Документи було ліквідовано: що з фінзвітністю?

17 вересня 2024

Як доведеться формувати фінзвітність?

Перш ніж розпочати формувати звіт, слід інвентаризація. І тут постає головне питання: а що робити, коли ваші документи були знищені, постраждали, загубилися чи зовсім залишилися на тимчасово окупованих територіях? Їх неможливо забрати, передати, здійснити з ними хоч якісь операції через бойові дії та наступні за вторгненням небезпек для громадян. І сама інвентаризація теж не чекає. Її важливо здійснити до першого дня місяця, що йде за тим місяцем, коли є варіант доступу до активів, первинних документів та регістрів бухобліку. А далі важливо відобразити підсумки у бухобліку вашого звітного періоду. Раптом у вас є доступ, тоді робиться це за згодою начальства і можна не чекати на перші числа місяця (п. 8 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014). Але за фактом майно необхідно врахувати і згодом серед активів підприємства, немає підстав списувати його з балансу.

Тоді яким чином воно відображатиметься у процесі формування фінзвіту?

У межах п.12 Порядку 419 у річній фінзвітності (далі ФЗ) перед здійсненням інвентаризаційних процесів дані про те, до чого ви не маєте доступу через обставини, зобов'язання, а також особистий капітал, що неможливо довести за допомогою документів, відображається за даними бухобліку.

У разі недоступності первинної документації, а також регістрів бухобліку, сформувати ФЗ перед тим, як вони відновляться і відбудеться інвентаризація, немає інших варіантів, крім залучення даних з попередньої ФЗ. Таким чином, формується поточна ФЗ, яка виходить із раніше переданої.  Тут важливо керуватися гр. 4 «На кінець звітного періоду» минулого Балансу. Теперішній Баланс буде повторюваний з показниками минулого ФЗ в гр. 3 та 4 збиваємо однакові показники (вони беруться з гр. 4 минулого Балансу). Ну, а коли документацію буде відновлено та здійснено інвентаризацію, у ФЗ вказуєте об'єктивні та актуальні показники. З урахуванням попередньої ФЗ.

Відновлення документів

Для того щоб врахувати всю належну інформацію, вона все одно має бути підтверджена документами, адже ґрунтується вона на відображенні госпоперацій та в бухобліку для цього передбачаються первинні дані (ст. 9 ЗУ 996-XIV). У разі ліквідація документів - це привід до того, щоб терміново їх відновити.

Якими є норми відновлення документів. Ці норми ґрунтуються на пункті 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 та п. 44.5 ПКУ. Якщо з ними щось трапилося і ці папери на даний момент не існують, потрібно:

• По-перше, письмово повідомити про такий факт правоохоронців;
• По-друге, наказ підприємства повинен включати призначення комісії, щоб встановити весь список відсутніх паперів, а також розпочати розслідування першопричин їх втрати/ліквідації;
• По-третє, строком на п'ять діб з моменту ліквідації паперів слід у письмовій формі повідомити про такий факт фіскалів, а також надіслати ним оформлені згідно із законом документи про цей факт та причину, за якою послідувала втрата паперів або вони були пошкоджені;
• По-четверте, протягом 90 діб після повідомлення фіскалів про зникнення слід відновити ці папери. Тут важливо врахувати, що ситуація буде налагоджена, якщо цю операцію вдасться здійснити і відновлять папери.

Відновити папери слід шляхом звернення:

1. До контрагентів - вашим постачальникам та покупцям, які мають копії втрачених паперів, всіх необхідних накладних та рахунків;
2. До вашого банку, щоб він дав перелік виписок кожної з операцій, що були здійснені за вашими рахунками, копії платіжок;
3. До податківців, щоб вони надали копії звітів, податкових декларацій, які раніше ви подавали у паперовому вигляді. Якщо ж вони оцифровані, всі питання вирішуються в Електронному кабінеті.
4. До державного реєстратора, щоб взяти інформацію про обсяги статутного капіталу, список засновників підприємства;
5. У сервісний центр Міністерства внутрішніх справ за свідоцтвами про реєстрацію транспорту та ін;
6. У нотаріальну контору, що видавала дані про необхідні документи, що встановлюють власність на нерухомість.

Під час ВС є шанси не відновити весь пакет документів, оскільки є різні обставини та правила.

Які правила для підприємців із тимчасово окупованих районів. Ті, хто сплачує податки, але був зареєстрований на окупованих територіях або в зоні, де активно йдуть бої на варіант втрати документів, діють особливі правила, прописані в пунктах 69.28 підрозд. 10 розділ ХХ Податкового кодексу, де розкривається те, як підтвердити дані. У разі, коли початкові документи щодо обліку всіх відрахувань не можуть бути надані, то подавати до податкової слід:

• повідомити про те, що не можна доставити з окупованих територій всі необхідні документи, які вони були знищені або втрачені;
• повідомити про обставини втрати первинних документів.

Припустимо, у податковій оцінили подані дані та починають діяти норми у пунктах 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Що отримує у такому разі платник податків?

1. Його звільняють від перевірок за звітні періоди, зазначені в даних повідомленнях (це може діяти навіть після закінчення ВС);
2. За звітні періоди перевіряючі органи умовно не піддають сумніву ФЗ через брак первинних документів. Те, що ви надіслали повідомлення - це одна з підстав для збереження даних про ваші доходи і витрати, що переходять податкові збитки, витрати на купівлю цінних паперів, кредитів з ПДВПодаток на додану вартість та інших важливих даних. Але фіскали також не мають права донарахувати податкові зобов'язання за такі часові рамки.
3. Платникам надається право не поновлювати первинні документи для органів контролю. Але є варіант, що їх слід відновити через проведення бухобліку в майбутньому, а також звітність.

Як подається фінзвітність у воєнний час

У цілому нині, тимчасово ВС підприємці часто що неспроможні банально подати ФЗ у виділені терміни. Якщо ви втратили документи, це можливо здійснити після скасування ВС.

Як подати ФЗ для органів статистики. Якщо вам не виходить у відведений час подати ФЗ, то на час ВС діють деякі пільги. Припустимо, компанія не подає вчасно проміжну та річну ФЗ. У такому разі, коли буде скасовано ВС, звітність необхідно подати протягом трьох місяців з часу його закінчення, але за весь час, доки вона не подавалася. Про це йдеться у пункті 2 Порядку 419, підпункті 1 п. 1 ЗУ від 03.03.2022 № 2115-IX.

Звичайно ж, немає підстав компаніям не готувати ФЗ. Просто під час війни вони можуть відкласти цей процес та виконати його після закінчення ВП.Якщо все буде зроблено у тримісячний строк після скасування ВС, не буде жодної відповідальності за неподання ФЗ (п.п. 2 п. 1 Закону України від 03.03.2022 р. № 2115-IX).

І те саме діє на подання ФЗ в органи статистики. Вони не потребують додаткових підтверджень з боку підприємців, як і зазначено у Законі 2115. 

Але також є правила тих випадків, коли немає можливості у підприємця виконувати податкові зобов'язання.

Якщо не виходить здійснити податкові зобов'язання. Якщо ви втратили первинну документацію або її було знищено (як у паперовому вигляді, так і в електронному, наприклад, при знищенні комп'ютерного обладнання), то у вас є привід не виконати своєчасно зобов'язання перед фіскалами. Про це повідомляється у підпункті 1 п. 1 розд. II Порядку № 225. Тоді платник не зобов'язаний відповідати у зв'язку з порушеннями правил податкової. Але лише у випадку, коли за 6 місяців слідом за закінченням дії законів про ВС (або за 60 діб з першої дати місяця, що йде за місяцем оновлення можливостей, якщо функція стане можливою, поки триває ВС підпункт 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ Податкового кодексу).

Важливо звернутися до Податкової служби чи центру з обслуговування підприємців із заявою та документацією, яка підтверджує неможливість компанії виконати зобов'язання перед фіскалами (підпункт 3, 8 розд. II Порядку № 225). Наприклад, приміщення, де були документи, постраждало внаслідок обстрілу, спалаху. Відповідні служби склали акт і у вас на руках є дані, що підтверджують цей факт, що ваше майно було пошкоджене або ліквідоване. Список необхідних документів є у затвердженому Міністерством фінансів наказі. 

Після всього переліченого вже в податковій схвалюється рішення про шанси підприємцем на виконання податкових зобов'язань. Якщо він не може їх здійснити, то йому не потрібно буде сплачувати штраф, якщо він виконає всі зобов'язання за 6 місяців після скасування ВС.

Робота з готівкою ФОП: основні нюанси, про які потрібно знати підприємцям

Поки документація відновлюється та триває інвентаризація, звіти реально готувати виходячи з тих документів, що були передані у минулі рази.

Втрата документів не означає, що їх не слід поновити, а також виправити цю ситуацію. Норма не поширюється на тих, хто через тимчасову окупацію подав фіскалам дані і ті переглянули їх та затвердили застосування норм п.п. 69.28 подразд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Коли документація була втрачена і немає варіанта зробити фінзвітність, цей процес можна здійснити після скасування військового стану. Головне, щоб фіскали були повідомлені у нереальності здійснення цієї операції у цей момент.