Документы были ликвидированы: что с финотчетностью?

17 сентября 2024

Как придется формировать финотчетность?

Прежде, чем начать формировать отчет, следует инвентаризация. И тут возникает главный вопрос: а что делать, когда ваши документы были уничтожены, пострадали, затерялись или вовсе остались на временно оккупированных территориях? Их невозможно забрать, передать, осуществить с ними хоть какие-то операции по причине боевых действий и последующих за вторжением опасностей для граждан. И сама инвентаризация ведь тоже не ждет. Ее важно осуществить к первому дню месяца, что идёт за тем месяцем, когда имеется вариант доступа к активам, первичным документам и регистрам бухучета. А далее важно отразить итоги в бухучете вашего отчетного периода. Вдруг у вас есть доступ, тогда делается это с согласия начальства и можно не ждать первых чисел месяца(п. 8 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014). Но по факту имущество необходимо учесть и впоследствии среди активов предприятия, нет повода списывать его с баланса.

Тогда каким образом оно будет отображаться в процессе формирования финотчета?

В рамках п. 12 Порядка 419 в годичной финотчетности (далее ФО) перед осуществлением инвентаризационных процессов данные о том, к чему вы не имеете доступа по причине обстоятельств, об обязательствах, а также личном капитале, что невозможно доказать при помощи документов, отображается по данным бухучета.

В случае недоступности первичной документации, а также регистров бухучета, сформировать ФО перед тем как они восстановятся и произойдет инвентаризация, нет иных вариантов кроме привлечения данных из предыдущей ФО. Таким образом, формируется текущая ФО, которая исходит из ранее переданной. Тут важно руководствоваться гр. 4 «На кінець звітного періоду» прошлого Баланса. Теперешний Баланс будет повторяем с показателями прошлой ФО в гр. 3 и 4 взбиваем одинаковые показатели (они берутся из гр. 4 прошлого Баланса). Ну, а когда документация будет возобновлена и осуществлена инвентаризация, в ФО указываете объективные и актуальные показатели. С учётом предыдущей ФО.

Возобновление документов

Для того чтобы учесть всю надлежащую информацию, она все равно обязана быть подтверждена документами, ведь основывается она на отображении хозопераций и в бухучете для этого предусматриваются первичные данные (ст. 9 ЗУ 996-XIV). В таких случаях ликвидация документов - это повод к тому, чтобы срочно их восстановить.

Каковы нормы восстановления документов. Данные нормы основываются на пункте 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 и п. 44.5 НКУ. Если с ними что-то случилось и эти бумаги на данный момент не существуют, то нужно:

• Во-первых, письменным образом сообщить про такой факт правоохранителей;
• Во-вторых, приказ предприятия должен включать назначение комиссии, чтобы установить весь список недостающих бумаг, а также начать расследование первопричин их утраты/ликвидации;
• В-третьих, сроком в пять суток с момента ликвидации бумаг следует в письменной форме уведомить про такой факт фискалов, а также прислать им оформленные по закону документы о данном факте и причине, за которой последовала утрата бумаг или они были повреждены;
• В-четвертых, на протяжение 90 суток после уведомления фискалов о пропаже следует восстановить эти бумаги. Тут важно учесть, что ситуация будет налажена, если эту операцию удастся осуществить и бумаги восстановят.

Восстановить бумаги нужно путем обращения:

1. К контрагентам - вашим поставщикам и покупателям, которые имеют копии потерянных бумаг, всех необходимых накладных и счетов;
2. В ваш банк, чтобы он дал перечень выписок каждой из операций, что были осуществлены по вашим счетам, копии платежек;
3. К налоговикам, чтобы они предоставили копии отчетов, налоговых деклараций, что ранее вы подавали в бумажном виде. Если же они оцифрованные, то все вопросы решаются в Электронном кабинете.
4. К государственному регистратору, чтоб взять информацию про объемы уставного капитала, перечень основателей компании;
5. В сервисный центр Министерства внутренних дел за свидетельствами о регистрации транспорта и др.;
6. В нотариальную контору, что выдавала данные о необходимых документах, что устанавливаю собственность на недвижимость.

Во время ВП есть шансы не возобновить весь пакет документов, поскольку есть разные обстоятельства и правила.

Каковы правила для предпринимателей с временно оккупированных районов. Те, кто платит налоги, но был зарегистрирован на оккупированных территориях или в зоне, где активно идут бои на вариант утраты документов действуют особые правила, прописанные в пунктах 69.28 подразд. 10 раздел ХХ Налогового кодекса, где раскрывается то, как подтвердить данные. В случае, когда первоначальные документы в плане учета всех отчислений не могут быть предоставлены, то подавать в налоговую следует:

• уведомление про то, что нельзя доставить с оккупированных территорий все необходимые документы, что они были уничтожены или утеряны;
• уведомить об обстоятельствах утери первичных документов.

Допустим, в налоговой оценили поданные данные и начинают действовать нормы в пунктах 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Что получает в таком случае налогоплательщик?

1. Его освобождают от проверок за отчетные периоды, что были отмечены в данных уведомлениях (это может действовать даже после окончания ВП);
2. За отчетные периоды проверяющие органы условно не поддают сомнению ФО по причине недостачи первичных документов. То, что вами были присланы уведомления - это одно из оснований для сохранения данных о ваших доходах и расходах, переходящих налоговых убытков, трат на покупку ценных бумаг, кредитов по НДСНалог на добавленную стоимость и других важных данных. Но фискалы также не имеют права доначислить налоговые обязательства за такие временные промежутки.
3. Плательщикам предоставляется право не возобновлять первичные документы для проверяющих органов. Но есть вариант, что их следует возобновить по причине проведения бухучета в будущем, а также отчетность.

Как подается финотчетность в военное время

В целом, на время ВП предприниматели часто не могут банально подать ФО в выделенные термины. Если вы потеряли документы, это возможно осуществить после отмены ВП.

Как подать ФО для органов статистики. Если у вас не получается в отведенное время подать ФО, то на время ВП действуют некоторые льготы. Допустим, компания не подает вовремя промежуточную и годичную ФО. В таком случае, когда будет отменено ВП, отчетность необходимо подать в течение трех месяцев со времени его окончания, но за все время, пока она не подавалась. Об этом говорится в пункте 2 Порядка 419, подпункте 1 п. 1 ЗУ от 03.03.2022 № 2115-IX.

Конечно же нет оснований компаниям не готовить ФО. Просто во время войны они могут отложить этот процесс и выполнить его по окончании ВП. Если все будет сделано в трехмесячный срок после отмены ВП, не будет никакой ответственности за неподачу ФО (п.п. 2 п. 1 Закона Украины от 03.03.2022 № 2115-IX).

И то же самое действует на подачу ФО в органы статистики. Они не нуждаются в дополнительных подтверждениях со стороны предпринимателей, как и прописано в Законе 2115. 

Но также имеются правила для тех случаев, когда нет возможности у предпринимателя исполнять налоговые обязательства.

Что если не получается осуществить налоговые обязательства. Если вы потеряли первичную документацию или она была уничтожена (как в бумажном виде, так и в электронном, например при уничтожении компьютерного оборудования), то у вас есть повод не выполнить своевременно обязательства перед фискалами. Об этом сообщается в подпункте 1 п. 1 разд. II Порядка № 225. Тогда плательщик не обязан нести ответственность в связи с нарушениями правил налоговой. Но лишь в случае, когда за 6 месяцев следом за окончанием действия законов о ВП (или за 60 суток с первой даты месяца, который идет за месяцем обновления возможностей, если функция станет возможной пока длится ВП подпункт 69.1 подразд. 10 разд. ХХ Налогового кодекса).

Важно обратиться в Налоговую службу или центр по обслуживанию предпринимателей с заявлением и документацией, которая подтверждает невозможность компании исполнить обязательства перед фискалами (подпункт 3, 8 разд. II Порядка № 225). Например, помещение, где были документы, пострадало в результате обстрела, возгорания. Соответствующие службы составили акт и у вас на руках есть подтверждающие этот факт данные, что ваше имущество было повреждено или ликвидировано. Список необходимых документов имеется в утвержденном Министерством финансов приказе. 

После всего вышеперечисленного уже в налоговой одобряется решение про шансы предпринимателем на выполнение налоговых обязательств. Если он не может их осуществить, то ему не нужно будет платить штраф, если он выполнить все обязательства за 6 месяцев после упразднения ВП.

Работа с наличными ФЛП: основные нюансы, о которых нужно знать предпринимателям

Пока документация возобновляется и продолжается инвентаризация, отчеты реально готовить исходя из тех документов, что были переданы в прошлые разы.

Потеря документов не означает, что их не следует обновить, а также исправить эту ситуацию. Норма не распространяется на тех, кто из-за временной оккупации подал фискалам данные и те пересмотрели их и утвердили применение норм п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

Когда документация была утеряна и нет варианта сделать финотчетность, то этот процесс можно осуществить после отмены военного положения. Главное, чтобы фискалы были уведомлены в нереальности осуществления данной операции в этот момент.