложенной в приложении 1 к постановлению № 76;
• справка о численности военнообязанных по форме согласно приложению 2 к постановлению № 76;
• обоснование (оно отличается в зависимости от вида предприятие, бронирующего работников). В нем указывается о соответствии работодателя критериям, по которым разрешается бронирование работников, и отмечается также, что учетные данные военнообязанных, изложенные в списке, соответствуют их военно-учетным бумагам.

В чем здесь возникают ошибки?

Это может быть, например, отсутствие в списках данных о воинском звании и/или военно-учетной специальности военнообязанного. Или, например, часто работодатели забывают указать в обосновании, что учетные данные военнообязанных, указанных в списке, соответствуют их военно-учетным бумагам. Это ведь прямое требование постановления № 76. Так что опять-таки, будьте внимательны.

Часто при представлении этих документов в электронной форме забывают о наложении квалифицированной электронной подписи.

Ошибки по объему бронирования

Третья категория ошибок – необоснованный выход за разрешенные объемы бронирования.

По общему правилу число военнообязанных, подлежащих бронированию, должна составить 50% от численности военнообязанных на предприятии на дату отправки списка.

Однако при наличии обоснованной необходимости численность военнообязанных, подлежащих бронированию, может быть увеличено. Такое превышение нужно должным образом обосновать.

Обратите внимание! Это ограничение не действует:

• для государственных структур – должности категорий «А» и «Б», руководящего состава и их заместители, руководящее звено госструктур, активность которых распространяется на всю территорию Украины, и их заместителей, руководящего звена отдельных государственных инстанций и их заместителей, а также сотрудников патронатных служб;
• для ОМС - должности 1-4 категорий;
• для структур топливно-энергетического комплекса по перечню Минэнерго.

Ошибки в процедуре бронирования
 

Четвертая ошибка – это несоблюдение самой процедуры бронирования. К примеру, довольно часто работодатели подают документы напрямую на согласование в Генштаб. Напоминаю, что сначала эти документы отправляются в релевантные отраслевые инстанции, а потом они сами их передают в Генштаб.

Например, если предприятие получило решение о том, что оно критически важно по индикатору «важность для отечественной экономики», то со всеми документами есть смысл обратиться именно в министерство, которое принимало такое решение.

А потом именно министерство обращается в Генштаб для продолжения процедуры бронирования.

Сокращение во время войны: кого не трогать?

 

Бронирование собственного рабочего штата сотрудников в условиях выполнения важных и критических задач в государственной сфере, а также в разрезе критической, дипломатической, международной инфраструктуры, обладающих важным значением для дальнейшего развития и функционирования экономики, очень важно.

И перед запуском процедуры бронирования, следует подойти к вопросу внимательно, с учётом деталей и нюансов, оговоренных законом.

Не забудьте изучить нормативку, и правильно оформить подачу необходимых документов.